onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
ابزارهاي ذهن
ارائه بازخورد؛ ابزاری برای حفظ هماهنگي و کيفيت بالاي عملکرد اعضاي گروه
سيدمحمداعظمی نژاد*
مرور عملکرد! آيا کارمندان پیاده کردن سیستم مرور عملکرد در سازمان را تهدیدی علیه خود می‌دانند؟
برای اغلب کارمندان و مديران، اين کار بيش از حد ترسناک و جزو دغدغه‌های اصلی آنها است. ما معمولا ارائه و دريافت بازخورد را کاری رسمی تلقی می‌کنيم و در دادن نظرات به کارمندان صرفه‌جويي می‌کنيم! و به عملکرد افراد در حد جمع‌آوری مستندات بسنده می‌کنيم و پس از آن مدیر نظرات خود، طی يک‌سال گذشته را با طرح انتقاداتی به کارمندان منتقل می‌کند!
بدون شک اين فرآيند دلسردکننده و دلهره‌آور است و اين روش دقيقا نادرست‌ترين روش، براي گفت‌وگو در مورد کارآيي، ارائه پيشنهاد برای بهبود و صحبت در مورد اهداف آينده است.از دست دادن فرصت مرور عملکرد شرم‌آور است، چرا که يکي از مهم‌ترين کانال‌های ارتباطاتي با اعضای گروه است. زماني که اين کار به درستی انجام شود،جلسه ارائه بازخورد، تبديل به بزرگراهی برای رسيدن به حداکثر عملکرد می‌شود. کارمندان بايد بدانند چه کاري را به خوبي و چه کاري را مناسب انجام نمي‌دهند. آنها بايد افکار و پيشنهادهاي شما را برای بهبود فعاليت خود بشنوند، البته بازخوردی که بايد به نهايت دقت و در فواصل زمانی مناسب داده شود. ارائه بازخورد اثربخش، يک مهارت است و مانند همه مهارت‌ها نياز به تمرين برای بهبود و اطمينان دارد.
معرفی ابزار
بازخوردی اثربخش ارائه دهيد. سعي کنيد ارائه بازخورد را به يک تجربه و فرآيند مثبت تبديل کنيد. قبل از هرچيز، به ياد بياوريد که چرا داريد اين کار را انجام مي‌دهيد. هدف از ارائه بازخورد، بهبود موقعيت يا کارآيي است. شما با خشن و منتقد بودن يا رفتار تهاجمي و توهين‌آميز، موفق به انجام آن نخواهيد شد. اين به اين معني نيست که شما هميشه بايد مثبت باشيد. يک قاعده براي منفي بودن و حتي عصباني شدن وجود دارد که زماني به کار مي‌رود که فردي توجه کافي به آنچه شما مي‌گوييد، نمي‌کند. وقتي رويکرد شما مثبت و تمرکزتان روي بهبودها باشد، دستاورد بيشينه از اين کار خواهيد داشت.
به‌هنگام باشيد. معمولا ارائه يک بازخورد در کوتاه‌ترين زمان ممکن نسبت به زمان انجام کار بهتر است. فراموش نکنيد که ارائه بازخورد مچ‌گيری افراد هنگام کار برای انجام سريع‌تر آن نيست. به اين شيوه فکر کنيد که ارائه بازخورد برای کاری كه يک ساعت به درستی انجام نشده، بسيار آسان تر از کاری است که طی يک سال و با خطاهای زياد انجام شده است.
آن را قاعده‌مند و منظم کنيد. بازخورد فرآيندي است که به توجه نياز مستمر دارد. وقتي لازم است چيزي گفته شود، آن را بگوييد؛ در اين صورت افراد مي‌دانند در طول انجام کار چگونه رفتار کنند تا دچار غافلگيری نشوند، ضمن اينکه کنترل مسائل از دستتان خارج نمي‌شود. اين کاري نيست که يک بار در سال يا هر سه ماه يکبار انجام شود. زمان لازم براي ارائه بازخورد به طور رسمي يا غير رسمي يا ساده، بايد بيشتر از اين باشد و بسته به شرايط هر هفته يا حتي می‌تواند هر روز باشد. به اين ترتيب با ارائه بازخوردهای غيررسمي، هيچ امري در جلسات بازخورد رسمي، غيرقابل انتظار، غافلگيرکننده و پيچيده نخواهد بود.
نظرات خود را آماده کنيد. نياز به تهيه يک متن رسمی نيست؛ ولي بايد در مورد آنچه مي‌خواهيد بگوييد به طور کامل آگاه باشيد و آن را به طور شفاف بيان کنيد. اين به شما کمک مي‌کند موقعيت را حفظ کنيد و به خوبی از عهده اين کار برآييد. ويژه و متفاوت باشيد. به طور روشن موارد بهبود افراد را به ايشان بگوييد، اين کار تضمين می‌دهد که پافشاري روی مسائل حقيقی است و تا حد امکان ابهام را کاهش می‌دهد. به خاطر داشته باشيد فقط بر اساس مشاهدات شخصی خود (و نه مشاهدات ديگران) به ديگران بازخورد دهيد در غير اين صورت نتايج مثبتی عايد شما نمی‌شود. نکته: براي بيان يک موضوع، بزرگ‌نمايي نکنيد. از به کار بردن لغاتي مانند «هرگز»، «همه» و «هميشه» اجتناب کنيد؛ چون افراد حالت دفاعي به خود مي‌گيرند. هميشه تاثير رفتارها را مطرح کنيد و به دنبال سرزنش افراد نباشيد.
به طور خصوصي انتقاد کنيد. هميشه تشويق را به صورت عمومی انجام دهيد ولي سعی کنید از بیان برخی انتقادها در جمع خودداری کنيد. يک مکان مطمئن براي صحبت در نظر بگيريد، جايي که مجبور نمي‌شويد صحبت خود را قطع کنيد و کسي نتواند استراق سمع کند.
از کلمه «من» استفاده کنيد. بازخورد را از چشم‌انداز خودتان ارائه دهيد. اين کار شما را از برچسب زدن به افراد باز مي‌دارد. مثلا به جاي اينکه بگوييد«تو ديروز بي انصاف بودي که اين کار را انجام دادي»، بگوييد: «وقتي از گزارش من مقابل مدير انتقاد کردي، من عصباني يا رنجيده شدم».
مرکز توجه خود را محدود کنيد. در جلسه بازخورد نبايد در مورد بيشتر از دو موضوع بحث شود. اگر بيشتر از آن باشد اين احتمال وجود دارد که فرد تصور کند مورد حمله قرار گرفته و تضعيف روحيه شود. همچنين، شما بايد روي رفتارهايي که فرد می‌تواند تغييرشان دهد يا از آنها تاثير بپذيرد، تکيه کنيد. در مورد موارد مثبت نيز صحبت کنيد. يک اصل خوب در جلسات بازخورد، شروع با موارد مثبت است. اين کار کمک مي‌کند که به فرد احساس آسودگي و راحتي بدهيد. همچنين باعث مي‌شود که افراد ببينند کارهای موفقشان کدام است و براساس آن گام‌هاي بعدی را به درستی بردارند. جلسه را با بازخورد مثبت نيز به پايان برسانيد. در غير اين صورت افراد با احساس ناخوشايند و دلسردي و بي‌ارزش بودن جلسه را ترک می‌کنند. پيشنهادهاي مشخص آماده کنيد، اطمينان حاصل کنيد که شما دو نفر مي‌دانيد که چه کاري لازم است انجام شود تا وضعيت بهبود يابد. پيام اصلي بايد اين باشد که خواسته اصلی شما رشد و پيشرفت فرد است. اهداف را معين و برنامه‌ريزي کنيد تا روند پيشرفت کار را ارزيابي کنيد. پيگيري کنيد، هدف اصلی ارائه بازخورد بهبود عملکرد است. شما بايد مطمئن شويد نکات مورد نظر شما در کار لحاظ می‌شود يا خير. توافقات تان را مکتوب کنيد و هرجا تغييراتی لازم است، اعمال نماييد.
فراموش نکنيد با انجام آگاهانه و قاعده‌مند ابزاری قدرتمند برای توسعه فردی را معماری می‌کنيد.
* (azaminejad@gmail.com)
ارائه بازخورد؛ ابزاری برای حفظ هماهنگي و کيفيت بالاي عملکرد اعضاي گروه
سيدمحمداعظمی نژاد*
مرور عملکرد! آيا کارمندان پیاده کردن سیستم مرور عملکرد در سازمان را تهدیدی علیه خود می‌دانند؟
|
بدون شک اين فرآيند دلسردکننده و دلهره‌آور است و اين روش دقيقا نادرست‌ترين روش، براي گفت‌وگو در مورد کارآيي، ارائه پيشنهاد برای بهبود و صحبت در مورد اهداف آينده است.از دست دادن فرصت مرور عملکرد شرم‌آور است، چرا که يکي از مهم‌ترين کانال‌های ارتباطاتي با اعضای گروه است. زماني که اين کار به درستی انجام شود،جلسه ارائه بازخورد، تبديل به بزرگراهی برای رسيدن به حداکثر عملکرد می‌شود. کارمندان بايد بدانند چه کاري را به خوبي و چه کاري را مناسب انجام نمي‌دهند. آنها بايد افکار و پيشنهادهاي شما را برای بهبود فعاليت خود بشنوند، البته بازخوردی که بايد به نهايت دقت و در فواصل زمانی مناسب داده شود. ارائه بازخورد اثربخش، يک مهارت است و مانند همه مهارت‌ها نياز به تمرين برای بهبود و اطمينان دارد.
معرفی ابزار
بازخوردی اثربخش ارائه دهيد. سعي کنيد ارائه بازخورد را به يک تجربه و فرآيند مثبت تبديل کنيد. قبل از هرچيز، به ياد بياوريد که چرا داريد اين کار را انجام مي‌دهيد. هدف از ارائه بازخورد، بهبود موقعيت يا کارآيي است. شما با خشن و منتقد بودن يا رفتار تهاجمي و توهين‌آميز، موفق به انجام آن نخواهيد شد. اين به اين معني نيست که شما هميشه بايد مثبت باشيد. يک قاعده براي منفي بودن و حتي عصباني شدن وجود دارد که زماني به کار مي‌رود که فردي توجه کافي به آنچه شما مي‌گوييد، نمي‌کند. وقتي رويکرد شما مثبت و تمرکزتان روي بهبودها باشد، دستاورد بيشينه از اين کار خواهيد داشت.
به‌هنگام باشيد. معمولا ارائه يک بازخورد در کوتاه‌ترين زمان ممکن نسبت به زمان انجام کار بهتر است. فراموش نکنيد که ارائه بازخورد مچ‌گيری افراد هنگام کار برای انجام سريع‌تر آن نيست. به اين شيوه فکر کنيد که ارائه بازخورد برای کاری كه يک ساعت به درستی انجام نشده، بسيار آسان تر از کاری است که طی يک سال و با خطاهای زياد انجام شده است.
آن را قاعده‌مند و منظم کنيد. بازخورد فرآيندي است که به توجه نياز مستمر دارد. وقتي لازم است چيزي گفته شود، آن را بگوييد؛ در اين صورت افراد مي‌دانند در طول انجام کار چگونه رفتار کنند تا دچار غافلگيری نشوند، ضمن اينکه کنترل مسائل از دستتان خارج نمي‌شود. اين کاري نيست که يک بار در سال يا هر سه ماه يکبار انجام شود. زمان لازم براي ارائه بازخورد به طور رسمي يا غير رسمي يا ساده، بايد بيشتر از اين باشد و بسته به شرايط هر هفته يا حتي می‌تواند هر روز باشد. به اين ترتيب با ارائه بازخوردهای غيررسمي، هيچ امري در جلسات بازخورد رسمي، غيرقابل انتظار، غافلگيرکننده و پيچيده نخواهد بود.
نظرات خود را آماده کنيد. نياز به تهيه يک متن رسمی نيست؛ ولي بايد در مورد آنچه مي‌خواهيد بگوييد به طور کامل آگاه باشيد و آن را به طور شفاف بيان کنيد. اين به شما کمک مي‌کند موقعيت را حفظ کنيد و به خوبی از عهده اين کار برآييد. ويژه و متفاوت باشيد. به طور روشن موارد بهبود افراد را به ايشان بگوييد، اين کار تضمين می‌دهد که پافشاري روی مسائل حقيقی است و تا حد امکان ابهام را کاهش می‌دهد. به خاطر داشته باشيد فقط بر اساس مشاهدات شخصی خود (و نه مشاهدات ديگران) به ديگران بازخورد دهيد در غير اين صورت نتايج مثبتی عايد شما نمی‌شود. نکته: براي بيان يک موضوع، بزرگ‌نمايي نکنيد. از به کار بردن لغاتي مانند «هرگز»، «همه» و «هميشه» اجتناب کنيد؛ چون افراد حالت دفاعي به خود مي‌گيرند. هميشه تاثير رفتارها را مطرح کنيد و به دنبال سرزنش افراد نباشيد.
به طور خصوصي انتقاد کنيد. هميشه تشويق را به صورت عمومی انجام دهيد ولي سعی کنید از بیان برخی انتقادها در جمع خودداری کنيد. يک مکان مطمئن براي صحبت در نظر بگيريد، جايي که مجبور نمي‌شويد صحبت خود را قطع کنيد و کسي نتواند استراق سمع کند.
از کلمه «من» استفاده کنيد. بازخورد را از چشم‌انداز خودتان ارائه دهيد. اين کار شما را از برچسب زدن به افراد باز مي‌دارد. مثلا به جاي اينکه بگوييد«تو ديروز بي انصاف بودي که اين کار را انجام دادي»، بگوييد: «وقتي از گزارش من مقابل مدير انتقاد کردي، من عصباني يا رنجيده شدم».
مرکز توجه خود را محدود کنيد. در جلسه بازخورد نبايد در مورد بيشتر از دو موضوع بحث شود. اگر بيشتر از آن باشد اين احتمال وجود دارد که فرد تصور کند مورد حمله قرار گرفته و تضعيف روحيه شود. همچنين، شما بايد روي رفتارهايي که فرد می‌تواند تغييرشان دهد يا از آنها تاثير بپذيرد، تکيه کنيد. در مورد موارد مثبت نيز صحبت کنيد. يک اصل خوب در جلسات بازخورد، شروع با موارد مثبت است. اين کار کمک مي‌کند که به فرد احساس آسودگي و راحتي بدهيد. همچنين باعث مي‌شود که افراد ببينند کارهای موفقشان کدام است و براساس آن گام‌هاي بعدی را به درستی بردارند. جلسه را با بازخورد مثبت نيز به پايان برسانيد. در غير اين صورت افراد با احساس ناخوشايند و دلسردي و بي‌ارزش بودن جلسه را ترک می‌کنند. پيشنهادهاي مشخص آماده کنيد، اطمينان حاصل کنيد که شما دو نفر مي‌دانيد که چه کاري لازم است انجام شود تا وضعيت بهبود يابد. پيام اصلي بايد اين باشد که خواسته اصلی شما رشد و پيشرفت فرد است. اهداف را معين و برنامه‌ريزي کنيد تا روند پيشرفت کار را ارزيابي کنيد. پيگيري کنيد، هدف اصلی ارائه بازخورد بهبود عملکرد است. شما بايد مطمئن شويد نکات مورد نظر شما در کار لحاظ می‌شود يا خير. توافقات تان را مکتوب کنيد و هرجا تغييراتی لازم است، اعمال نماييد.
فراموش نکنيد با انجام آگاهانه و قاعده‌مند ابزاری قدرتمند برای توسعه فردی را معماری می‌کنيد.
* (azaminejad@gmail.com)
