onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]ابزار ارزيابی تامين‌کنندگان[/h]
سيد محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
در هر کسب‌وکاری که باشيد، با تامين‌کنندگانی مواجه هستيد، اما چگونه مطمئن می‌شويد آنها استانداردهای شما را برآورده می‌سازند؟
تاکنون برای شما پيش آمده است که با تامين‌کننده‌ای شروع به همکاری کنيد و بعد از مدتی به اين نتيجه برسيد که انتخاب نادرستی داشته‌ايد؟ برای مثال ممکن است تامين‌کننده‌ای پيدا کنيد که قيمت پيشنهادی مناسبی ارائه کرده است اما بعدا متوجه می‌شويد که استانداردهای کيفی پايينی داشته است يا از نظر نحوه ارتباط و پاسخگويي ضعيف عمل می‌کند. عدم تطابق ميان نيازهای شما و عرضه يک تامين‌کننده می‌تواند منجر به ايجاد هزينه‌های اضافی، تاخير و حتی آسيب به شهرت سازمان شما شود. در اين نوشتار ابزار ارزيابی و شناسايي تامين‌کنندگان به روشی مناسب ارائه می‌شود.
معرفی ابزار
استفاده از اين ابزار به صورت يک چک ليست می‌تواند در ارزيابی تامين‌کنندگان مفيد واقع شود. با اين ابزار می‌توانيد جنبه‌های مختلف کسب‌وکار يک تامين‌کننده را تجزيه و تحليل کنيد و درک گسترده‌ای از اثربخشی و توانايي عرضه تامين‌کننده مورد نظر به دست آوريد. اين ابزار قدرت چانه زنی شما برای قيمت را نيز بالا می‌برد؛ بعيد به نظر می‌رسد تامين‌کننده‌ای در تمامی موارد چک ليست ارزيابی قوی داشته باشد و دقيقا با استفاده از همين نکته می‌توانيد برای چانه‌زنی از قيمت پيشنهادی استفاده کنيد، به ويژه اگر احساس کنيد نقاط ضعف شناسايي شده می‌تواند برای کسب‌وکار شما ريسک ايجاد کند. برای ارزيابی تامين‌کنندگان اين مولفه‌ها را بايد بررسی کنيد:
1. صلاحيت (competency) ابتدا بررسی کنيد صلاحيت تامين‌کننده پيشنهادی چگونه است. ارزيابی کاملی از توانايي و قابليت‌های تامين‌کننده در مقابله نيازهای خود انجام دهيد و بازخوردی نيز از ديگر مشتريان او بگيريد. بررسی کنيد مشتريان ديگر چقدر از همکاری با اين تامين‌کننده رضايت دارند؟ آيا در طول همکاری با مشکلی مواجه شده‌اند؟ و مشتريان سابق اين تامين‌کننده چرا با او قطع رابطه کرده‌اند؟
2. ظرفيت (capacity)- تامين‌کننده بايد بتواند ظرفيت خود را با نيازها و درخواست شما تطبيق دهد. بنابراين بايد بدانيد با توجه به احتمال تامين همزمان برای مشتريان ديگر،چگونه می‌خواهد به سرعت به تقاضاي شما پاسخ دهد؟ به منابع در اختيار تامين‌کننده نيز به خوبی توجه کنيد. آيا با اين ميزان از منابع توان پاسخگويي به درخواست‌ها و نيازهای شما هست؟(منابع در اختيار تامين‌کننده می‌تواند شامل مواردی چون نيروی انسانی، تجهيزات، انبار و توان ذخيره‌سازی و.. باشد)
3. تعهد (Commitment)- تامين‌کننده نياز به ارائه شواهدی برای تعهد به رعايت استانداردهای بالا کيفی دارد. همچنين تامين‌کننده بايد تعهداتی چون تامين در بازه زمانی مشخص به شما ارائه دهد(به ويژه زمانی که سازمان شما قصد همکاری بلند مدت داشته باشد، اين موضوع می‌تواند سنگ محک مناسبی برای تامين‌کننده باشد.)
4. کنترل (control)- چگونه از يکنواختی کيفيت محصول به خصوص زمانی که منابع محدود و کمياب هستند اطمينان حاصل می‌کنيد؟ اينکه تامين‌کننده شما چه ميزان در راستای سياست‌های شما حرکت می‌کند و همچنين در سازمان وی فرآيندها، دستورالعمل‌ها و زنجيره تامين سيستمی و در حال مديريت هستند، بايد تحت کنترل شما باشد.
5. نقدينگی (cash)- تامين‌کننده شما بايد در شرايط مالی مناسب قرار داشته باشد. شرکت‌های با نقدينگی کم به احتمال زياد در شرايط اقتصادی با نوسانات زياد بسيار نامطمئن هستند و به راحتی زمين می‌خورند. بنابراين نياز است شما بدانيد وضعيت تامين‌کننده شما از نظر نقدينگی چگونه است؟ و اينکه تامين‌کننده با چه شاخص‌هايي می‌تواند به شما اطمينان دهد که از نظر مالی وضعيت قابل قبولی دارد؟
6. قيمت (cost)- قيمتی که تامين‌کننده پيشنهادی به شما ارائه می‌دهد بايد با قيمت تامين کنندگان ديگر قابل‌رقابت باشد. اکثر شرکت‌ها قيمت را به عنوان عامل کليدی برای ارزيابی و انتخاب تامين‌کنندگان خود در نظر می‌گيرند. با اين وجود عامل قيمت در اين مقاله در اواسط موارد کنترلی ليست ارزيابی تامين‌کننده معرفی شده است؛ چرا که عواملی که اشاره شد همچون تعهد به کيفيت و سلامت مالی می‌تواند به صورت بالقوه اثر بسياری بيشتری روی کسب‌وکار شما اثر بگذارد.
7. يکنواختی (consistency)-چگونه اطمينان حاصل می‌کنيد که تامين‌کننده شما در ارائه محصول يا خدمت، کيفيت بالای خود را حفظ می‌دارد؟ هيچ کس در همه زمان‌ها کامل و بدون ايراد عمل نمی‌کند. با اين حال تامين‌کننده بايد روش‌ها و فرآيندهايي برای اطمينان از يکنواختی کيفيت ارائه شده داشته باشد. رويکردهای تامين‌کننده را برای حصول اطمينان از يکنواختی سوال کنيد.
8. فرهنگ (culture)- بهترين روابط تجاری از تطابق ارزش‌ها و فرهنگ‌های کاری حاصل می‌شود. به همين دليل موضوع فرهنگ در ارزيابی تامين‌کننده اهميت پيدا می‌کند. به عنوان مثال اگر مهم ترين ارزش برای شما کيفيت و برای شرکت تامين‌کننده شما رعايت ضرب الاجل‌های زمانی باشد، ممکن است دچار تعارض در ادامه همکاری شويد.
9. پاکيزگی زيست محيطی (clean)- اين موضوع اشاره‌ای به تعهد تامين‌کننده شما به رعايت قوانين زيست محيطی و توسعه پايدار است. اين مهم است که تامين‌کننده شما چه تاثيراتی بر محيط زيست می‌گذارد. از تامين‌کننده سوال کنيد که در راستای تعهدات زيست محيطی چه اقداماتی انجام داده است؟ ايفای مسووليت‌های اجتماعی وی در راستای محيط زيست چگونه بوده است؟
10. ارتباط (communication)- از تامين‌کننده بخواهيد برنامه خود را برای دسترسی و تماس با شما ارائه کند. روش‌های ارتباطی را به طور شفاف مطالبه کنيد و بالاخره اينکه از وی بخواهيد يک نفر نماينده جهت تماس مستمر معرفی نمايد. مهم‌تر اينکه بايد در شرايط بحرانی تامين‌کننده به راحتی در دسترس شما باشد و بتوانيد برای عبور از بحران به آسانی تا سطح مديريت ارشد تامين‌کننده ارتباط برقرار کنيد.
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران
سيد محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
در هر کسب‌وکاری که باشيد، با تامين‌کنندگانی مواجه هستيد، اما چگونه مطمئن می‌شويد آنها استانداردهای شما را برآورده می‌سازند؟
تاکنون برای شما پيش آمده است که با تامين‌کننده‌ای شروع به همکاری کنيد و بعد از مدتی به اين نتيجه برسيد که انتخاب نادرستی داشته‌ايد؟ برای مثال ممکن است تامين‌کننده‌ای پيدا کنيد که قيمت پيشنهادی مناسبی ارائه کرده است اما بعدا متوجه می‌شويد که استانداردهای کيفی پايينی داشته است يا از نظر نحوه ارتباط و پاسخگويي ضعيف عمل می‌کند. عدم تطابق ميان نيازهای شما و عرضه يک تامين‌کننده می‌تواند منجر به ايجاد هزينه‌های اضافی، تاخير و حتی آسيب به شهرت سازمان شما شود. در اين نوشتار ابزار ارزيابی و شناسايي تامين‌کنندگان به روشی مناسب ارائه می‌شود.
معرفی ابزار
استفاده از اين ابزار به صورت يک چک ليست می‌تواند در ارزيابی تامين‌کنندگان مفيد واقع شود. با اين ابزار می‌توانيد جنبه‌های مختلف کسب‌وکار يک تامين‌کننده را تجزيه و تحليل کنيد و درک گسترده‌ای از اثربخشی و توانايي عرضه تامين‌کننده مورد نظر به دست آوريد. اين ابزار قدرت چانه زنی شما برای قيمت را نيز بالا می‌برد؛ بعيد به نظر می‌رسد تامين‌کننده‌ای در تمامی موارد چک ليست ارزيابی قوی داشته باشد و دقيقا با استفاده از همين نکته می‌توانيد برای چانه‌زنی از قيمت پيشنهادی استفاده کنيد، به ويژه اگر احساس کنيد نقاط ضعف شناسايي شده می‌تواند برای کسب‌وکار شما ريسک ايجاد کند. برای ارزيابی تامين‌کنندگان اين مولفه‌ها را بايد بررسی کنيد:
1. صلاحيت (competency) ابتدا بررسی کنيد صلاحيت تامين‌کننده پيشنهادی چگونه است. ارزيابی کاملی از توانايي و قابليت‌های تامين‌کننده در مقابله نيازهای خود انجام دهيد و بازخوردی نيز از ديگر مشتريان او بگيريد. بررسی کنيد مشتريان ديگر چقدر از همکاری با اين تامين‌کننده رضايت دارند؟ آيا در طول همکاری با مشکلی مواجه شده‌اند؟ و مشتريان سابق اين تامين‌کننده چرا با او قطع رابطه کرده‌اند؟
2. ظرفيت (capacity)- تامين‌کننده بايد بتواند ظرفيت خود را با نيازها و درخواست شما تطبيق دهد. بنابراين بايد بدانيد با توجه به احتمال تامين همزمان برای مشتريان ديگر،چگونه می‌خواهد به سرعت به تقاضاي شما پاسخ دهد؟ به منابع در اختيار تامين‌کننده نيز به خوبی توجه کنيد. آيا با اين ميزان از منابع توان پاسخگويي به درخواست‌ها و نيازهای شما هست؟(منابع در اختيار تامين‌کننده می‌تواند شامل مواردی چون نيروی انسانی، تجهيزات، انبار و توان ذخيره‌سازی و.. باشد)
3. تعهد (Commitment)- تامين‌کننده نياز به ارائه شواهدی برای تعهد به رعايت استانداردهای بالا کيفی دارد. همچنين تامين‌کننده بايد تعهداتی چون تامين در بازه زمانی مشخص به شما ارائه دهد(به ويژه زمانی که سازمان شما قصد همکاری بلند مدت داشته باشد، اين موضوع می‌تواند سنگ محک مناسبی برای تامين‌کننده باشد.)
4. کنترل (control)- چگونه از يکنواختی کيفيت محصول به خصوص زمانی که منابع محدود و کمياب هستند اطمينان حاصل می‌کنيد؟ اينکه تامين‌کننده شما چه ميزان در راستای سياست‌های شما حرکت می‌کند و همچنين در سازمان وی فرآيندها، دستورالعمل‌ها و زنجيره تامين سيستمی و در حال مديريت هستند، بايد تحت کنترل شما باشد.
5. نقدينگی (cash)- تامين‌کننده شما بايد در شرايط مالی مناسب قرار داشته باشد. شرکت‌های با نقدينگی کم به احتمال زياد در شرايط اقتصادی با نوسانات زياد بسيار نامطمئن هستند و به راحتی زمين می‌خورند. بنابراين نياز است شما بدانيد وضعيت تامين‌کننده شما از نظر نقدينگی چگونه است؟ و اينکه تامين‌کننده با چه شاخص‌هايي می‌تواند به شما اطمينان دهد که از نظر مالی وضعيت قابل قبولی دارد؟
6. قيمت (cost)- قيمتی که تامين‌کننده پيشنهادی به شما ارائه می‌دهد بايد با قيمت تامين کنندگان ديگر قابل‌رقابت باشد. اکثر شرکت‌ها قيمت را به عنوان عامل کليدی برای ارزيابی و انتخاب تامين‌کنندگان خود در نظر می‌گيرند. با اين وجود عامل قيمت در اين مقاله در اواسط موارد کنترلی ليست ارزيابی تامين‌کننده معرفی شده است؛ چرا که عواملی که اشاره شد همچون تعهد به کيفيت و سلامت مالی می‌تواند به صورت بالقوه اثر بسياری بيشتری روی کسب‌وکار شما اثر بگذارد.
7. يکنواختی (consistency)-چگونه اطمينان حاصل می‌کنيد که تامين‌کننده شما در ارائه محصول يا خدمت، کيفيت بالای خود را حفظ می‌دارد؟ هيچ کس در همه زمان‌ها کامل و بدون ايراد عمل نمی‌کند. با اين حال تامين‌کننده بايد روش‌ها و فرآيندهايي برای اطمينان از يکنواختی کيفيت ارائه شده داشته باشد. رويکردهای تامين‌کننده را برای حصول اطمينان از يکنواختی سوال کنيد.
8. فرهنگ (culture)- بهترين روابط تجاری از تطابق ارزش‌ها و فرهنگ‌های کاری حاصل می‌شود. به همين دليل موضوع فرهنگ در ارزيابی تامين‌کننده اهميت پيدا می‌کند. به عنوان مثال اگر مهم ترين ارزش برای شما کيفيت و برای شرکت تامين‌کننده شما رعايت ضرب الاجل‌های زمانی باشد، ممکن است دچار تعارض در ادامه همکاری شويد.
9. پاکيزگی زيست محيطی (clean)- اين موضوع اشاره‌ای به تعهد تامين‌کننده شما به رعايت قوانين زيست محيطی و توسعه پايدار است. اين مهم است که تامين‌کننده شما چه تاثيراتی بر محيط زيست می‌گذارد. از تامين‌کننده سوال کنيد که در راستای تعهدات زيست محيطی چه اقداماتی انجام داده است؟ ايفای مسووليت‌های اجتماعی وی در راستای محيط زيست چگونه بوده است؟
10. ارتباط (communication)- از تامين‌کننده بخواهيد برنامه خود را برای دسترسی و تماس با شما ارائه کند. روش‌های ارتباطی را به طور شفاف مطالبه کنيد و بالاخره اينکه از وی بخواهيد يک نفر نماينده جهت تماس مستمر معرفی نمايد. مهم‌تر اينکه بايد در شرايط بحرانی تامين‌کننده به راحتی در دسترس شما باشد و بتوانيد برای عبور از بحران به آسانی تا سطح مديريت ارشد تامين‌کننده ارتباط برقرار کنيد.
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران
