onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
[h=1]رويا، ارزيابي، ذوق: عوامل سازنده يك مدير موفق و بزرگ[/h]نويسنده : حسين زاد، محمد حسين ؛ زاهدنژاد، پيروز
سال انتشار : 1386
منبع : روزنامه همشهري، شنبه 15 ارديبهشت 1386، سال پانزدهم، شماره 4259، صفحه 23.
كليدواژه : مدير ؛ وظيفه مدير ؛ مهارتهاي مدير ؛ وپژگي هاي مدير
[h=2]1- مقدمه[/h] اولين گام براي يك مدير بزرگ شدن، احساسات معمولي است. البته اين احساسات چندان رايج نيستند. اين مقاله به بيان نظراتي در باره برخي از اين احساسات مي‌پردازد.
اصلي‌ترين مشكل در زمان شروع كار مدير، تفكرات اشتباه اوست كه دليل آن هم عدم آشنايي با مسايل مديريت است. دليل اين كارها به درستي انجام نمي‌شوند حماقت نيست، بلكه دليل اين امر عدم تفكر در باره مسايل است. مديريت صبر و پرسيدن سؤالات درست از خود است. بدين ترتيب حس دروني‌تان به شما جواب‌ها را مي‌دهد.
زماني كه مسئوليت مديريت را به دست مي‌آوريد، اولين اختيارتان حق انتخاب است: از خود چه انتظاراتي داريد؟ در اين مسئوليت تازه كار هستيد و مردم اين را مي‌دانند. كم‌كم چيزهاي زيادي از اشتباهات خود ياد مي‌گيريد و زمان بيشتري را براي مرور اشتباهتان اختصاص دهيد. مشكلات مديريت‌هاي كوچك، احساسات معمولي است كه با افزايش آنها، بيشتر خود را درگير مي‌كنند.
دومين اختيارتان خيلي مهيج‌تر است: يك دفتر خالي برداريد و شروع به يادداشت پرسش‌هايي از زيردستان خود كنيد و بدين ترتيب به يك مدير بالادستي تبديل شويد.
زماني كه مديريت مكاني را به دست مي‌آوريد، كنترل زيادي به كارتان پيدا مي‌كنيد، البته به تمامي اجزا كنترل پيدا نخواهيد داشت: مي‌توانيد به اعمال تغييرات بپردازيد و اين تغييرات را به روش گوناگون انجام دهيد. اختيارات فراواني جهت نحوه برخورد با كارمندان زير دست خود داريد و مي‌توانيد به محيط كاريتان اشكال متفاوتي بدهيد.
در شركت‌هاي بزرگ به علت وجود ويژگي اتحاديه شدن، كمي اختيارات شما محدود مي‌شود. به همين علت پيشنهاد مي‌شود كه به صورت يك منتقد رفتار كنيد، با سياست‌هاي اتحاديه رودررو برخورد نكنيد و تغييرات مورد نظرتان را انجام دهيد.
لازم نيست كه به جنگ سيستم برويد، نشان دهيد كه بهتر از آن مي‌توانيد كارها را انجام دهيد. در شركت‌هاي كوچك از اختيارات بيشتري برخورداريد و به كمك تيم‌تان و يك سياست درست، به موفقيت‌هاي بزرگ مي‌رسيد.
زماني كه كارتان را به خوبي انجام مي‌دهيد، به سرعت ديگران متوجه كارتان مي‌شوند و هيچ چيزي سريع‌تر از موفقيت نصيبتان نمي‌شود. البته بايد بدانيد كه هر بار نيز نمي‌توانيد جهت غافلگيري همكارانتان، كارها را به تعويق بياندازيد.
[h=2]2- شروع يك انقلاب[/h] حتي فكر شروع كار هم باعث ترس مي‌شود. شما حضرت داوود نيستيد كه بتوانيد مردم را عليه طالوت متحد كنيد. خبر بدتر برايتان، مقاومت ديگران در برابر تغييرات است. تنها راه نجات‌تان از اين وضعيت، متقاعد ساختن همكارانتان و هر شخص ديگري است كه قادر به آسيب‌رساندن به برنامه‌هاي شما مي‌باشد. اما خبر خوب، اين است كه به زودي همه مديرشان را خواهند پذيرفت.
البته براي اين كار مقدماتي لازم است. براي مثال وقتي كه شركت يوني پارك قصد معرفي روش‌هاي مديريت ژاپني را به طرح آكسفورد داشت، گروه كوچكي را براي كار به ژاپن فرستاد.
بعد از بازگشت از ژاين، اين افراد به علت اطاعت‌شان از مديريت، توسط همكارانشان مورد تمسخر قرار گرفتند، اما اين تيم به خوبي شكل گرفته بود و به نقاط مختلف دنيا و به جاهايي كه دانش جديدي بود، فرستاده مي‌شدند.
كم‌كم روش كار اين گروه به تمامي كارخانه‌ها منتقل شد و همگي از آنها پيروي كردند. اكنون يوني پارك كارخانه جديدي باز كرده است و موفقيت‌شان نيز به علت به‌كارگيري استعداد و آموخته‌هايشان در سطوح پايين كارخانه است. البته هميشه هم نمي‌توان ايده مديريتي براي زمينه‌هاي مختلف پيدا كرد.
[h=2]3- سه وظيفه يك مدير[/h] مدير يك گروه سه وظيفه مهم دارد كه بايد آنها را انجام دهد. اين وظايف از قرار زير مي‌باشند:
رسمي‌تر رفتار كنيد. رسمي بودن باعث آساني كارتان مي‌شود. اگر رسمي نباشيد، نتايج متفاوتي به دست مي‌آوريد.
[h=2]4- رويا، ارزيابي، ذوق[/h] بايد از آينده كارتان رويايي داشته باشيد و آن را به اعضا تيم نيز انتقال دهيد. ارزيابي نياز به تعدادي كد تمريني دارد كه باعث پشتيباني و افزايش هماهنگي تيم مي‌شود.
شادي بخش‌ترين روش براي دوست داشتني كردن كار، ايجاد اشتياق در اعضاي تيم است. اگر براي مهيج كردن كارتان فكري نكنيد، حتماً به مشكل برمي‌خوريد. از اشتياق به عنوان جسارت و بي‌پروايي نيز ياد مي‌شود.
يكي از مهم‌ترين خصوصيات نتيجه بخش مديران رويا است و در مفاهيم مديريت نوين مطالب زيادي براي اين ويژگي ارايه شده است. البته نويسندگان مختلف، برداشت‌هاي گوناگوني از رويا ارايه كرده‌اند. يكي از كاربردهاي رويا، پيش‌بيني وضعيت بازار توسط مدير است.
معناي رويايي كه شما به عنوان مدير بايد داشته باشيد، روشي است كه در آينده بايد به كار بگيريد. لازم نيست كه چيزي را پيش بيني كنيد، فقط هر كاري را با اميد انجام دهيد.
اين باعث تمركز فعاليت‌هاي تيم مي‌شود و انگيزه تيم را براي مدت زماني طولاني حفظ مي‌كند بدين ترتيب تيم را متحد مي‌كند. رويا هيجاني را براي تيم به وجود مي‌آورد و باعث رسيدن آنان به اهداف مي‌شود. در اين زمينه شما دو چيز را بايد بكار بگيريد:
اما راه ديگري جهت كمك به برقراري ارتباط با رويايتان وجود دارد؛ بعد از اين كه رويايتان را انتخاب كرديد، آن را به وسيله اهداف به نام مأموريت توضيح دهيد كه با ايجاد دستور‌العمل‌هاي اداري هدايت مي‌شود.
يك مأموريت، دو خصيصه مهم دارد:
هدايت شركت‌هاي چند مليتي نياز به نگاهي طولاني‌تر به آينده دارد، حتي ممكن است طراحان استراتژي‌اي براي 25 سال آينده ارائه دهند و بعد نيروهاي جديدي را براي 2 تا 3 سال جذب كنند. بنابراين مدير جديد به يك مأموريت جهت كار 2 تا 3 سال نياز دارد.
اگر مأموريتي به شما محول شد، به جاي آنكه به توانايي و كارهايي كه قادر به انجام آنها هستيد فكر كنيد، به كيفيت انجام مأموريت فكركنيد. جنبه‌هاي مختلف مديريت‌هاي بزرگ براي تمامي مدت سرمشقي براي تمامي مأموريت‌ها نيست.
در هنگام طراحي دستورات مأموريت‌هاي پروژه، سعي كنيد كه بر طبق رويايتان طراحي را انجام دهيد. بدين ترتيب خروجي كارتان چيزي است كه انتظارش را داريد. توجه داشته باشيد كه انتظارات شما براساس انگيزه‌هاي شخصي صادقانه باشد.
به طور كلي، رويا بايد بي‌پايان و بدون محدوديت زماني باشد. اين امر باعث دستيابي به دستور‌العمل‌هاي مأموريت مي‌شود. مثلاً روياي والت‌‌ديزني شاد كردن مردم است. به عنوان يك مدير، روياي شما بايد كمي محدودتر باشد. مثلاً انجام با اشتياق كارهاي محوله.
هيچ راهي براي ارائه عمومي رويايتان يا اعلان آن وجود ندارد. برخي از كارها در حال حاضر رايج هستند و باعث جلب خشنودي يا ناخشنودي ديگران مي‌شود. اگر رويايتان به وسيله گفته‌ها و كارهايتان با گروه رابطه برقرار نكرد، خودتان هم از آن استفاده نكنيد. بايد رويايتان را بشناسيد و تمام تصميمات خود را براساس آن انجام دهيد.
براي انجام هر كاري بايد پيش‌بيني‌هاي لازم را انجام دهيد. پيش‌بيني دورنمايي از آينده كار است. بايد از رويدادهاي خارجي كه بر روي گروه تأثيرگذار است، آگاه باشيد. نكته اساسي اطلاعات است و سه نوع مختلف دارد:
بيشتر مشكلات توسط شركت در هنگام ايجاد يك فعاليت جديد براي شما و تيم‌تان ايجاد مي‌شود. اجازه دهيد به صورت ديگري برايتان توضيح دهيم؛ اگر دقت نكنيد، درگير قوانين خودتان مي‌شويد. بعد از هر جلسه مهمي كه مديرتان برگزار مي‌كند، درباره مطالب جلسه به‌طور خصوصي با او گفت‌وگو كنيد.
نياز به كاربردن ترفند خاصي نيست، فقط چند سؤال از او بپرسيد و به جواب‌ها به دقت گوش كنيد. ايده‌ها و پيشنهاديتان را با حالتي كه به مدير درباره آينده به او اطمينان داريد، ارائه دهيد. با افراد قسمت‌هاي ديگر نيز صحبت كنيد، البته منشي‌ها را فراموش نكنيد زيرا منشي‌ها اولين اشخاصي هستند كه از چيزي مطلع مي‌شوند.
برخي از افراد اين كار را خيلي دوست دارند، اين‌كار شبيه عملكرد سياستمداران يا سرويس‌هاي جاسوسي است، و برخي نيز به دلايلي اين كار را دوست ندارند و كار جمع‌آوري اطلاعات را بايد با وسواس زيادي انجام دهند.
البته جمع‌آوري اطلاعات به تنهايي كافي نيست؛ اطلاعات جمع‌آوري شده را بايد پردازش كنيد. از اين اطلاعات جهت پيش‌بيني مراحل بعدي و تغييرات مربوطه استفاده مي‌شود.
اگر نمودار فروش محصولي تنزل پيدا كند و شما در بخش توسعه مشغول هستيد، بايد به سراغ بخش برنامه‌ريزي برويد، اگر در قسمت فروش كالا هستيد، در بخش اجرايي شركت به جست‌وجو بپردازيد.
اگر در قسمت فروش كالا هستيد، پرسش‌‌نامه‌اي تهيه كنيد و به سراغ سطوح قيمت‌گذاري برويد؛ حال مي‌توانيد اطلاعات را مرور كنيد.
روش ديگر جمع‌آوري اطلاعات، روشي به نام بازي «چه مي‌شد اگر» است. راه‌هاي علمي زيادي براي اين روش وجود دارد، اما بنابر دلايلي شما فرصت كافي جهت آنها را در اختيار نداريد. كار اصلي شما و تيم‌تان تهيه يك پرسش‌نامه و به‌كارگيري آن است.
سؤال اصلي كه بايد پرسيده شود، اين است كه «كجاي كار را اشتباه كرديم؟» و بعد از اين برخي را تنبيه و برخي ديگر را تشويق كنيد. در كنار آن نيز زماني را جهت تفكر اختصاص دهيد.
اين كار را «برنامه‌ريزي احتمالات» بناميد و تمامي نكات را در دفترچه يادداشت روزانه خود ثبت كنيد.
يكي از مشكلات مديريت، به موقع جواب ندادن به پرسش‌ها است. البته مشكلي برايتان پيش نمي‌آيد، زيرا جواب‌هاي مشابهي را در موقعيت‌هاي ديگر پيدا مي‌كنيد؛ اما اين كار اشتباه است، زيرا هر موقعيتي و هر شخصي جواب مخصوص به خود را دارد.
شما به عنوان يك مدير در مورد هر وضعيتي بايد ديد شفافي داشته باشيد. تجربيات شخصي‌تان بهترين راهنما براي تحليل مشكلات است.
حتي اگر يافتن جواب آسان باشد، بايد براي پيدا كردن جواب‌هاي گوناگون ديگر تلاش كرد. با تلاش و‌جست‌وجو بر روي مدل‌هاي استاندارد، با مدل‌هاي كمكي جديد و بالقوه‌اي آشنا خواهيد شد.
اگر اين كار را انجام ندهيد، مجبوريد روش‌هاي قديمي را تكرار كنيد كه اين امر باعث خستگي مي‌شود. هر چه بيشتر تلاش كنيد با روش‌هاي جديد‌تري آشنا مي‌شويد. البته اين فقط يك روش آكادميك تمريني براي يافتن بهترين جواب نيست. نكته قابل توجه، تغيير مداوم موقعيت‌ها و محيط‌ها است؛ اين تغييرات بر اثر ايجاد و تغييرات تكنولوژي پيشرفته رخ مي‌دهد.
اگر شما نيز به صورت مداوم خودتان و روش‌تان را با اين تغييرات سازگار نكنيد، نتيجه روش‌هايتان چيزي به جز يك تقريب ساده نخواهد بود. يكي از موانع انعطاف‌پذيري ركود و از دست دادن انگيزه است. اين اتفاق در اثر كاهش انگيزه به وجود مي‌آيد.
بدون آنكه از اهداف اصلي خود دور شويد، انگيزه گروه را با تغيير در تمركز كاريتان بالا ببريد. اين كار را مي‌توانيد با توسعه كيفي كار، دستورات مأموريت‌ها، ايجاد فعاليت‌هايي براي گروه، تغيير اختيارات و... انجام دهيد. شما بايد در نحوه افزايش انگيزه و پيامدهاي جديد آن تصميم‌گيري كنيد. به علاوه تمركز زياد بر روي موضوعي باعث كاهش كارايي و انگيزه مي‌شود.
با روانكاوي خودتان، ايده‌هاي جديدي براي افزايش انگيزه تيم‌تان پيدا خواهيد كرد. بدين ترتيب ايده‌هايي به دست مي‌آوريد و در مدت زمان انجام پروژه با روش‌هاي مبتكرانه بيشتري مي‌توانيد به كار بگيريد.
سال انتشار : 1386
منبع : روزنامه همشهري، شنبه 15 ارديبهشت 1386، سال پانزدهم، شماره 4259، صفحه 23.
كليدواژه : مدير ؛ وظيفه مدير ؛ مهارتهاي مدير ؛ وپژگي هاي مدير
[h=2]1- مقدمه[/h] اولين گام براي يك مدير بزرگ شدن، احساسات معمولي است. البته اين احساسات چندان رايج نيستند. اين مقاله به بيان نظراتي در باره برخي از اين احساسات مي‌پردازد.
اصلي‌ترين مشكل در زمان شروع كار مدير، تفكرات اشتباه اوست كه دليل آن هم عدم آشنايي با مسايل مديريت است. دليل اين كارها به درستي انجام نمي‌شوند حماقت نيست، بلكه دليل اين امر عدم تفكر در باره مسايل است. مديريت صبر و پرسيدن سؤالات درست از خود است. بدين ترتيب حس دروني‌تان به شما جواب‌ها را مي‌دهد.
زماني كه مسئوليت مديريت را به دست مي‌آوريد، اولين اختيارتان حق انتخاب است: از خود چه انتظاراتي داريد؟ در اين مسئوليت تازه كار هستيد و مردم اين را مي‌دانند. كم‌كم چيزهاي زيادي از اشتباهات خود ياد مي‌گيريد و زمان بيشتري را براي مرور اشتباهتان اختصاص دهيد. مشكلات مديريت‌هاي كوچك، احساسات معمولي است كه با افزايش آنها، بيشتر خود را درگير مي‌كنند.
دومين اختيارتان خيلي مهيج‌تر است: يك دفتر خالي برداريد و شروع به يادداشت پرسش‌هايي از زيردستان خود كنيد و بدين ترتيب به يك مدير بالادستي تبديل شويد.
زماني كه مديريت مكاني را به دست مي‌آوريد، كنترل زيادي به كارتان پيدا مي‌كنيد، البته به تمامي اجزا كنترل پيدا نخواهيد داشت: مي‌توانيد به اعمال تغييرات بپردازيد و اين تغييرات را به روش گوناگون انجام دهيد. اختيارات فراواني جهت نحوه برخورد با كارمندان زير دست خود داريد و مي‌توانيد به محيط كاريتان اشكال متفاوتي بدهيد.
در شركت‌هاي بزرگ به علت وجود ويژگي اتحاديه شدن، كمي اختيارات شما محدود مي‌شود. به همين علت پيشنهاد مي‌شود كه به صورت يك منتقد رفتار كنيد، با سياست‌هاي اتحاديه رودررو برخورد نكنيد و تغييرات مورد نظرتان را انجام دهيد.
لازم نيست كه به جنگ سيستم برويد، نشان دهيد كه بهتر از آن مي‌توانيد كارها را انجام دهيد. در شركت‌هاي كوچك از اختيارات بيشتري برخورداريد و به كمك تيم‌تان و يك سياست درست، به موفقيت‌هاي بزرگ مي‌رسيد.
زماني كه كارتان را به خوبي انجام مي‌دهيد، به سرعت ديگران متوجه كارتان مي‌شوند و هيچ چيزي سريع‌تر از موفقيت نصيبتان نمي‌شود. البته بايد بدانيد كه هر بار نيز نمي‌توانيد جهت غافلگيري همكارانتان، كارها را به تعويق بياندازيد.
[h=2]2- شروع يك انقلاب[/h] حتي فكر شروع كار هم باعث ترس مي‌شود. شما حضرت داوود نيستيد كه بتوانيد مردم را عليه طالوت متحد كنيد. خبر بدتر برايتان، مقاومت ديگران در برابر تغييرات است. تنها راه نجات‌تان از اين وضعيت، متقاعد ساختن همكارانتان و هر شخص ديگري است كه قادر به آسيب‌رساندن به برنامه‌هاي شما مي‌باشد. اما خبر خوب، اين است كه به زودي همه مديرشان را خواهند پذيرفت.
البته براي اين كار مقدماتي لازم است. براي مثال وقتي كه شركت يوني پارك قصد معرفي روش‌هاي مديريت ژاپني را به طرح آكسفورد داشت، گروه كوچكي را براي كار به ژاپن فرستاد.
بعد از بازگشت از ژاين، اين افراد به علت اطاعت‌شان از مديريت، توسط همكارانشان مورد تمسخر قرار گرفتند، اما اين تيم به خوبي شكل گرفته بود و به نقاط مختلف دنيا و به جاهايي كه دانش جديدي بود، فرستاده مي‌شدند.
كم‌كم روش كار اين گروه به تمامي كارخانه‌ها منتقل شد و همگي از آنها پيروي كردند. اكنون يوني پارك كارخانه جديدي باز كرده است و موفقيت‌شان نيز به علت به‌كارگيري استعداد و آموخته‌هايشان در سطوح پايين كارخانه است. البته هميشه هم نمي‌توان ايده مديريتي براي زمينه‌هاي مختلف پيدا كرد.
[h=2]3- سه وظيفه يك مدير[/h] مدير يك گروه سه وظيفه مهم دارد كه بايد آنها را انجام دهد. اين وظايف از قرار زير مي‌باشند:
- طراحي: مدير بايد چشم‌انداز بلندمدت گروه را طراحي كند. اين كار ميزان ترقي و افزايش توانايي شما را نشان مي‌دهد در زمان تأسيس گروه، چشم‌اندازي از اهداف گروه طراحي مي‌شود و مدير بايد كاملاً خردمندانه گروه را براي رسيدن به اهداف رهبري كند. با توجه به اهداف احتمالي ناشي از برنامه‌هاي مختلف، مدير بهترين و بهينه‌ترين برنامه را انتخاب كرده و به‌كار مي‌گيرد. مدير با شمارش نيازمندي‌هاي مختلف پروژه، از تكرار آنها، بروز مشكلات و بالاخره تأخير در انجام پروژه جلوگيري مي‌كند.
- تهيه كنندگي: مدير به تمامي اطلاعات و لوازم مورد نياز دسترسي دارد. اغلب مديران دسترسي به وسايلي دارند كه ديگر اعضا اجازه استفاده از آنها را ندارند. اين قانون آساني براي مديران است، زيرا كس ديگري اين اجازه را ندارد. اين ويژگي است كه مدير را از ديگران متمايز مي‌كند. مدير بايد جهت كار با وسايل و كمك به ديگران، تمرين كند.
- پشتيباني كننده: تيم كاري نياز به سدي جهت برخورد با تخيلات مديران شركت دارند. در هر شركتي كم‌كاري و كوتاهي‌هايي وجود دارد كه در روش‌هاي تحريفي كار به وجود مي‌آيد و باعث انحراف مسايل مهم‌كاري مي‌شود. مدير بايد با اين انحرافات برخورد كند و تيم را در برابر اين انحرافات محافظت كند. اگر پروژه‌اي به تيم شما سپرده شود، مسئول به نتيجه رساندن آن هستيد.
رسمي‌تر رفتار كنيد. رسمي بودن باعث آساني كارتان مي‌شود. اگر رسمي نباشيد، نتايج متفاوتي به دست مي‌آوريد.
[h=2]4- رويا، ارزيابي، ذوق[/h] بايد از آينده كارتان رويايي داشته باشيد و آن را به اعضا تيم نيز انتقال دهيد. ارزيابي نياز به تعدادي كد تمريني دارد كه باعث پشتيباني و افزايش هماهنگي تيم مي‌شود.
شادي بخش‌ترين روش براي دوست داشتني كردن كار، ايجاد اشتياق در اعضاي تيم است. اگر براي مهيج كردن كارتان فكري نكنيد، حتماً به مشكل برمي‌خوريد. از اشتياق به عنوان جسارت و بي‌پروايي نيز ياد مي‌شود.
يكي از مهم‌ترين خصوصيات نتيجه بخش مديران رويا است و در مفاهيم مديريت نوين مطالب زيادي براي اين ويژگي ارايه شده است. البته نويسندگان مختلف، برداشت‌هاي گوناگوني از رويا ارايه كرده‌اند. يكي از كاربردهاي رويا، پيش‌بيني وضعيت بازار توسط مدير است.
معناي رويايي كه شما به عنوان مدير بايد داشته باشيد، روشي است كه در آينده بايد به كار بگيريد. لازم نيست كه چيزي را پيش بيني كنيد، فقط هر كاري را با اميد انجام دهيد.
اين باعث تمركز فعاليت‌هاي تيم مي‌شود و انگيزه تيم را براي مدت زماني طولاني حفظ مي‌كند بدين ترتيب تيم را متحد مي‌كند. رويا هيجاني را براي تيم به وجود مي‌آورد و باعث رسيدن آنان به اهداف مي‌شود. در اين زمينه شما دو چيز را بايد بكار بگيريد:
- شما نياز داريد كه در باره محل رهبري تيم تصميم‌گيري كنيد.
- براي استفاده تيم از رويايتان بايد با آنها در تماس باشيد.
اما راه ديگري جهت كمك به برقراري ارتباط با رويايتان وجود دارد؛ بعد از اين كه رويايتان را انتخاب كرديد، آن را به وسيله اهداف به نام مأموريت توضيح دهيد كه با ايجاد دستور‌العمل‌هاي اداري هدايت مي‌شود.
يك مأموريت، دو خصيصه مهم دارد:
- انجام مأموريت سخت است ولي با تلاش كافي قابل دسترسي است.
- بعداز انجام مأموريت بايد بتوانيد آن را بازگو كنيد.
هدايت شركت‌هاي چند مليتي نياز به نگاهي طولاني‌تر به آينده دارد، حتي ممكن است طراحان استراتژي‌اي براي 25 سال آينده ارائه دهند و بعد نيروهاي جديدي را براي 2 تا 3 سال جذب كنند. بنابراين مدير جديد به يك مأموريت جهت كار 2 تا 3 سال نياز دارد.
اگر مأموريتي به شما محول شد، به جاي آنكه به توانايي و كارهايي كه قادر به انجام آنها هستيد فكر كنيد، به كيفيت انجام مأموريت فكركنيد. جنبه‌هاي مختلف مديريت‌هاي بزرگ براي تمامي مدت سرمشقي براي تمامي مأموريت‌ها نيست.
در هنگام طراحي دستورات مأموريت‌هاي پروژه، سعي كنيد كه بر طبق رويايتان طراحي را انجام دهيد. بدين ترتيب خروجي كارتان چيزي است كه انتظارش را داريد. توجه داشته باشيد كه انتظارات شما براساس انگيزه‌هاي شخصي صادقانه باشد.
به طور كلي، رويا بايد بي‌پايان و بدون محدوديت زماني باشد. اين امر باعث دستيابي به دستور‌العمل‌هاي مأموريت مي‌شود. مثلاً روياي والت‌‌ديزني شاد كردن مردم است. به عنوان يك مدير، روياي شما بايد كمي محدودتر باشد. مثلاً انجام با اشتياق كارهاي محوله.
هيچ راهي براي ارائه عمومي رويايتان يا اعلان آن وجود ندارد. برخي از كارها در حال حاضر رايج هستند و باعث جلب خشنودي يا ناخشنودي ديگران مي‌شود. اگر رويايتان به وسيله گفته‌ها و كارهايتان با گروه رابطه برقرار نكرد، خودتان هم از آن استفاده نكنيد. بايد رويايتان را بشناسيد و تمام تصميمات خود را براساس آن انجام دهيد.
براي انجام هر كاري بايد پيش‌بيني‌هاي لازم را انجام دهيد. پيش‌بيني دورنمايي از آينده كار است. بايد از رويدادهاي خارجي كه بر روي گروه تأثيرگذار است، آگاه باشيد. نكته اساسي اطلاعات است و سه نوع مختلف دارد:
- اطلاعات شنيداري مانند جلسات
- اطلاعات كه جمع‌آوري مي‌كنند مانند نمودارهاي اقتصادي
- اطلاعات استنباطي
بيشتر مشكلات توسط شركت در هنگام ايجاد يك فعاليت جديد براي شما و تيم‌تان ايجاد مي‌شود. اجازه دهيد به صورت ديگري برايتان توضيح دهيم؛ اگر دقت نكنيد، درگير قوانين خودتان مي‌شويد. بعد از هر جلسه مهمي كه مديرتان برگزار مي‌كند، درباره مطالب جلسه به‌طور خصوصي با او گفت‌وگو كنيد.
نياز به كاربردن ترفند خاصي نيست، فقط چند سؤال از او بپرسيد و به جواب‌ها به دقت گوش كنيد. ايده‌ها و پيشنهاديتان را با حالتي كه به مدير درباره آينده به او اطمينان داريد، ارائه دهيد. با افراد قسمت‌هاي ديگر نيز صحبت كنيد، البته منشي‌ها را فراموش نكنيد زيرا منشي‌ها اولين اشخاصي هستند كه از چيزي مطلع مي‌شوند.
برخي از افراد اين كار را خيلي دوست دارند، اين‌كار شبيه عملكرد سياستمداران يا سرويس‌هاي جاسوسي است، و برخي نيز به دلايلي اين كار را دوست ندارند و كار جمع‌آوري اطلاعات را بايد با وسواس زيادي انجام دهند.
البته جمع‌آوري اطلاعات به تنهايي كافي نيست؛ اطلاعات جمع‌آوري شده را بايد پردازش كنيد. از اين اطلاعات جهت پيش‌بيني مراحل بعدي و تغييرات مربوطه استفاده مي‌شود.
اگر نمودار فروش محصولي تنزل پيدا كند و شما در بخش توسعه مشغول هستيد، بايد به سراغ بخش برنامه‌ريزي برويد، اگر در قسمت فروش كالا هستيد، در بخش اجرايي شركت به جست‌وجو بپردازيد.
اگر در قسمت فروش كالا هستيد، پرسش‌‌نامه‌اي تهيه كنيد و به سراغ سطوح قيمت‌گذاري برويد؛ حال مي‌توانيد اطلاعات را مرور كنيد.
روش ديگر جمع‌آوري اطلاعات، روشي به نام بازي «چه مي‌شد اگر» است. راه‌هاي علمي زيادي براي اين روش وجود دارد، اما بنابر دلايلي شما فرصت كافي جهت آنها را در اختيار نداريد. كار اصلي شما و تيم‌تان تهيه يك پرسش‌نامه و به‌كارگيري آن است.
سؤال اصلي كه بايد پرسيده شود، اين است كه «كجاي كار را اشتباه كرديم؟» و بعد از اين برخي را تنبيه و برخي ديگر را تشويق كنيد. در كنار آن نيز زماني را جهت تفكر اختصاص دهيد.
اين كار را «برنامه‌ريزي احتمالات» بناميد و تمامي نكات را در دفترچه يادداشت روزانه خود ثبت كنيد.
يكي از مشكلات مديريت، به موقع جواب ندادن به پرسش‌ها است. البته مشكلي برايتان پيش نمي‌آيد، زيرا جواب‌هاي مشابهي را در موقعيت‌هاي ديگر پيدا مي‌كنيد؛ اما اين كار اشتباه است، زيرا هر موقعيتي و هر شخصي جواب مخصوص به خود را دارد.
شما به عنوان يك مدير در مورد هر وضعيتي بايد ديد شفافي داشته باشيد. تجربيات شخصي‌تان بهترين راهنما براي تحليل مشكلات است.
حتي اگر يافتن جواب آسان باشد، بايد براي پيدا كردن جواب‌هاي گوناگون ديگر تلاش كرد. با تلاش و‌جست‌وجو بر روي مدل‌هاي استاندارد، با مدل‌هاي كمكي جديد و بالقوه‌اي آشنا خواهيد شد.
اگر اين كار را انجام ندهيد، مجبوريد روش‌هاي قديمي را تكرار كنيد كه اين امر باعث خستگي مي‌شود. هر چه بيشتر تلاش كنيد با روش‌هاي جديد‌تري آشنا مي‌شويد. البته اين فقط يك روش آكادميك تمريني براي يافتن بهترين جواب نيست. نكته قابل توجه، تغيير مداوم موقعيت‌ها و محيط‌ها است؛ اين تغييرات بر اثر ايجاد و تغييرات تكنولوژي پيشرفته رخ مي‌دهد.
اگر شما نيز به صورت مداوم خودتان و روش‌تان را با اين تغييرات سازگار نكنيد، نتيجه روش‌هايتان چيزي به جز يك تقريب ساده نخواهد بود. يكي از موانع انعطاف‌پذيري ركود و از دست دادن انگيزه است. اين اتفاق در اثر كاهش انگيزه به وجود مي‌آيد.
بدون آنكه از اهداف اصلي خود دور شويد، انگيزه گروه را با تغيير در تمركز كاريتان بالا ببريد. اين كار را مي‌توانيد با توسعه كيفي كار، دستورات مأموريت‌ها، ايجاد فعاليت‌هايي براي گروه، تغيير اختيارات و... انجام دهيد. شما بايد در نحوه افزايش انگيزه و پيامدهاي جديد آن تصميم‌گيري كنيد. به علاوه تمركز زياد بر روي موضوعي باعث كاهش كارايي و انگيزه مي‌شود.
با روانكاوي خودتان، ايده‌هاي جديدي براي افزايش انگيزه تيم‌تان پيدا خواهيد كرد. بدين ترتيب ايده‌هايي به دست مي‌آوريد و در مدت زمان انجام پروژه با روش‌هاي مبتكرانه بيشتري مي‌توانيد به كار بگيريد.