مديريت خريد و تدارکات در پروژه

[farnaz_sh]

با سلام

خريد و تدارکات يکی از مهمترين فعاليتهای تيم های پروژه ست. اين فرآيندها با تمامی ارکان و بخش های پروژه در ارتباط بوده و هر گونه اختلال در اون منجر به ايجاد اشکال در روند اجرايی پروژه های عمرانی و تاخير در تحويل طرح سرمايه گذاری ميشه.

من تو اين قصد دارم که راجع به اين موضوع مهم يه بحث رو شروع کنم

اميدوارم که مفيد واقع بشه

 

[anathema]

فرناز جون

مبحث فوق العاده مهم و ارزشمندی رو انتخب کردی. می دونم که تو اين مورد تخصص و تجربه هم داری. اميدوارم که فرصت داشته باشی تا اونا رو بيان کنی تا بنده و ديگر دوستان هم بتونيم استفاده کنيم.

ممنونم

 

[farnaz_sh]

مديريت خريد و تدارکات در پروژه (قسمت اول)

مديريت خريد و تدارکات در پروژه (قسمت اول)

خريد و تدارکات يکی از قديمی ترين فعاليتهای سازمانها برای دستيابی به هدفهايشان است. در پروژه های پيمانکاری و طرح های سرمايه گذاری نيز خريد و تدارکات مواد اوليه ، نيروی انسانی و ... بخش عمده‌ای از فعاليتهای تيم پروژه را به خود اختصاص می دهد. در طرحهای عمرانی و سرمايه گذاری ، مقصود از خريد ، تنها برآوردن نيازمنديهای پروژه نيست ، بلکه هدف از خريد ، دستيابی به مواد مورد نياز پروژه ، طبق زمانبندی و کيفيت مورد نياز ، برای رسيدن به موقعيت نهايی و تحويل به موقع طرح سرمايه گذاری است.

اهميت ديگر فرايندهای خريد و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خريد و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان ، از جمله : خريد ، مالی ، انبارداری ، پرسنلی ، توليد ، تعمير و نگهداری ، طراحی و تحقيق و توسعه ، مهندسی و ... بوده ، رابطه کاری کم و بيش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنين ارتباط هايی هنگامی اهميت خود را بيشتر نمايان خواهد کرد که بدانيم بخش خريد و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بين ارکان داخلی يک سازمان ، با بسياری از مراکز خارج از سازمانی را نيز ايفا مي‌کند. علاوه بر بخشها ، فرايندهای بسياری نيز در سازمانها و به ويژه در سازمانهای مجری پروژه ها ، به وسيله فرايند خريد و تدارکات به يکديگر پيوند می خورند.

مديريت خريد و تدارکات پروژه ، تمامی امور مرتبط با خريد بهنگام کالا و خدمات مورد نياز برای انجام تمامی فرايندها و عملکرد پروژه را شامل می شود. تدارکات ، طيف وسيعی از اقلام ، مانند : تهيه نقشه و طرحهای اوليه ، مواد اوليه ، امکانات و تجهيزات ، نيروی انسانی و خدمات تخصصی و ... را در بر مي‌گيرد که بايد در زمان مورد نياز از تهيه کنندگان و تامين کنندگان آنها دريافت شود. همچنين اگر چه در بيشتر مواقع منظور از تدارکات پروژه ، عبارت است از انجام مراحل لازم برای تهيه کالا و خدمات از منابع خارج از سازمان ، ولی بخش با اهميتی از وظايف مديران پروژه ، تهيه لوازم مورد احتياج پروژه در داخل و با استفاده از ظرفيتهای توليدی در درون پروژه است.

امروزه با رشد تکنولوژی ، به ويژه در زمينه تکنولوژی اطلاعات ، ماهيت عرضه و خريد به سرعت در حال تغيير است و جامعه و سازمانها به صورت روز افزون تاثير رقابتهای شديد ، فعاليتهای تجاری جديد ، کيفيت ، طراحی محصول و فرايندها ، تمرکز و غير متمرکز بودن ، نوآوری ، اطمينان از عرضه بلند مدت محصول و ... را مشاهده می كنند. از سوی ديگر ، مديريت تدارکات و خريد پروژه يک راه حل جامع ، منظم و سيستماتيک است که به يکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پيمانکاران ، يعنی فرآيندهای استعلام ، مناقصه ، خريد ، نظارت و کنترل دقيق تر فرآيند خريد مي‌انجامد. فرايندهای به کار گرفته شده در مديريت خريد و تدارکات ، ثبت دقيق و اتوماسيون فرايندهای خريد و تدارکات و بهينه سازی تعاملات و ارتباط های تجاری در محدوده درونی و برونی سازمان را با هدف بهينه سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور ، ممکن می سازد. هدف نهايی از مديريت خريد وتدارکات پروژه ، به پايان رساندن و تحويل به موقع و کيفی طرح است.

ادامه دارد

منابع :

کتاب مديريت پروژه ، انتشارات نشر جهان فردا ، نوشته بورکه ماروی ، ترجمه غلامرضا ملک زاده
کتاب ارکان سيستميک جامع مديريت پروژه ، انتشارات نشر توسعه ، نوشته حسين معين زاده

 

[farnaz_sh]

مديريت خريد و تدارکات در پروژه (قسمت دوم)

مديريت خريد و تدارکات در پروژه (قسمت دوم)

اهميت خريد و تدارکات بهنگام

درسيستم بهنگام (JIT) ، مواد و خدمات مورد نياز پروژه دقيقا در زمانی که به آن نياز است ، تامين می شود. در پروژه هايی که از سيستم تدارکات بهنگام استفاده می‌ کنند ، زمان خريد خود را در سفارشهای کوچک ، درست موقعی که بخواهند نيازهای طرح را مرتفع سازند ، برنامه ‌ريزی می کنند.

جريان سفارش معمولا از لحظه اعلام نياز توسط تيم اجرای پروژه آغاز می ‌شود. فرايند خريد و تدارکات بر اساس کشش تقاضا سازماندهی می ‌شود. تامين كنندگان نيز بايد فرهنگ و آمادگي ارسال مواد سالم و بی ‌عيب و نقص به صورت مکرر و در مقادير کوچک را داشته باشند. در اين سيستم ، ذخيره سازی و انبارداری مواد و ملزومات به حداقل می ‌رسد ولي خطر ايجاد اختلال در فرايند توليد افزوده می شود. در سيستم بهنگام ، پيوند های محکمی از راه انعقاد و برقراری قراردادهای غير رسمی بين تامين كنندگان و مشتريان برقرار می ‌شود و هر دو طرف ضمن آشنايی از شرايط و نيازهای يکديگر و به اشتراک گذاشتن تجربه‌ها و دانش خود ، اقدام به انجام مبادله می كنند.

مقادير کوچک سفارش داده شده ، بايد بلافاصله و در كمترين زمان پس از انجام سفارش به محل مورد نياز پروژه ارسال شود. سيستم بهنگام ، سيستمی بسيار جامع است و هنگامي که تصميم به استفاده از آن گرفته می شود ، می بايستی پس از انجام مقدمات مورد نياز ، کل سازمان را در بر گيرد. سيستم‌هاي بهنگام بدين منظور طراحی شده اند که از اتلاف منابع جلوگيری کنند. در حقيقت بسياری از افراد ، سيستم بهنگام را به جای اينکه نوعی سيستم خاص تلقی کنند ، از آن به عنوان فلسفه کلی حذف اتلاف منابع ياد می کنند. تيم های پروژه ای که از سيستم بهنگام استفاده می كنند سعی دارند تا زمانهای انجام مراحل مختلف سفارشها را به حداقل برسانند. به کارگيری مناسب سيستم تدارکات بهنگام نه تنها باعث ايجاد تاخير در فرايند تکميل طرح نمی شود ، بلکه به بهبود مستمر و افزايش انعطاف ‌پذيری در راستای برنامه های زمانبندی نيز می ‌انجامد.

انجام آموزشهای لازم برای کارکنان و تهيه کنندگان و برقراری روابط و فرهنگ کاری قوی با فروشندگان از راه آموزش و بستن قراردادهای کامل ، گام بلندی در راه استقرار يک سيستم تدارکات بهنگام است. بايد دقت شود که منظور از خريد و تدارکات بهنگام ، خريد و تدارکات زود هنگام يا پيش از موقع نيست و يا نبايد رويه ای را دنبال کرد که به آنها ختم شود. تدارکات زود رس باعث معطل ماندن امکانات و منابع نقدی شده ، نشانه ‌ای از برنامه ‌ريزی ضعيف است. سيستم بهنگام نياز به ذخيره ‌‌سازي را کم کرده ، به استفاده کارا از جريانات نقدينگی کمک می کند ولی ريسک عدم تحويل به موقع و تاخير در برنامه ريزی سفارشها را افزايش می ‌دهد.

ادامه دارد

 

[alligol]

نرم افزار

نرم افزار

سلام و تشکر
آیا نرم افزار ساده ای را برای تدارکات و خرید سراغ دارید؟

 

[ture]

اهميت خريد و تدارکات بهنگام


ادامه دارد

با سلام . اگه امکان داره لطفاً ادامه مطلب رو بنویسید .

 

[sszz23]

سلام.بحث بسیار خوبی رو شروع کردید.من هم دوست دارم اطلاعاتم رو در این زمینه با دوستان share کنم.
من قصد دارم کمی راجع به ورودیهای برنامه ریزی خرید و تدارکات بپردازم.البته با اجازه شما.
1-فاکتورهای محیطی سازمان:عبارتند از شرایط بازار و اینکه چه محصولات،خدمات و نتایجی توسط چه کسانی و تحت چه ضوابط و شرایطی در بازار موجود هستند.در صورتیکه سازمان اجرایی دارای گروههایی رسمی برای خرید و یا انعقاد قرارداد نباشد،تیم پروژه مجبور خواهد بود هم منابع و هم تخصص اجرای فعالیتهای تدارک پروژه را فراهم کند.
2-دارایی های فرایندی سازمان:شامل سیاستها-رویه ها-دستورالعملها و سیستمهای مدیریت رسمی و غیر رسمی موجود و مرتیط با تدارکات که معطوف به ایجاد برنامه تدارکات و انتخاب نوع قراردادها هستند،را فراهم میسازد.خط مشی های سازمانی به طور متناوب تصمیمات مربوط به تدارکات را محدود میکنند.این محدودیتها میتوانند شامل محدود کردن استفاده از سفارشات خرید ساده و ملزم ساختن تمام خریدهای بالاتر از یک ارزش معین به استفاده از یک فرم مفصلتر جهت انعقاد قرارداد،الزام استفاده از فرمهای مشخص قراردادی،محدود کردن توانایی اتخاذ تصمیمات مبتنی بر ساخت یا خرید،و ملزم ساختن و یا محدود کردن به نوع یا سایز خاصی از فروشندگان باشند.همچنین سازمانها در برخی حوزه های کاربرد دارای سیستمهای تامین کننده ی چند لایه ای از فروشندگان منتخب و واجد شرایط به منظور کاهش تعداد فروشندگان مستقیم و ایجاد یک زنجیره تامین توسعه یافته،هستند.
3-بیانیه محدوده پروژه:مرزهای پروژه-نیازمندیها-محدودیتها و فرضیات مرتبط با محدوده پروژه را تشریح میکند.محدودیتها فاکتورهای مشخصی هستند که میتوانند هم اختیارات فروشنده و هم اختیارات خریدار را محدود کنند.یکی از محدودیتهای بسیار رایج برای پروژه ها میزان در دسترس بودن منابع اعتباری است.محدودیتهای دیگر میتوانند شامل تاریخهای تحویل خواسته شده،منابع متخصص در دسترس و سیاستهای سازمانی باشند.فرضیات،فاکتورهایی هستند که صحیح در نظر گرفته شده و میتوانند شامل آیتم هایی نظیر فرضیات میزان در دسترس بودن فروشندگان و یا یک فروشنده انحصاری باشند.نیازمندیهای قانونی و قراردادی عبارتند از:بهداشت-ایمنی-امنیت-عملکرد-نیازمندیهای محیطی-بیمه-حق مالکیت ایده ها-فرصتهای شغلی برابر-پروانه ها و مجوزها.
بیانیه محدوده پروژه،اطلاعات مهمی درباره نیازها و استراتژیهای پروژه که در طول فرایند برنامه ریزی خرید و تدارکات در نظر گرفته میشوند را فراهم میکند.بیانیه محدوده پروژه همچنین لیستی از اقلام قابل عرضه و معیارهای قابل قبول برای پروژه و محصولات،خدمات و نتایج آنرا فراهم میکند.همه فاکتورهایی که ممکن است لازم باشد تا در مستندات تدارکات آورده شده و در خلال یک قرارداد به فروشندگان ارائه شوند باید مورد ملاحظه قرار گیرند.مولفه شرح محدوده محصول از بیانیه محدوده پروژه،اطلاعات مهمی درباره موضوعات و مسائل تکنیکی مرتبط با محصولات،خدمات و نتایج پروژه که در طول فرایند بزنامه ریزی خرید و ندارکات در نظر گرفته میشوند را فراهم میکند.
ساختار شکست پروژه(WBS) و دیکشنری WBS مربوط به بیانیه محدوده پروژه،برنامه تفصیلی و ساخت یافته ای را برای محدوده پروژه فراهم می آورد.
4-ساختار شکست کار:رابطه میان تمام مولفه های پروژه و اقلام قابل عرضه پروژه را فراهم میکند.
5-دیکشنری WBS :دستور کار تفصیلی را ارائه میدهد که با آن،شناسایی اقلام قابل عرضه و توضیحی از کار هر یک از مولفه های WBS که برای تولید هر کدام از اقلام قابل عرضه مورد نیاز هستند،فراهم میشود.
6-برنامه مدیریت پروژه:برنامه ای کلی برای مدیریت پروژه فراهم ساخته و شامل برنامه های فرعی نظیر برنامه مدیریت محدوده-برنامه مدیریت تدارکات-برنامه مدیریت کیفیت و برنامه های مدیریت قرارداد میشود که راهنمایی و هدایت مناسبی را برای برنامه ریزی مدیریت تدارکات فراهم میکنند.به هر میزان که سایر ورودیهای برنامه ریزی موجود باشند،در طول فرایند برنامه ریزی و خرید مورد توجه قرار میگیرند.سایر ورودیهای برنامه ریزی که اغلب مورد توجه قرار میگیرند شامل موارد زیر هستند:
فهرست ریسک:شامل اطلاعات مرتبط با ریسک است،مثل ریسکهای شناسایی شده،صاحبان ریسک و واکنشهای ریسک.
موافقت نامه های قراردادی مرتبط با ریسک:شامل موافقتنامه های بیمه-خدمات و آیتمهای مقتضی دیگر هستند که برای مشخص کردن مسئولیت هر بخش در قبال ریسکهای مشخصی که ممکن است رخ دهند،تهیه شده اند.
منابع مورد نیاز فعالیت
زمانبندی پروژه
براوردهای هزینه فعالیتها
خط مبنای هزینه

منبع: PMBOK 2008

 

[Masoud.khashave]

میشه این مطالبتونو واسم میل کنید؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

 

[Masoud.khashave]

میشه ادامشو بزارین؟؟؟؟؟؟؟؟؟

 

[Masoud.khashave]

پس چی شد ادامش؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

 

[Iman Gom]

پس چی شد ادامش؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

این تاپیک مربوط به سال 2008 هست و این کاربران دیگه فعال نیستند .

 

[Sina_y]

فرناز عزیز
با سلام
پایان نامه من تقریباً در همین موضوع هست.
خوشحال میشم از نظرات و راهنمایی های شما استفاده کنم.
با تشکر

 

[naghale]

سلام.بحث بسیار خوبی رو شروع کردید.من هم دوست دارم اطلاعاتم رو در این زمینه با دوستان share کنم.
من قصد دارم کمی راجع به ورودیهای برنامه ریزی خرید و تدارکات بپردازم.البته با اجازه شما.
1-فاکتورهای محیطی سازمان:عبارتند از شرایط بازار و اینکه چه محصولات،خدمات و نتایجی توسط چه کسانی و تحت چه ضوابط و شرایطی در بازار موجود هستند.در صورتیکه سازمان اجرایی دارای گروههایی رسمی برای خرید و یا انعقاد قرارداد نباشد،تیم پروژه مجبور خواهد بود هم منابع و هم تخصص اجرای فعالیتهای تدارک پروژه را فراهم کند.
2-دارایی های فرایندی سازمان:شامل سیاستها-رویه ها-دستورالعملها و سیستمهای مدیریت رسمی و غیر رسمی موجود و مرتیط با تدارکات که معطوف به ایجاد برنامه تدارکات و انتخاب نوع قراردادها هستند،را فراهم میسازد.خط مشی های سازمانی به طور متناوب تصمیمات مربوط به تدارکات را محدود میکنند.این محدودیتها میتوانند شامل محدود کردن استفاده از سفارشات خرید ساده و ملزم ساختن تمام خریدهای بالاتر از یک ارزش معین به استفاده از یک فرم مفصلتر جهت انعقاد قرارداد،الزام استفاده از فرمهای مشخص قراردادی،محدود کردن توانایی اتخاذ تصمیمات مبتنی بر ساخت یا خرید،و ملزم ساختن و یا محدود کردن به نوع یا سایز خاصی از فروشندگان باشند.همچنین سازمانها در برخی حوزه های کاربرد دارای سیستمهای تامین کننده ی چند لایه ای از فروشندگان منتخب و واجد شرایط به منظور کاهش تعداد فروشندگان مستقیم و ایجاد یک زنجیره تامین توسعه یافته،هستند.
3-بیانیه محدوده پروژه:مرزهای پروژه-نیازمندیها-محدودیتها و فرضیات مرتبط با محدوده پروژه را تشریح میکند.محدودیتها فاکتورهای مشخصی هستند که میتوانند هم اختیارات فروشنده و هم اختیارات خریدار را محدود کنند.یکی از محدودیتهای بسیار رایج برای پروژه ها میزان در دسترس بودن منابع اعتباری است.محدودیتهای دیگر میتوانند شامل تاریخهای تحویل خواسته شده،منابع متخصص در دسترس و سیاستهای سازمانی باشند.فرضیات،فاکتورهایی هستند که صحیح در نظر گرفته شده و میتوانند شامل آیتم هایی نظیر فرضیات میزان در دسترس بودن فروشندگان و یا یک فروشنده انحصاری باشند.نیازمندیهای قانونی و قراردادی عبارتند از:بهداشت-ایمنی-امنیت-عملکرد-نیازمندیهای محیطی-بیمه-حق مالکیت ایده ها-فرصتهای شغلی برابر-پروانه ها و مجوزها.
بیانیه محدوده پروژه،اطلاعات مهمی درباره نیازها و استراتژیهای پروژه که در طول فرایند برنامه ریزی خرید و تدارکات در نظر گرفته میشوند را فراهم میکند.بیانیه محدوده پروژه همچنین لیستی از اقلام قابل عرضه و معیارهای قابل قبول برای پروژه و محصولات،خدمات و نتایج آنرا فراهم میکند.همه فاکتورهایی که ممکن است لازم باشد تا در مستندات تدارکات آورده شده و در خلال یک قرارداد به فروشندگان ارائه شوند باید مورد ملاحظه قرار گیرند.مولفه شرح محدوده محصول از بیانیه محدوده پروژه،اطلاعات مهمی درباره موضوعات و مسائل تکنیکی مرتبط با محصولات،خدمات و نتایج پروژه که در طول فرایند بزنامه ریزی خرید و ندارکات در نظر گرفته میشوند را فراهم میکند.
ساختار شکست پروژه(WBS) و دیکشنری WBS مربوط به بیانیه محدوده پروژه،برنامه تفصیلی و ساخت یافته ای را برای محدوده پروژه فراهم می آورد.
4-ساختار شکست کار:رابطه میان تمام مولفه های پروژه و اقلام قابل عرضه پروژه را فراهم میکند.
5-دیکشنری WBS :دستور کار تفصیلی را ارائه میدهد که با آن،شناسایی اقلام قابل عرضه و توضیحی از کار هر یک از مولفه های WBS که برای تولید هر کدام از اقلام قابل عرضه مورد نیاز هستند،فراهم میشود.
6-برنامه مدیریت پروژه:برنامه ای کلی برای مدیریت پروژه فراهم ساخته و شامل برنامه های فرعی نظیر برنامه مدیریت محدوده-برنامه مدیریت تدارکات-برنامه مدیریت کیفیت و برنامه های مدیریت قرارداد میشود که راهنمایی و هدایت مناسبی را برای برنامه ریزی مدیریت تدارکات فراهم میکنند.به هر میزان که سایر ورودیهای برنامه ریزی موجود باشند،در طول فرایند برنامه ریزی و خرید مورد توجه قرار میگیرند.سایر ورودیهای برنامه ریزی که اغلب مورد توجه قرار میگیرند شامل موارد زیر هستند:
فهرست ریسک:شامل اطلاعات مرتبط با ریسک است،مثل ریسکهای شناسایی شده،صاحبان ریسک و واکنشهای ریسک.
موافقت نامه های قراردادی مرتبط با ریسک:شامل موافقتنامه های بیمه-خدمات و آیتمهای مقتضی دیگر هستند که برای مشخص کردن مسئولیت هر بخش در قبال ریسکهای مشخصی که ممکن است رخ دهند،تهیه شده اند.
منابع مورد نیاز فعالیت
زمانبندی پروژه
براوردهای هزینه فعالیتها
خط مبنای هزینه

منبع: PMBOK 2008

با سلام و تشكر از پستتون
مباحثي كه فرموديد همگي درست و منطبق بر استاندارد PMBOK هستند. لطفاً در صورتي كه تجربه اي در زمينه پياده سازي يك سيستم مديريت تداركات داريد، آن را بيان كنيد؛ و الا صرف مباحث تئوريك به جايي نمي رسيم.
با تشكر