onia$
دستیار مدیر تالار مدیریت
مسووليت‌پذيری
[h=1]ابزار پاسخگويي در نقش يک رهبر سازمانی[/h]
سيد محمد اعظمی نژاد*
منبع: Mindtools
فرض کنيد همين امروز به سمت مديرعامل سازمان خود منصوب می‌شويد، احتمالا هيجان زده و البته مضطرب هستيد.
از اين پس، نقش شما مانند قبل نيست، در واقع نقش اول اکثر برنامه‌ها و جلسات سازمانی خواهيد بود. مسووليت شما تضمين حرکت سازمان در مسير اهداف تعيين شده است و اطمينان از اين موضوع است که کارکنان کارهای درست را، در زمان و مسير درست انجام می‌دهند. چيزهای زيادی هست که بايد پاسخگوی آن باشيد. حال بايد ديد چگونه مطمئن می‌شويد همه چيز خوب پيش می‌رود؟ مسووليت چيست؟ در فرهنگ لغات وبستر اين واژه با عنوان«پاسخگو بودن» معنی شده است. به عنوان يک رهبر، شما مسوول همه اتفاقاتی هستيد که در سازمان اتفاق می‌افتد و شما کاملا پاسخگوی نتايج خوب يا بد سازمان هستيد. بنابراين نياز به پرسش در مورد فرآيندها و تصميمات تشکيل دهنده سازمان خود داريد و پيامدهای عدم انجام اين کار، می‌تواند بسيار ناگوار باشد و بهانه هايي مثل اين موارد که شخصا درگير نبوده‌ايد يا نمی‌دانيد چه اتفاقی رخ داده است، مورد پذيرش نیست. بطور ويژه کسانی که به تازگی عهده‌دار نقش رهبری در سازمان شده‌اند، با شرايط دشوارتری مواجه هستند. آنها ممکن است وارث ساختارها و روش‌های ناکارآمد باشند، اما مهم اين است که به عنوان رهبر جديد سازمان «تصوير بزرگ‌تری» از سازمان در اختيار داشته باشيد. قبول کامل مسووليت می‌تواند با خود چالش‌های بزرگ به همراه داشته باشد، اما رهبرانی که برای قبول مسووليت از نقطه صحيح (دقيقا از زمان قبول پست رهبری)، برنامه‌ريزی می‌کنند، شانس بسيار بيشتری برای موفقيت دارند.
معرفی ابزار مسووليت‌پذيری
برای انجام تعهدات خود به عنوان يک رهبر، نياز به درک درستی از سازمان و اتفاقات درون آن داريد. بنابراين گام‌های زير را برای ايجاد و حفظ آن دنبال کنيد:
گام1- ماموريت سازمان را درک و صحه‌گذاری کنيد؛ اولين قدم بررسی مجدد اهداف سازمانی است. بطور يقين سازمان شما، دارای يک شرح ماموريت و مستندات مرتبط با آن است، اما مهم اين است که با تامل در آن، بررسی کنيد آيا اهداف سازمانی، هنوز دارای اعتبار و درست هستند؟ آيا آنچه که تهيه شده است به اندازه کافی برای کارکنان انگيزاننده هست؟ اگر در اين موارد شک و ترديد داريد، شايد لازم باشد ماموريت‌های سازمان را مورد بازنگری قرار دهيد.
گام 2- ريسک‌ها را تجزيه و تحليل کنيد؛ وقتی ماموريت‌های سازمان را درک می‌کنيد، بايد مراقب باشيد هنگام اجرا همه چيز کامل و بدون اشکال پيش می‌رود. بنابراين نياز است يک تجزيه و تحليل ريسک برای شناسايي مسائل بالقوه و پيامدهای احتمالی آن انجام دهيد. البته ممکن است اين کار کمی زمانبر باشد بنابراين اطلاعات ارزشمندی می‌دهد. با در نظر گرفتن سطوح مختلف ريسک، درک خوبی از نقش‌ها و فرآيندهای مختلف در سازمان خود و همچين مخاطرات بالقوه خواهيد داشت.
گام 3- ذی‌نفعان کليدی را شناسايي کنيد؛ قدرت واقعی سازمان در دست چه کسی است؟ چه کسانی به سازمان خدمات می‌دهند؟ کنترل منابع مورد نياز شما در دست چه کسانی است و چگونه تصميم‌گيری می‌کنند؟ سعی کنيد ليست همه اين افراد را تهيه کنيد و در اولين فرصت با اين افراد ارتباط معناداری برقرار کنید و از آنها بخواهيد تجارب خود در رابطه با سازمان شما و نگران کننده‌ترين مسائل آن را مطرح کنند. اين روند موجب می‌شود تا شما با سرعت بيشتری مسائل سازمانی را شناسايي کنيد.
گام 4- فرآيندها، ارزش‌ها، فرهنگ و ساختار مديريتی را درک کنيد؛ در اين مرحله، بررسی و مرور کاملی از سازمان داشته باشيد. اين کار شبيه به انجام يک پروژه مهم در سازمان است و احتمالا برای انجام آن نياز به کمک افرادی از سازمان خواهيد داشت. هدف، دريافت تصويری کامل از سازمان شامل فرآيندها، کارکنان، فرهنگ، ارزش‌ها و ساختار مديريت است تا ببينید چقدر حامی يا مانع برای رفع نيازها و انتظارات مشتريان است.
سپس وظايف کليدی سازمان را با جزئيات کامل آن شناسايي کنيد. نگاهی به نقش‌ها و مسووليت‌ها، جريان کار، اطلاعات و فرآيندهای مديريت بودجه‌ها و پروژه‌های در حال انجام بيندازيد. به دنبال شواهدی برای وجود دستورالعمل برای کارهای در حال انجام باشيد. فرهنگ و ارزش‌ها نيز نقش بزرگی در نحوه تعامل و خدمات‌دهی سازمان شما به مشتريان ايفا می‌کند. به خوبی دقت کنيد اين موارد چگونه در فرآيند تاثيرگذار هستند و نياز به چه تغييراتی برای موفقيت بيشتر سازمان دارند.
گام 5- سيستم‌های داخلی را ارزيابی کنيد؛ نياز است مطمئن شويد اطلاعاتی که روی آن تکيه می‌کنيد درست و جامع است. اين به اين معنی است که بايد بتوانيد اثربخشی سازمان خود را با نظارت بر آنچه که بايد انجام شود، به خوبی رصد کنيد. ارزيابی می‌تواند همراه با اين پرسش‌ها باشد:
• آخرين ارزيابی سيستم‌های مالی چه زمانی بود؟ نتايج به دست آمده چه بود؟
• آيا سيستم‌های مالی موجود نياز به تغيير دارند؟
• مشکلات اصلی کارکنان در حال حاضر چيست؟ در حال حاضر چه مخاطراتی در محل کار دارند؟
• چه نوع سيستم مديريت ريسک در سازمان استفاده می‌شود؟ آيا گزارش‌هاي اثربخشی در خصوص مخاطرات شناسايي شده؛ ارائه شده است؟
• آيا اهداف تعريف شده مناسب و به اندازه کافی و مورد دلخواه سازمان، برای کارکنان، انگيزاننده هست؟
• آيا مديريت اطلاعات مفيد، مناسب، دقيق و قوی هست؟ و چگونه انجام صحيح ماموريت سازمان را نظارت و رصد می‌کند؟
گام 6- يافته‌های خود را به چالش بکشيد؛ اکنون زمان مقايسه تجزيه و تحليل ريسک با اطلاعاتی است که از سطح سازمان گردآوری کرده‌ايد. اين مقايسه کمک خواهد کرد که بفهميد سازمان چقدر از اهداف اصلی خود دور شده است.
گام 7- به طور مستمر کنجکاو باشيد؛ تا زمان اطمينان کامل از اينکه دستورالعمل‌ها و روش‌های کاری مورد نظر در سازمان جاری نشده اند، متوقف نشويد؛ بايد به شناسايي مسائل جديد و جلوگيری از افزايش آنها ادامه دهيد و بخشی از زمان خود را برای انجام اين کار اختصاص دهيد. ودر نهايت، جلساتی مختصر ولی منظم برای بحث و بررسی مسائل، روندها و ريسک‌های سازمانی داشته باشيد.
* عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران (hrjournalist.blogfa.com)
[h=1]ابزار پاسخگويي در نقش يک رهبر سازمانی[/h]
سيد محمد اعظمی نژاد*
منبع: Mindtools
فرض کنيد همين امروز به سمت مديرعامل سازمان خود منصوب می‌شويد، احتمالا هيجان زده و البته مضطرب هستيد.
از اين پس، نقش شما مانند قبل نيست، در واقع نقش اول اکثر برنامه‌ها و جلسات سازمانی خواهيد بود. مسووليت شما تضمين حرکت سازمان در مسير اهداف تعيين شده است و اطمينان از اين موضوع است که کارکنان کارهای درست را، در زمان و مسير درست انجام می‌دهند. چيزهای زيادی هست که بايد پاسخگوی آن باشيد. حال بايد ديد چگونه مطمئن می‌شويد همه چيز خوب پيش می‌رود؟ مسووليت چيست؟ در فرهنگ لغات وبستر اين واژه با عنوان«پاسخگو بودن» معنی شده است. به عنوان يک رهبر، شما مسوول همه اتفاقاتی هستيد که در سازمان اتفاق می‌افتد و شما کاملا پاسخگوی نتايج خوب يا بد سازمان هستيد. بنابراين نياز به پرسش در مورد فرآيندها و تصميمات تشکيل دهنده سازمان خود داريد و پيامدهای عدم انجام اين کار، می‌تواند بسيار ناگوار باشد و بهانه هايي مثل اين موارد که شخصا درگير نبوده‌ايد يا نمی‌دانيد چه اتفاقی رخ داده است، مورد پذيرش نیست. بطور ويژه کسانی که به تازگی عهده‌دار نقش رهبری در سازمان شده‌اند، با شرايط دشوارتری مواجه هستند. آنها ممکن است وارث ساختارها و روش‌های ناکارآمد باشند، اما مهم اين است که به عنوان رهبر جديد سازمان «تصوير بزرگ‌تری» از سازمان در اختيار داشته باشيد. قبول کامل مسووليت می‌تواند با خود چالش‌های بزرگ به همراه داشته باشد، اما رهبرانی که برای قبول مسووليت از نقطه صحيح (دقيقا از زمان قبول پست رهبری)، برنامه‌ريزی می‌کنند، شانس بسيار بيشتری برای موفقيت دارند.
معرفی ابزار مسووليت‌پذيری
برای انجام تعهدات خود به عنوان يک رهبر، نياز به درک درستی از سازمان و اتفاقات درون آن داريد. بنابراين گام‌های زير را برای ايجاد و حفظ آن دنبال کنيد:
گام1- ماموريت سازمان را درک و صحه‌گذاری کنيد؛ اولين قدم بررسی مجدد اهداف سازمانی است. بطور يقين سازمان شما، دارای يک شرح ماموريت و مستندات مرتبط با آن است، اما مهم اين است که با تامل در آن، بررسی کنيد آيا اهداف سازمانی، هنوز دارای اعتبار و درست هستند؟ آيا آنچه که تهيه شده است به اندازه کافی برای کارکنان انگيزاننده هست؟ اگر در اين موارد شک و ترديد داريد، شايد لازم باشد ماموريت‌های سازمان را مورد بازنگری قرار دهيد.
گام 2- ريسک‌ها را تجزيه و تحليل کنيد؛ وقتی ماموريت‌های سازمان را درک می‌کنيد، بايد مراقب باشيد هنگام اجرا همه چيز کامل و بدون اشکال پيش می‌رود. بنابراين نياز است يک تجزيه و تحليل ريسک برای شناسايي مسائل بالقوه و پيامدهای احتمالی آن انجام دهيد. البته ممکن است اين کار کمی زمانبر باشد بنابراين اطلاعات ارزشمندی می‌دهد. با در نظر گرفتن سطوح مختلف ريسک، درک خوبی از نقش‌ها و فرآيندهای مختلف در سازمان خود و همچين مخاطرات بالقوه خواهيد داشت.
گام 3- ذی‌نفعان کليدی را شناسايي کنيد؛ قدرت واقعی سازمان در دست چه کسی است؟ چه کسانی به سازمان خدمات می‌دهند؟ کنترل منابع مورد نياز شما در دست چه کسانی است و چگونه تصميم‌گيری می‌کنند؟ سعی کنيد ليست همه اين افراد را تهيه کنيد و در اولين فرصت با اين افراد ارتباط معناداری برقرار کنید و از آنها بخواهيد تجارب خود در رابطه با سازمان شما و نگران کننده‌ترين مسائل آن را مطرح کنند. اين روند موجب می‌شود تا شما با سرعت بيشتری مسائل سازمانی را شناسايي کنيد.
گام 4- فرآيندها، ارزش‌ها، فرهنگ و ساختار مديريتی را درک کنيد؛ در اين مرحله، بررسی و مرور کاملی از سازمان داشته باشيد. اين کار شبيه به انجام يک پروژه مهم در سازمان است و احتمالا برای انجام آن نياز به کمک افرادی از سازمان خواهيد داشت. هدف، دريافت تصويری کامل از سازمان شامل فرآيندها، کارکنان، فرهنگ، ارزش‌ها و ساختار مديريت است تا ببينید چقدر حامی يا مانع برای رفع نيازها و انتظارات مشتريان است.
سپس وظايف کليدی سازمان را با جزئيات کامل آن شناسايي کنيد. نگاهی به نقش‌ها و مسووليت‌ها، جريان کار، اطلاعات و فرآيندهای مديريت بودجه‌ها و پروژه‌های در حال انجام بيندازيد. به دنبال شواهدی برای وجود دستورالعمل برای کارهای در حال انجام باشيد. فرهنگ و ارزش‌ها نيز نقش بزرگی در نحوه تعامل و خدمات‌دهی سازمان شما به مشتريان ايفا می‌کند. به خوبی دقت کنيد اين موارد چگونه در فرآيند تاثيرگذار هستند و نياز به چه تغييراتی برای موفقيت بيشتر سازمان دارند.
گام 5- سيستم‌های داخلی را ارزيابی کنيد؛ نياز است مطمئن شويد اطلاعاتی که روی آن تکيه می‌کنيد درست و جامع است. اين به اين معنی است که بايد بتوانيد اثربخشی سازمان خود را با نظارت بر آنچه که بايد انجام شود، به خوبی رصد کنيد. ارزيابی می‌تواند همراه با اين پرسش‌ها باشد:
• آخرين ارزيابی سيستم‌های مالی چه زمانی بود؟ نتايج به دست آمده چه بود؟
• آيا سيستم‌های مالی موجود نياز به تغيير دارند؟
• مشکلات اصلی کارکنان در حال حاضر چيست؟ در حال حاضر چه مخاطراتی در محل کار دارند؟
• چه نوع سيستم مديريت ريسک در سازمان استفاده می‌شود؟ آيا گزارش‌هاي اثربخشی در خصوص مخاطرات شناسايي شده؛ ارائه شده است؟
• آيا اهداف تعريف شده مناسب و به اندازه کافی و مورد دلخواه سازمان، برای کارکنان، انگيزاننده هست؟
• آيا مديريت اطلاعات مفيد، مناسب، دقيق و قوی هست؟ و چگونه انجام صحيح ماموريت سازمان را نظارت و رصد می‌کند؟
گام 6- يافته‌های خود را به چالش بکشيد؛ اکنون زمان مقايسه تجزيه و تحليل ريسک با اطلاعاتی است که از سطح سازمان گردآوری کرده‌ايد. اين مقايسه کمک خواهد کرد که بفهميد سازمان چقدر از اهداف اصلی خود دور شده است.
گام 7- به طور مستمر کنجکاو باشيد؛ تا زمان اطمينان کامل از اينکه دستورالعمل‌ها و روش‌های کاری مورد نظر در سازمان جاری نشده اند، متوقف نشويد؛ بايد به شناسايي مسائل جديد و جلوگيری از افزايش آنها ادامه دهيد و بخشی از زمان خود را برای انجام اين کار اختصاص دهيد. ودر نهايت، جلساتی مختصر ولی منظم برای بحث و بررسی مسائل، روندها و ريسک‌های سازمانی داشته باشيد.
* عضو هيات ریيسه کميته تخصصی توسعه- انجمن مديريت منابع انسانی ايران (hrjournalist.blogfa.com)
