ویژگی‌های یک ‏PowerPoint‏ خوب

[sara-k]

[FONT=&quot][FONT=&quot] ویژگی‌های یک ‏[/FONT]PowerPoint[FONT=&quot]‏ خوب[/FONT][/FONT][FONT=&quot][/FONT]
[FONT=&quot] [/FONT]
[FONT=&quot]مارك تواین می‌گوید: «بیش از 3 هفته طول می‌كشد تا برای یك سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.» اگر ‏یك شخصیت برجسته ادبـی مانند مارك تـواین برای یك سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌كند، ‏ارائه مطالب كـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، ‏می‌توانید ویژگی‌های برنامه ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ را با مهارت خود در ارائه مطالب تركیب سازید. در این مقاله به ‏چگونگی انجام این كار می‌پردازیم.‏ [/FONT][FONT=&quot][/FONT]
[FONT=&quot].1 [/FONT][FONT=&quot]‏ ‏زمان را كاهش دهید[/FONT][FONT=&quot] [/FONT][FONT=&quot][/FONT]
[FONT=&quot]به منظور اینكه مطالب ارائه شده‌تان عادی و در عین حال با سازماندهی مناسب به نظر برسد، باید آن را ‏چندین بار مرور كنید. برای انجام این كار به گونه‌ای كارآمد، برنامه ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]، دارای یك ویژگی با نام ‏[/FONT][FONT=&quot]Rehearse Timings[/FONT][FONT=&quot]‏ است. از این ویژگی می‌توانید برای بررسی طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده كرده ‏و در ضمن اطمینان یابید كه مدت زمان زیادی را بر روی هر اسلاید صرف نكرده‌اید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]بدین منظور در هر یك از نماهای ‏[/FONT][FONT=&quot]Normal[/FONT][FONT=&quot]‏ یا ‏[/FONT][FONT=&quot]Slide Sorter[/FONT][FONT=&quot]، به ترتیب گزینه‌های ‏[/FONT][FONT=&quot]Show[/FONT][FONT=&quot]‏ و ‏[/FONT][FONT=&quot]Rehearse Timings[/FONT][FONT=&quot]‏ ‏را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید بـا كلیك روی دكمـه ‏[/FONT][FONT=&quot]Rehearse Timings[/FONT][FONT=&quot]‏ در نـوار ابزار ‏[/FONT][FONT=&quot]Slide Sorter[/FONT][FONT=&quot]‏ (كه ‏هر زمان در نمای ‏[/FONT][FONT=&quot]Slide[/FONT][FONT=&quot]‏ ‏[/FONT][FONT=&quot]Sorter[/FONT][FONT=&quot]، مطالب را مشاهده كنید، نمایش داده می‌شود)، آن را راه‌اندازی كنید. به ‏محض انجام این كار، مطالب ارائه شده به صـورت ‏[/FONT][FONT=&quot]Slide Show[/FONT][FONT=&quot]، آغـاز می‌شـوند و بـا نمـایـش نـوار ابـزار ‏[/FONT][FONT=&quot]Rehearse Timings[/FONT][FONT=&quot]، تكمیل می‌شود. در این حالت، شما باید به توضیح در مورد اول اسلایدتان بپردازید؛ ‏درست مانند آنكه این كار را در حضور عـده‌ای از افراد انجام می‌دهید. با كلیك ماوس به اسلاید بعدی بروید و ‏سپس به توضیح اطلاعات موجود در اسلاید دوم بپردازید. این فرآیند را تا زمانی كه كل مطالب ارائه شوند، ‏تكرار كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]سپس یك كادر پیام ظاهر شده و طول كلی ارائه مطالب را مشخص خواهد كرد و از شما خواهد پرسید كه ‏آیا مایلید اسلایدها را زمان‌بندی كنید یا خیر[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT][FONT=&quot]دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Yes[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید تا مطالب را در نمای ‏[/FONT][FONT=&quot]Slide Sorter[/FONT][FONT=&quot]‏ ‏مشاهده كرده و ببینید در چه مدت زمانی هر اسلاید را نمایش داده‌اید. (اگر قصد دارید مجدداً این فر‌آیند را ‏تكرار كرده و یا زمان‌بندی جدیدی را اعمال كنید، گزینه ‏[/FONT][FONT=&quot]No[/FONT][FONT=&quot]‏ را برگزینید[/FONT][FONT=&quot]). [/FONT] [FONT=&quot]در نهایت، به خاطر داشته باشید كه ویژگی ‏[/FONT][FONT=&quot]Rehearse Timings[/FONT][FONT=&quot]‏ فقط یك ابزار است. اگر قصد دارید این ‏مطالب را خودتان برای افرادی دیگر نمایش دهید ( به جای آنكه در كیوسك‌ هایی نمایش داده شوند)، ‏می‌توانید خودتان به صورت دستی سرعت هر اسلاید را مشخص كنید. به منظور انجام ایـن كـار، ‏گزیـنه‌هـای ‏[/FONT][FONT=&quot]Set Up Show[/FONT][FONT=&quot]‏ [/FONT][FONT=&quot]> [/FONT][FONT=&quot]‏[/FONT][FONT=&quot]Slide Show[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]در بخش ‏[/FONT][FONT=&quot]Advance Slides[/FONT][FONT=&quot]، گزینه ‏[/FONT][FONT=&quot]Manually[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید. با كلیك روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]OK[/FONT][FONT=&quot]، كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Set Up [/FONT][FONT=&quot]‎[/FONT][FONT=&quot]Show[/FONT][FONT=&quot]‏ را ببندید.‏

[/FONT][FONT=&quot][/FONT]
[FONT=&quot].2 [/FONT][FONT=&quot]قدرت لیست ها (استفاده از بالت‌)[/FONT][FONT=&quot][/FONT]
[FONT=&quot]با قرار دادن اطلاعات بیش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طریق ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ ممكـن است ارائه ‏مطالبتان را خـراب كنید. به منظور جلوگیـری از گیـج و یا كسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زیاد ‏اطلاعات، جملات كاملی را با چندین كلمه ایجاد كرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت لیست آنها را نمایش دهید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ آسان است. برنامه ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ به طور پیش فرض از ‏چیدمان ‏[/FONT][FONT=&quot]Title And Text[/FONT][FONT=&quot]‏ بـرای تمامـی اسلایدهـای ارائه مطلب بهره می‌گیرد. اگر روی منوی ‏[/FONT][FONT=&quot]Insert[/FONT][FONT=&quot]‏ و ‏سپس ‏[/FONT][FONT=&quot]New Slide[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید، ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ اسلاید جدیدی را با ‏استفاده از این چیدمان ایجـاد می‌كند. روی كادر پایینـی اسلاید (متن) كلیـك كنید و متـن مـوردنظر برای ‏اولین بـالت را وارد كنید. دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Enter[/FONT][FONT=&quot]‏ را فشار دهید تا بالت دیگری ایجاد شود و همین روند را ادامه دهید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]همچنین می‌توانید بالت‌هایی را به متن فعلی اضافه كنید. به منظور انجام این كار، پاراگراف‌ها را انتخاب ‏كرده و روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets[/FONT][FONT=&quot]‏ در نوار ابزار ‏[/FONT][FONT=&quot]Format[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید. از آنجائیكه دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets[/FONT][FONT=&quot]‏ دو حالته است، ‏می‌توانید با انتخاب پاراگراف‌های مناسب و سپس كلیك روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets[/FONT][FONT=&quot]، بالت‌ها را حذف كنید. به منظور ‏تغییر نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌های موجود در اسلاید را انتخاب كرده و به ترتیب گزینه‌های ‏[/FONT][FONT=&quot]Format[/FONT][FONT=&quot]‏ و ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets And Numbering[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets And Numbering[/FONT][FONT=&quot]‏ روی زبانه ‏[/FONT][FONT=&quot]Bulleted[/FONT][FONT=&quot]‏ ‏كلیك كرده و یك سبك بالت را انتخاب و سپس روی ‏[/FONT][FONT=&quot]OK[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]همچنین می‌توانید از یك تصویر به عنوان بالت بهره ببرید. به منظـور انجام این كار، روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Picture[/FONT][FONT=&quot]‏ در ‏صفحه ‏[/FONT][FONT=&quot]Bulleted[/FONT][FONT=&quot]‏ در كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets And Numbering[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید. در كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Picture Bullet[/FONT][FONT=&quot]‏ ‏پیمایش كنید تا تصویر گرافیكی یا فایل مورد نظر را یافته و روی آن دابل كلیك كنید. روش دیگر برای تغییـر ‏بالت‌ها، بزرگ‌تر یا كوچك‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پیش فرض، اندازه بالت‌ها، 75% ‏اندازه متن است[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT][FONT=&quot]به منظور افزایش (یا كاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب كرده و سپس كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets And Numbering[/FONT][FONT=&quot]‏ راباز كنید. در كادر متنی ‏[/FONT][FONT=&quot]Size[/FONT][FONT=&quot]‏ مقدار در صدی (از 25% تا 400%) را وارد كرده و ‏سپس روی ‏[/FONT][FONT=&quot]OK[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]در صورت لزوم از اعداد استفاده كنید[/FONT][FONT=&quot] [/FONT] [FONT=&quot]در حالی كه بالت‌ها متداول‌ترین نشانه‌گذار در برنامه ‏[/FONT][FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ هستند، بهتر است زمانی كه قصد دارید ‏ترتیبی را نشان دهید(فرضاً دستور تهیه غذا یا طرز ایجاد دستگاهی را شرح دهید)، از اعداد استفاده كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]برای انجام این كار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب كرده و سپس روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Numbering[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید. برای حذف ‏این اعداد، بار دیگر روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Numbering[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید. همچنین می‌توانید با كلیك روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Bullets[/FONT][FONT=&quot]، از ‏حالت اعداد به بالت سوئیچ كنید.‏[/FONT][FONT=&quot][/FONT] [FONT=&quot]
[/FONT][FONT=&quot].3 [/FONT][FONT=&quot]یك تصویر برابر با هزار كلمه است[/FONT][FONT=&quot] [/FONT][FONT=&quot][/FONT]
[FONT=&quot]برخی مطالعات نشان داده‌اند كه افراد اطلاعات تصویری را 5 برابر بهتر از زمانی كه همان اطلاعات به صورت ‏متنی در اختیار آنها قرار داده شده باشد، یاد می‌گیرند. بنابراین چرا از تصاویر در ارائه مطلب خود استفاده ‏نكنید؟ به عنوان مثال، اگر قصد دارید در مورد آلودگی هوای محلی صحبت كنید، تصاویر ماهی‌های مرده، ‏بیشتر تاثیر‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌ای از آمار[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]به منظور وارد كردن یك تصویر دیجیتالی، ابتدا از منوی ‏[/FONT][FONT=&quot]View[/FONT][FONT=&quot]، گزینه ‏[/FONT][FONT=&quot]Normal[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید تا اسلاید در ‏نمای ‏[/FONT][FONT=&quot]Normal[/FONT][FONT=&quot]‏ نمایش داده شود. سپس به ترتیب گزینه‌های ‏[/FONT][FONT=&quot]Picture [/FONT][FONT=&quot]‎[/FONT][FONT=&quot]،[/FONT][FONT=&quot]Insert[/FONT][FONT=&quot]‏ و ‏[/FONT][FONT=&quot]From File[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید تا ‏كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Insert Picture[/FONT][FONT=&quot]‏ ظاهر شود. سپس تصویر مورد نظر را یافته و روی فایل دابل كلیك(2 بار کلیک متوالی) كنید تا آن ‏را در اسلاید خود وارد كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]PowerPoint[/FONT][FONT=&quot]‏ به صورت خودكار، تصویر را در اسلاید قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید از دستگیره‌های مربوطه ‏برای تغییر اندازه تصویر بهره گیرید و یا روی تصویر دابل كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Format Picture[/FONT][FONT=&quot]‏ نمایش ‏داده شود. سپس روی زبانه ‏[/FONT][FONT=&quot]Size[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید و اندازه‌های مربوطه را در كادرهای متنی ‏[/FONT][FONT=&quot]Height[/FONT][FONT=&quot]‏ و ‏[/FONT][FONT=&quot]Width[/FONT][FONT=&quot]‏ وارد ‏كنید. روی ‏[/FONT][FONT=&quot]OK[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیـك كنید تـا كـادر محاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Format Picture[/FONT][FONT=&quot]‏ بسته شود[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT] [FONT=&quot]به منظور تـاثیر‌گذاری بیشتر، می‌تـوانید در تصاویـر تغییراتی ایجاد كنید تا به صـورت سایه‌دار روی اسلاید ‏شما نمایش داده شوند. برای انجام این كار، روی عكس دابل كلیك كنید تا كادر محـاوره‌ای ‏[/FONT][FONT=&quot]Format Picture[/FONT][FONT=&quot]‏ ‏نمایش داده شود. روی زبانه ‏[/FONT][FONT=&quot]Picture[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید،‌ سپس روی لیست بازشوی ‏[/FONT][FONT=&quot]Color[/FONT][FONT=&quot]‏ در بخش ‏[/FONT][FONT=&quot]Image [/FONT][FONT=&quot]‎[/FONT][FONT=&quot]Control[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كرده و گزینه ‏[/FONT][FONT=&quot]Wash-out[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید. به منظور مشاهده نحوه نمایش تصویر، روی دكمه ‏[/FONT][FONT=&quot]Preview[/FONT][FONT=&quot]‏ كلیك كنید[/FONT][FONT=&quot]. [/FONT][FONT=&quot]اگر آن افكت را پسندیدید، روی عكس كلیك راست كرده و از منوی میانبر، گزینه ‏[/FONT][FONT=&quot]Order [/FONT][FONT=&quot]‎[/FONT][FONT=&quot]and Send To Back[/FONT][FONT=&quot]‏ را انتخاب كنید[/FONT][FONT=&quot][/FONT] [FONT=&quot] [/FONT]