onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
ابزارهای ذهن
برگزاری کارگاه آموزشي
[h=1]ابزار سازماندهی و پیشرفت در سازمان[/h]
سيد محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
هر کس که تاکنون کارگاهی آموزشي را برنامه‌ريزي و اجرا کرده، به شما خواهد گفت کار بزرگي را انجام داده است. چرا که اين کار نياز به سازمان‌دهي، تمرکز و ميزان زيادي خلاقيت دارد. بنابراين بايد ديد چطور می‌توان خود را براي برگزاری يک کارگاه آموزشي مرتبط، بهره‌ور و به يا ماندني آماده کرد؟
برخي از افراد از رفتن به کارگاه‌هاي آموزشي متنفرند. چون فکر می‌کنند اين کار اشتباه است و آن را اتلاف پول و زمان می‌دانند، اما اگر برنامه‌ريزی خوبی برای يک کارگاه آموزشی انجام شده باشد، به طور باور نکردني می‌تواند براي افراد شرکت‌کننده ارزشمند باشد.
کارگاه هاي آموزشي بهترين محل برای يادگيري تعاملي، ايجاد ارتباطات و حل مسائل است. به همين دليل برنامه‌ريزي پيش از آن بسيار مهم است.
معرفی ابزار؛ براي اطمينان از اينکه کارگاه آموزشي که برگزار خواهيد کرد، تبديل به تجربه‌ای ارزشمند براي همه حاضرين آن باشد اين مراحل را دنبال کنيد:
گام اول: اهداف کارگاه را تعريف کنيد
هر کارگاه آموزشی بايد هدف داشته باشد. آيا شما نياز به بهبود روش‌های استخدام در شرکت داريد؟ آيا می‌خواهيد به مديران، آموزش دهيد که چگونه سازماندهی بهتری داشته باشند؟ آيا می‌خواهيد رويکرد جديدی را در سازمان معرفی کنيد؟ و مواردی مثل اين.
بسياری از کارگاه‌های آموزشی به دليل عدم وجود يک هدف روشن منجر به اتلاف وقت می‌شوند.
گام دوم: تصميم بگيريد چه کسانی
در کارگاه شرکت کنند
آگاهی از اينکه چه کساني در کارگاه شرکت مي‌کنند، به طور مستقيم با اهداف شما در ارتباط است. به عنوان مثال، اگر قرار است که هدف کارگاه، ارائه يک راه‌حل براي يک مشکل باشد، احتمالا به 10 شرکت‌کننده کليدی نياز داريد،اگر هدف، روي آموزش متمرکز است، بنابراين به گروهي بزرگ‌تر نياز داريد که براي بحث به گروهاي کوچک‌تر تقسيم شوند. پس ليستي از افرادي که نياز است در کارگاه باشند، تهيه کنيد.
گام سوم: مکان مناسب انتخاب کنيد
اگر شما 10 شرکت‌کننده داريد، احتمالا يک اتاق کنفرانس برای برگزاری کارگاه آموزشی مناسب خواهد بود، اما اگر تعداد شرکت‌کنندگان 50 نفر است شما ممکن است مجبور باشيد مکاني بزرگ‌تر پيدا کنيد.
وقتي مکان را پيدا کرديد درباره جزئيات اجرايي و تدارکات کارگاه فکر کنيد. اگر به يک تکنولوژي خاصي مثل
ويدئو کنفرانس نياز داريد بررسی کنید آيا آن مکان مي‌تواند اين نياز شما را پشتيباني کند؟ آيا امکانات مناسب براي زمان‌های تنفس در طول کارگاه وجود دارد؟
گام چهارم: دستور جلسه تهيه کنيد
اکنون که هدف اوليه کارگاه و شرکت‌کنندگان را مي شناسيد، مي‌توانيد رئوس مطالبی را که به رسيدن شما به دستور جلسه کمک می‌کند تهيه کنيد:
• نکات اصلي؛ ليستي از اهداف اصلي براي بحث و گفت‌وگو مورد نظر با شرکت‌کنندگان تهيه و سپس هرهدف را به اهدافي کوچک و جزئي تقسيم کنيد.
• وسايل کمک آموزشي؛ اگر از وسايل کمک آموزشي استفاده مي‌کنيد، ليست آن را تهيه کنيد. تهيه اين ليست به افرادی که در برگزاری کارگاه از شما حمايت فنی می‌کنند، کمک می کند تا با تمرکز بهتری به شما خدمات ارائه کنند.
• بحث‌ها و فعاليت‌ها؛ ليستی از بحث‌ها و فعاليت‌هايي که در مقاطع مختلف کارگاه بايد اجرا شود تهيه کنيد. تخمين بزنيد هر تمرين چه مدت زمانی از کارگاه را به خود اختصاص می‌دهد؟ اطمينان حاصل کنيد که فعاليت‌هاي شما براي تعداد افراد کارگاه مناسب هستند و اينکه محل مورد نظر برای اجرای فعاليت‌های کارگاه مناسب است. به ياد داشته باشيد هر چه طرح و برنامه‌تان جزئي‌تر باشد، بيشتر اطمينان حاصل خواهيد کرد که جلسه طبق برنامه‌ها پيشرفت داشته و موفق مي‌شود.
گام پنجم: از مخاطبين بازخورد بگيريد
تنها روشي که شما پي مي‌بريد که جلسه موفقيت‌آميز بوده يا نه اين است که يک برنامه پيگير موثر داشته باشيد. پرسشنامه اي را طراحی و در پايان جلسه به همه شرکت‌کنندگان داده و به آنها فرصت دهيد تا نظراتشان را درباره پيشبرد اين برنامه به اشتراک بگذارند. اگر چه اين کار مي‌تواند کمي نگران‌کننده باشد اما تنها راه براي يادگيري و بهبود براي دفعات بعدي است.
همچنين مهم است که برنامه‌اي براي تبادل تصميماتي که در کارگاه آموزشي گرفته شده است، داشته باشيد. آيا به همه افراد، ايميلي با ذکر جزئيات تصميمات کارگاه خواهيد فرستاد؟ آيا آن را روي اينترانت شرکت قرار خواهيد داد ؟ افراد بايد بدانند که تلاش طاقت فرساي آنها به نتيجه رسيده است، بنابراين بعد از به پايان رسيدن جلسه آنها را در جريان کارها يا فعاليت‌ها قرار دهيد.
• در طول کارگاه، افراد را مشارکت دهيد. به اينکه چطور به کارگاه شور و هيجان دهيد تا برای شرکت‌کنندگان جذاب باشد، فکر کنيد. شما موضوعاتي راکه قرار است به آن بپردازيد، مي‌دانيد اما چگونه مباحث را براي مخاطبين سرگرم‌کننده و به ياد ماندني مطرح مي‌کنيد. مشارکت تمامي افراد، کليد اصلي يک کارگاه موفق آموزشی است. بنابراين تمرين‌هاي گروهی متفاوت و خلاقانه براي هر کارگاه آموزشي طراحی و اجرا کنيد. اين نکات را به ياد داشته باشيد:
- بسياری از افراد هنگام صحبت کردن در يک جمع غريبه عصبي می‌شوند. اگر تمريناتی گروهی را برنامه‌ريزي مي‌کنيد، گروه‌ها را به گروه‌هاي کوچک‌تر تبديل کنيد تا افراد در هنگام صحبت و ارتباط با يکديگر راحت‌تر باشند.
گاهي اوقات ضرورتي ندارد همه افراد تا آخر جلسه بمانند، برای مثال ممکن است مديرعامل نتواند در تمام طول جلسه حضور داشته باشد. تشخيص دهيد که گرفتارترين شرکت‌کننده در چه قسمت‌هايي بايد حضور داشته باشد و پيشاپيش زمان رسيدن يا ترک جلسه را به آنها پيشنهاد دهيد. آنها از توجهات شما قدرداني به عمل خواهند آورد.
به خاطر داشته باشيد برگزاری کارگاه‌های آموزشی ابزاری قوی برای تقويت مهارت ارتباطی شما با همکاران است.
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران (hrjournalist.blogfa.com)
برگزاری کارگاه آموزشي
[h=1]ابزار سازماندهی و پیشرفت در سازمان[/h]
سيد محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
هر کس که تاکنون کارگاهی آموزشي را برنامه‌ريزي و اجرا کرده، به شما خواهد گفت کار بزرگي را انجام داده است. چرا که اين کار نياز به سازمان‌دهي، تمرکز و ميزان زيادي خلاقيت دارد. بنابراين بايد ديد چطور می‌توان خود را براي برگزاری يک کارگاه آموزشي مرتبط، بهره‌ور و به يا ماندني آماده کرد؟
برخي از افراد از رفتن به کارگاه‌هاي آموزشي متنفرند. چون فکر می‌کنند اين کار اشتباه است و آن را اتلاف پول و زمان می‌دانند، اما اگر برنامه‌ريزی خوبی برای يک کارگاه آموزشی انجام شده باشد، به طور باور نکردني می‌تواند براي افراد شرکت‌کننده ارزشمند باشد.
کارگاه هاي آموزشي بهترين محل برای يادگيري تعاملي، ايجاد ارتباطات و حل مسائل است. به همين دليل برنامه‌ريزي پيش از آن بسيار مهم است.
معرفی ابزار؛ براي اطمينان از اينکه کارگاه آموزشي که برگزار خواهيد کرد، تبديل به تجربه‌ای ارزشمند براي همه حاضرين آن باشد اين مراحل را دنبال کنيد:
گام اول: اهداف کارگاه را تعريف کنيد
هر کارگاه آموزشی بايد هدف داشته باشد. آيا شما نياز به بهبود روش‌های استخدام در شرکت داريد؟ آيا می‌خواهيد به مديران، آموزش دهيد که چگونه سازماندهی بهتری داشته باشند؟ آيا می‌خواهيد رويکرد جديدی را در سازمان معرفی کنيد؟ و مواردی مثل اين.
بسياری از کارگاه‌های آموزشی به دليل عدم وجود يک هدف روشن منجر به اتلاف وقت می‌شوند.
گام دوم: تصميم بگيريد چه کسانی
در کارگاه شرکت کنند
آگاهی از اينکه چه کساني در کارگاه شرکت مي‌کنند، به طور مستقيم با اهداف شما در ارتباط است. به عنوان مثال، اگر قرار است که هدف کارگاه، ارائه يک راه‌حل براي يک مشکل باشد، احتمالا به 10 شرکت‌کننده کليدی نياز داريد،اگر هدف، روي آموزش متمرکز است، بنابراين به گروهي بزرگ‌تر نياز داريد که براي بحث به گروهاي کوچک‌تر تقسيم شوند. پس ليستي از افرادي که نياز است در کارگاه باشند، تهيه کنيد.
گام سوم: مکان مناسب انتخاب کنيد
اگر شما 10 شرکت‌کننده داريد، احتمالا يک اتاق کنفرانس برای برگزاری کارگاه آموزشی مناسب خواهد بود، اما اگر تعداد شرکت‌کنندگان 50 نفر است شما ممکن است مجبور باشيد مکاني بزرگ‌تر پيدا کنيد.
وقتي مکان را پيدا کرديد درباره جزئيات اجرايي و تدارکات کارگاه فکر کنيد. اگر به يک تکنولوژي خاصي مثل
ويدئو کنفرانس نياز داريد بررسی کنید آيا آن مکان مي‌تواند اين نياز شما را پشتيباني کند؟ آيا امکانات مناسب براي زمان‌های تنفس در طول کارگاه وجود دارد؟
گام چهارم: دستور جلسه تهيه کنيد
اکنون که هدف اوليه کارگاه و شرکت‌کنندگان را مي شناسيد، مي‌توانيد رئوس مطالبی را که به رسيدن شما به دستور جلسه کمک می‌کند تهيه کنيد:
• نکات اصلي؛ ليستي از اهداف اصلي براي بحث و گفت‌وگو مورد نظر با شرکت‌کنندگان تهيه و سپس هرهدف را به اهدافي کوچک و جزئي تقسيم کنيد.
• وسايل کمک آموزشي؛ اگر از وسايل کمک آموزشي استفاده مي‌کنيد، ليست آن را تهيه کنيد. تهيه اين ليست به افرادی که در برگزاری کارگاه از شما حمايت فنی می‌کنند، کمک می کند تا با تمرکز بهتری به شما خدمات ارائه کنند.
• بحث‌ها و فعاليت‌ها؛ ليستی از بحث‌ها و فعاليت‌هايي که در مقاطع مختلف کارگاه بايد اجرا شود تهيه کنيد. تخمين بزنيد هر تمرين چه مدت زمانی از کارگاه را به خود اختصاص می‌دهد؟ اطمينان حاصل کنيد که فعاليت‌هاي شما براي تعداد افراد کارگاه مناسب هستند و اينکه محل مورد نظر برای اجرای فعاليت‌های کارگاه مناسب است. به ياد داشته باشيد هر چه طرح و برنامه‌تان جزئي‌تر باشد، بيشتر اطمينان حاصل خواهيد کرد که جلسه طبق برنامه‌ها پيشرفت داشته و موفق مي‌شود.
گام پنجم: از مخاطبين بازخورد بگيريد
تنها روشي که شما پي مي‌بريد که جلسه موفقيت‌آميز بوده يا نه اين است که يک برنامه پيگير موثر داشته باشيد. پرسشنامه اي را طراحی و در پايان جلسه به همه شرکت‌کنندگان داده و به آنها فرصت دهيد تا نظراتشان را درباره پيشبرد اين برنامه به اشتراک بگذارند. اگر چه اين کار مي‌تواند کمي نگران‌کننده باشد اما تنها راه براي يادگيري و بهبود براي دفعات بعدي است.
همچنين مهم است که برنامه‌اي براي تبادل تصميماتي که در کارگاه آموزشي گرفته شده است، داشته باشيد. آيا به همه افراد، ايميلي با ذکر جزئيات تصميمات کارگاه خواهيد فرستاد؟ آيا آن را روي اينترانت شرکت قرار خواهيد داد ؟ افراد بايد بدانند که تلاش طاقت فرساي آنها به نتيجه رسيده است، بنابراين بعد از به پايان رسيدن جلسه آنها را در جريان کارها يا فعاليت‌ها قرار دهيد.
• در طول کارگاه، افراد را مشارکت دهيد. به اينکه چطور به کارگاه شور و هيجان دهيد تا برای شرکت‌کنندگان جذاب باشد، فکر کنيد. شما موضوعاتي راکه قرار است به آن بپردازيد، مي‌دانيد اما چگونه مباحث را براي مخاطبين سرگرم‌کننده و به ياد ماندني مطرح مي‌کنيد. مشارکت تمامي افراد، کليد اصلي يک کارگاه موفق آموزشی است. بنابراين تمرين‌هاي گروهی متفاوت و خلاقانه براي هر کارگاه آموزشي طراحی و اجرا کنيد. اين نکات را به ياد داشته باشيد:
- بسياری از افراد هنگام صحبت کردن در يک جمع غريبه عصبي می‌شوند. اگر تمريناتی گروهی را برنامه‌ريزي مي‌کنيد، گروه‌ها را به گروه‌هاي کوچک‌تر تبديل کنيد تا افراد در هنگام صحبت و ارتباط با يکديگر راحت‌تر باشند.
گاهي اوقات ضرورتي ندارد همه افراد تا آخر جلسه بمانند، برای مثال ممکن است مديرعامل نتواند در تمام طول جلسه حضور داشته باشد. تشخيص دهيد که گرفتارترين شرکت‌کننده در چه قسمت‌هايي بايد حضور داشته باشد و پيشاپيش زمان رسيدن يا ترک جلسه را به آنها پيشنهاد دهيد. آنها از توجهات شما قدرداني به عمل خواهند آورد.
به خاطر داشته باشيد برگزاری کارگاه‌های آموزشی ابزاری قوی برای تقويت مهارت ارتباطی شما با همکاران است.
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران (hrjournalist.blogfa.com)
