بررسی دي.ان.اي سازماني
آیا عملکرد طرح سازمانی شما متوازن است؟
مترجم: محمد نجف آبادی فراهانی
منبع: Strategy+Business
اگر در اجرايي کردن استراتژي‌هاي خود با مشکل روبه‌رو هستيد، بدانید که تنها از نيمي از قابلیت‌های سازمان خود استفاده می‌کنید.
مطمئنا، شما تصميمات درستی را اتخاذ کرده‌ايد، خط و رسم‌های چارت سازماني را بازآراسته‌اید، براي گردش بهتر اطلاعات سامانه تبادل داده‌اي را ايجاد کرده و مشوق‌هاي خود را بهينه کرده‌ايد، اما اينها مکانيزم‌های رسمي است که مديران کسب و کار معمولا براي مديريت تغيير سازماني به آنها تکيه مي‌کنند. این مکانیزم‌ها، آشنا، قابل‌لمس و قابل‌ارزیابی هستند. اما براي مواجهه با نيازهاي واقعي مدیریت اجرايي، بايد اين مکانیزم‌ها و عوامل را با بينش و به طور موثر طراحي
کنيد.
اما برای استفاده بهينه از افراد يا تغيير مسير شرکت، به چيزي بيش از ساختارهاي مناسب، قوانين محکم و همنوايي منطقي نياز است. به علاوه، به تعهد عاطفي نيز نيازمنديم.
ويژگي‌هاي تعهد عاطفي مانند انگيزه، غرور، مجموعه ذهن‌هاي نوآور، از خط و رسم‌هاي چارت سازماني فراتر می‌رود. اين موارد از عوامل و ساختارهای غير رسمي مانند هنجارها، تعهدات، مجموعه‌اي از طرز فکرهاي مختلف و شبکه‌ها تشکيل مي‌شود.
در چند سال گذشته، تغييرات گسترده‌اي در درک ما از تغيير سازماني کسب و کار و مديريت به‌وجود آمده است. حال کم و زياد قبول داريم که هر دو عوامل رسمي و غير رسمي، قدرت ايجاد استراتژي‌هاي جديد را دارند و هر دو بايد بخشي از نظام سازماني باشد، زيرا اينها عواملي هستند که دي.ان.اي سازماني شما را تعيين مي‌کنند.
دی.ان.ای سازمانی چیست؟
از استعاره دی.ان.ای برای توصیف ویژگی‌های ذاتی هویت سازمان استفاده می‌شود. این ویژگی‌ها مشخص می‌کنند افراد چگونه تصمیم‌های خود را اجرایی کرده و از چه روش‌هایی استفاده می‌کنند. سازمان‌های مختلف رویکردهای مختلفی هم دارند- برخی رفتارهای پادگانی دارند، برخی در زمان بحران، گرد هم می‌آیند و هم اندیشی می‌کنند و برخی دیگر عملکرد بالایی داشته و افراد می‌دانند چگونه وظیفه خود را به طور هماهنگ انجام دهند.
دی.ان.ای سازمان شما مستقیما از فعل و انفعال عناصر سازمانی تاثیر می‌پذیرد که در یک رشته دوگانه نمایش داده می‌شود: چهار عنصر رسمی و چهار عنصر غیر‌رسمی. با تغییر طراحی این عناصر، می‌توانید در مدت زمان کوتاهی و فقط در عرض چند ماه، دی.ان.ای سازمان خود را تغییر دهید.
وقتی سعي در تغيير شرکت خود داشته و افراد را ترغيب به بهبود عملکرد خود مي‌کنيد، اين عناصر یعنی دي.ان.اي سازماني را طراحی می‌کنید که بسيار مهم هستند. شرکت‌هايي که عناصر رسمي و غير رسمي را متوازن مي‌کنند، عملکرد بهتري نسبت به ديگراني دارند که تنها روي يکي از اين عناصر متکي هستند، اما توازن بهينه چيست؟ چه نوع ترکيبي از عوامل رسمي و غيررسمي شما را به نتيجه دلخواه مي‌رساند؟
کند و کاو داده‌ها
براي پاسخ به اين سوالات درخصوص شرکت Booz & Company، پاسخ‌های 9500 کارمند این شرکت در یک تست
دی.ان.ای سازمانی مورد تحلیل قرار گرفت. اين تست شامل 28 سوال نظرسنجي مي‌شد که يک طرح سازماني را به هفت شاخصه عملکرد مرتبط می‌ساخت.
سه تا از این ویژگی‌ها نشان‌دهنده (فردی سر وقت، فرد با دقت و فردی انعطاف‌پذير) است و شرکت‌هايي را نشان مي‌دهند که قدرت اجرايي بالايي دارند. چهار ویژگی ديگر (منفعل، پرخاشگر، فردی که بیش از حد تحت مدیریت است، فردی که کنار گذاشته شده است، فردی نامنظم با فعالیت‌های غیر‌مستمر) مشخص می‌سازد.
در این نظرسنجی از افراد خواسته می‌شود تا گزینه‌ای که در رابطه با شرکت آنها درست است را انتخاب کنند. در این نظرسنجی 10 سوال وجود دارد که میزان توازن میان عوامل رسمی و غیر‌رسمی را ارزیابی می‌کند که ما آن را «شاخص توازن» می‌نامیم. 4 گزینه، توازن موثر را نشان می‌دهند: برای مثال؛ «وقتی در محیط کاری ما تغییرات بزرگی رخ می‌دهند، به خوبی با آنها خو می‌گیریم». سه عنوان از سوال‌های این نظرسنجی استفاده موثر از عناصر رسمی را انعکاس می‌دهند. برای مثال، «عملکرد کسب و کار را باید بر اساس معیارهای مشخصی ارزیابی کنیم» و سه سوال دیگر استفاده بهینه از عناصر غیر‌رسمی را نشان می‌دهند: برای مثال، «اگر همکاری، متعهد به انجام کاری می‌شود، می‌توانم روی حرف او حساب کنم». اگر به هشت سوال یا بیشتر از این ده مورد پاسخ مثبت دهید، تراز شاخص توازن 80 یا بیشتر خواهد بود که این امر نشان‌دهنده میزان بالای توازن است.
یافته‌های این تحقیق نشان می‌دهد «توازن بالا» با «کارآیی و اثربخشی» رابطه‌ای کاملا مستقیم دارد.
تنها 42 درصد از شرکت کننده‌های نظرسنجی در یکی از سه شاخصه قدرت اجرایی بالاقرار گرفتند، اما در مورد سازمان‌هایی که تراز شاخص توازن بالایی دارند این میزان به 86 درصد می‌رسد.
به علاوه، میان توازن و انسجام؛ میزان همترازی، میان توانایی‌های منحصر به فرد شرکت و گزاره ارزشی آن یا «سازو کار فعالیت» در بازار رابطه مثبتی وجود دارد و نشان مي‌دهند انسجام رابطه بسیار زیادی با موفقیت در کسب و کار دارد.همچنین شرکت‌هایی که به داشتن توازن اصرار می‌ورزند، درک بهتری از توانایی‌های منحصر به فرد خود دارند. این شرکت‌ها در اجرایی کردن توانایی‌های بالقوه خود قابلیت بسیار بیشتری دارند، زیرا یک قابلیت، تلفیقی از فرآیندها، ابزار و سیستم‌ها؛ دانش، مهارت‌ها و رفتارها و به بیانی دیگر، متشکل از عناصر رسمی و غیر‌رسمی است.
توازن در عمل
تصور کنید مدیر یک شرکت هستید. طرح سازمان متوازن را چگونه عملی خواهید کرد؟ به طور مثال می‌توانید یک بانک خرد راه اندازی کنید که با مشتریان عمومی و مردم جامعه در تماس است و توانایی‌های خود را در تعامل با مشتری و تجزیه و تحلیل‌های آنها به‌دست می‌آورد. شما مطمئنا به عناصر رسمی نیاز دارید، عناصری مانند تجهیزات آی‌تی جدید، ایجاد مشوق‌هایی برای ارتقای فروش متقاطع و تعدادی معیارهای مناسب، اما برای اینکه کارمندان را تشویق کنیم تا با مشتری‌ها رفتاری صمیمانه تر داشته باشند، باید رفتارها و طرز فکرهای افراد را نیز مدنظر قرار دهید. برای مثال، همچنین می‌توانید شبکه‌های غیر‌رسمی موجود بانک خود را به وسیله شناسایی مدیران شعبی که در گفت‌وگو با مشتری‌ها مهارت دارند استفاده کرده و از آنها به عنوان مدرسان عناصر غیر‌رسمی به دیگر کارمندها استفاده کنید.
همچنین می‌توانید از مدیران روابط عمومی در جلسه‌هایی داوطلبانه با فضای دوستانه مانند صرف شام دعوت کنید تا بتوانند به‌راحتی گفت‌وگو کنند تا ایده‌های اجرایی خود را برای تعامل بیشتر با مشتری به اشتراک
بگذارند.
به طور مشابه، اگر شرکت داروسازی شما در حال تبدیل نمایندگان فروش خود از واحدهای خرد کسب و کار به یک نیروی فروش سازمانی است، احتمالا متوجه خواهید شد که تغییرات در ساختارهای گزارش دهی و مشوق‌ها، فروش سراسری و متقابل مورد انتظار را حاصل نخواهد كرد. براي رسيدن به نتيجه در قسمت غیر‌رسمی، مدیران را تشویق کنید تا به صورت آشکار رفتارها و ویژگی‌های مرتبط با فروش‌های سازمانی را مدل سازی کنند و میان کارمندان واحدهای تجاری مختلف ارتباط ایجاد
کنید.
براي ايجاد توازن، هر مرحله از چرخه زندگی شرکت خود را بازنگری کنید. یک سازمان رو به رشد در سال‌های اولیه وابستگی شدیدی به عناصر غیر‌رسمی دارد. همان طور که رشد می‌کند، می‌تواند همیشه طرح سازمانی خود را با ایجاد توازن بیشتر میان عناصر رسمی و غیر‌رسمی افزایش دهد. بالعکس، سازمان‌های بالغ به ساختارهای رسمی تکیه نمی‌کنند و شبکه‌های غیر‌رسمی را که به افراد کمک می‌کند تا با انگیزه، خلاق و بهره‌ور باشند را نیز تقویت نمی‌کنند. اهمیتی ندارد که در کجای چرخه زندگی شرکت خود قرار دارید و اهمیتی هم ندارد که صنعت شما با چه فشارهایی روبه‌رو است، همیشه می‌توانید رویکردی سازنده در همسان‌سازی ساختارهای رسمی و غیر‌رسمی در دی.ان.ای سازمانی شرکت خود ایجاد کنید.
آیا عملکرد طرح سازمانی شما متوازن است؟
مترجم: محمد نجف آبادی فراهانی
منبع: Strategy+Business
اگر در اجرايي کردن استراتژي‌هاي خود با مشکل روبه‌رو هستيد، بدانید که تنها از نيمي از قابلیت‌های سازمان خود استفاده می‌کنید.
مطمئنا، شما تصميمات درستی را اتخاذ کرده‌ايد، خط و رسم‌های چارت سازماني را بازآراسته‌اید، براي گردش بهتر اطلاعات سامانه تبادل داده‌اي را ايجاد کرده و مشوق‌هاي خود را بهينه کرده‌ايد، اما اينها مکانيزم‌های رسمي است که مديران کسب و کار معمولا براي مديريت تغيير سازماني به آنها تکيه مي‌کنند. این مکانیزم‌ها، آشنا، قابل‌لمس و قابل‌ارزیابی هستند. اما براي مواجهه با نيازهاي واقعي مدیریت اجرايي، بايد اين مکانیزم‌ها و عوامل را با بينش و به طور موثر طراحي
کنيد.
اما برای استفاده بهينه از افراد يا تغيير مسير شرکت، به چيزي بيش از ساختارهاي مناسب، قوانين محکم و همنوايي منطقي نياز است. به علاوه، به تعهد عاطفي نيز نيازمنديم.
ويژگي‌هاي تعهد عاطفي مانند انگيزه، غرور، مجموعه ذهن‌هاي نوآور، از خط و رسم‌هاي چارت سازماني فراتر می‌رود. اين موارد از عوامل و ساختارهای غير رسمي مانند هنجارها، تعهدات، مجموعه‌اي از طرز فکرهاي مختلف و شبکه‌ها تشکيل مي‌شود.
در چند سال گذشته، تغييرات گسترده‌اي در درک ما از تغيير سازماني کسب و کار و مديريت به‌وجود آمده است. حال کم و زياد قبول داريم که هر دو عوامل رسمي و غير رسمي، قدرت ايجاد استراتژي‌هاي جديد را دارند و هر دو بايد بخشي از نظام سازماني باشد، زيرا اينها عواملي هستند که دي.ان.اي سازماني شما را تعيين مي‌کنند.
دی.ان.ای سازمانی چیست؟
از استعاره دی.ان.ای برای توصیف ویژگی‌های ذاتی هویت سازمان استفاده می‌شود. این ویژگی‌ها مشخص می‌کنند افراد چگونه تصمیم‌های خود را اجرایی کرده و از چه روش‌هایی استفاده می‌کنند. سازمان‌های مختلف رویکردهای مختلفی هم دارند- برخی رفتارهای پادگانی دارند، برخی در زمان بحران، گرد هم می‌آیند و هم اندیشی می‌کنند و برخی دیگر عملکرد بالایی داشته و افراد می‌دانند چگونه وظیفه خود را به طور هماهنگ انجام دهند.
دی.ان.ای سازمان شما مستقیما از فعل و انفعال عناصر سازمانی تاثیر می‌پذیرد که در یک رشته دوگانه نمایش داده می‌شود: چهار عنصر رسمی و چهار عنصر غیر‌رسمی. با تغییر طراحی این عناصر، می‌توانید در مدت زمان کوتاهی و فقط در عرض چند ماه، دی.ان.ای سازمان خود را تغییر دهید.
وقتی سعي در تغيير شرکت خود داشته و افراد را ترغيب به بهبود عملکرد خود مي‌کنيد، اين عناصر یعنی دي.ان.اي سازماني را طراحی می‌کنید که بسيار مهم هستند. شرکت‌هايي که عناصر رسمي و غير رسمي را متوازن مي‌کنند، عملکرد بهتري نسبت به ديگراني دارند که تنها روي يکي از اين عناصر متکي هستند، اما توازن بهينه چيست؟ چه نوع ترکيبي از عوامل رسمي و غيررسمي شما را به نتيجه دلخواه مي‌رساند؟
کند و کاو داده‌ها
براي پاسخ به اين سوالات درخصوص شرکت Booz & Company، پاسخ‌های 9500 کارمند این شرکت در یک تست
دی.ان.ای سازمانی مورد تحلیل قرار گرفت. اين تست شامل 28 سوال نظرسنجي مي‌شد که يک طرح سازماني را به هفت شاخصه عملکرد مرتبط می‌ساخت.
سه تا از این ویژگی‌ها نشان‌دهنده (فردی سر وقت، فرد با دقت و فردی انعطاف‌پذير) است و شرکت‌هايي را نشان مي‌دهند که قدرت اجرايي بالايي دارند. چهار ویژگی ديگر (منفعل، پرخاشگر، فردی که بیش از حد تحت مدیریت است، فردی که کنار گذاشته شده است، فردی نامنظم با فعالیت‌های غیر‌مستمر) مشخص می‌سازد.
در این نظرسنجی از افراد خواسته می‌شود تا گزینه‌ای که در رابطه با شرکت آنها درست است را انتخاب کنند. در این نظرسنجی 10 سوال وجود دارد که میزان توازن میان عوامل رسمی و غیر‌رسمی را ارزیابی می‌کند که ما آن را «شاخص توازن» می‌نامیم. 4 گزینه، توازن موثر را نشان می‌دهند: برای مثال؛ «وقتی در محیط کاری ما تغییرات بزرگی رخ می‌دهند، به خوبی با آنها خو می‌گیریم». سه عنوان از سوال‌های این نظرسنجی استفاده موثر از عناصر رسمی را انعکاس می‌دهند. برای مثال، «عملکرد کسب و کار را باید بر اساس معیارهای مشخصی ارزیابی کنیم» و سه سوال دیگر استفاده بهینه از عناصر غیر‌رسمی را نشان می‌دهند: برای مثال، «اگر همکاری، متعهد به انجام کاری می‌شود، می‌توانم روی حرف او حساب کنم». اگر به هشت سوال یا بیشتر از این ده مورد پاسخ مثبت دهید، تراز شاخص توازن 80 یا بیشتر خواهد بود که این امر نشان‌دهنده میزان بالای توازن است.
یافته‌های این تحقیق نشان می‌دهد «توازن بالا» با «کارآیی و اثربخشی» رابطه‌ای کاملا مستقیم دارد.
تنها 42 درصد از شرکت کننده‌های نظرسنجی در یکی از سه شاخصه قدرت اجرایی بالاقرار گرفتند، اما در مورد سازمان‌هایی که تراز شاخص توازن بالایی دارند این میزان به 86 درصد می‌رسد.
به علاوه، میان توازن و انسجام؛ میزان همترازی، میان توانایی‌های منحصر به فرد شرکت و گزاره ارزشی آن یا «سازو کار فعالیت» در بازار رابطه مثبتی وجود دارد و نشان مي‌دهند انسجام رابطه بسیار زیادی با موفقیت در کسب و کار دارد.همچنین شرکت‌هایی که به داشتن توازن اصرار می‌ورزند، درک بهتری از توانایی‌های منحصر به فرد خود دارند. این شرکت‌ها در اجرایی کردن توانایی‌های بالقوه خود قابلیت بسیار بیشتری دارند، زیرا یک قابلیت، تلفیقی از فرآیندها، ابزار و سیستم‌ها؛ دانش، مهارت‌ها و رفتارها و به بیانی دیگر، متشکل از عناصر رسمی و غیر‌رسمی است.
توازن در عمل
تصور کنید مدیر یک شرکت هستید. طرح سازمان متوازن را چگونه عملی خواهید کرد؟ به طور مثال می‌توانید یک بانک خرد راه اندازی کنید که با مشتریان عمومی و مردم جامعه در تماس است و توانایی‌های خود را در تعامل با مشتری و تجزیه و تحلیل‌های آنها به‌دست می‌آورد. شما مطمئنا به عناصر رسمی نیاز دارید، عناصری مانند تجهیزات آی‌تی جدید، ایجاد مشوق‌هایی برای ارتقای فروش متقاطع و تعدادی معیارهای مناسب، اما برای اینکه کارمندان را تشویق کنیم تا با مشتری‌ها رفتاری صمیمانه تر داشته باشند، باید رفتارها و طرز فکرهای افراد را نیز مدنظر قرار دهید. برای مثال، همچنین می‌توانید شبکه‌های غیر‌رسمی موجود بانک خود را به وسیله شناسایی مدیران شعبی که در گفت‌وگو با مشتری‌ها مهارت دارند استفاده کرده و از آنها به عنوان مدرسان عناصر غیر‌رسمی به دیگر کارمندها استفاده کنید.
همچنین می‌توانید از مدیران روابط عمومی در جلسه‌هایی داوطلبانه با فضای دوستانه مانند صرف شام دعوت کنید تا بتوانند به‌راحتی گفت‌وگو کنند تا ایده‌های اجرایی خود را برای تعامل بیشتر با مشتری به اشتراک
بگذارند.
به طور مشابه، اگر شرکت داروسازی شما در حال تبدیل نمایندگان فروش خود از واحدهای خرد کسب و کار به یک نیروی فروش سازمانی است، احتمالا متوجه خواهید شد که تغییرات در ساختارهای گزارش دهی و مشوق‌ها، فروش سراسری و متقابل مورد انتظار را حاصل نخواهد كرد. براي رسيدن به نتيجه در قسمت غیر‌رسمی، مدیران را تشویق کنید تا به صورت آشکار رفتارها و ویژگی‌های مرتبط با فروش‌های سازمانی را مدل سازی کنند و میان کارمندان واحدهای تجاری مختلف ارتباط ایجاد
کنید.
براي ايجاد توازن، هر مرحله از چرخه زندگی شرکت خود را بازنگری کنید. یک سازمان رو به رشد در سال‌های اولیه وابستگی شدیدی به عناصر غیر‌رسمی دارد. همان طور که رشد می‌کند، می‌تواند همیشه طرح سازمانی خود را با ایجاد توازن بیشتر میان عناصر رسمی و غیر‌رسمی افزایش دهد. بالعکس، سازمان‌های بالغ به ساختارهای رسمی تکیه نمی‌کنند و شبکه‌های غیر‌رسمی را که به افراد کمک می‌کند تا با انگیزه، خلاق و بهره‌ور باشند را نیز تقویت نمی‌کنند. اهمیتی ندارد که در کجای چرخه زندگی شرکت خود قرار دارید و اهمیتی هم ندارد که صنعت شما با چه فشارهایی روبه‌رو است، همیشه می‌توانید رویکردی سازنده در همسان‌سازی ساختارهای رسمی و غیر‌رسمی در دی.ان.ای سازمانی شرکت خود ایجاد کنید.
