چرا BPMS ؟

gandomnami

عضو جدید
baner (1).jpg

چرا BPMS ؟ این سوال را بارها و بارها از من پرسیده اند. شاید این سوال نیز در ذهن شما باشد که اصلا BPMS از کجا شروع شده است و چرا باید از BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار استفاده کرد؟

به نظر من جایگاه BPMS را باید دردو دهه گذشته صنعت فناوری اطلاعات ایالت متحده امریکا جست وجو کرد.

در دو دهه گذشته نگرش مدیران امریکایی تغییر کرده است. در واقع دهه های ۹۰ و۲۰۰۰ میلادی دو دهه متفاوت برای مدیران امریکایی بود.
جهش خارق العاده صنعت IT و تاثیر آن برسایر صنایع موضوعی بود که نمی توان به راحتی از آن گذشت. سازمان های بزرگی مانند وال مارت، ای بی، مایکروسافت، اپل، آمازون، …. را تصور کنید که سالانه میلیاردها دلار درآمد دارند. درکنار درآمد بسیار بالای این سازمانها هزینه های آنها نیز بسیار بالاست. بصورتیکه وقتی در لیست­های معتبری همچون فوربز به اطلاعات مالی شرکت های فوق نگاه می کنید سود خالص اکثر آنها کمتراز ده درصد است.
حال فرض کنید شرکتهای که سهامی هستند و سهامداران بسیاری سهام آنان را خریداری می کنند اگر سود ده نباشند چه اتفاقی خواهد افتاد. قطعا سهامداران سهام خود را خواهند فروخت یا تقاضا برای خرید سهام ازبین می رود که دراین صورت شرکت یا سازمان موصوف به لبه پرتگاه ورشکستگی نزدیک خواهد شد.
برای این که شرکت های فوق زیان ده نباشند مجبور هستند هزینه های خودرا کاهش دهند. بخش قابل توجهی از اقتصاد امریکا را شرکت های غیر تولیدی وخدماتی تشکیل داده اند.

همانطور که می دانید بخش عمده هزینه در شرکت های غیر تولیدی وخدماتی مربوط به حقوق ودستمزد کارکنان است.
هر امریکایی به صورت نرمال ۱۵،۰۰۰دلار دستمزد ماهانه دارد، حال یک شهروند آسیایی با شرایط وتحصیلات مشابه با دستمزدی معادل ۲،۵۰۰تا۳،۰۰۰ دلار نیز حاضر است همان کار را انجام دهد. پس اگر یک محاسبه ساده انجام دهیم قطعا به این نتیجه می رسیم که استخدام نیروهای غیر امریکایی به صرفه تر است.
حال خود را یک کارفرمای امریکایی درنظر بگیرید که کارکنانتان گرچه دستمزد اندکی دریافت می کنند اما جابه جایی ها فوق العاده بالاست، از لحاظ زبان ضعیف هستند وقوانین را به خوبی نمی شناسند وبه هر دلیل ممکن است ترکیب وترتیب نیروها به سرعت عوض شود؛ دراین صورت چگونه باید فرایندهای کسب وکار را مدیریت کرد تا با مشکل مواجه نشد؟
کار فرمایان امریکایی به دنبال نرم افزاری بودند که با استفاده از آن نیاز نباشد تا کاربران کار با نرم افزارهای مختلف را فراگیرند و همه افراد نیز فقط در محیط یک نرم افزارکار کنند تادرصورت نیاز به جابه جایی دراسرع وقت صورت پذیرد. البته ممکن بود که شرکت نرم افزارهای دیگری نیز داشته باشد اما کاربرتنها بایک واسط درارتباط باشد. در واقع تمام مراودات پرسنل یا کاربران در یک محیط انجام می شود که نیاز به آموزش تخصصی نداشته باشد. هرکس به اندازه کاری که انجام می دهد اموزش ببیند و در وصورت جا به جایی نیز به سرعت نیروی جدید جایگزین شود. همچین نیاز نباشد کاربربداند که نفر بعدی برای انجام کار کیست وچه کاری باید انجام شود وسیستم به صورت خودکار کاررا به نفر بعدی ارجاع دهد و در صورت نیاز به پیگیری هشدارهای لازم را اعلان نماید.
ازیک سو نیز با توجه به رشد تکنولوژی وتغییرات محیط خارجی نیاز است تا فرایندهای سازمان به صورت مستمر تغییر کنند وبهبود یابند یا سرویس های جدید به سبد خدمات افزوده شود. باز دراین حالت نیاز است تایک سیستم چابک به سرعت تغییرات را عملیاتی نماید وکمترین باگ و مشکل را دارا باشد. قطعا در این صورت نیز محدودیت های زمانی که برنامه نویسی و تولید نرم افزار به روش سنتی دارد آزاردهنده است. بنابراین نیازهای فوق موجب طراحی محصولی برپایه فرایندهای سازمانی گردید که با عنوان BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار عرضه شد.

به صورت خلاصه هدف اصلی از ارائه بسته های نرم افزار BPMS غلبه برجابه جایی های نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان آموزش نیروی انسانی، کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه وتغییر نرم افزار های سازمانی بود.
درحال حاضر نیز اکثر سازمان ها و شرکت های ایرانی برای کاهش هزینه ها و زمان تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارهای سازمانی اقدام به خرید BPMS می نمایند. درهمین راستا تمرکز برآن است که تولید، توسعه و تغییرات نرم افزارها با حداقل کد نویسی، حداقل تخصص و حداقل آشنایی با سازمان انجام پذیرد. با توجه به اینکه استخدام ونگهداری برنامه نویسان خبره و مسلط هزینه بالایی دارد بنابراین خرید نرم افزار BPMS می تواند منجر به کاهش هزینه های واحد تولید نرم افزار نیز شود. البته نباید تلاش برای افزایش بهروه وری در سازمان های ایرانی را نادیده گرفت ولی در حال حاضر فاصله ما با بهره وری حقیقی در سطح سازمان که نرم افزار BPMS موجب می شود بسیار زیاد است و تمرکز بربحث کاهش هزینه و زمان تولید وتوسعه نرم افزار توجیه بیشتری دارد.
در اینجا لازم به ذکراست بسیاری از شرکت وسازمان هایی که بنده به عنوان مشاور با آنان همکاری داشته ام خصوصا دستگاههای دولتی به دلایل ذیل تصمیم به خرید نرم افزار BPMS داشته اند:
۱)در کوتاه ترین زمان ممکن نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه کنند تا به جای درج اطلاعات بر روی کاغذ اطلاعات در پایگاه داده ذخیره شود و قابل پردازش باشد.
۲) با هزینه اندک (البته نسبت به پروژ های برنامه نویسی) سیستم های مختلف را در اختیار گیرند.
۳) فرایندهای سازمانی را به صورت مکانیزه انجام دهند تا زمان تحویل خدمت یا محصول را کنترل کرده و حدالامکان کوتاه نمایند (این مورد براساس اصول بهره وری است)

البته انگیزه های دیگری نیز برای خرید BPMS ممکن است وجود داشته باشد (که حتما وجود دارد) که شاید نسبت به موارد فوق در اولویت پایین تری باشند.
به عنوان مثال چند فرایندی که اخیرا به عنوان مشاور برای چند سازمان ارزیابی نموده ام در زیر ذکر شده است:
۱) فرایند اخذ مجوز نشر
۲) فرایند پرداخت خسارت فوت یا جرح مازاد
۳) فرایند تعمیر یا تعویض تجهیزات


با بررسی کوتاه متوجه خواهید شد که نرم افزار استانداری برای مدیریت کل مسیر هریک از فرایندهای فوق در بازار موجود نیست و اگر سازمان ها بخواهند نرم افزار مورد نیاز خود را تولید کنند حداقل باید هزینه ای چند صد میلیون تومانی بپردازند که این هزینه درقیاس با بهای نرم افزارهای BPMSموجود در بازار هزینه ای بسیار قابل توجه است.
نکته بارز در مثال های فوق تعدد ماژول هایی است که در برگیرنده فرایند هستند. مثلا در بحث نشر علاوه بر یک گردش کار ما نیاز مند یک سیستم مالی؛ یک پورتال، یک سیستم مدیریت مستندات و…نیز هستیم یا در مثال دوم علاوه برگردش کار نیازمند یک سیستم مدیریت مستندات (پزشکی)، یک سستم مدیریت قراردادها هستیم و در مثال سوم نیز ما نیازمند سیستم های مالی، تدارکات، تعمیرات ونگهداری ، انبر،قراردادها و…هستیم. البته لازم به ذکر است فرایندهای فوق در هر ایستگاه ممکن است یکی از نرم افزارهای جزیزه ای را در گیر کند.


برای مطالعه این مقاله به صورت کامل اینجا کلیک نمایید.

 
Similar threads
Thread starter عنوان تالار پاسخ ها تاریخ
G موتورها و اجزاء نرم افزار BPMS آموزش های مدیریتی 0

Similar threads

بالا