مهمترین سوالات ممیزی ISO 9001 ویرایش سال ۲۰۱۵

در صورتیکه شما جهت ممیزی استاندارد ISO 9001 در حال آماده شدن هستید، احتمالاً از خودتان این سوال عجیب را پرسیده ­اید: من چه انتظاراتی از این افراد دارم؟ در جهان هیچ چیز بدتر از قرار گرفتن در جلسه ممیزی و پرسیده شدن سوالاتی که هیچ جوابی برای آن ندارید وجود ندارد. آماده ­سازی و برنامه ­ریزی می­تواند این موضوع را اصلاح کند، البته واقعیت این است که ISO 9001 ویرایش ۲۰۱۵ شامل بسیاری از الزامات جدید است که هرگز بخشی از اکثر ممیزی­ ها نبوده است.

به منظور تسریع و بهبود تفکر شما، مهمترین سوالات ممیزی ISO 9001 ویرایش ۲۰۱۵ که من معتقد هستم را در ادامه آورده­ ام:
۱- در مورد ماهیت سازمان خود چه می­توانی بگویی؟

این سوال نقطه شروع [مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ] است که در بخش ۴٫۱ آمده است. این استاندارد از اصطلاح “context” استفاده می­کند، اما به راحتی می توان با پرسیدن در مورد عوامل موفقیت داخلی و خارجی سازمان آن را جایگزین کرد. سوالات مربوط به ماهیت معمولاً از مدیریت ارشد یا شخصی که سیستم QMS را هدایت می­کند (که قبلاً به عنوان نماینده مدیریت معرفی شده) پرسیده می­ شود. به عنوان یک ممیز، شما به دنبال بررسی دقیق نیروهای کار در داخل و اطراف سازمان هستید. گسترده و کمی مبهم به نظر می­رسد!؟

استاندارد راهنمایی­هایی ارائه می­دهد که بیان می­کند ماهیت سازمان شما باید شامل مسائل داخلی و خارجی که مربوط به اهداف، استراتژی­ها و مقاصد QMS است، باشد.
تعداد زیادی از سازمان­ها از تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت­ها و تهدیدات) جهت بررسی محیط استفاده می­کنند اما این روش الزام نیست.
آنچه سازمان از ماهیت خود پیدا می­کند، کلیدی برای تحلیل ریسک است. (نکته: هرکس اصطلاح ماهیت سازمان را درک نمی­کند. برای درک در مورد مفهوم و توصیف آنچه که ISO 9001 می پرسد آمادگی کسب کنید.)
در خصوص [مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ] نظیر [مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ] ، [مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ] ، [مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ] می توانید با [مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ] تماس بگیرید.

۲- طرفین ذینفع شما چه کسانی هستند و الزامات آنها چیست؟

دنبال کننده­ های محصولات، ذینفعان هستند که در قسمت ۲-۴ آمده است. واژه “ذینفعان” به معنای بازار یا همان کسانی که به شما زنگ می ­زنند است. ممیز هوشمند ممکن است این واژه را با خریداران جایگزین کند. به یاد داشته باشید که ممیزان موثر سعی می­کنند زبان سخت و عجیب ISO 9001 را به مفاهبم قابل درک تبدیل کنند.
[مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ]
ذینفعان معمولا شامل کارکنان، مشتریان، تامین کننده، صاحبان کسب و کار، دارندگان بدهی، همسایگان و تنظیم کننده­ ها هستند. به عنوان یک ممیز می­ دانم که شما اطمینان می­ دهید که طیف معقولی از طرفین ذینفع همراه با رعایت الزامات مربوطه شناسایی شده است.
بهترین راه ممیز جهت بررسی این موضوع، کشف کردن آن در بحث‌های اکتشافی است. در مورد ذینفعان سؤال کنید و علایق آنها را مورد بررسی قرار دهید. اگر قبل از ممیزی آمادگی داشته باشید، خواهید فهمید که چه موقع آزمایش طرفین ذینفع کافی است.
این موضوع یک مسئله برنامه ریزی مهم را مطرح می­کند: قبل از ممیزی ISO 9001 باید کمی بیشتر آمادگی کسب کنید چرا؟
بنابراین شما ماهیت سازمان و طرفین ذینفع را درک خواهید کرد. چگونه می توانید پاسخ­های آنها را ارزیابی کنید اگر نمی­ دانید پاسخ­ها چه هستند؟
۳- چه خطرات و فرصت­هایی شناسایی شده است و چه اقداماتی در مورد آنها انجام می­دهید؟

خطرات و فرصت­ها می­توانند به طور دقیق پایه ­ی ISO 9001 نامیده شوند. ۱۳ بند دیگر به طور مستقیم به خطرات و فرصت­ها اشاره می­کند و آنها را “مهمترین جزء” بخش استاندارد می سازد. اگر یک سازمان کار ضعیفی برای شناسایی خطرات و فرصت ها داشته باشد، QMS نمی­تواند موثر باشد. ممیزها باید بررسی کنند که ریسک­ها و فرصت­ها شامل مسائلی است که بر نتایج مطلوب تمرکز می­کنند، از مشکلات جلوگیری می­ کنند و پیشرفت را در اختیار دارند.
هنگامی که خطرات و فرصت ­ها شناسایی می­ شوند، اقدامات باید برای آنها برنامه ­ریزی شود. ISO 9001 به طور خاص موارد خطرات و فرصت­های اولویت­ بندی را ذکر نمی­کند، هر چند انجام این کار برای سازمان­ها کار عاقلانه­ ای است. ریسک­ها و فرصت­ها بی ­حد و حصر است، اما منابع اینگونه نیستند.
۴- چه برنامه­ هایی برای رسیدن به اهداف کیفیت در نظر گرفته شده است؟

مدت هاست که موارد کیفیتی قابل اندازه­ گیری بخشی از ISO 9001 است. آنچه که جدید است الزامات مربوط به برنامه­ ریزی اقدامات برای انجام آنها است. این برنامه ­ها به صورت خاص و قابل اجرا هستند، که به اقدامات، منابع، مسئولیت­ها، دوره ­های زمانی و ارزیابی نتایج می­پردازند. ممیزها باید بطور دقیق بررسی کنند که چگونه برنامه­ ها در سراسر سازمان اجرا شده ­اند و چه کسی از آنها مطلع است. درست همانطور که کارکنان باید از نحوه کمک به اهداف آگاهی داشته باشند، باید با برنامه­ های عملی نیز آشنا شوند.
[مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ]
۵- QMS چگونه با فرآیندهای کسب و کار سازمان ادغام شده است؟

به عبارت دیگر، چگونه می­توانید از ISO 9001 استفاده کنید تا به شما کمک کند شرکت را مدیریت کنید؟ این مستقیماً از مدیریت ارشد خواسته می شود (به بخش ۵٫۱٫۱c مراجعه کنید) و یک سوال بسیار واضح است. نکته این است که ISO 9001 از سیستم استاندارد مدیریت کیفیت و تبدیل شدن به یک سیستم مدیریت استراتژیک فاصله می­گیرد. این موضوع دیگر فقط در مورد اطمینان از اینکه محصولات یا خدمات مطابق با الزامات هستند، نیست.
استاندارد در مورد مدیریت تمام جنبه­های کسب و کار است. (به یاد داشته باشید بخش ۴٫۱ و ۴٫۲ ISO 9001) در اینجا ما موضوعات اصلی ماهیت سازمان و طرفین ذینفع را بررسی کردیم. این مفاهیم، هر گوشه­ای از سازمان را لمس می­کنند، و این دقیقا چگونگی استفاده از ISO 9001 است. مدیریت ارشد باید بتواند نحوه استفاده از سیستم مدیریت کیفیت برای برپایی شرکت را توصیف کند، نه فقط انجام ممیزی.
۶- چگونه شما تغییرات را مدیریت می‌نمایید؟

این موضوع چند بار در ISO 9001 مطرح می شود. اولین و بزرگترین بند این موضوع در بخش ۶٫۳ آمده است. در اینجا ما تغییراتی را که ما می­دانیم در حال آمدن است را شناسایی می­کنیم و برنام ه­ایی برای اجرای آنها می­سازیم. چه تغییراتی؟ تقریبا همه چیز، اما تغییرات زیر به عنوان منتخب باید مدنظر گرفته شوند: محصولات جدید یا اصلاح شده، فرآیندها، تجهیزات، ابزار، کارمندان، مقررات. این لیست بی­ پایان است. ممیز باید تغییراتی را که رخ داده است را بررسی کند و شواهدی را پیدا کند که این تغییر شناسایی و برنامه­ ریزی شده است. تغییر در مواردی که با برنامه­ ریزی کمتر انجام می شود، در بخش ۸٫۵٫۶ مطرح شده است. در اینجا ممیز سوابق را جستجو خواهد کرد که آیا تغییرات و نتایج بررسی آنها با الزامات همخوانی دارد، چه کسی دستور آنها را داده است، و اقدامات بعدی ضرورت دارد.
[مشاهده ی لینک ها فقط برای اعضا امکان پذیر است. ]
۷- چگونه اطلاعات را به دست میاورید و از آن استفاده می­کنید؟

ISO 9001 ازسازمان­ها می­ خواهد تا از تجارب خوب و بد خود بیاموزند. این می­تواند به وسیله ابزارهای متنوعی مورد استفاده قرار گیرد: بیانیه­ های پروژه، نتایج کار، جلسات کارکنان، بررسی مشتری، بررسی داده­ ها، بازخورد مشتری. اینکه چگونه سازمان اطلاعات را به دست می­ آورد به خودش بستگی دارد، اما این فرآیند باید واضح و کارآمد باشد. اطلاعات نیز باید محفوظ و قابل دسترس باشند. به نظر می­رسد که این موضوع تقریباً از وجوهاتی مستند شده است که دقیقا همینطور می­باشد. یکی از راه­ها برای ممیزی این موضوع می­تواند بررسی شکست­ها و یا موفقیت­ های اخیر باشد. چگونه سازمان درباره این اتفاقات آموخته است به طوریکه به آنها در راه موفقیت بیشتر کمک می­کند؟ این تبدیل اطلاعات خام به اطلاعات واقعی است و فقط به این دلیل اتفاق می­افتد که یکی از سخت ترین مواردی باشد که سازمان می­تواند به آن دست یابد.
اینها سوالاتی هستند که شما بدون هیچ واسطه­ ا­ی نیاز به پرسش دارید، سوالاتی که نقطه­ ی شروع هستند. ما حتی به بررسی مدیریت، اقدام اصلاحی یا پیشرفت اشاره نکردیم، که همه آنها برای QMS موثر و تعیین کننده هستند. هفت موضوع مورد بحث در اینجا بزرگترین الزامات جدیدی هستند که ممیزها باید بررسی کنند.