تجربیات عملی در پیاده سازی فرآیند کنترل هزینه - Cost Control

[Boruziniyat]

در خصوص کنترل هزینه مباحث تئوریک زیادی مطرح شده ولیکن پیاده سازی عملی این نظریات در پروژه بسیار پیچیده و دشوار است. ضرورت برقراری ارتباط منطقی و مطلوب با واحدهای مالی آن هم در زمان مناسب پیچیدگی کار را دو چندان می کند چرا که در غالب اوقات اطلاعات واحد مالی با تأخیر زیاد بروز می گردد. از طرف دیگر دسترسی به اطلاعات مالی سازمان به راحتی مقدور و میسر نیست. حتی در صورت دسترسی به موقع و مطلوب به اطلاعات مالی، تعریف و پیاده سازی فرآیند مناسب برای ایجاد رابطه کارآمد بین این اطلاعات و سایر اطلاعات پروژه تا حدودی دشوار است.

علی رغم پیچیدگی ها و دشواری های پیش رو، شرایط مالی حاکم بر پروژه ها سبب شده تا مدیران این شرکتها توجه بسیار زیادی به موضوع کنترل هزینه نشان دهند و حتی در هنگام استخدام پرسنل جدید کنترل پروژه، تسلط بر اینگونه موضوعات را جزئی از شرایط پذیرش قرار دهند.

از اینرو به نظر می رسد بازار کار آینده کارشناسان کنترل پروژه تحت تأثیر موضوعات جدیدی فراتر از تسلط به MSP و Primavera قرار گیرد.

تعریف چنین تاپیکی با هدف انتقال تجارب عملی کارشناسان و مدیران محترم فعال در این زمینه با سایر دوستان علاقه مند بوده و پیشاپیش از دوستان گرانقدری که در این راه همراهی می کنند و تجربیات بسیار ارزشمند خود را در اختیار سایرین می گذارند سپاسگزاری می کنم.

ارادتمند
بروزی نیت

 

[Boruziniyat]

استفاده از تکنیک ارزش کسب شده - Earned Value

استفاده از تکنیک ارزش کسب شده - Earned Value

در یکی از آخرین پروژه هایی که من کار کنترل پروژه آن را بر عهده داشتم، ارزیابی کل وضعیت پروژه به خصوص در بخش ساخت (پروژه EPC بود) ضرورت پیدا کرد. بهترین روشی که به نظرمان رسید استفاده از تکنیک Earned Value بود چراکه:

آخرین مبلغ تأیید شده صورت وضعیت در بخش ساخت مشخص بود.
درصدهای پیشرفت مالی برنامه ای (مورد انتظار) بر اساس برنامه زمانبندی معلوم بود.
هزینه های پرداخت شده با جزئیات مناسب در اختیار بود و تنها مشکل این بود که آخرین اسناد مالی موجود مربوط به حداقل یکماه گذشته بودند.

نتایج کار نشان دهنده بحران جدی در بخش ساخت پروژه بود.
جزئیات کار در فایل ضمیمه ارائه شده است.

در این پروژه گامهای دیگری از جمله Cash Flow Analysis و تحلیل قراردادهای پیمانکاران جزء نیز با همکاری معاونت مالی صورت گرفت که در صورت استقبال و همراهی سایر دوستان به تدریج ارائه خواهد شد.

 

[fm.kamkar]

با سلام 1.آیا در محاسبه EAC طبق plan لازم نیست اختلاف BAC,BCWP را بر PF ضریب عملکرد پروژه تقسیم کرد؟2. همیشه برای من سواله که چطور وقتی تا الان پروژه طبق برنامه نبوده حالا از این به بعد میشه مثل برنامه پیش رفت؟3.آیا منظورتون از update bac مثلا مواردی از قبیل اینه که مثلا یه سری کارا هست که میدونیم توی پروژه و wbs هست ولی هنوز جاش مشخص نشده و وقتی در حین اجرای پروژه مشخص شد هزینه اش هم اضافه میشه؟

 

[Boruziniyat]

با سلام 1.آیا در محاسبه EAC طبق plan لازم نیست اختلاف BAC,BCWP را بر PF ضریب عملکرد پروژه تقسیم کرد؟2. همیشه برای من سواله که چطور وقتی تا الان پروژه طبق برنامه نبوده حالا از این به بعد میشه مثل برنامه پیش رفت؟3.آیا منظورتون از update bac مثلا مواردی از قبیل اینه که مثلا یه سری کارا هست که میدونیم توی پروژه و wbs هست ولی هنوز جاش مشخص نشده و وقتی در حین اجرای پروژه مشخص شد هزینه اش هم اضافه میشه؟

با سلام،
در محاسبه EAC بینهایت حالت وجود خواهد داشت چون بستگی به این داره که با توجه تصمیمات مدیران ادامه پروژه با چه روندی ادامه پیدا کند. معمولاً برای EAC دو حالت محاسبه میشه چون برای سایر حالتها باید فرضیاتی در نظر گرفت:
1) روند پروژه یا به عبارت دیگر Performance مطابق با روند موجود باشد (چه خوب و یا بد) که در اینصورت ضریب (CPI (Cost Performance Index در محاسبه پیش بینی هزینه تا پایان پروژه دخیل خواهد بود.
2) در حالت دوم می پذیریم چنانچه هر روندی بر پروژه حاکم بوده (خوب یا بد)، ادامه پروژه مطابق با روند پیش بینی شده و بر اساس هزینه تعریف شده ادامه یابد. در این حالت هزینه باقیمانده کار طبق پلان محاسبه میشود و با مجموع هزینه های واقعی از آغاز پروژه جمع می گردد. به عبارت دیگر اگر در گذشته تأخیر یا هزینه اضافی وجود داشته جبران نخواهد شد ولیکن انحرافات به همان مقادیر محدود می شود و افزایش نمی باید.

از بعد زمان حالت دیگری هم می توان متصور شد که معمولاً از آن به عنوان برنامه جبرانی یاد می شود که با هدف جبران تأخیرات است و باید سرعت کار آنچنان افزایش یابد که تأخیرات پیشین جبران گردد و کار در زمان پیش بینی شده خاتمه یابد. در این حالت معمولاً هزینه های اضافی به پروژه تحمیل می شود.

منظور از Updated bac، بودجه اصلاح شده پروژه ناشی از دستور کارهای مصوب و تغییر مقادیر کار مورد تأیید کارفرما است.

 

[fm.kamkar]

با احترام
ببخشید میشه راجع به cash flow کامل صحبت کنید؟ ممنون از توضیحاتتون راجع به مبحثEV

 

[Boruziniyat]

با احترام
ببخشید میشه راجع به cash flow کامل صحبت کنید؟ ممنون از توضیحاتتون راجع به مبحثEV

از خدا که پنهان نیست از شما چه پنهان که دیگه دارم بی انگیزه میشم. تعدادی از دوستان اینقدر دنبال برنامه MSP و پروژه آماده می گردند که انگار داشتن اینها همه مشکلات کنترل پروژه رو حل میکنه. مباحث مطرح میشه ولی متأسفانه همراهی ها بسیار کم رنگه.

در خصوص Cash Flow باید خدمتتان عرض کنم که نمودار S-Curve که بعضی از دوستان با جدیت زیاد دنبال به دست آوردن اون هستند یکی از ساده ترین ورودی های Cash Flow است. از جمله سایر نمودارهایی که در تحلیل Cash Flow باید در نظر گرفته شوند، روند واقعی ارسال صورت وضعیتها، نحوه پرداخت صورت وضعیتها و همچنین هزینه های واقعی پروژه است.

یک نمونه نمودار Cash Flow جهت شفاف شدن موضوع ضمیمه می کنم.

 

[fm.kamkar]

با سلام
البته بیشتر مخاطبین این سایت دانشجویانند که طیق روال 90% دنبال پروژه آماده می گردند و یا تازه فارغ التحصیلان هستند االبته خیلی ها هم با دیدن و تحلیل کردن این پروژه ها چیزای مفیدی یاد می گیرند البته بعضی ها هم گویا پروژه هاشون را می فروشند ،شما شرکت مهندسی سازه های لیان پیشرو خلیج فارس را می شناسید من سرچ کردم ولی سایت اصلی اون را پیدا نکردم گویا به دانشگاه شریف مربوط میشه

 

[Boruziniyat]

با سلام
البته بیشتر مخاطبین این سایت دانشجویانند که طیق روال 90% دنبال پروژه آماده می گردند و یا تازه فارغ التحصیلان هستند االبته خیلی ها هم با دیدن و تحلیل کردن این پروژه ها چیزای مفیدی یاد می گیرند البته بعضی ها هم گویا پروژه هاشون را می فروشند ،شما شرکت مهندسی سازه های لیان پیشرو خلیج فارس را می شناسید من سرچ کردم ولی سایت اصلی اون را پیدا نکردم گویا به دانشگاه شریف مربوط میشه

با سلام و احترام،
نه متأسفانه من از اساتید یا سایر دانشجویان دانشگاه چیزی در خصوص شرکت مهندسی سازه های لیان پیشرو خلیج فارس نشنیده ام.

 

[Al Pacino]

در خصوص کنترل هزینه مباحث تئوریک زیادی مطرح شده ولیکن پیاده سازی عملی این نظریات در پروژه بسیار پیچیده و دشوار است. ضرورت برقراری ارتباط منطقی و مطلوب با واحدهای مالی آن هم در زمان مناسب پیچیدگی کار را دو چندان می کند چرا که در غالب اوقات اطلاعات واحد مالی با تأخیر زیاد بروز می گردد. از طرف دیگر دسترسی به اطلاعات مالی سازمان به راحتی مقدور و میسر نیست. حتی در صورت دسترسی به موقع و مطلوب به اطلاعات مالی، تعریف و پیاده سازی فرآیند مناسب برای ایجاد رابطه کارآمد بین این اطلاعات و سایر اطلاعات پروژه تا حدودی دشوار است.

علی رغم پیچیدگی ها و دشواری های پیش رو، شرایط مالی حاکم بر پروژه ها سبب شده تا مدیران این شرکتها توجه بسیار زیادی به موضوع کنترل هزینه نشان دهند و حتی در هنگام استخدام پرسنل جدید کنترل پروژه، تسلط بر اینگونه موضوعات را جزئی از شرایط پذیرش قرار دهند.

از اینرو به نظر می رسد بازار کار آینده کارشناسان کنترل پروژه تحت تأثیر موضوعات جدیدی فراتر از تسلط به MSP و Primavera قرار گیرد.

تعریف چنین تاپیکی با هدف انتقال تجارب عملی کارشناسان و مدیران محترم فعال در این زمینه با سایر دوستان علاقه مند بوده و پیشاپیش از دوستان گرانقدری که در این راه همراهی می کنند و تجربیات بسیار ارزشمند خود را در اختیار سایرین می گذارند سپاسگزاری می کنم.

ارادتمند
بروزی نیت

سلام دوست من
خیلی خوشحال شدم وقتی این تاپیک رو دیدم.
پیشنهاد میکنم در خصوص روشهای مختلف بودجه ریزی هم بحث کنیم
همونطور که میدونیم تکنیک ارزش کسب شده برای بهبود و نزدیک به واقعیت کردن خط بودجه کاربرد داره ولی در خصوص مباحث بودجه ریزی مطلبی نداره(البته تا اونجایی که من میدونم)

 

[Boruziniyat]

سلام دوست من
خیلی خوشحال شدم وقتی این تاپیک رو دیدم.
پیشنهاد میکنم در خصوص روشهای مختلف بودجه ریزی هم بحث کنیم
همونطور که میدونیم تکنیک ارزش کسب شده برای بهبود و نزدیک به واقعیت کردن خط بودجه کاربرد داره ولی در خصوص مباحث بودجه ریزی مطلبی نداره(البته تا اونجایی که من میدونم)

با سلام و احترام و تشکر از شما،

من هم بسیار خوشحال خواهم شد تا شما و سایر دوستان از زوایای مختلف موضوع را مورد بحث و بررسی قرار دهید. در خصوص بودجه ریزی من با روشهای مختلف اینکار آشنا نیستم ولی در چند پروژه با ترسیم نمودارهای جریان نقدینگی (Cash Flow) یک کارهایی کردم که کمک زیادی به شفاف شدن مسیر پیش رو می کرد.

بسیار برای من ارزنده است که تجربیات عملی دوستان در این زمینه را یاد بگیرم.

 

[Al Pacino]

با سلام و احترام و تشکر از شما،

من هم بسیار خوشحال خواهم شد تا شما و سایر دوستان از زوایای مختلف موضوع را مورد بحث و بررسی قرار دهید. در خصوص بودجه ریزی من با روشهای مختلف اینکار آشنا نیستم ولی در چند پروژه با ترسیم نمودارهای جریان نقدینگی (Cash Flow) یک کارهایی کردم که کمک زیادی به شفاف شدن مسیر پیش رو می کرد.

بسیار برای من ارزنده است که تجربیات عملی دوستان در این زمینه را یاد بگیرم.

راستش خود من تا حالا مسئولیت اینکار رو نداشتم ولی قاعدش اینه که با توجه به S-Curve پروژه و استپهای پرداخت قراردادی همون Cash-Flow که اشاره کردین (در واقع Cash-In) بدست میآد منتها تو بحث استخراج Cash-Out قضیه یکم پیچیده تر میشه...

 

[LIDA-66]

سلام به همه دوستان
راستش منم تجربه عملی کنترل پروژه رو دارم اما متاسفانه جایی که مشغولم کنترل زمانی انجام می شه البته وزن ها ریالیه و تنها بحث ارزش زمان کسب شده مطرحه، خیلی علاقه مندم که کنترل هزینه هم انجام بدم ولی متاسفانه توی قسمت اطلاع دادن منابع اصلا همکاری نمی شه، می خوام بدونم راهی وجود داره برا کنترل هزینه اگه منایع رو وارد برنامه نکنیم؟

 

[Al Pacino]

سلام به همه دوستان
راستش منم تجربه عملی کنترل پروژه رو دارم اما متاسفانه جایی که مشغولم کنترل زمانی انجام می شه البته وزن ها ریالیه و تنها بحث ارزش زمان کسب شده مطرحه، خیلی علاقه مندم که کنترل هزینه هم انجام بدم ولی متاسفانه توی قسمت اطلاع دادن منابع اصلا همکاری نمی شه، می خوام بدونم راهی وجود داره برا کنترل هزینه اگه منایع رو وارد برنامه نکنیم؟

کنترل هرینه از اسمش معلومه که باید تعامل بسیار زیادی با تصمیم گیران پروژه داشته باشی، بخصوص مدیر پروژه و نفرات مالی و کنترل پروژه که در واقع خودمونیم!
شما اگه هیچ نوع اطلاعی از هرینه های واقعی نداشته باشی چطوری میشه کنترلش کرد؟!
همونطور که شما به واحد مالی اطلاعات(صورت وضعیت و...) میدید از این واحد باید فید بک هم بگیری که در واقع هزینه های واقعیه بقیه موارد و هم که خود واحد کنترل پروژه تهیه میکنه...

 

[Boruziniyat]

سلام به همه دوستان
راستش منم تجربه عملی کنترل پروژه رو دارم اما متاسفانه جایی که مشغولم کنترل زمانی انجام می شه البته وزن ها ریالیه و تنها بحث ارزش زمان کسب شده مطرحه، خیلی علاقه مندم که کنترل هزینه هم انجام بدم ولی متاسفانه توی قسمت اطلاع دادن منابع اصلا همکاری نمی شه، می خوام بدونم راهی وجود داره برا کنترل هزینه اگه منایع رو وارد برنامه نکنیم؟

این مشکل خاص مجموعه شما نیست. در خیلی از شرکتها این شرایط حاکم است. بعضی اوقات در ابتدا اطلاعاتی می دهند ولی بعد از اینکه می بینند کار دارد به جای باریک می کشد جریان اطلاعات با نظر مدیریت قطع می شود. بهر حال ورود به این حوزه تنها وقتی معنا دارد که حمایت واقعی مدیریت ارشد سازمان را به همراه داشته باشد.

 

[Boruziniyat]

یک نمونه دیگر از محاسبات EV

یک نمونه دیگر از محاسبات EV

با سلام و احترام خدمت همه عزیزان،

یک نمونه دیگر از محاسبات نسبتاً پیچیده EV که در اصل یک تمرین در دوره کارشناسی ارشد مدیریت پروژه بوده تقدیم حضور دوستان می کنم.
امیدوارم مفید واقع شود.
صورت تمرین را هم ارسال کردم تا موضوع شفاف شود.

 

[naghale]

سلام به همه دوستان
راستش منم تجربه عملی کنترل پروژه رو دارم اما متاسفانه جایی که مشغولم کنترل زمانی انجام می شه البته وزن ها ریالیه و تنها بحث ارزش زمان کسب شده مطرحه، خیلی علاقه مندم که کنترل هزینه هم انجام بدم ولی متاسفانه توی قسمت اطلاع دادن منابع اصلا همکاری نمی شه، می خوام بدونم راهی وجود داره برا کنترل هزینه اگه منایع رو وارد برنامه نکنیم؟

با سلام
براي كنترل دقيق و يكپارچه پروژه بهتر است اين كار در قالب برنامه زمان بندي پروژه انجام شود (مثلث زمان، كيفيت، هزينه)؛ اما اين به اين معني نيست كه راه ديگري براي اين كار نباشد. چندين راه وجود دارد: مثلا لينك هزينه ها به بسته هاي كاري (WBS)، محاسبه پرداختي ها به پيمانكاران و برآورد هزينه هاي آتي طبق برآورد حجم كار اتي،...
اما به هر حال انتخاب نوع كنترل كاملا به نوع سازمان شما و همچنين منابع در دسترس بستگي داره. باز هم اگه سوالي داشتين خوشحال ميشم اگه بتونم كمي كنم: m.khalifehei@tam.co.ir
با احترام