راهكارهاي ارتقاي بهره وري منابع انساني در صنايع
نويسنده: محمدصادق نجدي ، بهروز سراج ، شهرام قاسمي
كوشش هاي اقتصادي انسان هميشه و همواره معطوف بر آن بوده است كه حداكثر نتيجه را از حداقل تلاش ها و امكانات بدست آورد. اين تمايل را مي توان اشتياق وصول به بهره وري افزونتر نام نهاد. جمع اختراعات و ابداعات بشر از ابتدايي ترين ابزار كار در اعصار بدوي گرفته تا پيچيده ترين و بغرنج ترين تجهيزات مكانيكي و الكترونيكي زمان حاضر، متأثر از همين تمايل و اشتياق بوده است. هر انسان عاقل و خردمندي مي خواهد كه بهترين كار را انجام دهد و بهترين بهره را حاصل كند. در بينش مديريت علمي، با بنيانگذاري »تيلور«، خردگرايي سازماني يا رفتار عقلاني سازمان مترادف با بهره وري و كارآيي به كار مي رود. اصولاً مديريت عبارت است از: »دانش افزايش بهره وري و استفاده بهينه از منابع و امكانات موجود به منظور نيل به اهداف تعيين شده«. بهره وري مفهومي است جامع و كلي كه افزايش آن به عنوان يك ضرورت، جهت ارتقاي سطح زندگي، رفاه بيشتر، آرامش و آسايش انسانها، كه هدفي اساسي براي همه كشورهاي جهان محسوب
مي شود، همواره مدنظر دست اندركاران اقتصاد و دولتمردان بوده است.
بهره وري عبارتست از به دست آوردن حداكثر سود ممكن از نيروي كار، توان، استعداد و مهارت نيروي انساني، زمين، ماشين، پول، تجهيزات، زمان و مكان براي ارتقاي سطح رفاه جامعه.
بهره وري بيانگر نوعي ارتباط ميان محصولات (اعم از كالاها و خدمات) توليد شده، و عوامل به كار رفته در توليد آن محصولات است. به سخن ديگر، بهره وري همواره ارتباط بين داده ها و ستانده ها را مشخص مي سازد.
انواع بهره وريبهره وري كار يا بهره وري نيروي انساني: در گذشته منظور از بهره وري تنها بهره وري كار بود. منظور اين بود كه چگونه با بهره برداري بهتر از نيروي انساني مي توان ميزان توليد را افزايش داد:
هدف اين بود كه نسبت مذكور به حداكثر رسانده شود. اين امر از طريق آموزش و بهسازي سازماني و رهبري صحيح نيروي انساني امكان پذير است.
بهره وري سرمايه: كار و سرمايه به عنوان دو عامل كمك كننده و در واقع دو عامل اصلي محسوب مي شوند. بنابراين به همان سهولت كه در مورد
بهره وري كار صحبت مي شود، در مورد بهره وري سرمايه نيز مي توان سخن گفت و در اين رابطه بهره وري سرمايه را مي توان چگونگي كاربرد سرمايه به منظور رسيدن به حداكثر بازده تعريف كرد.
بهره وري عامل منفرد (منحصر): بهره وري عامل منفرد عبارت است از نسبت بين ستانده به يك نوع داد. براي مثال بهره وري كار (نسبت ستانده به ميزان كار انجام شده) يك مورد بهره وري منفرد است. به همين ترتيب بهره وري سرمايه (نسبت ستانده به ميزان سرمايه به كار رفته) و بهره وري مواد (نسبت ستانده به مواد بكار رفته) مثالهاي ديگري از بهره وري عامل منفرد است.
بهره وري مجموع عوامل: بهره وري مجموع عوامل، نسبت كل بازده به مجموع منابع مصروفه است. بدين ترتيب، مقياس بهره وري مجموع، مبين جميع عوامل و منابع مصروفه براي ايجاد بازده است. در محاسبات مربوط به بهره وري بايد توجه داشت كه گاهي افزايش يا كاهش بهره وري حاكي از بهبود و توسعه يا برعكس ضعف مديريت و استفاده ناصحيح از منابع نيست. به ويژه در نظام اقتصاد پولي لازم است كه تنزل يا ترقي ارزش پول و افزايش يا كاهش قيمت به خاطر تورم يا ركود در نظر گرفته شود و محاسبات با توجه به نرخ تورم يا ركود تصحيح شوند، تا بدين ترتيب تأثير تغييرات قيمت خنثي گردد و تغييرات فيزيكي در بازده و منابع مصروفه در نسبتهاي بهره وري به گونه صحيحي اندازه گيري شود.
عوامل مؤثر در بهره وري
تحقق چهار عامل زير در هر سازماني مي تواند عامل فراگير بهره وري شناخته شود:
1- هدفها: به ميزاني كه تحصيل شده اند.2- كارآيي: چگونه منابع به طور مؤثر براي توليد مفيد به كار گرفته شده است.3- اثر بخشي: نتيجه به دست آمده در مقايسه با آنچه امكان تحصيل آن وجود دارد، چگونه است.4- قابليت مقايسه: چگونه عملكرد بهره وري طي زمان ثبت مي شود.
در مورد عوامل مؤثر بر بهره وري از ديدگاههاي مختلف تقسيم بنديهاي مختلفي را مي توان ارايه كرد. در بين عوامل متعدد اثر گذار در بهره وري دو گروه نقش اصلي را دارند:
- عوامل داخلي - عوامل خارجي عوامل داخلي يا دروني توسط فرد يا مدير بنگاه قابل كنترل است، ولي عوامل خارجي يا بيروني خارج از كنترل فرد يا بنگاه است. عوامل داخلي بهره وري سازمان در دو گروه قابل تقسيم است: گروه اول عوامل سخت افزاري يا عواملي كه به آساني و در كوتاه مدت قابل تغيير نيستند. اين عوامل شامل توليد بنگاه، تكنولوژي توليد، ماشين آلات و تجهيزات، مواد خام و انرژي است. گروه دوم عوامل نرم افزاري يا عواملي است كه تقريباً به آساني قابل تغييرند. اين عوامل شامل افراد، سيستمهاي سازماني، روشهاي كار و روشهاي مديريت است.
بهره وري و سيستمهاي خطاناپذير سازي
اشتباه در سازمانها به دلايل مختلفي اتفاق مي افتد، ولي اغلب آنها قابل جلوگيري است. اگر مردم تلاش كنند وقتي مشكلي به وجود مي آيد، آنرا بشناسند و علتهايش را ريشه يابي كنند و براي آن يك اقدام اصلاحي مناسب انجام دهند، از بروز مشكلات در مراحل مختلف كار پيشگيري مي شود و در صورت بروز اشتباه، مشكل در كمترين زمان شناسايي مي شود و از بين
مي رود. استفاده از تكنيك هاي خطا ناپذير سازي ساده در اجزاي مكانيكي و دستگاه ها مي تواند بصورت مؤثري از بروز اشتباه و دوباره كاري ها و اتلاف منابع جلوگيري كند.
هر چه مقدار خطا و اشتباهات نيروي انساني بيشتر شود سيستم مجبور به دوباره كاري و اصلاح خطا خواهد شد و هر چه دوباره كاري در سيستم افزايش يابد، بهره وري نيروي انساني كاهش پيدا خواهد كرد. پس يكي از راههاي افزايش بهره وري، كاهش خطاهاي نيروي انساني است.
پوكا يوكه (خطا ناپذير سازي) چيست؟
پوكايو كه (خطا ناپذير سازي) توسط يك مهندس توليد ژاپني به نام شي جي يو شينگو ابداع شد. او كسي بود كه باعث ايجاد تحولات عظيمي در بسط مفهوم كنترل كيفيت در ژاپن شد. پوكايو كه به صورت
»Poh-Kah Yoh-Key« تلفظ مي شود و به معناي پوكا (خطاهاي غيرعمدي) و يوكه (پرهيز) است. پوكايو كه سيستمي است كه از هدر رفتن انرژي، زمان و منابع قبل از بروز خطا در آينده، جلوگيري مي كند.
اصلي ترين اين خطاها، خطاهاي نيروي انساني است. در اكثر موارد خطاهاي غيرعمدي نيروي انساني موجب بروز صدمات و هدر رفتن منابع مي شود. اگر بتوان با تكنيكهايي باعث كاهش متغيرها در فرآيند و كاهش خطاهاي نيروي انساني شد، در واقع بازده نيروي انساني بيشتر تحت كنترل خواهد بود.
چه عواملي ايجاد كننده خرابيها هستند؟
اغلب خرابيها در يكي از پنج حالت زير رخ مي دهد:
1- در طراحي فرآيندهاي استاندارد، رويه هاي مناسبي رعايت نشده باشد. مثلاً اگر در عمليات پرسكاري، مسائل ايمني در نظر گرفته نشود، احتمال وقوع حادثه وجود خواهد داشت.
2- عملاً در بسياري از عمليات، تغيير پذيري وجود دارد. به عنوان مثال زياده از حد كار كردن ياتاقان هاي يك ماشين مي تواند موجب ايجاد خرابي باشد كه با تعمير و نگهداري مناسب مي توان از بروز خرابيها جلوگيري كرد.
3- گاهي ممكن است از مواد غيريكنواخت و يا آسيب ديده استفاده شود. راه حل اينست كه مواد ورودي به هنگام رسيد، حتماً بازرسي شوند تا از خرابي يا تغيير پذيري احتمالي جلوگيري شود.
4- قطعات فرسوده يك ماشين مي تواند موجب ايجاد خرابي شود كه با تعمير و نگهداري مناسب و مديريت ابزار مي توان از بروز مشكل جلوگيري كرد.
5- اگر تمامي موارد فوق درست و صحيح اجرا شود، اشتباه اپراتور و خطاي انسان مي تواند باعث بروز خطا، خرابي و حادثه شود.
معمولاً چهار حالت اول هر كدام داراي راه حلهايي است كه توضيح داده شد ولي چون خطاي انساني قابل پيش بيني نيست پيشگيري آن نيز سخت تر است.
مراحل اجراي خطا ناپذيرسازي (Mistake-Proofing)
الف- هدف:- هدف اول: پيشگيري از يك اشتباه قبل از روي دادن كه يك عمل كنشي است. (Preventive)
- هدف دوم: شناسايي و تشخيص فوري (وقتي يك اشتباه اتفاق افتاده) كه يك عمل واكنشي است. (Detection)
ب- پيامد:وقتي يك اشتباه در فرآيند بوجود مي آيد يكي از چهار پيامد زير روي مي دهد:
1- كنترل: به معناي خود كنترلي، يعني اصلاً اجازه خطا داده نمي شود. (سه شاخه مخصوص تلفن)
2- توقف: در صورت بروز خطا فرآيند متوقف مي شود.
(ترموكوبل گاز، چشم الكترونيكي پرس)
3- اخطار، هشدار: در صورت بروز خطا سيستم هشدار مي دهد.
(چراغ كمربند ايمني)
4- اعلام خطر حسي: تشخيص خطا بوسيله انسان
(مشاهده عدم وجود قاب زنجير كانواير و احساس خطر ناشي از آن)
بهترين نوع پيامد به موارد متعددي وابسته است. توجه به چگونگي شروع يك پيامد، آنچه كه اتفاق مي افتد، نتيجه شروع پيامد، ارزش نهفته، ميزان خطر، عمق حوادث و برگشت سرمايه همگي جزو اين موارد هستند. كنترل، توقف و اخطار همگي بصورت اتوماتيك عمل مي كنند در حاليكه در اعلام خطر حسي، اين نياز وجود دارد كه اپراتور، اشتباهات و خطرات را لمس كند. انتخاب بهترين نوع پيامد، بستگي به چگونگي شروع خطا در فرآيند، ميزان هزينه از دست رفته (در صورت ايجاد آن خطا يا حادثه)، ميزان خطر، زمان كشف آن خطا و ميزان بازگشت سرمايه دارد.
استاندارد سازي
استفاده از سيستم استاندارد سازي در كار باعث كاهش خطاهاي نيروي انساني و در نتيجه كاهش حادثه خواهد شد.
بهبود هاي كايزني
استفاده از بهبود هاي كايزني مي تواند علاوه بر كاهش هزينه قابل توجه، فرهنگ بهبود مستمر را در محيط كار در تمامي موارد كاري (ايمني و كيفيت) در بر گيرد.
ساده سازي كار
هر چقدر كارها ساده تر شود، احتمال بروز حادثه و يا خطا كاهش
مي يابد. هنگامي كه فرآيند خطا ناپذيرسازي ممكن نبوده و يا پرهزينه باشد، از ابزارهاي كمكي خطا ناپذير سازي استفاده مي شود كه عبارتند از:
رنگها و كد رنگها، اشكال، نشانه ها، كشف خودكار توسط اپراتور، دستور العملها، فرمها، چك ليستها و جريانهاي كاري ساده شده سيستم هاي خطا ناپذيرسازي در اين موارد كار نخواهند كرد:
1- سيستم بصورت ذاتي، داراي طراحي صحيح نيست و قادر نيست مشكل مربوطه را مرتفع سازد يا بصورت عمدي از كار مي افتد.
2- اجزاي سيستم، اعم از اجزاي مكانيكي، الكتريكي، الكترونيكي و . . . بصورت معيوب در سيستم وجود دارد.
3- ناتواني سيستم در اثر قصد عمدي و يا خراب كردن مغرضانه.
در اينجا بايد توجه داشت تعميرات نگهداري و كاليبراسيون جزو الزامات سيستم خطا ناپذير سازي است.
شناسايي و اولوليت بندي
شناسايي مشكلات، بوسيله تكنيكهاي:
1- توفان فكري
2- گزارش بازرسي و مميزي هاي دوره اي
3- آناليز ضايعات و معيوبات
4- برگشتي از مشتري ها
5- گزارش خطاهاي فرآيند
6- FMEA
اولويت بندي مشكلات بوسيله
1- تواتر اتفاق خطاها
2- اهميت مميزي ها
3- ضايعات
4- توقفات
5- زمان دوباره كاري
6- استفاده از اصل پارتو
7- زمان يا هزينه كشف
ريشه يابي مشكلات، بوسيله تكنيك 5W&1H
1- چه كسي؟ (چه كسي حوادث و خطاها را تجربه كرده است)
2- چه چيزي؟ (مشكل چيست)
3- كجا؟ (ريشه مشكل كجاست، مشكل كجا اتفاق مي افتد)
4- چه وقت؟ (چه زماني مشكل اتفاق مي افتد)
5- چرا؟ (علت روي دادن مشكل چيست)
6- چطور؟ (چند بار مشكل اتفاق افتاده، چطور مي توان مشكل را خطا ناپذيركرد)
ايجاد راه حل
براي يافتن بهترين راه حل ها جهت كاهش و يا حذف خطا، استفاده از تكنيك هاي كار گروهي و جلسات منظم بررسي منشا خطاها ضروري است. بايد افرادي خلاق مطلع در گروه حضور داشته باشند تا بهترين راه حلها را پيشنهاد دهند.
ارزيابي نتايج راه حل ها
1- آيا اشتباهات كاهش يافته اند؟ ( بررسي آمارها و تعداد خطاها)
2- بررسي تأثيرات مالي (مقايسه آناليز سود - هزينه راه حل ها)
آخرين مرحله
تجزيه و تحليل عوامل شكست و آثار آن با خطا ناپذير سازي:
در اين مرحله از FMEA براي موارد زير استفاده مي شود:
1- يافتن موارد خطا و اشتباهاتي كه ممكن است در فرآيند رخ دهد.
2- پيشگويي مواردي كه مؤثرتر خواهند بود و اثر بيشتري را در كيفيت محصول نهايي و رضايت مشتري دارند.
3- تعيين تواتر و فركانس اتفاق افتادن رويداد، شدت و اثرات احتمالي ديگري كه ممكن است آن رويداد به دنبال داشته باشد.
بايد توجه داشت كه ارزيابي نتايج و تعيين موارد خطا و مغايرت هاي ايمني انتهاي كار نبوده و ضروريست با استفاده از چرخه معروف PDCA رفع مغايرت ها را تا رسيدن به اهداف تعيين شده و كسب رضايت مشتري دنبال كرد.
چرخه Plan، Do، Check، Act يك چرخه اقدام اصلاحي سنتي است.
در چرخه بهبود كيفيت سنتي غالباً چرخه Plan، Do، Cheek نشان داده شده كه در اين چرخه سنتي، شرايط بهينه فرآيند در مرحله Plan تشخيص داده مي شود. فعاليتهاي طرح ريزي شده در مرحله Plan بعدي اقدام اصلاحي اتخاذ مي شود تا شرايط فرآيند جهت چرخه Do بعدي مهيا باشد.
اين چرخه، نمي تواند بطور كامل از بوجود آمدن خرابيها و حوادث جلوگيري كند بخصوص در مواقعي كه علت خطاها، اشتباهات ساده انسان يا دستگاه باشد. اين چرخه نمي تواند راهي جهت جلوگيري از اشتباهات باشد و تنها پس از رخ دادن يك خطا، فيدبك آن را در اختيار ما مي گذارد.
بايد بدانيم اشتباه همان حادثه نيست بلكه آن چيزي است كه موجب حادثه مي شود. همواره بهتر است كه بجاي رديابي حوادث، از ايجاد اشتباهات قبل از اينكه منجر به حادثه شوند جلوگيري كنيم.
البته اين روش مناسب است ولي هيچگاه به نقطه صفر نخواهيم رسيد. با قرار دادن مراحل Do و Cheek در كنار يكديگر از ايجاد اشتباه قبل از اينكه منجر به حادثه شوند جلوگيري و در نتيجه هر آنچه در Plan طرح ريزي شده، بدرستي انجام خواهد شد.
در اين روش با قرار دادن مراحل Do و Cheek در كنار يكديگر، بازرسي در جايي انجام خواهد شد كه خاستگاه مشكلات نيز همانجاست و با استفاده از آنچه بازرسي منشايي نام دارد، قبل از اينكه اجراي فرآيندكامل شود، جهت اطمينان از صحت شرايط فرآيند انجام شده، فيدبكي آني در اختيار ما قرار مي دهد و در نتيجه مشكلات، قبل از اينكه هرگونه خرابي رخ دهد، تصحيح مي شوند و نه بعد از رخ دادن آن.
بازرسي در منشا، بازرسي100 درصد حلقه فيدبك كوتاه و سيستمهاي خطا ناپذيركننده همگي از روشهاي تكنيك پوكايوكا هستند.
منابع و مأخذ1- پوكايوكه، شركت نيكان، كوگيو شيمبون، ترجمه ساتراپ تسبيح چي
2- پوكايوكه، سازمان خدمات علمي و صنعتي ايران
3- جزوات آموزشي پوكايوكه شركت ايران خودرو*
اين مقاله در همايش بهره وري- خرداد87 ارايه شده است.
نويسنده: محمدصادق نجدي ، بهروز سراج ، شهرام قاسمي
كوشش هاي اقتصادي انسان هميشه و همواره معطوف بر آن بوده است كه حداكثر نتيجه را از حداقل تلاش ها و امكانات بدست آورد. اين تمايل را مي توان اشتياق وصول به بهره وري افزونتر نام نهاد. جمع اختراعات و ابداعات بشر از ابتدايي ترين ابزار كار در اعصار بدوي گرفته تا پيچيده ترين و بغرنج ترين تجهيزات مكانيكي و الكترونيكي زمان حاضر، متأثر از همين تمايل و اشتياق بوده است. هر انسان عاقل و خردمندي مي خواهد كه بهترين كار را انجام دهد و بهترين بهره را حاصل كند. در بينش مديريت علمي، با بنيانگذاري »تيلور«، خردگرايي سازماني يا رفتار عقلاني سازمان مترادف با بهره وري و كارآيي به كار مي رود. اصولاً مديريت عبارت است از: »دانش افزايش بهره وري و استفاده بهينه از منابع و امكانات موجود به منظور نيل به اهداف تعيين شده«. بهره وري مفهومي است جامع و كلي كه افزايش آن به عنوان يك ضرورت، جهت ارتقاي سطح زندگي، رفاه بيشتر، آرامش و آسايش انسانها، كه هدفي اساسي براي همه كشورهاي جهان محسوب
مي شود، همواره مدنظر دست اندركاران اقتصاد و دولتمردان بوده است.
بهره وري عبارتست از به دست آوردن حداكثر سود ممكن از نيروي كار، توان، استعداد و مهارت نيروي انساني، زمين، ماشين، پول، تجهيزات، زمان و مكان براي ارتقاي سطح رفاه جامعه.
بهره وري بيانگر نوعي ارتباط ميان محصولات (اعم از كالاها و خدمات) توليد شده، و عوامل به كار رفته در توليد آن محصولات است. به سخن ديگر، بهره وري همواره ارتباط بين داده ها و ستانده ها را مشخص مي سازد.
انواع بهره وريبهره وري كار يا بهره وري نيروي انساني: در گذشته منظور از بهره وري تنها بهره وري كار بود. منظور اين بود كه چگونه با بهره برداري بهتر از نيروي انساني مي توان ميزان توليد را افزايش داد:
هدف اين بود كه نسبت مذكور به حداكثر رسانده شود. اين امر از طريق آموزش و بهسازي سازماني و رهبري صحيح نيروي انساني امكان پذير است.
بهره وري سرمايه: كار و سرمايه به عنوان دو عامل كمك كننده و در واقع دو عامل اصلي محسوب مي شوند. بنابراين به همان سهولت كه در مورد
بهره وري كار صحبت مي شود، در مورد بهره وري سرمايه نيز مي توان سخن گفت و در اين رابطه بهره وري سرمايه را مي توان چگونگي كاربرد سرمايه به منظور رسيدن به حداكثر بازده تعريف كرد.
بهره وري عامل منفرد (منحصر): بهره وري عامل منفرد عبارت است از نسبت بين ستانده به يك نوع داد. براي مثال بهره وري كار (نسبت ستانده به ميزان كار انجام شده) يك مورد بهره وري منفرد است. به همين ترتيب بهره وري سرمايه (نسبت ستانده به ميزان سرمايه به كار رفته) و بهره وري مواد (نسبت ستانده به مواد بكار رفته) مثالهاي ديگري از بهره وري عامل منفرد است.
بهره وري مجموع عوامل: بهره وري مجموع عوامل، نسبت كل بازده به مجموع منابع مصروفه است. بدين ترتيب، مقياس بهره وري مجموع، مبين جميع عوامل و منابع مصروفه براي ايجاد بازده است. در محاسبات مربوط به بهره وري بايد توجه داشت كه گاهي افزايش يا كاهش بهره وري حاكي از بهبود و توسعه يا برعكس ضعف مديريت و استفاده ناصحيح از منابع نيست. به ويژه در نظام اقتصاد پولي لازم است كه تنزل يا ترقي ارزش پول و افزايش يا كاهش قيمت به خاطر تورم يا ركود در نظر گرفته شود و محاسبات با توجه به نرخ تورم يا ركود تصحيح شوند، تا بدين ترتيب تأثير تغييرات قيمت خنثي گردد و تغييرات فيزيكي در بازده و منابع مصروفه در نسبتهاي بهره وري به گونه صحيحي اندازه گيري شود.
عوامل مؤثر در بهره وري
تحقق چهار عامل زير در هر سازماني مي تواند عامل فراگير بهره وري شناخته شود:
1- هدفها: به ميزاني كه تحصيل شده اند.2- كارآيي: چگونه منابع به طور مؤثر براي توليد مفيد به كار گرفته شده است.3- اثر بخشي: نتيجه به دست آمده در مقايسه با آنچه امكان تحصيل آن وجود دارد، چگونه است.4- قابليت مقايسه: چگونه عملكرد بهره وري طي زمان ثبت مي شود.
در مورد عوامل مؤثر بر بهره وري از ديدگاههاي مختلف تقسيم بنديهاي مختلفي را مي توان ارايه كرد. در بين عوامل متعدد اثر گذار در بهره وري دو گروه نقش اصلي را دارند:
- عوامل داخلي - عوامل خارجي عوامل داخلي يا دروني توسط فرد يا مدير بنگاه قابل كنترل است، ولي عوامل خارجي يا بيروني خارج از كنترل فرد يا بنگاه است. عوامل داخلي بهره وري سازمان در دو گروه قابل تقسيم است: گروه اول عوامل سخت افزاري يا عواملي كه به آساني و در كوتاه مدت قابل تغيير نيستند. اين عوامل شامل توليد بنگاه، تكنولوژي توليد، ماشين آلات و تجهيزات، مواد خام و انرژي است. گروه دوم عوامل نرم افزاري يا عواملي است كه تقريباً به آساني قابل تغييرند. اين عوامل شامل افراد، سيستمهاي سازماني، روشهاي كار و روشهاي مديريت است.
بهره وري و سيستمهاي خطاناپذير سازي
اشتباه در سازمانها به دلايل مختلفي اتفاق مي افتد، ولي اغلب آنها قابل جلوگيري است. اگر مردم تلاش كنند وقتي مشكلي به وجود مي آيد، آنرا بشناسند و علتهايش را ريشه يابي كنند و براي آن يك اقدام اصلاحي مناسب انجام دهند، از بروز مشكلات در مراحل مختلف كار پيشگيري مي شود و در صورت بروز اشتباه، مشكل در كمترين زمان شناسايي مي شود و از بين
مي رود. استفاده از تكنيك هاي خطا ناپذير سازي ساده در اجزاي مكانيكي و دستگاه ها مي تواند بصورت مؤثري از بروز اشتباه و دوباره كاري ها و اتلاف منابع جلوگيري كند.
هر چه مقدار خطا و اشتباهات نيروي انساني بيشتر شود سيستم مجبور به دوباره كاري و اصلاح خطا خواهد شد و هر چه دوباره كاري در سيستم افزايش يابد، بهره وري نيروي انساني كاهش پيدا خواهد كرد. پس يكي از راههاي افزايش بهره وري، كاهش خطاهاي نيروي انساني است.
پوكا يوكه (خطا ناپذير سازي) چيست؟
پوكايو كه (خطا ناپذير سازي) توسط يك مهندس توليد ژاپني به نام شي جي يو شينگو ابداع شد. او كسي بود كه باعث ايجاد تحولات عظيمي در بسط مفهوم كنترل كيفيت در ژاپن شد. پوكايو كه به صورت
»Poh-Kah Yoh-Key« تلفظ مي شود و به معناي پوكا (خطاهاي غيرعمدي) و يوكه (پرهيز) است. پوكايو كه سيستمي است كه از هدر رفتن انرژي، زمان و منابع قبل از بروز خطا در آينده، جلوگيري مي كند.
اصلي ترين اين خطاها، خطاهاي نيروي انساني است. در اكثر موارد خطاهاي غيرعمدي نيروي انساني موجب بروز صدمات و هدر رفتن منابع مي شود. اگر بتوان با تكنيكهايي باعث كاهش متغيرها در فرآيند و كاهش خطاهاي نيروي انساني شد، در واقع بازده نيروي انساني بيشتر تحت كنترل خواهد بود.
چه عواملي ايجاد كننده خرابيها هستند؟
اغلب خرابيها در يكي از پنج حالت زير رخ مي دهد:
1- در طراحي فرآيندهاي استاندارد، رويه هاي مناسبي رعايت نشده باشد. مثلاً اگر در عمليات پرسكاري، مسائل ايمني در نظر گرفته نشود، احتمال وقوع حادثه وجود خواهد داشت.
2- عملاً در بسياري از عمليات، تغيير پذيري وجود دارد. به عنوان مثال زياده از حد كار كردن ياتاقان هاي يك ماشين مي تواند موجب ايجاد خرابي باشد كه با تعمير و نگهداري مناسب مي توان از بروز خرابيها جلوگيري كرد.
3- گاهي ممكن است از مواد غيريكنواخت و يا آسيب ديده استفاده شود. راه حل اينست كه مواد ورودي به هنگام رسيد، حتماً بازرسي شوند تا از خرابي يا تغيير پذيري احتمالي جلوگيري شود.
4- قطعات فرسوده يك ماشين مي تواند موجب ايجاد خرابي شود كه با تعمير و نگهداري مناسب و مديريت ابزار مي توان از بروز مشكل جلوگيري كرد.
5- اگر تمامي موارد فوق درست و صحيح اجرا شود، اشتباه اپراتور و خطاي انسان مي تواند باعث بروز خطا، خرابي و حادثه شود.
معمولاً چهار حالت اول هر كدام داراي راه حلهايي است كه توضيح داده شد ولي چون خطاي انساني قابل پيش بيني نيست پيشگيري آن نيز سخت تر است.
مراحل اجراي خطا ناپذيرسازي (Mistake-Proofing)
الف- هدف:- هدف اول: پيشگيري از يك اشتباه قبل از روي دادن كه يك عمل كنشي است. (Preventive)
- هدف دوم: شناسايي و تشخيص فوري (وقتي يك اشتباه اتفاق افتاده) كه يك عمل واكنشي است. (Detection)
ب- پيامد:وقتي يك اشتباه در فرآيند بوجود مي آيد يكي از چهار پيامد زير روي مي دهد:
1- كنترل: به معناي خود كنترلي، يعني اصلاً اجازه خطا داده نمي شود. (سه شاخه مخصوص تلفن)
2- توقف: در صورت بروز خطا فرآيند متوقف مي شود.
(ترموكوبل گاز، چشم الكترونيكي پرس)
3- اخطار، هشدار: در صورت بروز خطا سيستم هشدار مي دهد.
(چراغ كمربند ايمني)
4- اعلام خطر حسي: تشخيص خطا بوسيله انسان
(مشاهده عدم وجود قاب زنجير كانواير و احساس خطر ناشي از آن)
بهترين نوع پيامد به موارد متعددي وابسته است. توجه به چگونگي شروع يك پيامد، آنچه كه اتفاق مي افتد، نتيجه شروع پيامد، ارزش نهفته، ميزان خطر، عمق حوادث و برگشت سرمايه همگي جزو اين موارد هستند. كنترل، توقف و اخطار همگي بصورت اتوماتيك عمل مي كنند در حاليكه در اعلام خطر حسي، اين نياز وجود دارد كه اپراتور، اشتباهات و خطرات را لمس كند. انتخاب بهترين نوع پيامد، بستگي به چگونگي شروع خطا در فرآيند، ميزان هزينه از دست رفته (در صورت ايجاد آن خطا يا حادثه)، ميزان خطر، زمان كشف آن خطا و ميزان بازگشت سرمايه دارد.
استاندارد سازي
استفاده از سيستم استاندارد سازي در كار باعث كاهش خطاهاي نيروي انساني و در نتيجه كاهش حادثه خواهد شد.
بهبود هاي كايزني
استفاده از بهبود هاي كايزني مي تواند علاوه بر كاهش هزينه قابل توجه، فرهنگ بهبود مستمر را در محيط كار در تمامي موارد كاري (ايمني و كيفيت) در بر گيرد.
ساده سازي كار
هر چقدر كارها ساده تر شود، احتمال بروز حادثه و يا خطا كاهش
مي يابد. هنگامي كه فرآيند خطا ناپذيرسازي ممكن نبوده و يا پرهزينه باشد، از ابزارهاي كمكي خطا ناپذير سازي استفاده مي شود كه عبارتند از:
رنگها و كد رنگها، اشكال، نشانه ها، كشف خودكار توسط اپراتور، دستور العملها، فرمها، چك ليستها و جريانهاي كاري ساده شده سيستم هاي خطا ناپذيرسازي در اين موارد كار نخواهند كرد:
1- سيستم بصورت ذاتي، داراي طراحي صحيح نيست و قادر نيست مشكل مربوطه را مرتفع سازد يا بصورت عمدي از كار مي افتد.
2- اجزاي سيستم، اعم از اجزاي مكانيكي، الكتريكي، الكترونيكي و . . . بصورت معيوب در سيستم وجود دارد.
3- ناتواني سيستم در اثر قصد عمدي و يا خراب كردن مغرضانه.
در اينجا بايد توجه داشت تعميرات نگهداري و كاليبراسيون جزو الزامات سيستم خطا ناپذير سازي است.
شناسايي و اولوليت بندي
شناسايي مشكلات، بوسيله تكنيكهاي:
1- توفان فكري
2- گزارش بازرسي و مميزي هاي دوره اي
3- آناليز ضايعات و معيوبات
4- برگشتي از مشتري ها
5- گزارش خطاهاي فرآيند
6- FMEA
اولويت بندي مشكلات بوسيله
1- تواتر اتفاق خطاها
2- اهميت مميزي ها
3- ضايعات
4- توقفات
5- زمان دوباره كاري
6- استفاده از اصل پارتو
7- زمان يا هزينه كشف
ريشه يابي مشكلات، بوسيله تكنيك 5W&1H
1- چه كسي؟ (چه كسي حوادث و خطاها را تجربه كرده است)
2- چه چيزي؟ (مشكل چيست)
3- كجا؟ (ريشه مشكل كجاست، مشكل كجا اتفاق مي افتد)
4- چه وقت؟ (چه زماني مشكل اتفاق مي افتد)
5- چرا؟ (علت روي دادن مشكل چيست)
6- چطور؟ (چند بار مشكل اتفاق افتاده، چطور مي توان مشكل را خطا ناپذيركرد)
ايجاد راه حل
براي يافتن بهترين راه حل ها جهت كاهش و يا حذف خطا، استفاده از تكنيك هاي كار گروهي و جلسات منظم بررسي منشا خطاها ضروري است. بايد افرادي خلاق مطلع در گروه حضور داشته باشند تا بهترين راه حلها را پيشنهاد دهند.
ارزيابي نتايج راه حل ها
1- آيا اشتباهات كاهش يافته اند؟ ( بررسي آمارها و تعداد خطاها)
2- بررسي تأثيرات مالي (مقايسه آناليز سود - هزينه راه حل ها)
آخرين مرحله
تجزيه و تحليل عوامل شكست و آثار آن با خطا ناپذير سازي:
در اين مرحله از FMEA براي موارد زير استفاده مي شود:
1- يافتن موارد خطا و اشتباهاتي كه ممكن است در فرآيند رخ دهد.
2- پيشگويي مواردي كه مؤثرتر خواهند بود و اثر بيشتري را در كيفيت محصول نهايي و رضايت مشتري دارند.
3- تعيين تواتر و فركانس اتفاق افتادن رويداد، شدت و اثرات احتمالي ديگري كه ممكن است آن رويداد به دنبال داشته باشد.
بايد توجه داشت كه ارزيابي نتايج و تعيين موارد خطا و مغايرت هاي ايمني انتهاي كار نبوده و ضروريست با استفاده از چرخه معروف PDCA رفع مغايرت ها را تا رسيدن به اهداف تعيين شده و كسب رضايت مشتري دنبال كرد.
چرخه Plan، Do، Check، Act يك چرخه اقدام اصلاحي سنتي است.
در چرخه بهبود كيفيت سنتي غالباً چرخه Plan، Do، Cheek نشان داده شده كه در اين چرخه سنتي، شرايط بهينه فرآيند در مرحله Plan تشخيص داده مي شود. فعاليتهاي طرح ريزي شده در مرحله Plan بعدي اقدام اصلاحي اتخاذ مي شود تا شرايط فرآيند جهت چرخه Do بعدي مهيا باشد.
اين چرخه، نمي تواند بطور كامل از بوجود آمدن خرابيها و حوادث جلوگيري كند بخصوص در مواقعي كه علت خطاها، اشتباهات ساده انسان يا دستگاه باشد. اين چرخه نمي تواند راهي جهت جلوگيري از اشتباهات باشد و تنها پس از رخ دادن يك خطا، فيدبك آن را در اختيار ما مي گذارد.
بايد بدانيم اشتباه همان حادثه نيست بلكه آن چيزي است كه موجب حادثه مي شود. همواره بهتر است كه بجاي رديابي حوادث، از ايجاد اشتباهات قبل از اينكه منجر به حادثه شوند جلوگيري كنيم.
البته اين روش مناسب است ولي هيچگاه به نقطه صفر نخواهيم رسيد. با قرار دادن مراحل Do و Cheek در كنار يكديگر از ايجاد اشتباه قبل از اينكه منجر به حادثه شوند جلوگيري و در نتيجه هر آنچه در Plan طرح ريزي شده، بدرستي انجام خواهد شد.
در اين روش با قرار دادن مراحل Do و Cheek در كنار يكديگر، بازرسي در جايي انجام خواهد شد كه خاستگاه مشكلات نيز همانجاست و با استفاده از آنچه بازرسي منشايي نام دارد، قبل از اينكه اجراي فرآيندكامل شود، جهت اطمينان از صحت شرايط فرآيند انجام شده، فيدبكي آني در اختيار ما قرار مي دهد و در نتيجه مشكلات، قبل از اينكه هرگونه خرابي رخ دهد، تصحيح مي شوند و نه بعد از رخ دادن آن.
بازرسي در منشا، بازرسي100 درصد حلقه فيدبك كوتاه و سيستمهاي خطا ناپذيركننده همگي از روشهاي تكنيك پوكايوكا هستند.
منابع و مأخذ1- پوكايوكه، شركت نيكان، كوگيو شيمبون، ترجمه ساتراپ تسبيح چي
2- پوكايوكه، سازمان خدمات علمي و صنعتي ايران
3- جزوات آموزشي پوكايوكه شركت ايران خودرو*
اين مقاله در همايش بهره وري- خرداد87 ارايه شده است.
