مقدمه:
می خواهیم با مفاهیم در رابطه با اتوماسیون اداری کمی بیشتر اطلاعات کسب کنیم. اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران سازمان می باشد. منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید حائز اهمیت است، ولی در عصر امروز اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش بسیار ویژه ای می باشد. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار منابع انسانی یک سیستم اثر گذاشته و باعث رشد و ارتقاء سیستم می گردد.
فناوری و ابزارهای الکترونیک تأثیر قابل توجهی بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز دارد.
با توسعه فناوری اطلاعات، نه فقط مدیران ارشد، بلکه کلیه اقشار جامعه چون محققان و دانشوران و تجار، ناگزیر به استفاده از اطلاعات می باشند.
امروزه اطلاعات دارای ارزش خاصی است، لذا وجود سیستم هایی که قابلیت تولید و مدیریت اطلاعات را دارند، بسیار ضروری است. هدف از وجود اینگونه سیستم ها کسب اطمینان از صحت، دقت، شفافیت اطلاعات در زمان مورد نیاز می باشد.
امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش مهمی در زمینه های گوناگون یک سازمان دارد و هدف اصلی آن استفاده اثر بخشی سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است و به عنوان منبعی ارزشمند، موجب افزایش توانایی مدیران و کارکنان می گردد.
در رابطه با تاریخچه ی اتوماسیون:
اتوماسیون یک فرایند صنعتی است که با سرعت فزاینده ای رشد کرده و مجموعه ای از سیستم های قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاه ها و ماشین های صنعتی و تولیدی به کارگرفته است.
سیستم ها و تکنولوژی های جدید و توسعه یافته صنعتی یک فرآیند نظارتی مستمر بر کلیه مراحل ساخت و تولید یک محصول است ،که به طور خودکار انجام می گیرد. توسعه صنعت اتوماسیون به ویژه در سال های اخیر، باعث توسعه بسیار سریع صنعت الکترونیک ومخابرات گردیده، که تحول وسیعی را در صنعت باعث شده است.
در سال های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه های وابسته به آن، راه حلهای مختلفی را فراروی محیط های کسب و کاری قرار داده است، در این میان، سیستم های اطلاعات از مهمترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمانها است. سیستم های اطلاعاتی، برنامه های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک های اطلاعات (data base) کار جمع آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان ها تسهیل می نمایند.
شاخه ای از سیستم های اطلاعاتی با عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می کند. یکی از انواع سیستم های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می نماید، سیستم اتوماسیون اداری (Office Automations system) است.
سیستم اتوماسیون اداری:
توسعه و گستردگی فناوری اطلاعات، مراودات و مکاتبات اداری در سازمان ها و مؤسسات صنعتی را با فرایند کند و زمانبر مردود می داند، لذا ابزارهای جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد. بنابر این توسعه روزافزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان درون و برون سازمانی و گستردگی اطلاعات و عملیات، الزام بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی را اجتناب ناپذیر کرده است.
سیستم های ادای، سیستم های جهانی است که وظیفه اصلی آنها ایجاد وبهبود ارتباطات است. بنابر این تعریف جامع از بین تعاریف این است « سیستم اتوماسیون اداری کاربرد وسایل الکترونیکی با مکانیزمی تعریف شده در راستای بهبود بهره وری سازمان و عنایت به اعمال مدیریت اثربخش و کارا بر مجموعه فعالیت های سازمان می باشد».
اتوماسیون اداری به برقراری ارتباط اطلاعات بین افراد در داخل و خارج سازمان و بالعکس کمک می کند. تعریف اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم ،متمایز می سازد، محوریت ارتباطات سازمانی است. اتوماسیون اداری کاربرد منابع سخت افزاری، نرم افزاری و منابع انسانی به منظور تسهیل انواع سیستم های ارتباطی به دو صورت شفاهی و کتبی است.
سیستم های اطلاعات اداری از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند. سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی بین نیروهای علمی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش، اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند.
اتوماسیون اداری یعنی نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت سیستمی و گردشکار نظاممند، که در سازمان های مختلف اجرا می گردد. اتوماسیون اداری در سازمان های مختلف متفاوت است، ولی دارای یک فصل مشترک می باشد. فصل مشترک کلیه سیستم های اتوماسیون اداری، گردش مکاتبات درون یک سیستم بدون کاغذ (Paperless) است.
بسیاری از افراد جامعه مراودات اداری بدون کاغذ را هم تراز و هم ردیف اتوماسیون اداری دانسته، درصورتی که (Paperless) فقط بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می شود.
در یک جمع بندی کلی می توان مزایای (Paperless) را این چنین بر شمرد:
1- حذف روش های سنتی درون سیستمی
2- تسریع در امور اداری
3- افزایش دقت و ضریب اطمینان در کیفیت امور اداری
4- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه جویی در زمان
5- استفاده بهینه و مطلوب از امکانات موجود ( نیروی انسانی، نرم افزار، سخت افزار)
6- جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی و اعمال سلیقه های شخصی
7- کاهش فاصله زمانی و مکانی
8- مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و امکانات دسترسی به منابع اطلاعات
9- امکان تهیه اطلاعات گوناگون آماری و گزارشی، مدیریتی، نظارتی در جهت بهبود سیستم
10- اطلاع بلادرنگ و بی واسطه مدیران از فرآیند عملیاتی جاری
11- اطلاع از نتیجه فرآیند مکاتبات درون و برون سازمانی
12- ترغیب کارکنان به فراگیری علوم جدید مرتبط وجلوگیری از رکود دانش آنها
13- حرکت به سوی استانداردهای نوین فناوری اطلاعات در سطح گسترده
از اتوماسیون اداری معمولاً برای برقراری ارتباطات روزمره سازمان مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می شود. ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای متداول آن است. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم، ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. برخی از کاربردهای متداول این سیستم عبارتند از:
واژه برداری- پست الکترونیکی- پست صوتی، ارسال نمابر (فاکس)، تقویم الکترونیکی، کنفرانس از راه دور- ویدئوتکس، ذخیره و بازیابی تصاویر (میکروفیلم)- نشر رومیزی
برخی از دستاوردهای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری عبارتند از:
1- کاهش فعالیت های غیرمولد مانند بایگانی فیزیکی
2- گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان
3- جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
4- حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری و فرآیندهای انجام کار
5- پاسخگویی سریع و به موقع به کارکنان یا مراجعان
6- دقت در انجام عملیات و ثبت تمامی امور
7- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
8- امکان به گردش درآوردن فرم ها (فرم مرخصی، کنترل کیفیت)
9- ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
10- بهبود ارتباط درون سازمانی
11- سهولت و سرعت در گردش عملیات
12- نگهداری سوابق عملیات در حجم کم، ایمنی بالا و دسترسی آسان
13- کاهش کارهای مسئولان دفاتر، منشی ها، تایپیست ها
14- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و دسترسی به آنها
15- اعمال کنترل مناسب بر کاربران و اطلاعات طبقه بندی شده
16- تعریف کار بر سیستم و تعیین حدود اختیارات آنها
17- ثبت عملکرد کاربران و کنترل آنها
18- تعویض رمز عبور در داخل برنامه
19- پیش بینی تدابیر حفاظتی برای جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به نامه
ضرورت اتوماسیون اداری:
این پدیده به عنوان یک امر جدید و ضروری تلقی می شود و در زمینه حل مسایل اساسی که سالها، سازمان را دچار دردسر کرده اند امیدواریهایی ایجاد نموده است.
چگونگی ارتباط اتوماسیون اداری با اطلاعات مدیریت:
اتوماسیون اداری، به وسیله ایجاد ارتباط اطلاعات غیر رسمی که ستادهای رسمی حاصله از پردازش داده را تکمیل می نمایند، نقش مهمی در سیستم های اطلاعات مدیریت باز می کند. از این طریق ارتباطات خیلی کوتاه تر وراحت تر از تایپ برای دستیابی به تلفن یا نوشتن دستی پیغام بر روی یک زیردستی و دادن آن به منشی برای تایپ کردن می باشد.
اتوماسیون اداری یوکا چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و ویندوز شرکت یوکا، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و ویندوز یوکا با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است. همچنین شرکت یوکا (Yucca) پس از چندین سال تجربه در زمینه حضور و غیاب، اتوماسیون هتلداری، قفل های کارتی و الکترونیکی هتلی و آپارتمانی به عنوان یکی از نخستین وارد کنندگان موفق شده به یکی از بهترین خدمات دهندگان در سیستم های اتوماسیون اداری / ورزشی دست یابد. که این موضوع سبب رضایت همیشگی مشتریان ما شده است...
برای کسب اطلاعات بیشتر به صفحه اتوماسیون یوکا مراجعه کنید.
www.yuccahq.com
حضور و غیاب، اتوماسیون هتلداری، قفل های کارتی و الکترونیکی هتلی و آپارتمانی، قفل الکترونیکی / دستگیره کارتی / قفل استخری / پاورسویچ / تجهیزات هتل / صندوق دیجیتال / انرژی سیوینگ
می خواهیم با مفاهیم در رابطه با اتوماسیون اداری کمی بیشتر اطلاعات کسب کنیم. اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران سازمان می باشد. منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید حائز اهمیت است، ولی در عصر امروز اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش بسیار ویژه ای می باشد. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار منابع انسانی یک سیستم اثر گذاشته و باعث رشد و ارتقاء سیستم می گردد.
فناوری و ابزارهای الکترونیک تأثیر قابل توجهی بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز دارد.
با توسعه فناوری اطلاعات، نه فقط مدیران ارشد، بلکه کلیه اقشار جامعه چون محققان و دانشوران و تجار، ناگزیر به استفاده از اطلاعات می باشند.
امروزه اطلاعات دارای ارزش خاصی است، لذا وجود سیستم هایی که قابلیت تولید و مدیریت اطلاعات را دارند، بسیار ضروری است. هدف از وجود اینگونه سیستم ها کسب اطمینان از صحت، دقت، شفافیت اطلاعات در زمان مورد نیاز می باشد.
امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش مهمی در زمینه های گوناگون یک سازمان دارد و هدف اصلی آن استفاده اثر بخشی سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است و به عنوان منبعی ارزشمند، موجب افزایش توانایی مدیران و کارکنان می گردد.
در رابطه با تاریخچه ی اتوماسیون:
اتوماسیون یک فرایند صنعتی است که با سرعت فزاینده ای رشد کرده و مجموعه ای از سیستم های قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاه ها و ماشین های صنعتی و تولیدی به کارگرفته است.
سیستم ها و تکنولوژی های جدید و توسعه یافته صنعتی یک فرآیند نظارتی مستمر بر کلیه مراحل ساخت و تولید یک محصول است ،که به طور خودکار انجام می گیرد. توسعه صنعت اتوماسیون به ویژه در سال های اخیر، باعث توسعه بسیار سریع صنعت الکترونیک ومخابرات گردیده، که تحول وسیعی را در صنعت باعث شده است.
در سال های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه های وابسته به آن، راه حلهای مختلفی را فراروی محیط های کسب و کاری قرار داده است، در این میان، سیستم های اطلاعات از مهمترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمانها است. سیستم های اطلاعاتی، برنامه های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک های اطلاعات (data base) کار جمع آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان ها تسهیل می نمایند.
شاخه ای از سیستم های اطلاعاتی با عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می کند. یکی از انواع سیستم های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می نماید، سیستم اتوماسیون اداری (Office Automations system) است.
سیستم اتوماسیون اداری:
توسعه و گستردگی فناوری اطلاعات، مراودات و مکاتبات اداری در سازمان ها و مؤسسات صنعتی را با فرایند کند و زمانبر مردود می داند، لذا ابزارهای جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد. بنابر این توسعه روزافزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان درون و برون سازمانی و گستردگی اطلاعات و عملیات، الزام بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی را اجتناب ناپذیر کرده است.
سیستم های ادای، سیستم های جهانی است که وظیفه اصلی آنها ایجاد وبهبود ارتباطات است. بنابر این تعریف جامع از بین تعاریف این است « سیستم اتوماسیون اداری کاربرد وسایل الکترونیکی با مکانیزمی تعریف شده در راستای بهبود بهره وری سازمان و عنایت به اعمال مدیریت اثربخش و کارا بر مجموعه فعالیت های سازمان می باشد».
اتوماسیون اداری به برقراری ارتباط اطلاعات بین افراد در داخل و خارج سازمان و بالعکس کمک می کند. تعریف اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم ،متمایز می سازد، محوریت ارتباطات سازمانی است. اتوماسیون اداری کاربرد منابع سخت افزاری، نرم افزاری و منابع انسانی به منظور تسهیل انواع سیستم های ارتباطی به دو صورت شفاهی و کتبی است.
سیستم های اطلاعات اداری از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند. سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی بین نیروهای علمی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش، اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند.
اتوماسیون اداری یعنی نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت سیستمی و گردشکار نظاممند، که در سازمان های مختلف اجرا می گردد. اتوماسیون اداری در سازمان های مختلف متفاوت است، ولی دارای یک فصل مشترک می باشد. فصل مشترک کلیه سیستم های اتوماسیون اداری، گردش مکاتبات درون یک سیستم بدون کاغذ (Paperless) است.
بسیاری از افراد جامعه مراودات اداری بدون کاغذ را هم تراز و هم ردیف اتوماسیون اداری دانسته، درصورتی که (Paperless) فقط بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می شود.
در یک جمع بندی کلی می توان مزایای (Paperless) را این چنین بر شمرد:
1- حذف روش های سنتی درون سیستمی
2- تسریع در امور اداری
3- افزایش دقت و ضریب اطمینان در کیفیت امور اداری
4- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه جویی در زمان
5- استفاده بهینه و مطلوب از امکانات موجود ( نیروی انسانی، نرم افزار، سخت افزار)
6- جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی و اعمال سلیقه های شخصی
7- کاهش فاصله زمانی و مکانی
8- مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و امکانات دسترسی به منابع اطلاعات
9- امکان تهیه اطلاعات گوناگون آماری و گزارشی، مدیریتی، نظارتی در جهت بهبود سیستم
10- اطلاع بلادرنگ و بی واسطه مدیران از فرآیند عملیاتی جاری
11- اطلاع از نتیجه فرآیند مکاتبات درون و برون سازمانی
12- ترغیب کارکنان به فراگیری علوم جدید مرتبط وجلوگیری از رکود دانش آنها
13- حرکت به سوی استانداردهای نوین فناوری اطلاعات در سطح گسترده
از اتوماسیون اداری معمولاً برای برقراری ارتباطات روزمره سازمان مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می شود. ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای متداول آن است. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم، ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. برخی از کاربردهای متداول این سیستم عبارتند از:
واژه برداری- پست الکترونیکی- پست صوتی، ارسال نمابر (فاکس)، تقویم الکترونیکی، کنفرانس از راه دور- ویدئوتکس، ذخیره و بازیابی تصاویر (میکروفیلم)- نشر رومیزی
برخی از دستاوردهای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری عبارتند از:
1- کاهش فعالیت های غیرمولد مانند بایگانی فیزیکی
2- گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان
3- جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
4- حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری و فرآیندهای انجام کار
5- پاسخگویی سریع و به موقع به کارکنان یا مراجعان
6- دقت در انجام عملیات و ثبت تمامی امور
7- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
8- امکان به گردش درآوردن فرم ها (فرم مرخصی، کنترل کیفیت)
9- ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
10- بهبود ارتباط درون سازمانی
11- سهولت و سرعت در گردش عملیات
12- نگهداری سوابق عملیات در حجم کم، ایمنی بالا و دسترسی آسان
13- کاهش کارهای مسئولان دفاتر، منشی ها، تایپیست ها
14- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و دسترسی به آنها
15- اعمال کنترل مناسب بر کاربران و اطلاعات طبقه بندی شده
16- تعریف کار بر سیستم و تعیین حدود اختیارات آنها
17- ثبت عملکرد کاربران و کنترل آنها
18- تعویض رمز عبور در داخل برنامه
19- پیش بینی تدابیر حفاظتی برای جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به نامه
ضرورت اتوماسیون اداری:
این پدیده به عنوان یک امر جدید و ضروری تلقی می شود و در زمینه حل مسایل اساسی که سالها، سازمان را دچار دردسر کرده اند امیدواریهایی ایجاد نموده است.
چگونگی ارتباط اتوماسیون اداری با اطلاعات مدیریت:
اتوماسیون اداری، به وسیله ایجاد ارتباط اطلاعات غیر رسمی که ستادهای رسمی حاصله از پردازش داده را تکمیل می نمایند، نقش مهمی در سیستم های اطلاعات مدیریت باز می کند. از این طریق ارتباطات خیلی کوتاه تر وراحت تر از تایپ برای دستیابی به تلفن یا نوشتن دستی پیغام بر روی یک زیردستی و دادن آن به منشی برای تایپ کردن می باشد.
اتوماسیون اداری یوکا چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و ویندوز شرکت یوکا، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و ویندوز یوکا با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است. همچنین شرکت یوکا (Yucca) پس از چندین سال تجربه در زمینه حضور و غیاب، اتوماسیون هتلداری، قفل های کارتی و الکترونیکی هتلی و آپارتمانی به عنوان یکی از نخستین وارد کنندگان موفق شده به یکی از بهترین خدمات دهندگان در سیستم های اتوماسیون اداری / ورزشی دست یابد. که این موضوع سبب رضایت همیشگی مشتریان ما شده است...
برای کسب اطلاعات بیشتر به صفحه اتوماسیون یوکا مراجعه کنید.
www.yuccahq.com
حضور و غیاب، اتوماسیون هتلداری، قفل های کارتی و الکترونیکی هتلی و آپارتمانی، قفل الکترونیکی / دستگیره کارتی / قفل استخری / پاورسویچ / تجهیزات هتل / صندوق دیجیتال / انرژی سیوینگ
