onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
برطرف کردن تنگناها
[h=1]ابزار اصلاح فرآيندهاي نامتوازن[/h]
سيد محمد اعظمي‌نژاد*
منبع: Mindtools
اين سناريو را در نظر بگيريد: شما صاحب يک شرکت حمل و نقل هستيد و به تازگي در فرآيند تحويل به يکي از مشتريان خود با مشکل مواجه شده‌ايد. بارگيري محموله‌ها در محل کارخانه بدون مشکل خاصي و زمان قابل قبولي انجام مي‌شود، اما زماني که کاميون ارسالي شما به محل تحويل کالا مي‌رسد به نظر مي‌آید مشکلي وجود دارد.
کاميون‌ها بايد حدود شش تا هشت ساعت براي تخليه محموله متوقف شوند و اين در حالي است که هر دقيقه توقف و انتظار کاميون‌ها، هزينه‌هاي شرکت حمل و نقل شما را بالا مي‌برد. شما علت توقف کاميون‌ها را بررسي مي‌کنيد و به کشف شگفت انگيزي مي‌رسيد: علت انتظار اين است که هيچکس درمحل انبار تحويل کالا زمان دقيق رسيدن کاميون‌ها را نمي‌داند، بنابراين دقيقا در زمان تخليه بار ليفتراک‌هاي حمل بار در جايي ديگر مشغول هستند و تا آزاد شدن آنها کاميون‌ها مجبور به توقف و انتظار مي‌شوند.
با بررسي بيشتر متوجه مي‌شويد شخصی که مسوول
اطلاع رساني اين موضوع بوده است چند ماه پيش شرکت شما را ترک کرده است، در حالي که وظيفه او به شخص ديگري منتقل نشده است. در نهايت با انتقال اين وظيفه به فردي ديگر در شرکت و همچنين متقاعد کردن مدیران براي خريد يک دستگاه ليفتراک جديد مساله شما حل مي‌شود.
اين تنگنا موضوع ساده‌اي بود، اما حل تنگناها گاهي مي‌تواند بسيار سخت باشد، چرا که شناسايي آنها خيلي ساده نيست.
ممکن است با دو نوع تنگنا مواجه باشيم:
تنگنا‌هاي کوتاه مدت- اينگونه تنگناها موجب بروز مشکلات موقت مي‌شود. يک مثال خوب براي اين نوع تنگناها، زماني است که يک عضو کليدي گروه کاري، بيمار مي‌شود يا به تعطيلات مي‌رود و چون شخص ديگری توانايي و شايستگي وی را ندارد، تمامي افراد بايد تا زمان بازگشت وي معطل بمانند.
تنگنا‌هاي بلندمدت- اين نوع تنگناها هميشه رخ مي‌دهند. براي مثال گزارش پايان ماه يک شرکت مي‌تواند هر ماه به تاخير بيفتد به اين دليل که يک نفر بايد کل گزارش را از ابتدا تا انتها کنترل نهايي کند و اين کار تا زماني که کل گزارش آماده نشده باشد، ممکن نخواهد بود.
شناسايي و برطرف کردن تنگناها بسيار مهم است، چرا که ممکن است يک تنگنا موجب پيامدهايي چون درآمد از دست رفته، مشتريان ناراضي، زمان از دست رفته، محصولات با کيفيت يا خدمات پس از فروش ضعيف و استرس بالا در ميان کارکنان سازمان شود.
چگونه تنگناها را شناسايي کنيم؟ شناسايي تنگناها در يک خط توليد کار آساني است، به دليل اينکه براي مثال در يک خط مونتاژ به وضوح تجمع قطعات را در يک ايستگاه که دچار مشکل است می‌ببينيد. در فرآيندهاي کسب‌وکار، اين شناسايي تنگناها مي‌تواند کار سخت‌تري باشد.
برای شناسايي تنگنا از شخص خودتان شروع کنيد. آيا زمان يا موقعيت مشخصي در طول روز وجود دارد که موجب بروز استرس در شما شود؟ وجود چنين وضعيتي مي‌تواند نشانه مهمي از يک تنگنا در زندگي شما باشد. برخي نشانه‌هاي وجود تنگنای فردي مي‌تواند از اين قرار باشد:
- انتظار طولاني مدت: براي مثال کار شما با تاخير آغاز مي‌شود به دليل اينکه منتظر يک محصول، گزارش يا اطلاعات بيشتر هستيد.
- کارهاي انباشته شده: وجود کارهاي نيمه کاره و انباشته شده روي هم نشانه ديگري از وجود تنگنا فردي است.
- بالا بودن سطح نگراني و استرس.
دو ابزار کمکي مفيد براي شناسايي تنگنا وجود دارد:
1. نمودار جريان(Flow Chart)؛ استفاده از نمودار جريان به شما کمک مي‌کند تا درک کنيد تنگناها در کجاي فرآيند اتفاق مي‌افتند. نمودار جريان، با شکستن سيستم تا جزئي‌ترين سطح به‌صورت ترسيم نموداري، موجب سهولت در بررسي مي‌شود.
براي مثال در سناريوي حمل‌ونقل ابتداي مقاله، ممکن است نمودار جريان به صورت زير باشد:
گام1- محصولات در کارخانه توليد مي‌شوند.
گام2-محصولات روي کاميون بارگيري مي‌شوند.
گام3- به انبار در مورد زمان ورود کاميون اطلاع‌رساني مي‌شود.
گام4- انبار براي سرويس دهي ليفتراک در زمان رسيدن کاميون برنامه ريزي مي‌کند.
گام5- کاميون به انبار مي‌رسد و تخليه بار آغاز مي‌شود.
در اين مورد، دليل تاخير، گام‌هاي سوم و چهارم بوده است که منجر به توقف طولاني بين مراحل دوم و پنجم شده است. ايجاد نمودار جريان قبل از بررسي، موجب مي‌شود به سرعت متوجه شويد تنگنا در کجاي فرآيند رخ داده است.
2. تکنيک پنج دلیل( 5why)؛ اين روش نيز به شما در شناسايي تنگنا کمک مي‌کند.براي شروع، ابتدا مساله به وجود آمده را بطور کامل تشريح کنيد. سپس با طرح مجموعه‌اي از سوالات که با«چرا» پرسیده می‌شوند، به ريشه بروز تنگنا برسيد. براي مثال دوباره سناريوی حمل و نقل را در نظر بگيريد. به آغاز فرآيند بازگرديد و فرض کنيد هيچ نظري در مورد علت تاخير کاميون‌ها نداريد.
کاميون‌ها مجبور هستند ساعت‌ها در انبار منتظر بمانند.
چرا؟ براي اينکه ليفتراک براي تخليه بار کاميون‌ها آماده و در اختيار نيست.
چرا ليفتراک‌ها آماده نيستند؟ زيرا تنها يک ليفتراک وجود دارد که در زمان رسيدن کاميون در حال سرويس‌دهي به محل ديگري در انبار است.
انبار از زمان رسيدن کاميون‌ها بي‌اطلاع است.
چرا انبار از زمان رسيدن کاميون بي‌اطلاع است؟ چون هيچ کس به انبار اطلاع نمي‌دهد.
چرا هيچکس به انبار ورود کاميون را اطلاع نمي‌دهد؟ چون شخصي که قبلا وظيفه او اطلاع رساني به انبار بوده است، چند ماه پيش شرکت را ترک کرده است و کسي جايگزين او نشده است. و به همان راه حلي خواهيد رسيد که قبلا به آن اشاره شد.
گاهي تعلل در رفع انسداد تنگنا‌هاي ايجاد شده در زندگي و کسب‌وکار موجب ايجاد هزينه‌هاي زيادي مي‌شود که جبران آن خيلي آسان نيست، بنابراين بهتر است براي رسيدن به يک زندگي متوازن، استفاده از ابزار معرفي شده برطرف کردن تنگناها را در جعبه ابزار کاربردي روزانه خود قرار دهيد!
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصي توسعه- انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)
[h=1]ابزار اصلاح فرآيندهاي نامتوازن[/h]
سيد محمد اعظمي‌نژاد*
منبع: Mindtools
اين سناريو را در نظر بگيريد: شما صاحب يک شرکت حمل و نقل هستيد و به تازگي در فرآيند تحويل به يکي از مشتريان خود با مشکل مواجه شده‌ايد. بارگيري محموله‌ها در محل کارخانه بدون مشکل خاصي و زمان قابل قبولي انجام مي‌شود، اما زماني که کاميون ارسالي شما به محل تحويل کالا مي‌رسد به نظر مي‌آید مشکلي وجود دارد.
کاميون‌ها بايد حدود شش تا هشت ساعت براي تخليه محموله متوقف شوند و اين در حالي است که هر دقيقه توقف و انتظار کاميون‌ها، هزينه‌هاي شرکت حمل و نقل شما را بالا مي‌برد. شما علت توقف کاميون‌ها را بررسي مي‌کنيد و به کشف شگفت انگيزي مي‌رسيد: علت انتظار اين است که هيچکس درمحل انبار تحويل کالا زمان دقيق رسيدن کاميون‌ها را نمي‌داند، بنابراين دقيقا در زمان تخليه بار ليفتراک‌هاي حمل بار در جايي ديگر مشغول هستند و تا آزاد شدن آنها کاميون‌ها مجبور به توقف و انتظار مي‌شوند.
با بررسي بيشتر متوجه مي‌شويد شخصی که مسوول
اطلاع رساني اين موضوع بوده است چند ماه پيش شرکت شما را ترک کرده است، در حالي که وظيفه او به شخص ديگري منتقل نشده است. در نهايت با انتقال اين وظيفه به فردي ديگر در شرکت و همچنين متقاعد کردن مدیران براي خريد يک دستگاه ليفتراک جديد مساله شما حل مي‌شود.
اين تنگنا موضوع ساده‌اي بود، اما حل تنگناها گاهي مي‌تواند بسيار سخت باشد، چرا که شناسايي آنها خيلي ساده نيست.
ممکن است با دو نوع تنگنا مواجه باشيم:
تنگنا‌هاي کوتاه مدت- اينگونه تنگناها موجب بروز مشکلات موقت مي‌شود. يک مثال خوب براي اين نوع تنگناها، زماني است که يک عضو کليدي گروه کاري، بيمار مي‌شود يا به تعطيلات مي‌رود و چون شخص ديگری توانايي و شايستگي وی را ندارد، تمامي افراد بايد تا زمان بازگشت وي معطل بمانند.
تنگنا‌هاي بلندمدت- اين نوع تنگناها هميشه رخ مي‌دهند. براي مثال گزارش پايان ماه يک شرکت مي‌تواند هر ماه به تاخير بيفتد به اين دليل که يک نفر بايد کل گزارش را از ابتدا تا انتها کنترل نهايي کند و اين کار تا زماني که کل گزارش آماده نشده باشد، ممکن نخواهد بود.
شناسايي و برطرف کردن تنگناها بسيار مهم است، چرا که ممکن است يک تنگنا موجب پيامدهايي چون درآمد از دست رفته، مشتريان ناراضي، زمان از دست رفته، محصولات با کيفيت يا خدمات پس از فروش ضعيف و استرس بالا در ميان کارکنان سازمان شود.
چگونه تنگناها را شناسايي کنيم؟ شناسايي تنگناها در يک خط توليد کار آساني است، به دليل اينکه براي مثال در يک خط مونتاژ به وضوح تجمع قطعات را در يک ايستگاه که دچار مشکل است می‌ببينيد. در فرآيندهاي کسب‌وکار، اين شناسايي تنگناها مي‌تواند کار سخت‌تري باشد.
برای شناسايي تنگنا از شخص خودتان شروع کنيد. آيا زمان يا موقعيت مشخصي در طول روز وجود دارد که موجب بروز استرس در شما شود؟ وجود چنين وضعيتي مي‌تواند نشانه مهمي از يک تنگنا در زندگي شما باشد. برخي نشانه‌هاي وجود تنگنای فردي مي‌تواند از اين قرار باشد:
- انتظار طولاني مدت: براي مثال کار شما با تاخير آغاز مي‌شود به دليل اينکه منتظر يک محصول، گزارش يا اطلاعات بيشتر هستيد.
- کارهاي انباشته شده: وجود کارهاي نيمه کاره و انباشته شده روي هم نشانه ديگري از وجود تنگنا فردي است.
- بالا بودن سطح نگراني و استرس.
دو ابزار کمکي مفيد براي شناسايي تنگنا وجود دارد:
1. نمودار جريان(Flow Chart)؛ استفاده از نمودار جريان به شما کمک مي‌کند تا درک کنيد تنگناها در کجاي فرآيند اتفاق مي‌افتند. نمودار جريان، با شکستن سيستم تا جزئي‌ترين سطح به‌صورت ترسيم نموداري، موجب سهولت در بررسي مي‌شود.
براي مثال در سناريوي حمل‌ونقل ابتداي مقاله، ممکن است نمودار جريان به صورت زير باشد:
گام1- محصولات در کارخانه توليد مي‌شوند.
گام2-محصولات روي کاميون بارگيري مي‌شوند.
گام3- به انبار در مورد زمان ورود کاميون اطلاع‌رساني مي‌شود.
گام4- انبار براي سرويس دهي ليفتراک در زمان رسيدن کاميون برنامه ريزي مي‌کند.
گام5- کاميون به انبار مي‌رسد و تخليه بار آغاز مي‌شود.
در اين مورد، دليل تاخير، گام‌هاي سوم و چهارم بوده است که منجر به توقف طولاني بين مراحل دوم و پنجم شده است. ايجاد نمودار جريان قبل از بررسي، موجب مي‌شود به سرعت متوجه شويد تنگنا در کجاي فرآيند رخ داده است.
2. تکنيک پنج دلیل( 5why)؛ اين روش نيز به شما در شناسايي تنگنا کمک مي‌کند.براي شروع، ابتدا مساله به وجود آمده را بطور کامل تشريح کنيد. سپس با طرح مجموعه‌اي از سوالات که با«چرا» پرسیده می‌شوند، به ريشه بروز تنگنا برسيد. براي مثال دوباره سناريوی حمل و نقل را در نظر بگيريد. به آغاز فرآيند بازگرديد و فرض کنيد هيچ نظري در مورد علت تاخير کاميون‌ها نداريد.
کاميون‌ها مجبور هستند ساعت‌ها در انبار منتظر بمانند.
چرا؟ براي اينکه ليفتراک براي تخليه بار کاميون‌ها آماده و در اختيار نيست.
چرا ليفتراک‌ها آماده نيستند؟ زيرا تنها يک ليفتراک وجود دارد که در زمان رسيدن کاميون در حال سرويس‌دهي به محل ديگري در انبار است.
انبار از زمان رسيدن کاميون‌ها بي‌اطلاع است.
چرا انبار از زمان رسيدن کاميون بي‌اطلاع است؟ چون هيچ کس به انبار اطلاع نمي‌دهد.
چرا هيچکس به انبار ورود کاميون را اطلاع نمي‌دهد؟ چون شخصي که قبلا وظيفه او اطلاع رساني به انبار بوده است، چند ماه پيش شرکت را ترک کرده است و کسي جايگزين او نشده است. و به همان راه حلي خواهيد رسيد که قبلا به آن اشاره شد.
گاهي تعلل در رفع انسداد تنگنا‌هاي ايجاد شده در زندگي و کسب‌وکار موجب ايجاد هزينه‌هاي زيادي مي‌شود که جبران آن خيلي آسان نيست، بنابراين بهتر است براي رسيدن به يک زندگي متوازن، استفاده از ابزار معرفي شده برطرف کردن تنگناها را در جعبه ابزار کاربردي روزانه خود قرار دهيد!
*عضو هيات ریيسه کميته تخصصي توسعه- انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)
