onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
نكات مديريتي
چگونه بدون کاهش روحیه کارمندان هزینه‌ها را کم کنیم
نویسنده: دارن داه
مترجم: سیمین راد
همراه با سال جدید 2013 می‌توان دید که هنوز همگان درباره آینده اقتصاد جهان دست به پیش‌بینی می‌زنند.
در این وضعیت ممکن است که بسیاری از کسب‌و‌کارهای کوچک نگاهی تازه به مسائل تازه داشته باشند. برای مثال، آنها چطور می‌توانند هزینه‌ها را كاهش دهند و به طرزی امیدوارانه سودهای سال 2012 را افزایش دهند. اما کم‌کردن هزینه‌ها، خصوصا وقتی با فهرست دستمزدها مواجه می‌شود، اغلب می‌تواند اثرات جانبی منفی به همراه داشته باشد، به‌طور خاص بر روحیه کارمندان.
با در نظر گرفتن این چالش، در اینجا پنج استراتژی پیشنهاد می‌شود: پنج روش برای لحاظ‌کرد اینکه به چه نحوی کوشش کنیم تا مساله کم‌کردن هزینه‌ها بدون کم‌شدن روحیه کارمندان را به اجرا بگذاریم.
(1) «با کارمندان خود ارتباط واقعی و رو راست برقرار کنید». کلی ریوز، مالک یک موسسه تجاری مربوط به روابط عمومی در نیوپورت بیچ است. او می‌گوید: «اواخر سال گذشته ناچار بودم برخی هزینه‌ها را کاهش دهم و این کار اصلا آسان نبود. این مساله بسیار مهم است که همه چیز را با کارمندان در میان بگذارید: اینکه چه اتفاقی دارد می‌افتد، نقشه‌های شما برای رفع مشکلات چیست، رفع آن چقدر طول خواهد کشید و اینکه کارمندان می‌توانند چه انتظاراتی داشته باشند». به عبارت دیگر، کارمندان وقتی به خبرهای ناخوشایند به نحو بهتری پاسخ می‌دهند که به اندازه‌ای که ممکن است از این مساله مطلع باشند که کاهش هزینه‌ها به چه علت دارد اتفاق می‌افتد. امی هوچنز، عضو هیات رییسه یک موسسه بازرگانی که در امور مدیریتی و نیز فروش‌ها خبره است، می‌گوید، «ارتباط گرفتن با کارمندان مساله‌ای است که به‌تمامی با نحوه انتقال و بیان مقصودتان سروکار دارد. آیا هزینه‌ها را به این دلیل کاهش می‌دهید که شرکت‌تان نجات پیدا کند و بتوانید دستمزدها را بپردازید یا دارید هزینه‌ها را کم می‌کنید تا به کارآیی‌های کم‌سودی برسید که باعث شود شرکت‌تان به ثبات برسد و سرانجام بتواند از نو به رونق دست یابد؟ کلمه «انتخاب» بسیار مهم است طوری که مردم بتوانند با اطمینان آینده‌ای مثبت را پیش‌خرید کنند.»
(2) «در مورد مسائل مختلف شفاف و صریح باشید.» برای کارمندان بسیار معمول و متداول است که بدترین وضعیت را در مورد رییس‌شان یا مالک شرکت در نظر آورند، زیرا معمولا او را در راستای خط مشی‌ای تصور می‌کنند که وی هزینه‌ها را کاهش می‌دهد تا جیب خودش را پر کند. اما اگر آینده شرکت واقعا در معرض خطر قرار بگیرد، این استراتژی که تا حد ممکن شفاف و صریح باشید، عملا می‌تواند باعث نوعی وفاداری در فضای کار شود یا ثابت‌قدمی شما را در کار بهبود بخشد. روی‌ساندرسون، رییس نهاد مدیریتی احراز هویت، می‌گوید: «مالکان کسب‌و‌کارها باید نوعی روراستی عاری از خطا و لغزش را ثابت کنند یا نشان دهند امور درستی را اجرا مي‌کنند و ضمن انجامش، کاملا شفاف و صریح باشند؛ حتی اگر این حرف به معنای باز کردن کتاب‌های حسابداری برای نشان‌دادن این واقعیت باشد که چرا کاهش هزینه‌ها الزامی است.
بدون اینکه با کارمندانتان کاملا راحت و گشوده برخورد کنید، نمی‌توانید از ایشان توقع قیدها و منع‌های متعاقب را داشته باشید.»
(3) «در جست‌وجوی ایده‌ها باشید». وقتی تلاش برای یافتن شیوه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها با شکست مواجه می‌شود، گاهی وقت‌ها، صاحبان کسب‌و‌کار با ارزش‌ترین دارایی‌شان را مورد بررسی و جست‌وجو قرار می‌دهند: کارمندان خودشان. مارلا گوتسچاک، دارای درجه دکترا و یک مدیر اجرایی که با موسسه‌های تجاری همکاری می‌کند، می‌گوید: «هر روزه در کسب‌و‌کار، در سیستم‌ها و محصولاتی که به سادگی کار نمی‌کنند و اثری منفی بر خط کف هزینه‌ها دارند، منابع یا ذخایر بسیاری تلف می‌شوند. کارمندان مهارت زيادي دارند و می‌توانند درباره این حوزه‌های اتلاف به صاحبان کسب‌و‌کارها هشدار یا آماده‌باش بدهند.» به عبارت دیگر، با درخواست از کارمندانتان برای طرح‌ایده‌های‌شان درباره اینکه چطور هزینه‌ها کاهش یابد، عملا شاید بتوانید در طی فرآیند روحیه کاری را بالا ببرید. به باور گوتسچاک، این امر می‌تواند برای آفرینش مجرایی برنامه‌ریزی و نقشه‌پردازی شود که در آن ایده‌های کارمندان درباره کاهش هزینه‌ها قابل به کارگیری است و البته آن موقعی که این نقشه جمعی به درستی عملی شد و شرکت نجات یافت، می‌تواند پاداش متعاقبش را هم دارا باشد. «من معمولا میزگردهای طرح‌ایده به صورت ماهانه را برای شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای کوچک پیشنهاد می‌کنم، که به موجب آن،ایده‌های پیشنهادی می‌توانند ارائه و ارزیابی شوند. مالکان کسب‌و‌کارهای کوچک همچنین می‌توانند مشکلات خاص را برای دریافت پیشنهادها نزد کارمندان طرح کند.»
(4) «به آدم‌ها اجازه شكايت دهید اما اخراج‌شان نکنید». بسیاری از شرکت‌ها برای اینکه از پس هزینه‌های دستمزدها برآیند به اخراج کارمندان متوسل می‌شوند. اما چه می‌شود اگر شما این معادله را واژگون کنید؟ ساندرسون یک شرکت نشر کتاب را مثال می‌زند و می‌گوید: «به جای اخراج کارمندان، صاحب آن شرکت آشکارا تقاضا کرد آیا همه کارمندان مایل هستند یک ساعت بیشتر از ساعت معمول روزانه کار کنند. کارمندان توانستند دامنه تنگنا را بهتر ببینند و این چالش را قبول کردند. بعد سه ماهه اول موفق شدند رکود و نزول سابق را برطرف کنند و بعد از شش ماه از آغاز این روش جدید، پانزده درصد افزایش در میزان تولید نشان داده شد.» به نحوی مشابه، جف میلانو، یک مدیر اجرایی، می‌گوید: بهترین روش برای جبران کاهش هزینه دستمزدها این است که پس از آن یک برنامه پاداش بر اساس تقسیم سود در نظر گرفته شود. «اگر همه کارمندان با هم کار کنند و به هدف مورد نظر دست یافتیم، آنگاه همگان در پاداش سهیم هستند. این امر درها را باز نگاه می‌دارد و میزان مشارکت را افزایش می‌دهد.»
(5) «موفقیت‌های کوچک را جشن بگیرید». مدیر ارشد اجرایی حوزه ارتباطات در شرکت کی.ال.ار می‌گوید: «حتی چیزهای کوچک هم به حساب می‌آیند. تمجید و تایید کارمندان شایسته خصوصا وقتی شرایط مالی بحرانی است برای عملی‌شدن امور بسیار کارآمد است. حتی اهدای هدایای کوچک ذیل کارت‌های اعتباری یا کارت‌های هدیه نیز می‌تواند باعث شود که کارمندان احساس کنند عضوی ارزشمند برای شرکت محسوب می‌شوند ولو آنکه دستمزدها یا پاداش‌ها کاهش یافته باشد یا برخی از همکاران‌شان از کار اخراج شده باشند.»
چگونه بدون کاهش روحیه کارمندان هزینه‌ها را کم کنیم
نویسنده: دارن داه
مترجم: سیمین راد
همراه با سال جدید 2013 می‌توان دید که هنوز همگان درباره آینده اقتصاد جهان دست به پیش‌بینی می‌زنند.
| |
با در نظر گرفتن این چالش، در اینجا پنج استراتژی پیشنهاد می‌شود: پنج روش برای لحاظ‌کرد اینکه به چه نحوی کوشش کنیم تا مساله کم‌کردن هزینه‌ها بدون کم‌شدن روحیه کارمندان را به اجرا بگذاریم.
(1) «با کارمندان خود ارتباط واقعی و رو راست برقرار کنید». کلی ریوز، مالک یک موسسه تجاری مربوط به روابط عمومی در نیوپورت بیچ است. او می‌گوید: «اواخر سال گذشته ناچار بودم برخی هزینه‌ها را کاهش دهم و این کار اصلا آسان نبود. این مساله بسیار مهم است که همه چیز را با کارمندان در میان بگذارید: اینکه چه اتفاقی دارد می‌افتد، نقشه‌های شما برای رفع مشکلات چیست، رفع آن چقدر طول خواهد کشید و اینکه کارمندان می‌توانند چه انتظاراتی داشته باشند». به عبارت دیگر، کارمندان وقتی به خبرهای ناخوشایند به نحو بهتری پاسخ می‌دهند که به اندازه‌ای که ممکن است از این مساله مطلع باشند که کاهش هزینه‌ها به چه علت دارد اتفاق می‌افتد. امی هوچنز، عضو هیات رییسه یک موسسه بازرگانی که در امور مدیریتی و نیز فروش‌ها خبره است، می‌گوید، «ارتباط گرفتن با کارمندان مساله‌ای است که به‌تمامی با نحوه انتقال و بیان مقصودتان سروکار دارد. آیا هزینه‌ها را به این دلیل کاهش می‌دهید که شرکت‌تان نجات پیدا کند و بتوانید دستمزدها را بپردازید یا دارید هزینه‌ها را کم می‌کنید تا به کارآیی‌های کم‌سودی برسید که باعث شود شرکت‌تان به ثبات برسد و سرانجام بتواند از نو به رونق دست یابد؟ کلمه «انتخاب» بسیار مهم است طوری که مردم بتوانند با اطمینان آینده‌ای مثبت را پیش‌خرید کنند.»
(2) «در مورد مسائل مختلف شفاف و صریح باشید.» برای کارمندان بسیار معمول و متداول است که بدترین وضعیت را در مورد رییس‌شان یا مالک شرکت در نظر آورند، زیرا معمولا او را در راستای خط مشی‌ای تصور می‌کنند که وی هزینه‌ها را کاهش می‌دهد تا جیب خودش را پر کند. اما اگر آینده شرکت واقعا در معرض خطر قرار بگیرد، این استراتژی که تا حد ممکن شفاف و صریح باشید، عملا می‌تواند باعث نوعی وفاداری در فضای کار شود یا ثابت‌قدمی شما را در کار بهبود بخشد. روی‌ساندرسون، رییس نهاد مدیریتی احراز هویت، می‌گوید: «مالکان کسب‌و‌کارها باید نوعی روراستی عاری از خطا و لغزش را ثابت کنند یا نشان دهند امور درستی را اجرا مي‌کنند و ضمن انجامش، کاملا شفاف و صریح باشند؛ حتی اگر این حرف به معنای باز کردن کتاب‌های حسابداری برای نشان‌دادن این واقعیت باشد که چرا کاهش هزینه‌ها الزامی است.
بدون اینکه با کارمندانتان کاملا راحت و گشوده برخورد کنید، نمی‌توانید از ایشان توقع قیدها و منع‌های متعاقب را داشته باشید.»
(3) «در جست‌وجوی ایده‌ها باشید». وقتی تلاش برای یافتن شیوه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها با شکست مواجه می‌شود، گاهی وقت‌ها، صاحبان کسب‌و‌کار با ارزش‌ترین دارایی‌شان را مورد بررسی و جست‌وجو قرار می‌دهند: کارمندان خودشان. مارلا گوتسچاک، دارای درجه دکترا و یک مدیر اجرایی که با موسسه‌های تجاری همکاری می‌کند، می‌گوید: «هر روزه در کسب‌و‌کار، در سیستم‌ها و محصولاتی که به سادگی کار نمی‌کنند و اثری منفی بر خط کف هزینه‌ها دارند، منابع یا ذخایر بسیاری تلف می‌شوند. کارمندان مهارت زيادي دارند و می‌توانند درباره این حوزه‌های اتلاف به صاحبان کسب‌و‌کارها هشدار یا آماده‌باش بدهند.» به عبارت دیگر، با درخواست از کارمندانتان برای طرح‌ایده‌های‌شان درباره اینکه چطور هزینه‌ها کاهش یابد، عملا شاید بتوانید در طی فرآیند روحیه کاری را بالا ببرید. به باور گوتسچاک، این امر می‌تواند برای آفرینش مجرایی برنامه‌ریزی و نقشه‌پردازی شود که در آن ایده‌های کارمندان درباره کاهش هزینه‌ها قابل به کارگیری است و البته آن موقعی که این نقشه جمعی به درستی عملی شد و شرکت نجات یافت، می‌تواند پاداش متعاقبش را هم دارا باشد. «من معمولا میزگردهای طرح‌ایده به صورت ماهانه را برای شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای کوچک پیشنهاد می‌کنم، که به موجب آن،ایده‌های پیشنهادی می‌توانند ارائه و ارزیابی شوند. مالکان کسب‌و‌کارهای کوچک همچنین می‌توانند مشکلات خاص را برای دریافت پیشنهادها نزد کارمندان طرح کند.»
(4) «به آدم‌ها اجازه شكايت دهید اما اخراج‌شان نکنید». بسیاری از شرکت‌ها برای اینکه از پس هزینه‌های دستمزدها برآیند به اخراج کارمندان متوسل می‌شوند. اما چه می‌شود اگر شما این معادله را واژگون کنید؟ ساندرسون یک شرکت نشر کتاب را مثال می‌زند و می‌گوید: «به جای اخراج کارمندان، صاحب آن شرکت آشکارا تقاضا کرد آیا همه کارمندان مایل هستند یک ساعت بیشتر از ساعت معمول روزانه کار کنند. کارمندان توانستند دامنه تنگنا را بهتر ببینند و این چالش را قبول کردند. بعد سه ماهه اول موفق شدند رکود و نزول سابق را برطرف کنند و بعد از شش ماه از آغاز این روش جدید، پانزده درصد افزایش در میزان تولید نشان داده شد.» به نحوی مشابه، جف میلانو، یک مدیر اجرایی، می‌گوید: بهترین روش برای جبران کاهش هزینه دستمزدها این است که پس از آن یک برنامه پاداش بر اساس تقسیم سود در نظر گرفته شود. «اگر همه کارمندان با هم کار کنند و به هدف مورد نظر دست یافتیم، آنگاه همگان در پاداش سهیم هستند. این امر درها را باز نگاه می‌دارد و میزان مشارکت را افزایش می‌دهد.»
(5) «موفقیت‌های کوچک را جشن بگیرید». مدیر ارشد اجرایی حوزه ارتباطات در شرکت کی.ال.ار می‌گوید: «حتی چیزهای کوچک هم به حساب می‌آیند. تمجید و تایید کارمندان شایسته خصوصا وقتی شرایط مالی بحرانی است برای عملی‌شدن امور بسیار کارآمد است. حتی اهدای هدایای کوچک ذیل کارت‌های اعتباری یا کارت‌های هدیه نیز می‌تواند باعث شود که کارمندان احساس کنند عضوی ارزشمند برای شرکت محسوب می‌شوند ولو آنکه دستمزدها یا پاداش‌ها کاهش یافته باشد یا برخی از همکاران‌شان از کار اخراج شده باشند.»
