onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
برنامه اقدام روزانه: ابزار تبديل شدن به فردی کاملا سازماندهی شده
سيدمحمداعظمی نژاد*
همه ما مي‌دانيم زماني که کار خود را شروع مي‌کنيم چطور از ليست انجام کار(To do list) استفاده کنيم. يکي از مشکلات مهم براي بسياري از ما در تهيه ليست انجام کارها، عدم برنامه‌ريزي و تمرکز و ايجاد ليستی عملي است و اغلب با فهرستی اولويت‌بندی نشده و درهم مواجه هستيم.
برای مثال ورودي‌هاي خاصي مانند «تماس با سرپرست واحد فروش»، ممکن است ريزفعاليتی از شبه پروژه مثل« نوشتن طرح بازاريابي» باشد و اغلب، جزئيات عملي و واقعي از آنچه که شما بايد انجام دهيد از قلم بيافتد.
مساله ديگر هنگامي است که در ليست شما بيش از 20 ورودي وجود دارد که استفاده از آن را دشوار و دست و پا گير مي‌کند و به اين ترتيب بخشی از فعاليت‌هاي کليدي و تعهدات فراموش می‌شوند! شما مي‌توانيد با تمرکز روی موارد مهم و اجتناب از هدر رفتن وقت خود در فعاليت‌هاي کم ارزش جلوگيری کنيد.
در اين نوشتار ابزاری مهم به نام «برنامه اقدام روزانه»، برای نجات از غرق شدن در فعاليت‌های روزانه ارائه می‌شود. برنامه اقدام به شما در واگذاري کارها (تفويض اختيار) کمک مي‌کنند، علاوه بر اين باعث افزايش بهره‌وري و صرفه جويي در وقت (از دست دادن زمان) نيز می‌شود. برنامه اقدام در حالي که غرق در کار هستيد، در اولويت‌بندي هوشمند و کنترل بازگشت به زندگي کمک مي‌کنند.
4 گام کليدی برای استفاده از ابزار برنامه اقدام روزانه
گام1- جمع آوری کليه فعاليت‌ها: تهيه ليستی طولاني از همه تعهدات شما گام اول است. هرچه احساس مي‌کنيد ناقص است و نياز به اقدام توسط شما براي انجام دارد جدا از اينکه فوري است يا نه، بزرگ يا کوچک، شخصي يا حرفه‌اي جمع‌آوری کنيد. گردآوری بخشی از فعاليت‌ها از طريق کارتابل کاری، يادداشت‌های درخواست در کازيه يا پيام درخواست براي اقدام در پست صوتي شما به صورت خودکار انجام مي‌گيرد، اما موارد ديگری مانند چيزهايي که فکر شما را مشغول کرده است، مانند پروژه‌های آينده، اهداف نوشته شده روي تکه کاغذهاي سرگردان نيز وجود دارد که همه اين اقدامات با يکديگر موجب قرار گرفتن آنها در يک مکان مي‌شوند و- اين واقعا مهم است- مطمئن شويد که اهداف شخصي شما در اين فهرست آورده شده است.
با نوشتن همه چيز در برنامه عملياتي خود، ذهن شما از يادآوري‌هاي استرس‌زا خالي و مطمئن می‌شويد که اين اقدامات به طور منسجم و مستمر در اولويت‌بندي شما قرار دارد.سعی کنيد برنامه عملياتي خود را روي کامپيوتر خود به صورت يک فايل word نگه داريد. به اين ترتيب اين اطلاعات به آساني قابل ارائه، به روزرساني و مشاهده است.
گام2- خلاصه‌سازی: اقدام بعدی پس از برداشتن گام اول، خلاصه سازی فهرست اوليه است. با نگاه دقيق تصميم بگيريد بايد واقعا روي کدام مورد اقدام کنيد. بسياري از موارد هيچ ارتباط واقعي با اهداف شما ندارند و در مقايسه با موارد ديگر مهم نيستند. اگر چنين موردي هست آن را از ليست خود حذف کنيد.
گام 3- سازماندهي و اولويت‌بندي: اين مرحله داراي 3 بخش است. اول مرور محتواي اقدامات، در طول مرتب‌سازي اقدامات، به نظر مي‌رسد آنها تقريبا مثل يک پروژه منسجم، خود را سازماندهي کرده‌اند، البته حتما مطمئن شويد که اين اقدامات اهداف شخصي شما را پشتيبانی می‌کند.
دوم، مرور اقدامات و اولويت‌بندي آنها به ترتيب اهميت (براي مثال، کد‌گذاري آنها از A تا E). سوم، فعاليت‌های خود را در ليست برنامه عملياتی خود به سه بخش تقسيم کنيد: ليست اقدامات نزدیک: شامل اقدامات کوچکی است که فعاليت‌های شبه پروژه‌ای شما را تسريع می‌کند. سعی کنید هر اقدام نزديک، بيش از 2 ساعت طول نكشد، زیرا احتمال شكست آن بیشتر می‌شود.
ليست اقدامات واگذار شده: شامل فعاليت‌هايي است که به افراد ديگر واگذار مي‌کنيد. ليست فعاليت‌های شبه پروژه: شامل فعاليت‌های شبه پروژه‌ای که درگير آن هستيد و جزئيات آن را می‌توانيد بنويسيد. خبر خوش اينکه در اين مرحله، بزرگ‌ترين بخش از برنامه عملياتي شما ايجاد شده است.
گام4- کارکرد برنامه اقدام روزانه شما: معمولا برنامه‌های اقدام روزانه نسبتا طولاني است، اما نيازی به اجرای کامل آن به طور روزانه نيست! کافی است در برنامه اقدام روزانه، تمرکزتان بر ليست اقدامات نزديک و اقدامات واگذار شده باشد. برخي از اقدامات هم که مربوط به زمان خاصي است، مي‌توانيد در بالاي صفحه برنامه اقدام بنويسيد يا در تقويم خود علامت بزنيد. نمونه برنامه اقدام: مدیر یک سازمان دچار تنشی فوق‌العاده در کار خود شده است . او هدايت تيمی بزرگ را دريک پروژه مهم به عهده گرفته و هر روز نياز اهميت برنامه‌ريزی در کار را بيشتر احساس مي‌کند. برنامه اقدام او اينگونه است:
گام 1 – جمع آوری فعاليت‌ها؛ اين مدير پس از يک ساعت طوفان فکري، کليه فعاليت‌هايش را مطابق راهنمای گام اول جمع بندی کرد. گام 2- خلاصه سازی؛ سپس او با نگاهی دقيق‌تر، موارد کم اولويت را حذف و پس از در نظر گرفتن هر وظيفه، او متوجه مي‌شود که کدام در ليست اقدامات نزديک يا قابل واگذاری است.گام 3-سازماندهي و اولويت‌بندي؛ اکنون او ليست اقداماتش را نهايي می‌کند.ليست برنامه اقدامش را اينگونه تهيه می‌کند:
ليست اقدامات نزديک
1- تحقيقات بازار هدف
2- تحقيق در مورد دوره‌های MBA محلی
3- تهيه آگهی استخدام مدير دفتر
ليست اقدامات واگذار شده
1- تکميل گزارش مقايسه هزينه- تا روز سه شنبه
ليست اقدامات شبه پروژه
1- راه‌اندازی محصول جديد
2- تحقيقات روی بازار هدف
3- تکميل گزارش مقايسه هزينه
4- تحقيقات روی دوره‌های MBA محلی
5- استخدام مدير دفتر جديد
6- تهيه آگهی استخدام مدير دفتر
* (azaminejad@gmail.com)
سيدمحمداعظمی نژاد*
همه ما مي‌دانيم زماني که کار خود را شروع مي‌کنيم چطور از ليست انجام کار(To do list) استفاده کنيم. يکي از مشکلات مهم براي بسياري از ما در تهيه ليست انجام کارها، عدم برنامه‌ريزي و تمرکز و ايجاد ليستی عملي است و اغلب با فهرستی اولويت‌بندی نشده و درهم مواجه هستيم.
|
مساله ديگر هنگامي است که در ليست شما بيش از 20 ورودي وجود دارد که استفاده از آن را دشوار و دست و پا گير مي‌کند و به اين ترتيب بخشی از فعاليت‌هاي کليدي و تعهدات فراموش می‌شوند! شما مي‌توانيد با تمرکز روی موارد مهم و اجتناب از هدر رفتن وقت خود در فعاليت‌هاي کم ارزش جلوگيری کنيد.
در اين نوشتار ابزاری مهم به نام «برنامه اقدام روزانه»، برای نجات از غرق شدن در فعاليت‌های روزانه ارائه می‌شود. برنامه اقدام به شما در واگذاري کارها (تفويض اختيار) کمک مي‌کنند، علاوه بر اين باعث افزايش بهره‌وري و صرفه جويي در وقت (از دست دادن زمان) نيز می‌شود. برنامه اقدام در حالي که غرق در کار هستيد، در اولويت‌بندي هوشمند و کنترل بازگشت به زندگي کمک مي‌کنند.
4 گام کليدی برای استفاده از ابزار برنامه اقدام روزانه
گام1- جمع آوری کليه فعاليت‌ها: تهيه ليستی طولاني از همه تعهدات شما گام اول است. هرچه احساس مي‌کنيد ناقص است و نياز به اقدام توسط شما براي انجام دارد جدا از اينکه فوري است يا نه، بزرگ يا کوچک، شخصي يا حرفه‌اي جمع‌آوری کنيد. گردآوری بخشی از فعاليت‌ها از طريق کارتابل کاری، يادداشت‌های درخواست در کازيه يا پيام درخواست براي اقدام در پست صوتي شما به صورت خودکار انجام مي‌گيرد، اما موارد ديگری مانند چيزهايي که فکر شما را مشغول کرده است، مانند پروژه‌های آينده، اهداف نوشته شده روي تکه کاغذهاي سرگردان نيز وجود دارد که همه اين اقدامات با يکديگر موجب قرار گرفتن آنها در يک مکان مي‌شوند و- اين واقعا مهم است- مطمئن شويد که اهداف شخصي شما در اين فهرست آورده شده است.
با نوشتن همه چيز در برنامه عملياتي خود، ذهن شما از يادآوري‌هاي استرس‌زا خالي و مطمئن می‌شويد که اين اقدامات به طور منسجم و مستمر در اولويت‌بندي شما قرار دارد.سعی کنيد برنامه عملياتي خود را روي کامپيوتر خود به صورت يک فايل word نگه داريد. به اين ترتيب اين اطلاعات به آساني قابل ارائه، به روزرساني و مشاهده است.
گام2- خلاصه‌سازی: اقدام بعدی پس از برداشتن گام اول، خلاصه سازی فهرست اوليه است. با نگاه دقيق تصميم بگيريد بايد واقعا روي کدام مورد اقدام کنيد. بسياري از موارد هيچ ارتباط واقعي با اهداف شما ندارند و در مقايسه با موارد ديگر مهم نيستند. اگر چنين موردي هست آن را از ليست خود حذف کنيد.
گام 3- سازماندهي و اولويت‌بندي: اين مرحله داراي 3 بخش است. اول مرور محتواي اقدامات، در طول مرتب‌سازي اقدامات، به نظر مي‌رسد آنها تقريبا مثل يک پروژه منسجم، خود را سازماندهي کرده‌اند، البته حتما مطمئن شويد که اين اقدامات اهداف شخصي شما را پشتيبانی می‌کند.
دوم، مرور اقدامات و اولويت‌بندي آنها به ترتيب اهميت (براي مثال، کد‌گذاري آنها از A تا E). سوم، فعاليت‌های خود را در ليست برنامه عملياتی خود به سه بخش تقسيم کنيد: ليست اقدامات نزدیک: شامل اقدامات کوچکی است که فعاليت‌های شبه پروژه‌ای شما را تسريع می‌کند. سعی کنید هر اقدام نزديک، بيش از 2 ساعت طول نكشد، زیرا احتمال شكست آن بیشتر می‌شود.
ليست اقدامات واگذار شده: شامل فعاليت‌هايي است که به افراد ديگر واگذار مي‌کنيد. ليست فعاليت‌های شبه پروژه: شامل فعاليت‌های شبه پروژه‌ای که درگير آن هستيد و جزئيات آن را می‌توانيد بنويسيد. خبر خوش اينکه در اين مرحله، بزرگ‌ترين بخش از برنامه عملياتي شما ايجاد شده است.
گام4- کارکرد برنامه اقدام روزانه شما: معمولا برنامه‌های اقدام روزانه نسبتا طولاني است، اما نيازی به اجرای کامل آن به طور روزانه نيست! کافی است در برنامه اقدام روزانه، تمرکزتان بر ليست اقدامات نزديک و اقدامات واگذار شده باشد. برخي از اقدامات هم که مربوط به زمان خاصي است، مي‌توانيد در بالاي صفحه برنامه اقدام بنويسيد يا در تقويم خود علامت بزنيد. نمونه برنامه اقدام: مدیر یک سازمان دچار تنشی فوق‌العاده در کار خود شده است . او هدايت تيمی بزرگ را دريک پروژه مهم به عهده گرفته و هر روز نياز اهميت برنامه‌ريزی در کار را بيشتر احساس مي‌کند. برنامه اقدام او اينگونه است:
گام 1 – جمع آوری فعاليت‌ها؛ اين مدير پس از يک ساعت طوفان فکري، کليه فعاليت‌هايش را مطابق راهنمای گام اول جمع بندی کرد. گام 2- خلاصه سازی؛ سپس او با نگاهی دقيق‌تر، موارد کم اولويت را حذف و پس از در نظر گرفتن هر وظيفه، او متوجه مي‌شود که کدام در ليست اقدامات نزديک يا قابل واگذاری است.گام 3-سازماندهي و اولويت‌بندي؛ اکنون او ليست اقداماتش را نهايي می‌کند.ليست برنامه اقدامش را اينگونه تهيه می‌کند:
ليست اقدامات نزديک
1- تحقيقات بازار هدف
2- تحقيق در مورد دوره‌های MBA محلی
3- تهيه آگهی استخدام مدير دفتر
ليست اقدامات واگذار شده
1- تکميل گزارش مقايسه هزينه- تا روز سه شنبه
ليست اقدامات شبه پروژه
1- راه‌اندازی محصول جديد
2- تحقيقات روی بازار هدف
3- تکميل گزارش مقايسه هزينه
4- تحقيقات روی دوره‌های MBA محلی
5- استخدام مدير دفتر جديد
6- تهيه آگهی استخدام مدير دفتر
* (azaminejad@gmail.com)
