onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
مديريت دانش، نياز سازمان هاي امروز چکيده
در اين مقاله سعي شده تا به تبيين مفاهيم و تعاريف حوزه مديريت دانش پرداخته شود. لذا در ابتدا به تعريف دانش و بيان تفاوت هاي آن با داده و اطلاعات مي پردازيم؛ چون در بسياري از موارد عدم موفقيت در درک مفهوم مديريت دانش و تفاوت آن با مديريت اطلاعات، به سبب عدم ارايه تعريفي درست از دانش و اطلاعات مي باشد. سپس با تعريف مديريت دانش و بيان چرخه مديريت دانش به عوامل موثر در اجراي مديريت دانش در سازمان ها مي پردازيم.
کليد واژه ها: چرخه دانش، مديريت دانش، اجراي دانش
مقدمه
در گذشته بسياري از سازمان ها دانش هريک از کارکنان را تنها در جهت بهبود عملکرد شخصي وي مورد استفاده قرار مي دادند؛ درحاليکه امروزه سازمان ها در تلاش بري به جريان انداختن دانش کليه پرسنل در سطح سازمان مي باشند، تا اهداف سازمان بيش از پيش تأمين شود. اين امر منجر به رواج ديدگاه جديدي به نام مديريت دانش[2] در مباحث مديريتي و زمينه هاي موضوعي مرتبط شده است.
امروزه بسياري از شرکت هاي بزرگ دنيا با بکارگيري و عملي سازي مديريت دانش در جهت رشد و توسعه خود گام برداشته اند. شرکت هايي مانند Ford ,TOYOTA ,SONY, MOTOROLA ,Siemens ,Microsoftو... با پياده سازي مديريت دانش به برتري رقابتي در ميان شرکت هاي مشابه دست يافته اند. آنها به اين نتيجه رسيده اند که اجراي مديريت دانش از بسياري از دوباره کاري ها جلوگيري مي کند.
بري درک مفهوم مديريت دانش و اريه تعريفي دقيق از آن لازم است تعريفي از دانش ارايه کنيم، اما پيش از آن تفاوت هاي داده[3]، اطلاعات[4] و دانش را بيان کرده و به ارايه تعريفي از هر يک از آنها مي پردازيم. بعد از تبيين مفهوم مديريت دانش به عوامل موردنياز براي اجرايي[5] کردن آن در سازمان اشاره خواهيم کرد.
چرخه دانش[6]
اولین جز چرخه دانش داده است. داده و اطلاعات در بسیاری از موارد به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می گیرند، در حالیکه مترادف هم نیستند.
داده ها واقعیت هایی خام هستند که به شکل اعداد و ارقام، حروف، تصاویر، اصوات و ... قابل دسترس می باشند و به تنهایی معنا و مفهومی را به ذهن متبادر نمی کنند. به طور مثال 25 یک داده است، مشخص نیست که 25 صرفا" یک عدد است، اشاره به سن کسی دارد، مبلغی را نشان می دهد و ... یا فهرستی از کارکنان یک سازمان نمونه ای از یک سیستم مدیریت داده است.
چنانچه داده ها مورد تفسیر و ارزیابی قرار گیرند به اطلاعات تبدیل می شوند. درواقع اطلاعات مجموعه ای از داده های مرتبط و سازماندهی شده می باشند که مورد تعبیر و تفسیر قرار گرفته اند و معنا و مفهوم مشخصی را به ذهن می رسانند. وقتی مشخص شود 25 سن احمد – زمینه داده مورد نظر به آن افزوده شده باشد - اطلاعات حاصل می شود یا فهرستی از کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین 5 تا 10 سال در سازمان مشغول به کارند، نمونه ای از یک سیستم مدیریت اطلاعات می باشد.
با تعاریف فوق می توان تعریفی ساختاری و علمی از داده و اطلاعات به دست آورد.
داده ها مقادیر صفات خاصه موجودیت های مختلف می باشند[7] و هنگامی که اسم صفت خاصه در کنار مقدار صفت خاصه قرار می گیرد، اطلاعات حاصل می شود.
داده عاملی است که در کامپیوتر ذخیره می شود و وقتی مورد پردازش قرار گرفت به اطلاعات تبدیل می گردد. در واقع می توان گفت آنچه به عنوان مقادیر صفات خاصه در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می شود، چیزی جز داده نیست، اما هنگامی که هریک از این مقادیر در پیوند با پرسش یا مسأله ای مورد تفسیر قرار می گیرند و زمینه اقدام به عملی یا عدم اقدام به عملی را فراهم می آورند، به اطلاع تبدیل می شوند. (1 : 11)
از تجزیه و تحلیل، درک و به خاطر سپردن اطلاعات، دانش به دست می آید. به عنوان مثال بعد از بررسی کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین 5 تا 10 سال سابقه کار دارند، به این نتیجه می رسیم که این دسته از کارکنان در رفع نیازهای ارباب رجوعان خود موفق تر عمل می کنند، یعنی نسبت به این مسأله دانش یافته ایم. دانش افراد مختلف در یک زمینه موضوعی با دارا بودن اطلاعات یکسان و مشابه می تواند متفاوت باشد. نوناکا[8] معتقد است اطلاعات زمانی به دانش تبدیل می شود که توسط اشخاص تفسیر گردیده، با عقاید و تعهدات آنها آمیخته شده و به آن مفهوم داده شود. (17)
بی. سی. بروکز[9] بین دانش و اطلاعات به یک نسبت تجربی معتقد است. او می گوید اطلاعات به دانش افراد می افزاید. ساختمان اصلی دانش با ورود اطلاعات تغییر می یابد و سرانجام یک ساختار جدید دانش به دست می آید. (3 : 4)
البته این تمایز قائل شدن بین داده، اطلاعات و دانش تاحدود زیادی به خود کاربر مربوط است و این فرایند تبدیل داده به اطلاعات و سپس دانش برگشت پذیر است.
گام بعدی حرکت از دانش به سمت خرد[10] است، درواقع از درک دانش خرد حاصل می شود و چنانچه خرد خویش را به کار ببندیم، مهارت[11] به دست می آید و هنگامیکه مهارت خود را با دیگر مهارت ها تلفیق می کنیم، تخصص[12] حاصل می شود و سرانجام زمانیکه بر تخصص خود تسلط پیدا کردیم، خبرگی[13] می یابیم. به این ترتیب چرخه دانش را می توان به صورت زیر نشان داد:شکل 1
صاحب نظران دانش را به دو دسته تقسیم می کنند: دانش صریح[14] و دانش ضمنی[15].
دانش صریح یا آشکار دانشی است که به آسانی قابل انتقال می باشد و می توان آن را به کمک یک سری از نشانه ها مثل حروف، اعداد و ... در قالب نوشته، صدا، تصویر، عکس، نرم افزار، پایگاه داده و ... مدون و کدگذاری کرد؛ به همین دلیل به اشتراک گذاری دانش صریح به راحتی امکان پذیر است. معمولا" دانش صریح در سازمان ها به شکل قوانین، رویه های کاری، برنامه های روزمره و ... در می آیند که بر اساس آنها هریک از کارکنان به انجام وظایف خود مشغولند.
دانش ضمنی یا پنهان دانشی است ذهنی و شخصی که به آسانی قابل بیان، انتقال، اشتراک و فرموله کردن نیست. بینش، بصیرت، شعور و درک هر شخص، ترفندها و فوت و فن های به کاررفته توسط هر کس در حوزه دانش ضمنی او قرار دارد. دانش ضمنی به سادگی قابل کدگذاری و تبدیل به قوانین و دستورالعمل ها نیست و از طریق مشاهده و تقلید به دست می آید.
در بسیاری از سازمان ها برای بهبود سطح عملکرد سازمان ناگزیر به استفاده از دانش ضمنی پرسنل در کنار دانش صریح آنها می باشیم. بدین منظور باید فضای مناسب برای انتقال این دانش و ایجاد ارتباط کارکنان با یکدیگر فراهم شود، چرا که دانش ضمنی اغلب از طریق زبان، بدن و نمایش فیزیکی مهارت ها انتقال می یابد. (17)
نوناکا و تاکوچی[16] برای خلق دانش در هر سازمانی چهار الگو در نظر گرفته اند:
1. از دانش ضمنی به دانش ضمنی ( اجتماعی کردن[17] ): زمانیکه افراد مستقیما" دانش ضمنی خود را با دیگران به اشتراک می گذارند. مثلا" از طریق ارتباط رودررو.
2. از دانش ضمنی به دانش صریح ( بیرونی سازی[18] ): کدگذاری و رمزبندی تجربه و بینش به شکلی که قابل استفاده توسط دیگران باشد. مثلا" از طریق گفتگو و پرسش و پاسخ، دانش ضمنی خود را به شکل ملموس درآوریم.
3. از دانش صریح به دانش صریح ( ترکیب[19] ): ترکیب بخش های مختلف دانش صریح و ارایه آن به شکلی تازه. مثلا" اطلاعات مختلف در یک زمینه خاص را از بخش ها و دپارتمان های مختلف سازمان گرفته و جمع آوری کنیم و در یک گزارش واحد بگنجانیم.
4. از دانش صریح به دانش ضمنی ( درونی سازی[20] ): زمانیکه افراد دانش صریح خود را نهادینه کرده و به اشتراک می گذارند و سپس از آن برای وسعت بخشیدن به دانش ضمنی خود و تجدید نظر در آن استفاده می کنند.[21]
چالش اصلی در مدیریت دانش تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. می توان فرایند خلق دانش را به شکل زیر نشان داد.
مدیریت دانش
تاکنون تعاریف مختلفی از مدیریت دانش ارایه شده است. به طور کلی مدیریت دانش در اختیار گرفتن دانش کارکنان سازمان و حتی دانش خارج از سازمان و انتشار به هنگام آن برای انجام وظایف موجود در سازمان می باشد، که رشد و توسعه بیشتر سازمان را در پی خواهد داشت. در ادامه تعریف تنی چند از صاحب نظران را ارایه می کنیم.
داونپورت و پراساک[22] معتقدند که مدیریت دانش عبارت است از بهره برداری و توسعه سرمایه های دانش یک سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان. دانشی که مدیریت می شود شامل هردو نوع دانش صریح و دانش ضمنی می باشد.
مایک بورک[23] بر این عقیده است که مدیریت دانش کمک می کند که اطلاعات مناسب در زمان مناسب برای تصمیم گیری های درست در اختیار افراد مناسب قرار بگیرد.
مدیریت دانش کمک می کند که افراد در سازمان با هم ارتباط برقرار کرده و دانش خویش را به اشتراک بگذارند.[24] این امر موفقیت سازمان را در عرصه رقابت میان دیگر سازمان ها تضمین می کند.
اجرای مدیریت دانش در سازمان منجر می شود دانش تولید شده توسط افراد برای همیشه در سازمان باقی بماند و در نتیجه ی خروج کارکنان از سازمان، دانش تولیده شده - با توجه به هزینه ای که سازمان صرف تولید آن کرده است - از سازمان خارج نمی شود.
هدف مدیریت دانش شناسایی، جمع آوری، دسته بندی و سازماندهی، ذخیره، اشتراک، اشاعه و در دسترس قرار دادن دانش در سطح سازمان می باشد.
در سازمان هایی که به شکل سنتی اداره می شوند دانش از بالا به پایین در طول خطوط سازمانی در جریان است. در این صورت دانش به ندرت در زمان درست و در جایی که بیشترین نیاز به آن وجود دارد، قابل دسترس است. (11)
اما در سازمان های دانش محور[25] که به اجرا و پیاده سازی مدیریت دانش پرداخته اند، دانش در کل سازمان جاریست و هرکس به فراخور نیاز خود در زمان مناسب می تواند از آن در جهت انجام وظایف خود استفاده کند.
برای تفهیم بیشتر این مسأله می توان چرخه مدیریت دانش را به شکل زیر در نظر گرفت.
دانش از طرق مختلفی به دست می آید، یا از طریق افرادی که دانش را دارا می باشند و یا از طریق انتشارات مختلف، کنفرانس ها، نشست ها و ... به دست می آید. دانش به دست آمده در داخل یا خارج سازمان، که مفید بوده و سازمان را در ادامه حیات خود یاری می رساند، شناسایی شده و کلیه آنها جمع آوری می شود. سپس دسته بندی شده و براساس نظم خاصی سازماندهی می شود. دانش سازماندهی شده ذخیره و نگهداری می شود، این دانش می تواند به اشکال مختلفی ذخیره و نگهداری شود مثلا" در پرونده ها، پایگاه داده ها، کتابخانه ها و ...
سپس دانش ذخیره شده به اشتراک گذاشته می شود و در نتیجه ی اشاعه آن، در سطح وسیعی دردسترس همگان قرار می گیرد.
سرانجام این دانش باید مورد استفاده و بهره برداری کسانی که به آن نیاز دارند قرار بگیرد. دانش می تواند در سطح گسترده ای به کمک اینترنت دردسترس و مورد استفاده بسیاری از افراد قرار گیرد. البته علاوه بر این راه های دیگری برای دردسترس قرار دادن و استفاده از دانش وجود دارد مانند تهیه گزارش ها، برگزاری جلسات آموزشی و کارگاه ها، برپایی نمایشگاه ها و ...
اجرای مدیریت دانش
برای اجرای مدیریت دانش در هر سازمان باید به عواملی از جمله ساختار سازمان، تکنولوژی های موجود در سازمان و فرهنگ سازمانی توجه نمود.
در حین برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف سازمانی باید به مدیریت دانش در سازمان مورد نظر توجه شود؛ این بدین معناست که در تدوین برنامه های استراتژیک هر سازمان باید به سرمایه های دانش موجود در سازمان نیز پرداخت. بدین منظور تیم های دانش[26] در سازمان به وجود می آیند که نقش بسزایی در عملی کردن مدیریت دانش در سازمان ایفا می کنند. درواقع تیم های دانش در هر سازمانی چرخه دانش را در آن سازمان به حرکت درمی آورند و به تولید، سازماندهی، ذخیره و اشتراک دانش در سطح سازمان کمک می کنند.
هرسازمانی می تواند سیاست های خاصی در قبال کارکنانی که در اشتراک دانش شرکت می کنند، داشته باشد. ازجمله ی این سیاست ها ارایه پاداش به کارکنان براساس میزان به اشتراک گذاری دانش شان در سازمان است. این امر می تواند باعث افزایش انگیزه کارکنان در تسهیم دانش خود شود.
لازم به یادآوری است که ارزشیابی دانش نیز باید جز برنامه های سازمان گنجانده شود تا میزان اثربخش بودن دانش مشخص شود.
مسلما" گنجاندن مدیریت دانش در برنامه های استراتژیک سازمان به تنهایی در عملی کردن و اجرای مدیریت دانش کافی نیست. در دنیای امروز ما ناگزیر به استفاده از تکنولوژی های اطلاعاتی برای اجرای موفق مدیریت دانش در سازمان خود هستیم.
به کمک سیستم های اطلاعاتی می توان دانش موجود در ذهن تک تک پرسنل را ذخیره و نگهداری نمود و در مواقع نیاز در اختیار دیگر کارکنان سازمان قرار داد. می توان از بسترهای مبتنی بر IT مانند اینترانت، اکسترانت، پورتال ها، گروه افزارها، اینترنت و ... در اشتراک دانش و استفاده از آن کمک گرفت.
امروزه اینترانت به عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش در سازمان ها در سطح وسیعی مورد استفاده قرار می گیرد. اینترانت یک شبکه کامپیوتری خصوصی در درون سازمان می باشد که نقش مهمی در اشتراک دانش در سازمان ایفا می کند.
اکسترانت یک شبکه دسترسی کنترل شده می باشد که افراد در خارج از سازمان نیز می توانند در آن دخیل باشند، بر خلاف اینترانت که افراد ویژه ای در داخل سازمان امکان استفاده از آن را دارند. البته امنیت شبکه در خصوص اکسترانت بسیار حائز اهمیت است. ( استفاده از اکسترانت در پی گسترش مفهوم مدیریت دانش، که علاوه بر دانش کارکنان سازمان باید از دانش خارج از سازمان نیز بهره جست، رواج یافت. )
پورتال ها نیز سایت های مرجعی هستند که امکان دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز کارکنان سازمان را فراهم می کنند.
گروه افزارها نرم افزارهایی هستند که این امکان را فراهم می کنند که کارکنان و سازمان هایی که در نقاط جغرافیایی مختلف و دور از هم به کار مشغولند، باهم ارتباط برقرار کرده و از دانش یکدیگر استفاده نمایند. از جمله ی این نرم افزارها می توان ازIBM Lotus, Microsoft Outlook و... نام برد.
همچنین ایجاد نقشه های دانش[27] نیز در استفاده بهینه از دانش تک تک پرسنل موثر می باشد. منظور ایجاد بانک های اطلاعاتی ای است که مشخص می کند کدامیک از کارکنان، در چه موضوعی و در چه بخشی از سازمان دانش خاصی را داراست تا در صورت نیاز بتوان به آن دسترسی یافت. در واقع به کمک نقشه های دانش جایابی دانش آسان می گردد.
علاوه بر توجه به مدیریت دانش در ساختار سازمان و استفاده از تکنولوژی های موجود در سازمان، برای عملی کردن مدیریت دانش به عامل بسیار مهم دیگری نیز نیاز است، که به نظر می رسد بدون توجه به این عامل – علی رغم توجه به دو عامل قبلی – موفقیت در اجرای مدیریت دانش منتفی باشد؛ این عامل مهم فرهنگ سازمانی نام دارد.
برای موفقیت در اجرای مدیریت دانش یکی از مهم ترین قدم ها این است که فرهنگ و نگرش مجموعه و تک تک پرسنل نسبت به اشتراک دانش تغییر یابد. هنوز در بسیاری از سازمان ها بعضی از کارکنان بر این عقیده هستند که دانش منحصر به فرد آنها در افزایش سطح عملکرد شخصی آنها موثر بوده و با اشتراک دانش، موقعیت خود را در سازمان به خطر می اندازند.
در سازمان ها باید برنامه هایی برای معرفی کسانی که به اشتراک دانش خود در سطح سازمان می پردازند، وجود داشته باشد و آنها به عنوان افرادی که مهارت های خاصی را دارا می باشند، شناخته شوند. این به نوبه خود موجب تشویق بیشتر کارکنان به مشارکت در اجرای مدیریت دانش در سطح سازمان می شود. در واقع باید در میان کارکنان سازمان تفکر تبادل دانش قدرت است جایگزین دانش قدرت است، شود. (19)
یادداشتها:
[1] . دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی
[2] .Knowledge Management (KM)
[3] .Data
[4] .Information
[5] .executive
[6] .Knowledge Cycle
[7] . پدیده ها، اشیا، افراد و ... که در پایگاه داده ها با آنها سروکار داریم، هرکدام یک موجودیت به حساب می آیند و آنچه یک موجودیت را از موجودیت دیگر متمایز می کند، صفات خاصه آنهاست. مثلا" کتاب به عنوان یک موجودیت دارای صفات خاصه ای چون عنوان، مولف، موضوع و ... می باشد که صفات خاصه آن متفاوت با صفات خاصه موجودیت دیگری چون انسان است.
[8] .Ikujiro Nonaka
[9] .B. C. Brockes
[10] .Intelligence = Wisdom
[11] .Competence
[12] .Expertise
[13] .Mastery
[14] .Explicit Knowledge
[15] .Tacit Knowledge
[16] .Takeuchi
[17] .Socialization
[18] .Externalization
[19] .Combination
[20] .Internalization
[21] . این مدل، مدل SECI نام گرفته است.
[22] .Davenport & Prusak
[23] .Mike Burk
[24] .Knowledge-Sharing
[25] .Knowledge Based Organizations
[26] .Knowledge Teams
[27] .Knowledge Maps
منابع
1. دیانی، محمد حسین. داده پردازی برای کتابداران و اطلاع رسانان. مشهد: کتابخانه رایانه ای، 1381.
2. زرگر، محمود. اصول ومفاهیم فن آوری اطلاعات. تهران: بهینه، 1382.
3. سینق، موهیندر. مدیریت کتابخانه ونظام اطلاع رسانی(نظریه وعمل). ترجمه غلامرضا فدائی عراقی. تهران: دبیرخانه هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور، 1373.
4. فرگوسن، استوارت؛ وکرت، جان. "سیستم های مدیریت دانش و جستجو برای تمامیت". ترجمه افسانه حاضری و مریم صراف زاده. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 3، خرداد 1385.
5. کوئنیگ، ام. ای. دی. "مدیریت دانش مرزهای سازمان را درمی نوردد: فرصتی برای کتابداران". ترجمه افسانه حاضری و مریم صراف زاده. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 2، بهمن 1384.
6. متاژئوتیس، کوستاس؛ ارگازاکیس، کوستاس؛ و پساراس، جان. "کشف دنیای مدیریت دانش: توافق ها و اختلاف نظرها در میان پژوهشگران و اندیشمندان این حوزه". ترجمه پریسا خاتمیان فر و ماریه رحیمی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره ششم، 2، آبان 1385.
7. مختاری نبی، ابراهیم. "تحول نقش کتابداران و متخصصان اطلاع رسانی در مدیریت دانش". مجله الکترونیکی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم، 2، اردیبهشت 1383.
8. مفیدی، همیلتون؛ سنیمان، ردا. "کاربرد اینترانت به عنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه های دانشگاهی". ترجمه مریم صراف زاده. . نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 2، بهمن 1384.
9. مینگ یو، چنگ. "نقش و تاثیر رهبران سازمانی در نهادینه کردن مدیریت دانش در سازمان های کنونی". ترجمه محمد علی نعمتی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 1، شهریور 1384.
10. Broadbent, Marianne. “The Phenomenon of Knowledge Management: What Does it Mean to the Information Profession?”. 1998 [on-line]. Available: http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html
11. Burk, Mike. “Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information”.1999[on-line].
Available: http://www.tfhrc.gov/pubrds/novdec99/km.htm
12. Choo, Chum Wei. “Working With Knowledge: How Information Professionals Help Organizations Manage What They Know”. 2000 [on-line].
Available: http://choo.fis.utoronto.ca/lm/
13. J. Ponzi, Leonard; Koeing, Michael. “Knowledge Management: another management fad?”. 2002 [on-line].
Available: http://Informationr.net/ir/8-1/paper145.html
14. Wilson, T. D. “The nonsense of Knowledge Management”. 2002 [on-line]. Available: http://Informationr.net/ir/8-1/paper144.html
15. http://www.itmportal.com/
16. http://www.kmcenter.mihanblog.com/
17. http://kmterms.mihanblog.com/
18. www.knowledgeboard.com/download/2545/The-STARS-Knowledge-Cycle.pdf
19. http://www.moshaveran.net/
20. http://www.wikipedia.com/
در اين مقاله سعي شده تا به تبيين مفاهيم و تعاريف حوزه مديريت دانش پرداخته شود. لذا در ابتدا به تعريف دانش و بيان تفاوت هاي آن با داده و اطلاعات مي پردازيم؛ چون در بسياري از موارد عدم موفقيت در درک مفهوم مديريت دانش و تفاوت آن با مديريت اطلاعات، به سبب عدم ارايه تعريفي درست از دانش و اطلاعات مي باشد. سپس با تعريف مديريت دانش و بيان چرخه مديريت دانش به عوامل موثر در اجراي مديريت دانش در سازمان ها مي پردازيم.
کليد واژه ها: چرخه دانش، مديريت دانش، اجراي دانش
مقدمه
در گذشته بسياري از سازمان ها دانش هريک از کارکنان را تنها در جهت بهبود عملکرد شخصي وي مورد استفاده قرار مي دادند؛ درحاليکه امروزه سازمان ها در تلاش بري به جريان انداختن دانش کليه پرسنل در سطح سازمان مي باشند، تا اهداف سازمان بيش از پيش تأمين شود. اين امر منجر به رواج ديدگاه جديدي به نام مديريت دانش[2] در مباحث مديريتي و زمينه هاي موضوعي مرتبط شده است.
امروزه بسياري از شرکت هاي بزرگ دنيا با بکارگيري و عملي سازي مديريت دانش در جهت رشد و توسعه خود گام برداشته اند. شرکت هايي مانند Ford ,TOYOTA ,SONY, MOTOROLA ,Siemens ,Microsoftو... با پياده سازي مديريت دانش به برتري رقابتي در ميان شرکت هاي مشابه دست يافته اند. آنها به اين نتيجه رسيده اند که اجراي مديريت دانش از بسياري از دوباره کاري ها جلوگيري مي کند.
بري درک مفهوم مديريت دانش و اريه تعريفي دقيق از آن لازم است تعريفي از دانش ارايه کنيم، اما پيش از آن تفاوت هاي داده[3]، اطلاعات[4] و دانش را بيان کرده و به ارايه تعريفي از هر يک از آنها مي پردازيم. بعد از تبيين مفهوم مديريت دانش به عوامل موردنياز براي اجرايي[5] کردن آن در سازمان اشاره خواهيم کرد.
چرخه دانش[6]
اولین جز چرخه دانش داده است. داده و اطلاعات در بسیاری از موارد به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می گیرند، در حالیکه مترادف هم نیستند.
داده ها واقعیت هایی خام هستند که به شکل اعداد و ارقام، حروف، تصاویر، اصوات و ... قابل دسترس می باشند و به تنهایی معنا و مفهومی را به ذهن متبادر نمی کنند. به طور مثال 25 یک داده است، مشخص نیست که 25 صرفا" یک عدد است، اشاره به سن کسی دارد، مبلغی را نشان می دهد و ... یا فهرستی از کارکنان یک سازمان نمونه ای از یک سیستم مدیریت داده است.
چنانچه داده ها مورد تفسیر و ارزیابی قرار گیرند به اطلاعات تبدیل می شوند. درواقع اطلاعات مجموعه ای از داده های مرتبط و سازماندهی شده می باشند که مورد تعبیر و تفسیر قرار گرفته اند و معنا و مفهوم مشخصی را به ذهن می رسانند. وقتی مشخص شود 25 سن احمد – زمینه داده مورد نظر به آن افزوده شده باشد - اطلاعات حاصل می شود یا فهرستی از کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین 5 تا 10 سال در سازمان مشغول به کارند، نمونه ای از یک سیستم مدیریت اطلاعات می باشد.
با تعاریف فوق می توان تعریفی ساختاری و علمی از داده و اطلاعات به دست آورد.
داده ها مقادیر صفات خاصه موجودیت های مختلف می باشند[7] و هنگامی که اسم صفت خاصه در کنار مقدار صفت خاصه قرار می گیرد، اطلاعات حاصل می شود.
داده عاملی است که در کامپیوتر ذخیره می شود و وقتی مورد پردازش قرار گرفت به اطلاعات تبدیل می گردد. در واقع می توان گفت آنچه به عنوان مقادیر صفات خاصه در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می شود، چیزی جز داده نیست، اما هنگامی که هریک از این مقادیر در پیوند با پرسش یا مسأله ای مورد تفسیر قرار می گیرند و زمینه اقدام به عملی یا عدم اقدام به عملی را فراهم می آورند، به اطلاع تبدیل می شوند. (1 : 11)
از تجزیه و تحلیل، درک و به خاطر سپردن اطلاعات، دانش به دست می آید. به عنوان مثال بعد از بررسی کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین 5 تا 10 سال سابقه کار دارند، به این نتیجه می رسیم که این دسته از کارکنان در رفع نیازهای ارباب رجوعان خود موفق تر عمل می کنند، یعنی نسبت به این مسأله دانش یافته ایم. دانش افراد مختلف در یک زمینه موضوعی با دارا بودن اطلاعات یکسان و مشابه می تواند متفاوت باشد. نوناکا[8] معتقد است اطلاعات زمانی به دانش تبدیل می شود که توسط اشخاص تفسیر گردیده، با عقاید و تعهدات آنها آمیخته شده و به آن مفهوم داده شود. (17)
بی. سی. بروکز[9] بین دانش و اطلاعات به یک نسبت تجربی معتقد است. او می گوید اطلاعات به دانش افراد می افزاید. ساختمان اصلی دانش با ورود اطلاعات تغییر می یابد و سرانجام یک ساختار جدید دانش به دست می آید. (3 : 4)
البته این تمایز قائل شدن بین داده، اطلاعات و دانش تاحدود زیادی به خود کاربر مربوط است و این فرایند تبدیل داده به اطلاعات و سپس دانش برگشت پذیر است.
گام بعدی حرکت از دانش به سمت خرد[10] است، درواقع از درک دانش خرد حاصل می شود و چنانچه خرد خویش را به کار ببندیم، مهارت[11] به دست می آید و هنگامیکه مهارت خود را با دیگر مهارت ها تلفیق می کنیم، تخصص[12] حاصل می شود و سرانجام زمانیکه بر تخصص خود تسلط پیدا کردیم، خبرگی[13] می یابیم. به این ترتیب چرخه دانش را می توان به صورت زیر نشان داد:شکل 1
صاحب نظران دانش را به دو دسته تقسیم می کنند: دانش صریح[14] و دانش ضمنی[15].
دانش صریح یا آشکار دانشی است که به آسانی قابل انتقال می باشد و می توان آن را به کمک یک سری از نشانه ها مثل حروف، اعداد و ... در قالب نوشته، صدا، تصویر، عکس، نرم افزار، پایگاه داده و ... مدون و کدگذاری کرد؛ به همین دلیل به اشتراک گذاری دانش صریح به راحتی امکان پذیر است. معمولا" دانش صریح در سازمان ها به شکل قوانین، رویه های کاری، برنامه های روزمره و ... در می آیند که بر اساس آنها هریک از کارکنان به انجام وظایف خود مشغولند.
دانش ضمنی یا پنهان دانشی است ذهنی و شخصی که به آسانی قابل بیان، انتقال، اشتراک و فرموله کردن نیست. بینش، بصیرت، شعور و درک هر شخص، ترفندها و فوت و فن های به کاررفته توسط هر کس در حوزه دانش ضمنی او قرار دارد. دانش ضمنی به سادگی قابل کدگذاری و تبدیل به قوانین و دستورالعمل ها نیست و از طریق مشاهده و تقلید به دست می آید.
در بسیاری از سازمان ها برای بهبود سطح عملکرد سازمان ناگزیر به استفاده از دانش ضمنی پرسنل در کنار دانش صریح آنها می باشیم. بدین منظور باید فضای مناسب برای انتقال این دانش و ایجاد ارتباط کارکنان با یکدیگر فراهم شود، چرا که دانش ضمنی اغلب از طریق زبان، بدن و نمایش فیزیکی مهارت ها انتقال می یابد. (17)
نوناکا و تاکوچی[16] برای خلق دانش در هر سازمانی چهار الگو در نظر گرفته اند:
1. از دانش ضمنی به دانش ضمنی ( اجتماعی کردن[17] ): زمانیکه افراد مستقیما" دانش ضمنی خود را با دیگران به اشتراک می گذارند. مثلا" از طریق ارتباط رودررو.
2. از دانش ضمنی به دانش صریح ( بیرونی سازی[18] ): کدگذاری و رمزبندی تجربه و بینش به شکلی که قابل استفاده توسط دیگران باشد. مثلا" از طریق گفتگو و پرسش و پاسخ، دانش ضمنی خود را به شکل ملموس درآوریم.
3. از دانش صریح به دانش صریح ( ترکیب[19] ): ترکیب بخش های مختلف دانش صریح و ارایه آن به شکلی تازه. مثلا" اطلاعات مختلف در یک زمینه خاص را از بخش ها و دپارتمان های مختلف سازمان گرفته و جمع آوری کنیم و در یک گزارش واحد بگنجانیم.
4. از دانش صریح به دانش ضمنی ( درونی سازی[20] ): زمانیکه افراد دانش صریح خود را نهادینه کرده و به اشتراک می گذارند و سپس از آن برای وسعت بخشیدن به دانش ضمنی خود و تجدید نظر در آن استفاده می کنند.[21]
چالش اصلی در مدیریت دانش تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. می توان فرایند خلق دانش را به شکل زیر نشان داد.
مدیریت دانش
تاکنون تعاریف مختلفی از مدیریت دانش ارایه شده است. به طور کلی مدیریت دانش در اختیار گرفتن دانش کارکنان سازمان و حتی دانش خارج از سازمان و انتشار به هنگام آن برای انجام وظایف موجود در سازمان می باشد، که رشد و توسعه بیشتر سازمان را در پی خواهد داشت. در ادامه تعریف تنی چند از صاحب نظران را ارایه می کنیم.
داونپورت و پراساک[22] معتقدند که مدیریت دانش عبارت است از بهره برداری و توسعه سرمایه های دانش یک سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان. دانشی که مدیریت می شود شامل هردو نوع دانش صریح و دانش ضمنی می باشد.
مایک بورک[23] بر این عقیده است که مدیریت دانش کمک می کند که اطلاعات مناسب در زمان مناسب برای تصمیم گیری های درست در اختیار افراد مناسب قرار بگیرد.
مدیریت دانش کمک می کند که افراد در سازمان با هم ارتباط برقرار کرده و دانش خویش را به اشتراک بگذارند.[24] این امر موفقیت سازمان را در عرصه رقابت میان دیگر سازمان ها تضمین می کند.
اجرای مدیریت دانش در سازمان منجر می شود دانش تولید شده توسط افراد برای همیشه در سازمان باقی بماند و در نتیجه ی خروج کارکنان از سازمان، دانش تولیده شده - با توجه به هزینه ای که سازمان صرف تولید آن کرده است - از سازمان خارج نمی شود.
هدف مدیریت دانش شناسایی، جمع آوری، دسته بندی و سازماندهی، ذخیره، اشتراک، اشاعه و در دسترس قرار دادن دانش در سطح سازمان می باشد.
در سازمان هایی که به شکل سنتی اداره می شوند دانش از بالا به پایین در طول خطوط سازمانی در جریان است. در این صورت دانش به ندرت در زمان درست و در جایی که بیشترین نیاز به آن وجود دارد، قابل دسترس است. (11)
اما در سازمان های دانش محور[25] که به اجرا و پیاده سازی مدیریت دانش پرداخته اند، دانش در کل سازمان جاریست و هرکس به فراخور نیاز خود در زمان مناسب می تواند از آن در جهت انجام وظایف خود استفاده کند.
برای تفهیم بیشتر این مسأله می توان چرخه مدیریت دانش را به شکل زیر در نظر گرفت.
شکل3
عناصر اصلی چرخه مدیریت دانش مطابق شکل تولید، سازماندهی، ذخیره، اشتراک و استفاده می باشد. دانش از طرق مختلفی به دست می آید، یا از طریق افرادی که دانش را دارا می باشند و یا از طریق انتشارات مختلف، کنفرانس ها، نشست ها و ... به دست می آید. دانش به دست آمده در داخل یا خارج سازمان، که مفید بوده و سازمان را در ادامه حیات خود یاری می رساند، شناسایی شده و کلیه آنها جمع آوری می شود. سپس دسته بندی شده و براساس نظم خاصی سازماندهی می شود. دانش سازماندهی شده ذخیره و نگهداری می شود، این دانش می تواند به اشکال مختلفی ذخیره و نگهداری شود مثلا" در پرونده ها، پایگاه داده ها، کتابخانه ها و ...
سپس دانش ذخیره شده به اشتراک گذاشته می شود و در نتیجه ی اشاعه آن، در سطح وسیعی دردسترس همگان قرار می گیرد.
سرانجام این دانش باید مورد استفاده و بهره برداری کسانی که به آن نیاز دارند قرار بگیرد. دانش می تواند در سطح گسترده ای به کمک اینترنت دردسترس و مورد استفاده بسیاری از افراد قرار گیرد. البته علاوه بر این راه های دیگری برای دردسترس قرار دادن و استفاده از دانش وجود دارد مانند تهیه گزارش ها، برگزاری جلسات آموزشی و کارگاه ها، برپایی نمایشگاه ها و ...
اجرای مدیریت دانش
برای اجرای مدیریت دانش در هر سازمان باید به عواملی از جمله ساختار سازمان، تکنولوژی های موجود در سازمان و فرهنگ سازمانی توجه نمود.
در حین برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف سازمانی باید به مدیریت دانش در سازمان مورد نظر توجه شود؛ این بدین معناست که در تدوین برنامه های استراتژیک هر سازمان باید به سرمایه های دانش موجود در سازمان نیز پرداخت. بدین منظور تیم های دانش[26] در سازمان به وجود می آیند که نقش بسزایی در عملی کردن مدیریت دانش در سازمان ایفا می کنند. درواقع تیم های دانش در هر سازمانی چرخه دانش را در آن سازمان به حرکت درمی آورند و به تولید، سازماندهی، ذخیره و اشتراک دانش در سطح سازمان کمک می کنند.
هرسازمانی می تواند سیاست های خاصی در قبال کارکنانی که در اشتراک دانش شرکت می کنند، داشته باشد. ازجمله ی این سیاست ها ارایه پاداش به کارکنان براساس میزان به اشتراک گذاری دانش شان در سازمان است. این امر می تواند باعث افزایش انگیزه کارکنان در تسهیم دانش خود شود.
لازم به یادآوری است که ارزشیابی دانش نیز باید جز برنامه های سازمان گنجانده شود تا میزان اثربخش بودن دانش مشخص شود.
مسلما" گنجاندن مدیریت دانش در برنامه های استراتژیک سازمان به تنهایی در عملی کردن و اجرای مدیریت دانش کافی نیست. در دنیای امروز ما ناگزیر به استفاده از تکنولوژی های اطلاعاتی برای اجرای موفق مدیریت دانش در سازمان خود هستیم.
به کمک سیستم های اطلاعاتی می توان دانش موجود در ذهن تک تک پرسنل را ذخیره و نگهداری نمود و در مواقع نیاز در اختیار دیگر کارکنان سازمان قرار داد. می توان از بسترهای مبتنی بر IT مانند اینترانت، اکسترانت، پورتال ها، گروه افزارها، اینترنت و ... در اشتراک دانش و استفاده از آن کمک گرفت.
امروزه اینترانت به عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش در سازمان ها در سطح وسیعی مورد استفاده قرار می گیرد. اینترانت یک شبکه کامپیوتری خصوصی در درون سازمان می باشد که نقش مهمی در اشتراک دانش در سازمان ایفا می کند.
اکسترانت یک شبکه دسترسی کنترل شده می باشد که افراد در خارج از سازمان نیز می توانند در آن دخیل باشند، بر خلاف اینترانت که افراد ویژه ای در داخل سازمان امکان استفاده از آن را دارند. البته امنیت شبکه در خصوص اکسترانت بسیار حائز اهمیت است. ( استفاده از اکسترانت در پی گسترش مفهوم مدیریت دانش، که علاوه بر دانش کارکنان سازمان باید از دانش خارج از سازمان نیز بهره جست، رواج یافت. )
پورتال ها نیز سایت های مرجعی هستند که امکان دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز کارکنان سازمان را فراهم می کنند.
گروه افزارها نرم افزارهایی هستند که این امکان را فراهم می کنند که کارکنان و سازمان هایی که در نقاط جغرافیایی مختلف و دور از هم به کار مشغولند، باهم ارتباط برقرار کرده و از دانش یکدیگر استفاده نمایند. از جمله ی این نرم افزارها می توان ازIBM Lotus, Microsoft Outlook و... نام برد.
همچنین ایجاد نقشه های دانش[27] نیز در استفاده بهینه از دانش تک تک پرسنل موثر می باشد. منظور ایجاد بانک های اطلاعاتی ای است که مشخص می کند کدامیک از کارکنان، در چه موضوعی و در چه بخشی از سازمان دانش خاصی را داراست تا در صورت نیاز بتوان به آن دسترسی یافت. در واقع به کمک نقشه های دانش جایابی دانش آسان می گردد.
علاوه بر توجه به مدیریت دانش در ساختار سازمان و استفاده از تکنولوژی های موجود در سازمان، برای عملی کردن مدیریت دانش به عامل بسیار مهم دیگری نیز نیاز است، که به نظر می رسد بدون توجه به این عامل – علی رغم توجه به دو عامل قبلی – موفقیت در اجرای مدیریت دانش منتفی باشد؛ این عامل مهم فرهنگ سازمانی نام دارد.
برای موفقیت در اجرای مدیریت دانش یکی از مهم ترین قدم ها این است که فرهنگ و نگرش مجموعه و تک تک پرسنل نسبت به اشتراک دانش تغییر یابد. هنوز در بسیاری از سازمان ها بعضی از کارکنان بر این عقیده هستند که دانش منحصر به فرد آنها در افزایش سطح عملکرد شخصی آنها موثر بوده و با اشتراک دانش، موقعیت خود را در سازمان به خطر می اندازند.
در سازمان ها باید برنامه هایی برای معرفی کسانی که به اشتراک دانش خود در سطح سازمان می پردازند، وجود داشته باشد و آنها به عنوان افرادی که مهارت های خاصی را دارا می باشند، شناخته شوند. این به نوبه خود موجب تشویق بیشتر کارکنان به مشارکت در اجرای مدیریت دانش در سطح سازمان می شود. در واقع باید در میان کارکنان سازمان تفکر تبادل دانش قدرت است جایگزین دانش قدرت است، شود. (19)
یادداشتها:
[1] . دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی
[2] .Knowledge Management (KM)
[3] .Data
[4] .Information
[5] .executive
[6] .Knowledge Cycle
[7] . پدیده ها، اشیا، افراد و ... که در پایگاه داده ها با آنها سروکار داریم، هرکدام یک موجودیت به حساب می آیند و آنچه یک موجودیت را از موجودیت دیگر متمایز می کند، صفات خاصه آنهاست. مثلا" کتاب به عنوان یک موجودیت دارای صفات خاصه ای چون عنوان، مولف، موضوع و ... می باشد که صفات خاصه آن متفاوت با صفات خاصه موجودیت دیگری چون انسان است.
[8] .Ikujiro Nonaka
[9] .B. C. Brockes
[10] .Intelligence = Wisdom
[11] .Competence
[12] .Expertise
[13] .Mastery
[14] .Explicit Knowledge
[15] .Tacit Knowledge
[16] .Takeuchi
[17] .Socialization
[18] .Externalization
[19] .Combination
[20] .Internalization
[21] . این مدل، مدل SECI نام گرفته است.
[22] .Davenport & Prusak
[23] .Mike Burk
[24] .Knowledge-Sharing
[25] .Knowledge Based Organizations
[26] .Knowledge Teams
[27] .Knowledge Maps
منابع
1. دیانی، محمد حسین. داده پردازی برای کتابداران و اطلاع رسانان. مشهد: کتابخانه رایانه ای، 1381.
2. زرگر، محمود. اصول ومفاهیم فن آوری اطلاعات. تهران: بهینه، 1382.
3. سینق، موهیندر. مدیریت کتابخانه ونظام اطلاع رسانی(نظریه وعمل). ترجمه غلامرضا فدائی عراقی. تهران: دبیرخانه هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور، 1373.
4. فرگوسن، استوارت؛ وکرت، جان. "سیستم های مدیریت دانش و جستجو برای تمامیت". ترجمه افسانه حاضری و مریم صراف زاده. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 3، خرداد 1385.
5. کوئنیگ، ام. ای. دی. "مدیریت دانش مرزهای سازمان را درمی نوردد: فرصتی برای کتابداران". ترجمه افسانه حاضری و مریم صراف زاده. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 2، بهمن 1384.
6. متاژئوتیس، کوستاس؛ ارگازاکیس، کوستاس؛ و پساراس، جان. "کشف دنیای مدیریت دانش: توافق ها و اختلاف نظرها در میان پژوهشگران و اندیشمندان این حوزه". ترجمه پریسا خاتمیان فر و ماریه رحیمی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره ششم، 2، آبان 1385.
7. مختاری نبی، ابراهیم. "تحول نقش کتابداران و متخصصان اطلاع رسانی در مدیریت دانش". مجله الکترونیکی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم، 2، اردیبهشت 1383.
8. مفیدی، همیلتون؛ سنیمان، ردا. "کاربرد اینترانت به عنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه های دانشگاهی". ترجمه مریم صراف زاده. . نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 2، بهمن 1384.
9. مینگ یو، چنگ. "نقش و تاثیر رهبران سازمانی در نهادینه کردن مدیریت دانش در سازمان های کنونی". ترجمه محمد علی نعمتی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، 1، شهریور 1384.
10. Broadbent, Marianne. “The Phenomenon of Knowledge Management: What Does it Mean to the Information Profession?”. 1998 [on-line]. Available: http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html
11. Burk, Mike. “Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information”.1999[on-line].
Available: http://www.tfhrc.gov/pubrds/novdec99/km.htm
12. Choo, Chum Wei. “Working With Knowledge: How Information Professionals Help Organizations Manage What They Know”. 2000 [on-line].
Available: http://choo.fis.utoronto.ca/lm/
13. J. Ponzi, Leonard; Koeing, Michael. “Knowledge Management: another management fad?”. 2002 [on-line].
Available: http://Informationr.net/ir/8-1/paper145.html
14. Wilson, T. D. “The nonsense of Knowledge Management”. 2002 [on-line]. Available: http://Informationr.net/ir/8-1/paper144.html
15. http://www.itmportal.com/
16. http://www.kmcenter.mihanblog.com/
17. http://kmterms.mihanblog.com/
18. www.knowledgeboard.com/download/2545/The-STARS-Knowledge-Cycle.pdf
19. http://www.moshaveran.net/
20. http://www.wikipedia.com/
