ابزار کمک به افراد برای کار اثربخش

[onia$]

ابزارهای ذهن
بهبود پويايي تيم کاری
[h=1]ابزار کمک به افراد برای کار اثربخش[/h]

سيد محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
تصور کنيد شما با بهترين افراد سازمان برای حل يک مساله تشکيل يک تيم کاری داده‌ايد، اما با وجود اينکه اميد زيادی به اين تيم برای گرفتن نتيجه داشتيد، ممکن است مشاهده کنید که آنها تصميمات نادرستی گرفته‌اند و از این بابت احساس نا اميدی کنيد.


نمونه‌های معمولی برای يک تيم کاری ناموفق می‌تواند اينگونه باشد؛ در شروع جلسه يکی از اعضای تيم‌ايده‌های بسيار خوبی مطرح می‌کند، اما متوجه می‌شويد اين فرد به طور مداوم در حال مچ‌گيری از ديگر اعضا است و اجازه ابراز وجود به ديگران نمی‌دهد. فرد ديگری از اعضای تيم، به سختی در بحث‌های کاری مشارکت می‌کند و هر زمان از او نظر خواسته می‌شود، به راحتی می‌گويد با نظر ديگر اعضا موافق است. بالاخره فرد ديگری از اعضای تيم هم نظر طنزآميزی در زمانی نامناسب ارائه می‌دهد که موجب انحراف از بحث اصلی جلسه می‌شود.
پويايي يک تيم کاری موضوع قابل تشخيصی است. در چنين تيم‌هايي اعضای تيم به يکديگر اعتماد دارند، سعی می‌کنند به سمت تصميم گيری جمعی حرکت کنند و همگی خود را در نتايج به دست آمده مسوول می‌دانند. پژوهشگران به اين نتيجه رسيده‌اند که ميزان بروز خلاقيت و نوآوری در يک تيم مثبت و پويا نسبت به يک تيم متوسط تقريبا دو برابر است.
در گروهی با ميزان پويايي کم، رفتار افراد کار را به اختلال می‌کشاند. چرا که ممکن است يا گروه به هيچ تصميمی نرسد و اگر هم به تصميمی برای اجرا برسد، آن تصميم از اساس غلط باشد، چرا که اعضای تيم توان يک بررسی کامل و اثربخش را نداشته‌اند.

چه عواملی باعث ضعف پويايي
در تيم می‌شود؟
رهبران و اعضای گروه می‌توانند در پويايي تيم نقش مهمی ايفا کنند. اجازه دهيد شايع‌ترين مسائلی که در اين مورد اتقاق می‌افتد، با هم مرور کنيم:
 مديريت ضعيف: زمانی که يک تيم، مديري قوی نداشته باشد، می‌توان پيش‌بينی کرد تيم به خوبی جهت‌گيری نمی‌کند، اصطکاک‌ها بيشتر می‌شود و حتی تمرکز تيم بر اولويت‌های اشتباه است. بنابراين می‌توان حدس زد که چقدر اين عامل برای پويايي تيم حياتی است.
 احترام بيش از حد به قدرت: زمانی که افراد تيم به رهبر تيم به دليل اختيارات سازمانی که دارد بيش از حد احترام بگذارند، به تدريج مشاهده می‌شود افراد از ابراز عقيده و‌ايده‌ها خودداری می‌کنند.
 مانع تراشی: افراد تيم با روش‌های مختلفی می‌توانند موجب ايجاد مانع برای پيشرفت تيم شوند، بعضی از افراد هميشه با نظرات ديگران مخالفت می‌کنند و منفی بافی می‌کنند و بعضی ديگر جلسات را به سخره می‌گيرند و در زمان‌های مهم تصميم‌گيری بذله‌گويي می‌كنند و مواردی ديگر که قابل شناسايي است.
 عدم مشارکت در تيم: بعضی از افراد تيم، بی‌خيال موضوعات تيم کاری هستند و در عمل مسووليت‌ها را به دوش ديگران می‌اندازند.
 دلهره ارزيابی: ترس از اين موضوع که عملکرد تيم مورد ارزيابی قرار می‌گيرد، موجب می‌شود افراد شجاعت کمتری برای تصميمات نشان دهند.

معرفی ابزار
برای اينکه بتوانيد تيمی پويا در کنار خود داشته باشيد، اين راهکارها پيشنهاد می‌شود:
 تيم خود را بشناسيد؛ به عنوان يک رهبر، شما نياز به توسعه افراد تيم خود داريد. شما بايد بدانيد در هرمرحله از فعاليت‌ها، اعضای تيم چه توانايي‌هايي نياز دارند و چنانچه نياز به توانمندسازی دارند، شروع به برنامه‌ريزی و اقدام کنيد.
 به مشکلات تيم به سرعت رسيدگی کنيد؛ اگر متوجه شديد يکی از اعضا با ديگر اعضای تيم دچار چالش شده است به سرعت برای حل آن اقدام کنيد. ارائه بازخورد، به فرد مورد نظر می‌تواند راهکار خوبی برای اين موضوع
باشد.
 نقش‌ها و مسووليت را تعريف کنيد؛ در تيمی که نقش‌ها و مسووليت‌های افراد مشخص باشد، پويايي تيم بسيار بيشتر است؛ چرا که هر فرد می‌داند در راستای چه ماموريتی فعاليت می‌كند. شايد لازم باشد به طور دوره‌ای اين نقش‌ها را برای افراد يادآوری کنيد.
 بر ارتباطات تمرکز کنيد؛ ارتباطات مناسب نقش مهمی در پويايي تيم دارد، بنابراين سعی کنيد با همه افراد تيم، ارتباطی مناسب برقرار کنيد. از همه روش‌های رايج مانند ارسال ايميل، برگزاری جلسه، به اشتراک گذاری اسناد و مذاکره حضوری استفاده کنيد تا هيچ ابهامی در انتقال مطالب باقی نماند. هر تغيير يا تصميمی بايد در زمان و مکان به موقع و مناسب به اطلاع اعضای تيم
برسد.
 توجه داشته باشيد؛ به هر علامتی که نشانه ضعف در پويايي تيم است توجه داشته باشيد و واکنش نشان دهيد. چرا که اقدام و واکنش به موقع شما می‌تواند باعث شود تيم شما هميشه در بهترين وضعيت عملکرد باقی
بماند.
يک تيم کاری پويا محصول علم و هنر رهبری است که نتايج حاصل از عملکرد تيم خود را بسيار ارزشمند می‌سازد!
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران