onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
| بودجه‌بندي؛ فرآیندی پویا برای تعیین اهداف آتی استفاده بهينه از منابع محدود يك شركت، براي دستيابي به اهداف ترسيم شده براي آن شركت، مستلزم نوعي برنامه‌ريزي دقيق و همه‌جانبه است. به‌طور كلي تبديل برنامه‌ها به زبان پول را بودجه‌بندي مي‌نامند و لذا بودجه زبان ريالي برنامه‌ها است.
شايد به جرات بتوان اذعان كرد كه برنامه‌ريزي اولين و مهم‌ترين وظيفه مديران عامل شركت‌ها است. برنامه‌ريزي يعني خلق آينده و اين امر به آن معنا است كه بايد بهترين و مناسب‌ترين روش استفاده از امكانات شركت‌ها با توجه به محدوديت‌هاي متعدد آنها از پيش تعيين شود. به عبارت ديگر، تصوير فرداي شركت‌ها بايد امروز با تصميم مديران عامل ترسيم شود. به همين دليل است كه امروزه برنامه‌ريزي به يك فرآيند پويا و هدفمند براي جهت بخشيدن به كل فعاليت‌هاي يك شركت تبديل شده و اصول و مفاهيم و مراحل بسيار دقيقي دارد و خروجي آن معمولا برنامه‌هاي بلندمدت، ميان‌مدت و كوتاه‌مدت براي شركت‌ها است. بايد به خاطر داشت كه آنچه به عنوان بودجه‌بندي معروف است معمولا تبديل برنامه‌هاي كوتاه‌مدت يك ساله شركت‌ها به زبان پول است. برنامه‌ريزي به مفهوم تعيين اهداف آتي و تعيين روش‌هاي دستيابي به آن است و از طرف ديگر كنترل درخصوص حصول اطمينان از تحقق برنامه انجام مي‌پذيرد. يك سيستم بودجه مناسب هر دو مفهوم برنامه‌ريزي و كنترل را مدنظر دارد و به عبارت ديگر بودجه ابزاري جهت برنامه‌ريزي و كنترل است. يكي از مهم‌ترين فوايد بودجه ايجاد هماهنگي سازماني به منظور يكپارچه‌سازي در جريان دستيابي به اهداف توسط واحدهاي مختلف شركت است. در ابتداي دوره مالي بودجه يك برنامه است و در انتهاي دوره به عنوان يك وسيله كنترل در دست مديران عامل جهت ارزيابي عملكرد واحدهاي مختلف شركت در مقابل برنامه‌هاي پيش‌بيني شده خواهد بود كه اين ارزيابي‌ها، مديران عامل را در اصلاح مسير بهبود عملكرد شركت‌ها ياري خواهد كرد و لذا كنترل برنامه بخش مهمي از فرآيند برنامه‌ريزي است و هر مكانيزم بودجه‌بندي بدون پيش‌بيني مكانيزم‌هاي كنترلي ناقص است؛ زيرا بودجه در واقع يك برنامه سازماني است كه از طريق همكاري گروهي و سازماني تحقق آن امكان‌پذير مي‌شود. برنامه‌ريزي در سازمان اين اطمينان را ايجاد مي‌كند كه شركت مورد نظر در مسير درست افتاده و كاركنان هدف‌هاي معيني دارند كه بايد به آن دست يابند. اما مراحل بودجه‌بندي نبايد با تنظيم برنامه متوقف شود و مسووليت مديران عامل اين است كه براي اطمينان از ادامه درست راه نسبت به كنترل بودجه نيز اقدام كنند. به‌طور كلي سه نوع برنامه‌ريزي در شركت‌ها متصور مي‌باشد: نخست برنامه‌ريزي استراتژيك، دوم برنامه‌ريزي بودجه‌اي و سوم برنامه‌ريزي عملياتي يا تاكتيكي. در برنامه‌ريزي استراتژيك به تهيه برنامه‌هاي عملياتي بلندمدت براي رسيدن به اهداف سازماني در شركت‌ها توجه مي‌شود. برنامه‌ريزي بودجه‌اي همان تهيه برنامه‌هاي كوتاه‌مدت تا ميان‌مدت شركت است كه ضمن برنامه استراتژيك اجرا شود و بودجه جامع سالانه شركت‌ها در اين دسته قرار دارد. برنامه‌ريزي عملياتي مراحل برنامه‌ريزي كوتاه‌مدت يا روز به روز را شامل مي‌شود و معمولا مربوط است به برنامه‌ريزي استفاده از منابع كه در چارچوب برنامه‌ريزي بودجه‌اي اجرا مي‌شود.برنامه‌ريزي سالانه در يك شركت با تهيه بودجه جامع كه مجموعه‌اي از بودجه‌هاي جداگانه و وابسته به يكديگر است صورت مي‌گيرد. بودجه جامع را مي‌توان در دو بخش اساسي طبقه‌بندي كرد. اولين بخش بودجه عملياتي شركت است كه منعكس‌كننده تصميمات مربوط به عملكرد و فعاليت‌ها است و بخش دوم بودجه مالي است كه تصميمات مالي شركت را نشان مي‌دهد. مبحث تهيه و كنترل بودجه از مواردي است كه هم در حسابداري مديريت و هم در مديريت مالي مطرح مي‌شود با اين تفاوت كه در حسابداري مديريت به روش‌هاي تهيه بودجه عملياتي و در مديريت مالي به روش‌هاي تهيه بودجه مالي تاكيد مي‌شود. از سوي ديگر به‌طور كلي بودجه مي‌تواند به صورت هدف‌گرا يا روندگرا تهيه شود. بودجه عملياتي در يك شركت توليدي شامل موارد روبه‌رو است: بودجه فروش؛ بودجه توليد؛ بودجه نيازمندي‌هاي توليد شامل بودجه مواد مستقيم، بودجه سربار و بودجه كار مستقيم؛ بودجه هزينه‌هاي اداري و فروش و در نهايت سود و زيان پيش‌بيني شده.بودجه مالي در شركت‌ها نيز اين موارد را در بر مي‌گيرد: بودجه هزينه‌هاي سرمايه‌اي، بودجه نقدي و در نهايت ترازنامه پيش‌بيني شده. شناسايي زودهنگام عامل اصلي يا كليدي بودجه براي برنامه‌ريزي و تهيه بودجه از اهميت فوق‌العاده‌اي برخوردار است. زيرا اين عامل علت اصلي ايجاد محدوديت در شركت است؛ بنابراين تعيين مي‌كند كه كدام بودجه بايد اول تهيه شود. مثلا اگر حجم فروش عامل كليدي باشد ابتدا بايد بودجه فروش را براساس پيش‌بيني فروش تهيه كرد و سپس تمام بودجه‌هاي ديگر به اين بودجه وصل مي‌شوند. اهميت فوق‌العاده عامل اصلي بودجه از اين واقعيت ناشي مي‌شود كه بودجه‌ها با هم پيوستگي و ارتباط دارند. تهيه بودجه فروش معمولا نقطه آغاز تهيه بودجه عملياتي در شركت‌ها است، چرا كه فروش پيش‌بيني شده تقريبا روي ارقامی كه در بودجه حضور دارند، تاثير مي‌گذارد. منبع: کتاب مدیرعامل چند ساحتی- نوشته مجید باقری انتشارات سازمان مدیریت صنعتی | |
