onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]ابزار سازماندهی دارايي‌های فکری[/h] 159
سيد‌محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools- Forbes
مدير يک سازمان هر روز در معرض بمباران اطلاعات قرار می‌گيرد. نتيجه يک پژوهش نشان می‌دهد اطلاعاتی که يک فرد معمولی در طول يک سال دريافت می‌کند معادل اطلاعات 174 روزنامه چاپ شده در دنيا در يک روز است.
وجود اين ميزان اطلاعات، اهميت مديريت دانش را دو چندان می‌کند.
سه دليل اصلی برای شرکت‌های موفق در استفاده فعال از ابزار مديريت دانش وجود دارد: 1) تسهيل در قابليت تصميم‌گيری 2) ايجاد سازمانی يادگيرنده 3) ايجاد فرهنگ تغيير و نوآوری
در ساده‌ترين حالت، مديريت دانش سازماندهی، ذخيره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات حياتی سازمان به طوری که در دسترس همگان باشد، تعريف می‌شود.
دانش چيست؟ واژه‌هايي مانند «داده»، «اطلاعات» و «دانش» اغلب به جای يکديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرند؛ اما تفاوت‌های مهمی بين آنها وجود دارد.
• داده، عبارت است از اطلاعاتی که البته معنای خاص ندارد. برای مثال عدد 1000 يا نام تام اسميت.
• اطلاعات، به داده‌های سازماندهی شده می‌گويند. برای مثال عبارت«تام اسميت يک مديرعامل است»، «ميزان توليد 1000 عدد در روز»، بخشی از يک اطلاع است. اينجا جزئيات بيشتری نسبت به داده در اختيار است.
• دانش، اطلاعات را به صورت سازماندهی شده و آماده برای تصميم‌گيری به ما می‌دهد. برای مثال «تام‌اسميت مديرعامل بزرگ‌ترين شرکت رقيب ماست» و «ميزان توليد شرکت او 1000 عدد در روز از محصول مشابه است».
تفاوت کليدی ميان دانش و اطلاعات در اين است که دانش به ما قدرت تصميم‌گيری و اقدام می‌دهد.
دانش خود به دو دسته اصلی تقسيم می‌شود:
دانش آشکار، شامل مواردی است که به آسانی و با روش‌های مختلف از جمله آموزش مستقيم، استفاده از يک بانک اطلاعاتی يا يک کتاب قابل استخراج است.
دانش ضمنی، به راحتی قابل استخراج نيست و ماحصل تجارب، مهارت‌ها و دانشی است که در ذهن افراد قرار دارد. بنابراين مديريت آن سخت‌تر است.
پياده سازی مديريت دانش؛ مديريت دانش در سازمان‌ها به دو روش قابل اجرا است، که البته تصميم به انتخاب و استفاده از آنها به عوامل مختلفی از جمله فرهنگ سازمانی مرتبط است.
- سيستم‌های سخت‌افزاری؛ اين روش می‌تواند شامل روش‌هايي چون wikiهای مشارکتی باشد؛ به طوري که در آن افراد دسترسی اضافه و اصلاح کردن اطلاعات را دارند. روش‌های ديگر همچون ايجاد يک بانک اطلاعاتی يا نرم‌افزاری که افراد به آن دسترسی برای ورود اطلاعات داشته باشند نيز قابل استفاده است.
- سيستم‌های نرم‌افزاری؛ اين روش شامل اقدامات خاصی چون برگزاری جلسات و ايجاد مکانيزم‌های ارتباطی افراد با يکديگر برای تسهيم دانش است. روش‌هايي چون مربیگری (mentoring)، مرور بعد از اقدام (action after review) و مواردی از اين قبيل به عنوان رويکردهايي برای سيستم‌های نرم‌افزاری در مديريت دانش شناخته می‌شوند.
نکته قابل توجه اين است که دانش ضمنی سازمان اغلب با سيستم‌های نرم قابل استخراج است و دانش آشکار سازمان نيز از طريق سيستم‌های سخت قابل شناسايي است؛ به همين دليل معمولا براساس اقتضای سازمان، تلفيقی از هر دو سيستم برای مديريت دانش استفاده می‌شود.
می‌توانيد با استفاده از نکات زير راه خود را برای پياده‌سازی مديريت دانش در سازمان هموار کنيد:
- ابتدا دانش ضمنی سازمان را شناسايي کنيد؛ در بسياری از سازمان‌ها شناسايي دانش ضمنی افراد، مانعی بزرگ برای مديريت دانش است. اگر قصد پياده‌سازی يک سيستم مديريت دانش را در سازمان خود داريد، سعی کنيد با تشکيل جلسات طوفان ذهنی، ايده‌های کارکنان برای چگونگی جذب و استخراج دانش ضمنی را به دست آوريد.
- با گروه‌های کوچک‌تر شروع کنيد؛ برای اينکه بتوانيد شرايط را بهتر مديريت کنيد، شناسايي و به اشتراک‌گذاری دانش را از واحدهای کوچک‌تر سازمانی آغاز کنيد سپس آن را توسعه دهيد.
- به کارکنان کمک کنيد برای تسهيم دانش خود احساس راحتی کنند؛ «فروش» مديريت دانش به تيم‌های کاری شما ممکن است سخت باشد. ممکن است بعضی افراد تمايلی به اشتراک‌گذاری دانشی که طی ساليان زياد در سازمان به دست آورده‌اند، نداشته باشند.
سعی کنيد تسهيم دانش را به بخشی از فرهنگ و فعاليتی همه‌گير در سازمان تبديل کنيد. شايد يکی از روش‌های تشويقی برای اين کار، ارتباط ميزان به اشتراک گذاری دانش کارکنان با نمرات ارزيابی عملکرد آنها باشد.
- روش‌های تسهيم دانش را تا حد ممکن ساده کنيد؛ اغلب افراد مشغله کاری دارند بنابراين بايد مکانيزمی ايجاد کنيد که به اشتراک گذاری دانش خيلی برای آنها زمانبر
نباشد.
- برای افراد در شرف بازنشستگی برنامه ويژه داشته باشيد؛ يکی از محرک‌های قوی برای سازمان‌ها در انجام مديريت دانش، خروج افراد با تجربه سازمان به دليل بازنشستگی است چرا که در عمل بخش عمده‌ای از دانش ضمنی از سازمان خارج می‌شود. بنابراين لازم است برای استخراج دانش اين افراد برنامه‌ای ويژه و مدون تهيه و اجرا کنيد.
در کسب و کار امروزی شايد يکی از مولفه‌های حيات و بقای سازمان‌ها، مديريت دانش سازمانی تلقی می‌شود، بنابراين پيشنهاد می‌شود با تدوين يک استراتژی مدون به اجرای آن در سازمان خود بپردازيد.
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه-انجمن مديريت منابع انسانی ايران
سيد‌محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools- Forbes
مدير يک سازمان هر روز در معرض بمباران اطلاعات قرار می‌گيرد. نتيجه يک پژوهش نشان می‌دهد اطلاعاتی که يک فرد معمولی در طول يک سال دريافت می‌کند معادل اطلاعات 174 روزنامه چاپ شده در دنيا در يک روز است.
وجود اين ميزان اطلاعات، اهميت مديريت دانش را دو چندان می‌کند.
سه دليل اصلی برای شرکت‌های موفق در استفاده فعال از ابزار مديريت دانش وجود دارد: 1) تسهيل در قابليت تصميم‌گيری 2) ايجاد سازمانی يادگيرنده 3) ايجاد فرهنگ تغيير و نوآوری
در ساده‌ترين حالت، مديريت دانش سازماندهی، ذخيره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات حياتی سازمان به طوری که در دسترس همگان باشد، تعريف می‌شود.
دانش چيست؟ واژه‌هايي مانند «داده»، «اطلاعات» و «دانش» اغلب به جای يکديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرند؛ اما تفاوت‌های مهمی بين آنها وجود دارد.
• داده، عبارت است از اطلاعاتی که البته معنای خاص ندارد. برای مثال عدد 1000 يا نام تام اسميت.
• اطلاعات، به داده‌های سازماندهی شده می‌گويند. برای مثال عبارت«تام اسميت يک مديرعامل است»، «ميزان توليد 1000 عدد در روز»، بخشی از يک اطلاع است. اينجا جزئيات بيشتری نسبت به داده در اختيار است.
• دانش، اطلاعات را به صورت سازماندهی شده و آماده برای تصميم‌گيری به ما می‌دهد. برای مثال «تام‌اسميت مديرعامل بزرگ‌ترين شرکت رقيب ماست» و «ميزان توليد شرکت او 1000 عدد در روز از محصول مشابه است».
تفاوت کليدی ميان دانش و اطلاعات در اين است که دانش به ما قدرت تصميم‌گيری و اقدام می‌دهد.
دانش خود به دو دسته اصلی تقسيم می‌شود:
دانش آشکار، شامل مواردی است که به آسانی و با روش‌های مختلف از جمله آموزش مستقيم، استفاده از يک بانک اطلاعاتی يا يک کتاب قابل استخراج است.
دانش ضمنی، به راحتی قابل استخراج نيست و ماحصل تجارب، مهارت‌ها و دانشی است که در ذهن افراد قرار دارد. بنابراين مديريت آن سخت‌تر است.
پياده سازی مديريت دانش؛ مديريت دانش در سازمان‌ها به دو روش قابل اجرا است، که البته تصميم به انتخاب و استفاده از آنها به عوامل مختلفی از جمله فرهنگ سازمانی مرتبط است.
- سيستم‌های سخت‌افزاری؛ اين روش می‌تواند شامل روش‌هايي چون wikiهای مشارکتی باشد؛ به طوري که در آن افراد دسترسی اضافه و اصلاح کردن اطلاعات را دارند. روش‌های ديگر همچون ايجاد يک بانک اطلاعاتی يا نرم‌افزاری که افراد به آن دسترسی برای ورود اطلاعات داشته باشند نيز قابل استفاده است.
- سيستم‌های نرم‌افزاری؛ اين روش شامل اقدامات خاصی چون برگزاری جلسات و ايجاد مکانيزم‌های ارتباطی افراد با يکديگر برای تسهيم دانش است. روش‌هايي چون مربیگری (mentoring)، مرور بعد از اقدام (action after review) و مواردی از اين قبيل به عنوان رويکردهايي برای سيستم‌های نرم‌افزاری در مديريت دانش شناخته می‌شوند.
نکته قابل توجه اين است که دانش ضمنی سازمان اغلب با سيستم‌های نرم قابل استخراج است و دانش آشکار سازمان نيز از طريق سيستم‌های سخت قابل شناسايي است؛ به همين دليل معمولا براساس اقتضای سازمان، تلفيقی از هر دو سيستم برای مديريت دانش استفاده می‌شود.
می‌توانيد با استفاده از نکات زير راه خود را برای پياده‌سازی مديريت دانش در سازمان هموار کنيد:
- ابتدا دانش ضمنی سازمان را شناسايي کنيد؛ در بسياری از سازمان‌ها شناسايي دانش ضمنی افراد، مانعی بزرگ برای مديريت دانش است. اگر قصد پياده‌سازی يک سيستم مديريت دانش را در سازمان خود داريد، سعی کنيد با تشکيل جلسات طوفان ذهنی، ايده‌های کارکنان برای چگونگی جذب و استخراج دانش ضمنی را به دست آوريد.
- با گروه‌های کوچک‌تر شروع کنيد؛ برای اينکه بتوانيد شرايط را بهتر مديريت کنيد، شناسايي و به اشتراک‌گذاری دانش را از واحدهای کوچک‌تر سازمانی آغاز کنيد سپس آن را توسعه دهيد.
- به کارکنان کمک کنيد برای تسهيم دانش خود احساس راحتی کنند؛ «فروش» مديريت دانش به تيم‌های کاری شما ممکن است سخت باشد. ممکن است بعضی افراد تمايلی به اشتراک‌گذاری دانشی که طی ساليان زياد در سازمان به دست آورده‌اند، نداشته باشند.
سعی کنيد تسهيم دانش را به بخشی از فرهنگ و فعاليتی همه‌گير در سازمان تبديل کنيد. شايد يکی از روش‌های تشويقی برای اين کار، ارتباط ميزان به اشتراک گذاری دانش کارکنان با نمرات ارزيابی عملکرد آنها باشد.
- روش‌های تسهيم دانش را تا حد ممکن ساده کنيد؛ اغلب افراد مشغله کاری دارند بنابراين بايد مکانيزمی ايجاد کنيد که به اشتراک گذاری دانش خيلی برای آنها زمانبر
نباشد.
- برای افراد در شرف بازنشستگی برنامه ويژه داشته باشيد؛ يکی از محرک‌های قوی برای سازمان‌ها در انجام مديريت دانش، خروج افراد با تجربه سازمان به دليل بازنشستگی است چرا که در عمل بخش عمده‌ای از دانش ضمنی از سازمان خارج می‌شود. بنابراين لازم است برای استخراج دانش اين افراد برنامه‌ای ويژه و مدون تهيه و اجرا کنيد.
در کسب و کار امروزی شايد يکی از مولفه‌های حيات و بقای سازمان‌ها، مديريت دانش سازمانی تلقی می‌شود، بنابراين پيشنهاد می‌شود با تدوين يک استراتژی مدون به اجرای آن در سازمان خود بپردازيد.
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه-انجمن مديريت منابع انسانی ايران
