اهمیت آشنایی هیات‌مدیره با فناوری اطلاعات

onia$

دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]اهمیت آشنایی هیات‌مدیره با فناوری اطلاعات[/h]

نویسنده: پل ویلمت
ترجمه: حمید حسن آبادی*
بخش نخست
9 سوال حیاتی وجود دارد که اعضای هیات‌مدیره باید در هنگام بحث با مدیران فناوری اطلاعات و کسب‌و‌کار راجع به سیاست فناوری شرکت، بپرسند. بعضی از سازمان‌ها در حال ایجاد انجمن‌های فناوری جدید، ارتقای مهارت مدیران شرکت و تقویت استفاده از فناوری اطلاعات، همه با هدف اجازه دادن به اعضای هیات‌مدیره برای پرسش سوالات درست راجع به فناوری، هستند، اما اساسی‌ترین سوالات در زمانی که فناوری‌‌های دیجیتال در حال از هم گسیختن صنایع هستند و تسلط بر این فناوری‌ها، کلید بقا و موفقیت طولانی مدت است، چه می‌باشند؟
مطمئنا، خصوصیات شرایط شرکت‌ها، تمرکز مباحث و جزئیات سوالات را تعیین می‌کنند. به هر‌حال، در میان همه صنایع، هر مدیر شرکت – چه آشنا با فناوری اطلاعات و چه نه – از مرور سوالات زیر به‌عنوان نقطه شروعی برای شکل‌دهی یک مکالمه موثر با هیات‌مدیره درباره اینکه شرکت به چه چیز‌هایی نیاز دارد تا به یک برنده در استفاده از فناوری تبدیل شود، بهره می‌برد.
1- فناوری اطلاعات چگونه می‌تواند مبانی رقابت در صنعت ما را تغییر دهد؟
فناوری مرزهای پر‌منفذی را بین صنایع مختلف به وجود آورده و از طرفی نیز فرصت‌هایی برای مدل‌های مهاجم فراهم آورده است. برای مثال، در صنعت بانکداری، محصولات پرداخت الکترونیک برای مشتریان، روش‌های پرداخت سنتی را به چالش کشیده‌اند. امروزه فناوری به یک مسابقه تسلیحاتی برای خیلی از پیشتازان صنایع مختلف تبدیل گشته است. شرکت‌ها، در حال به‌کارگیری فناوری‌هایی از قبیل رسانه‌های اجتماعی و خدمات وابسته به مکان هستند تا تجربیات جدیدی را برای مشتریان خود خلق کنند و سهم بیشتری از بازار را صاحب شوند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• رقیبان نوظهور ما چه کسانی هستند؟
• فناوری چگونه می‌تواند ما را در غلبه بر رقیبان پیشین و جدید خود کمک کند؟
• چگونه می‌توانیم از فناوری استفاده کنیم تا به بازارهای جدید وارد شویم؟
2- چه چیز باعث خواهد شد تا از سطوح انتظارات مشتریان خود در یک دنیای دیجیتال فراتر رویم؟
امروزه مشتریان با وجود شرکت‌های پیشرو در تجارت الکترونیک مانند Amazon و Apple، تجربیات فوق‌العاده راحتی را که به‌صورت لحظه‌ای قابل‌سفارشی شدن هستند، انتظار دارند. پیشتازان خیلی از صنایع در حال متمایز سازی خود با دیگران، در راحتی و خدمات هستند. برای مثال، Wonga یک شرکت مالی دیجیتال، در عرض 15 دقیقه به شما وام می‌دهد.
نتیجه اینکه، انتظارات مشتریان به سرعت در حال افزایش هستند. ساده‌انگاری این انتظارات رو‌به‌رشد می‌تواند یک خطر جدی برای سازمان‌هایی که دیجیتال متولد نشده‌اند، تلقی شود. به عنوان نمونه، خرده‌فروشان ممکن است نیازمند برپایی کانال‌‌های دیجیتالی برای توسعه خود باشند. بازیگران عرصه بانکداری، بیمه و مخابرات ممکن است نیازمند خودکارسازی فرآیندهای خدمات و فروش باشند تا اینکه مشتریان بتوانند به صورت بلادرنگ و در محیط دیجیتالی مطمئن با شرکت تعامل داشته باشند. موانع موجود برای رضایت‌مندی مشتریان در دنیای دیجیتال بسیارند، به‌طوری‌که اغلب برای رسیدن به این هدف، باید در زمینه بسترهای پیشرفته داده، مانند اطلاعات اجتماعی، مکانی و سایر داده‌ها سرمایه‌گذاری كنند تا برای مثال شرکت‌ها بتوانند مشتریان بالقوه‌ای را برای محصولات جدید خود در فروشگاه‌های مجاور، جذب کنند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• چگونه تجربه مشتری ما با تجربه مشتری پیشتازان در بخش‌های دیگر مقایسه می‌شود؟
• مشتریان ما در آینده چه انتظاراتی خواهند داشت و چه چیز موجب رضایتمندی آنها خواهد شد؟
• آیا ما برنامه‌ای مشخص برای مرتفع سازی یا حتی فراتر رفتن از انتظارات آنان داریم؟
3- آیا طرح‌ کسب‌و‌کار ما، پتانسیل فناوری برای افزایش کارآیی ما را منعکس می‌کند؟
هزینه‌های استفاده از فناوری ممکن است بالا باشد، ولی در مقایسه با ظرفیتی که برای رشد کارآیی عملیاتی کسب‌و‌کار ما فراهم می‌آورند، خیلی کم هستند. فناوری می‌تواند کارآیی کسب‌و‌کار را از طریق موارد ذیل افزایش دهد: افزایش درآمد (برای مثال، استفاده از اطلاعات وسیع برای فروش متقابل در کانال‌های دیجیتالی)، کاهش هزینه‌های روی‌هم‌رفته (به‌عنوان نمونه، خودکارسازی فرآیندهای انتها‌به‌انتها) و نیز کاهش هزینه‌های ریسک (برای مثال، در صنعت بیمه، استفاده‌ از داده‌های رسانه‌‌های اجتماعی به‌منظور محاسبه ریسک). فناوری همچنین می‌تواند اثر منفی روی کارآیی داشته باشد (برای نمونه، با کاهش حاشیه‌های سود که از افزایش شفافیت قیمت‌گذاری، در بازار حاصل می‌شود).
شرکت‌ها می‌توانند با استفاده به موقع از فرصت‌ها و نیز کاهش اثر تهدید‌ها، کارآیی خود را به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای افزایش دهند. برای مثال، یک خرده‌فروش، رشد درآمد خود را با سرمایه‌گذاری در کانا‌ل‌های ارتباطی دیجیتال دو برابر کرده است. یک بانک قصد دارد تا 10 درصد از هزینه‌های عملیاتی خود را از طریق خودکارسازی فرآیندهای انتها به انتها کاهش دهد. نهایتا، استراتژی برگرفته از ارزیابی فرصت‌ها و تهدید‌ها باید یک طرح یکپارچه باشد که نشان ‌دهد چگونه کسب‌و‌کار ما رقابت را با استفاده از اطلاعات موجود در سطوح چند لایه، و نه از طریق یک برنامه بودجه فناوری اطلاعات سالانه، پیروز می‌شود. با توافق درست بر سر مقیاس و محدوده فرصت‌ها و تهدید‌ها، سطح سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات به درآمد تبدیل خواهد شد به جای اینکه یک محدودیت باشد.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• آیا سود و زیان فرصت‌ها و تهدید‌های حاصل از فناوری اطلاعات توسط واحد کسب‌و‌کار و بازار به عدد تبدیل شد‌ه‌اند؟
• آیا برنامه‌‌های فعلی سازمان، فرصت‌ها را به‌طور کامل رصد و تهدید‌ها را خنثی می‌کنند؟
• افق‌‌های زمانی این برنامه کدامند و آیا برای پیش‌بینی‌های مالی آینده برای کسب‌وکار و فناوری اطلاعات کاربردی هستند؟
* باشگاه مدیران فردای ایران www.modiriran.ir
ادامه دارد
 

onia$

دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]آشنایی با سیاست‌های فناوری اطلاعات سازمان[/h]

نویسنده: پل ویلمت
ترجمه: حمید حسن آبادی*
بخش دوم
9 سوال حیاتی وجود دارد که اعضای هیات‌مدیره باید در هنگام بحث با مدیران فناوری اطلاعات و کسب‌و‌کار راجع به سیاست فناوری شرکت، بپرسند. سه سوال از این مجموعه را در ادامه می‌خوانیم:
4- آیا سبد سرمایه‌گذاری‌های ما در حوزه فناوری با فرصت‌ها و تهدیدها همراستا هستند؟
سبد سرمایه‌گذاری هر سازمان باید فرصت‌ها و تهدیدهای پیشروی آن را منعکس سازد. این سبد همچنین باید پویا باشد، به این معنا که مدیران باید از هوس استفاده مجدد بودجه سال گذشته سازمان بدون یک مرور دقیق اجتناب ورزند. شرکت‌ها باید سود و زیان فرصت‌های کوتاه‌مدت (برای مثال، ارتقای کانا‌ل‌های دیجیتالی)، سرمایه‌گذاری‌های میان‌مدت (از قبیل پایگاه داده‌های مشتریان) و طرح‌های دراز مدت (به‌عنوان نمونه، اجرای آزمایشی مدل‌های جدید و دیجیتال کسب‌و‌کار) را متعادل سازند. این فرضیه که متعادل‌سازی سبد سرمایه‌گذاری، به‌طور منظم و اغلب سه‌ماهه ضروری است، می‌تواند سریعا تغییر کند. خیلی از شرکت‌ها سرمایه‌گذاری‌های خود را روی کانال‌های ارتباطی اینترنتی کاهش داده‌اند؛ چراکه علاقه مشتریان به استفاده از برنامه‌های کاربردی روی تلفن‌های همراه بیشتر شد‌ه‌ است. سبد سرمایه‌گذاری‌ها همچنین باید به گونه‌ای مدیریت شود، تا ریسک اجرا را در بازه قابل‌قبول نگه‌دارد. به‌طور متوسط، پروژه‌های فناوری اطلاعات بزرگ 45 درصد از بودجه تعیین شده و 7 درصد از زمان تعیین شده فراتر می‌روند، درحالی‌که ارزش بازگشتی آنان 56 درصد کمتر از میزان پیش‌بینی شده هستند. این ریسک‌ها با نظارت دقیق روی سبد و پیاده‌سازی فرآیند‌‌های موثری که ارزش‌های خلق شده در آینده را اندازه‌گیری می‌کنند، قابل‌مدیریت هستند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• سبد سرمایه‌گذاری‌های ما در حوزه فناوری اطلاعات تا چه میزان با ارزش کسب‌و‌کار ما با توجه به فرصت‌ها و تهدید‌‌‌ها همراستا است؟
• این سبد چگونه نیاز‌های کوتاه‌مدت و درازمدت را متعادل می‌کند؟
• آیا ما فرآیندهای موثر درمورد ارزیابی ارزش برای کاهش ریسک‌های اجرایی را داریم؟
5- فناوری اطلاعات چگونه چابکی استراتژیک و عملیاتی ما را بهبود می‌بخشد؟
فناوری اطلاعات تاثیر چشمگیری هم روی چابکی عملیاتی کسب‌و‌کار (برای مثال، تعیین زمان بازاریابی برای محصولات جدید) و هم روی چابکی راهبردی کسب‌و‌کار (برای نمونه، توانایی استخراج هم‌افزایی از یک کسب‌و‌کار یا توانایی اتصال سیستم‌ها به یک شریک توزیع محصولات) دارد.
کسب‌و‌کارهای پیشتاز، همواره در حال استفاده از فناوری اطلاعات به‌منظور بهبود چابکی کسب‌و‌کار هستند. برای مثال، یک شرکت پشتیبانی حمل‌ونقل، یک اتاق کنترل ایجاد کرده که مکان و شرایط تمامی دارایی‌ها از قبیل ناوگان را به‌صورت بلادرنگ پایش می‌کند و در صورت بروز خرابی در تجهیزات پاسخی سریع ایجاد می‌کند. چابکی کسب‌و‌کار توسط چابکی کاربرد‌‌های فناوری اطلاعات (توانایی طراحی و پیاده‌سازی تغییرات در سیستم‌ها به‌طور سریع با هزینه و ریسک پایین) پشتیبانی می‌شود. چابکی فناوری اطلاعات را می‌توان توسط موارد ذیل افزایش داد: تغییر مقیاس سیستم‌ها (برای مثال، با کاهش تعداد سیستم‌ها)، بهبود کیفیت داده‌ها (برای نمونه، با ایجاد استانداردهای داد‌ه‌ در سطح کلان)، بهینه‌سازی فرآیندهای بهره‌گیر از فناوری اطلاعات (برای مثال، با به‌کارگیری تکنیک‌های مدیریتی ناب) و ایجاد انعطاف‌پذیری در امور تهیه مواد اولیه (برای نمونه، با خرید مواد اولیه بر اساس ظرفیت تقاضا).
کسب‌و‌کارهای پیشتاز، چابکی کسب‌و‌کار و چابکی فناوری اطلاعات را با اطمینان از اینکه کسب‌و‌کار می‌تواند، به‌طور رقابتی پاسخگو باشد، با‌هم سنجیده و مدیریت می‌کنند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• چابکی کسب‌و‌کار و فناوری اطلاعات ما در مقایسه با رقیبان ما تا چه میزان برابری می‌کند؟
• برنامه‌های فناوری اطلاعات سازمان ما چگونه چابکی کسب‌و‌کار و چابکی فناوری اطلاعات ما را افزایش می‌دهند؟
• ارتباطات ما با تامین‌کنندگان مواد اولیه سازمان، چابکی ما را افزایش یا کاهش می‌دهند؟
6- آیا ما ظرفیت‌های لازم برای استفاده از ارزش‌آفرینی‌های فناوری اطلاعات را داریم؟
فناوری به تنهایی هیچ ارزشی نمی‌آفریند. این، ترکیب استراتژی شفاف، فناوری درست، کیفیت بالای داده‌ها، مهارت‌های مقتضی و فرآیند‌های ناب هستند که در کنار یکدیگر ارزش‌آفرینی می‌کنند. هر رابطه ضعیف در این زنجیره سبب ارزش‌آفرینی ناکافی از فناوری ‌اطلاعات می‌شود.
برای مثال، اخیرا یک شرکت مخابراتی، سیستمی مبتنی بر فناوری ‌اطلاعات برای پشتیبانی فروش متقابل معرفی کرد، ولی متوجه شد که درآمد‌ها تا زمانی‌که کیفیت داد‌‌ه مشتریان بهبود نیابد، افزایش نخواهند یافت. از این‌رو کارکنان شرکت آموزش دیدند چگونه مکالماتی صحیح با مشتریان داشته باشند و فرآیند‌ها و مشوق‌های فروش دوباره تعریف شدند.
سازمان‌‌های پیشتاز، به‌طور فعالانه‌ای توانمندی‌های خود را در این ابعاد ارزیابی می‌کنند و نقاط ضعف خود را هدف قرار می‌دهند. برای نمونه، اخیرا یک بانک، تیمی با عنوان «خدمات داد‌ه‌ای» برای بهبود کیفیت داده‌ها در میان بازار ایجاد کرده است. در بسیاری از بخش‌ها، کمبود استعداد‌های دانش‌آموخته فناوری اطلاعات در کسب‌و‌کار، تنگنا ایجاد می‌کند. برخلاف عقیده عوام، اکثر مدیران با آموزش مناسب می‌توانند بیاموزند که چگونه از فناوری اطلاعات ارزش‌آفرینی کنند، اما ایجاد توانمندی‌ها باید از سطوح بالا آغاز شود. برخی از شرکت‌ها به‌عنوان راهی برای شروع، 200 نفر از مدیران ارشد خود را به دوره‌های فشرده آموزشی فناوری اطلاعات فرستاده‌اند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• آیا ما ظرفیت‌های لازم را برای استفاده همه‌جانبه از سیستم‌های فناوری اطلاعات موجود داریم؟
• نقاط ضعف در ظرفیت‌های ما کدامند؟
• آیا ما مدیران کافی آشنا به فناوری اطلاعات در سازمان داریم؟
*باشگاه مدیران فردای ایران www.modiriran.i
 

onia$

دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]آشنایی با سیاست‌های فناوری اطلاعات سازمان[/h]

نویسنده: پل ویلمت
ترجمه: حمید حسن آبادی*
بخش سوم و پایانی
9 سوال حیاتی وجود دارد که اعضای هیات‌مدیره باید در هنگام بحث با مدیران فناوری اطلاعات و کسب‌و‌کار راجع به سیاست فناوری شرکت، بپرسند. سه سوال از این مجموعه را در ادامه می‌خوانیم:


7- چه کسانی مسوول امور فناوری اطلاعات خواهند بود و چگونه ما آنها را مسوول می‌دانیم؟
در اکثر سازمان‌ها برای مسائلی همچون امور مالی و منابع انسانی، مسوولیت و پاسخگویی امری روشن است. به عنوان مثال کارآیی واحد منابع انسانی را می‌توان با استفاده از ارزیابی معیار‌های شهودی کسب‌وکار از قبیل «کاهش تعداد کارکنان سازمان به‌واسطه بازنشستگی، استعفا یا فوت» پیگیری کرد. اما میزان مسوولیت‌پذیری یا پاسخگویی واحد فناوری ‌اطلاعات همیشه اینقدر خوش تعریف نیست. برخی فعالیت‌های موقت و به اصطلاح مربوط به فناوری اطلاعات در سازمان – از قبیل استخدام برنامه‌نویسان در دپارتمان بازاریابی برای ایجاد نرم‌افزارهای رسانه اجتماعی- گاهی اوقات جزو هسته فعالیت‌های فناوری اطلاعات شرکت محسوب نمی‌شوند. ظهور نقش‌هایی همچون «مدیر بخش دیجیتال» یا «مدیر بخش داده» در سازمان، وضعیت را حتی پیچیده‌تر می‌کند. به‌علاوه، فعالیت‌های فناوری اطلاعات به تنهایی نمی‌توانند پاسخگوی ارزش‌آفرینی از فناوری اطلاعات باشند. برای نمونه، هزینه‌های پایین‌تر فرآیندها، بیشتر از فناوری اطلاعات به واحد‌ها و فعالیت‌های کسب‌و‌کار سود می‌رسانند.
علاوه‌بر‌ این، امور فناوری اطلاعات معمولا به سختی اندازه‌گیری می‌شوند؛ به‌طوری‌که اغلب اوقات به‌ جای مجموعه‌ای محدود از معیارهای شهودی و مربوط به کسب‌و‌کار، حجم داده‌های فنی که پردازش می‌شوند، بیان می‌شوند. میزان بهره‌وری حاصل از فناوری اطلاعات یا ارزش‌های حاصل از فناوری اطلاعات اغلب در دسترس نیست.
سازمان‌های پیشتاز، مدل عملیاتی فناوری اطلاعات شفاف و واضحی را تعریف می‌کنند که در آن مشخص است که چه کسی دقیقا مسوول کدام فعالیت فناوری اطلاعات سازمان از قبیل برنامه‌نویسی نرم‌افزارها، مدیریت کیفیت داد‌‌ه‌ها یا پیاده‌سازی راه‌حل‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات در فرآیند‌های کسب‌و‌کار هستند. این مدل عملیاتی باید کاملا در راستای اولویت‌های کسب‌و‌کار
باشد.
هنگامی که هزینه و کنترل فرآیند‌ها در اولویت‌ باشد، مدل‌های متمرکز و زمانی که رشد و چابکی و رشد پویای کسب‌و‌کار مد‌نظر باشد، مدل‌های توزیع شده برای اجرا انتخاب می‌شوند. جدا از اینکه مدل انتخابی چه باشد، رهبران فناوری اطلاعات باید از طریق معیارهایی که ارزش خلق شده برای کسب‌و‌کار را بر حسب کارآیی، چابکی و سطوح ریسک می‌سنجند، پاسخگو باشند. این معیارها باید برای حتی اعضایی از هیات‌مدیره که کمترین آگاهی را نسبت به فناوری اطلاعات دارند، به‌طور حسی قابل‌درک باشند و نیز باید با انگیزه‌‌‌های مدیران همراستا باشند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• مدل عملیاتی فناوری اطلاعات در سازمان ما چیست و آیا با اولویت‌های کسب‌و‌کار ما همراستا است؟
• چه کسی مسوول ارزش‌آفرینی از فناوری اطلاعات برای کسب‌و‌کار در سازمان است- هم به‌طور کلی و هم مربوط به هر فعالیت؟
• آیا این مسوولان با معیارهای کسب‌و‌کار پسند که مشوق‌های درست را خلق می‌کنند، سنجیده می‌شوند؟
8- آیا سطح فعلی ریسک فناوری اطلاعات در سازمان برای ما قابل‌پذیرش است؟
امنیت فضای مجازی به‌عنوان یک موضوع مهم و رو به رشد در فناوری اطلاعات مطرح است. تاکنون، امنیت تمام شرکت‌های بزرگ مورد حمله قرار گرفته است و اکثر مدیران درک ضعیفی از ریسک‌های پیش‌رو دارند. به هر حال حملات فضای مجازی تنها یک دسته از ریسک‌های فناوری اطلاعات هستند. وجود نقص در بخش کوچکی از نرم‌افزار می‌تواند هزینه‌‌های زیادی از بابت پرداخت خسارت به مشتریان برای شرکت به بار آورد. سیستم‌های فناوری اطلاعات همچنین می‌توانند منجر به ریسک‌های اجرا در کسب‌و‌کار شوند.
شرکت‌ها به یک سیستم جامع برای مدیریت ریسک فناوری اطلاعات که توانایی ارزیابی محدوده کامل ریسک‌ها (برای مثال، حملات هکینگ، مشکلات در فروش و مشکلات فنی) را داشته باشد، نیازمندند؛ به‌طوری‌که علل ریشه‌ای از قبیل فناوری افزونه، سیاست‌های نادرست، فرآیند‌‌های ضعیف و بازرسی ناکافی را مدنظر قرار دهند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• آیا ما درک جامعی از ریسک‌های فناوری اطلاعات برای سازمان خود داریم؟
• سطح ریسک فناوری اطلاعات در سازمان ما چگونه محاسبه می‌شود و آیا با سیاست‌های ریسک‌پذیری کلی شرکت همراستا است؟
• چگونه ما ریسک‌های فناوری اطلاعات خود را در مورد مبانی در حال پیشرفت کاهش می‌دهیم؟
• چه کسی مسوول سرکشی به امور مربوط به ریسک‌های فناوری اطلاعات در سازمان است؟
9- آیا ما بیشترین بهره‌برداری را از فناوری خواهیم کرد؟
فناوری اطلاعات در حال حاضر در اذهان همه تحلیلگران، مشتریان، تنظیم‌کنندگان بازار و سهامداران وجود دارد و علاقه به استفاده از آن همچنان‌که شرکت‌ها بیشتر دیجیتالی خواهند شد، افزایش خواهد یافت. در بسیاری از صنایع، شیوه دیجیتال احتمالا به رایج‌ترین کانال فروش تبدیل خواهد شد؛ بنابراین شرکت‌ها باید آماده تبادل استراتژی‌های فناوری اطلاعات خویش با یکدیگر شوند.
*باشگاه مدیران فردای ایران www.modiriran.ir
 
بالا