EPM (Enterprise Project Management Solution) سیستم مدیریت پروژه جامع

مجموعه EPM متشكل از نرم افزارهاي زير مي‌باشد :

Microsoft Project Professional

نرم‌افزار كاملي كه مديران پروژه توسط آن پروژه‌ها و منابع سازماني را ايجاد و تغيير مي‌دهند. اين پروژه‌ها و منابع در بانك اطلاعاتي Project Server Microsoft ذخيره مي‌شوند.

Microsoft Project Server

يك بانك اطلاعاتي Microsoft Project Server كاربرگ‌ها، گزارشات وضعيت ، گزارشات و مدل‌هاي Portfolio ، منابع سازماني، يك قالب جامع سازماني ( Enterprise Global Template ) و الگوهايي (Template ) را براي تعريف سريعتر پروژه‌هاي جديد فراهم مي‌كند.

Microsoft Project Web Access
يك نرم‌افزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم ( Team Member ) ، مديران پروژه‌ها و منابع، و مديران سازمان اجازه مي‌دهد كه به اطلاعات Microsoft Project Server مانند كاربرگ‌ها و گزارشات دسترسي يابند.

Windows Sharepoint Services
يك نرم‌افزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم ، مديران پروژه‌ها و منابع، و مديران سازمان اجازه مي‌دهد كه در محيط وب به تبادل اطلاعات ، اسناد ، مكاتبات پروژه و در كل تمامي مواردي كه در پروژه اتفاق مي‌افتد دسترسي يابند.

منبع :http://project-management.blogfa.com/post-49.aspx

samira.nanas گفت:

مجموعه EPM متشكل از نرم افزارهاي زير مي‌باشد :

Microsoft Project Professional

نرم‌افزار كاملي كه مديران پروژه توسط آن پروژه‌ها و منابع سازماني را ايجاد و تغيير مي‌دهند. اين پروژه‌ها و منابع در بانك اطلاعاتي Project Server Microsoft ذخيره مي‌شوند.

Microsoft Project Server

يك بانك اطلاعاتي Microsoft Project Server كاربرگ‌ها، گزارشات وضعيت ، گزارشات و مدل‌هاي Portfolio ، منابع سازماني، يك قالب جامع سازماني ( Enterprise Global Template ) و الگوهايي (Template ) را براي تعريف سريعتر پروژه‌هاي جديد فراهم مي‌كند.

Microsoft Project Web Access
يك نرم‌افزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم ( Team Member ) ، مديران پروژه‌ها و منابع، و مديران سازمان اجازه مي‌دهد كه به اطلاعات Microsoft Project Server مانند كاربرگ‌ها و گزارشات دسترسي يابند.

Windows Sharepoint Services
يك نرم‌افزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم ، مديران پروژه‌ها و منابع، و مديران سازمان اجازه مي‌دهد كه در محيط وب به تبادل اطلاعات ، اسناد ، مكاتبات پروژه و در كل تمامي مواردي كه در پروژه اتفاق مي‌افتد دسترسي يابند.

منبع :http://project-management.blogfa.com/post-49.aspx

کلیک کنید تا باز شود...

اگر اطلاعات بیشتری داشتید هم قرار بدید و ممنون

ادامه : تشكيل يك برنامه سازماني پروژه Enterprise Project Plan

ادامه : تشكيل يك برنامه سازماني پروژه Enterprise Project Plan

تشكيل يك برنامه سازماني پروژه Enterprise Project Plan
تمام شركت‌ها بر اساس برنامه‌ريزي‌هايي كه برنامه كاري شركت را در كوتاه‌مدت يا بلندمدت مشخص مي‌نمايد، عمل مي‌كنند. در عين حال شركت‌ها، مستقل از فعاليتي كه در هر برهه از زمان انجام مي‌دهند، يك استراتژي يا برنامه جهت‌گيري شده را دنبال مي‌نمايند. برنامه‌ريزي سازماني، هنگامي اتفاق مي‌افتد كه هيات مديره سازمان، گروهي از پروژه‌هاي اصلي سازمان را تعريف، تعيين و سرپرستي نمايد. با اجراي موفق اين پروژه‌ها، يك سازمان در هر زمينه كاري، مي‌تواند به اهداف مورد نظر خود دست يابد.
برنامه‌هاي سازماني معمولا اطلاعاتي شامل موارد زير دارند:
· منابع مالي در دسترس در طول حيات برنامه (بودجه).
· منابع و مهارتهاي لازم براي اجراي طرح (نيروي انساني و تجهيزات).
· مواد مصرفي لازم براي اتمام كامل طرح (مواد اوليه).
· محدوديت‌هاي زماني طرح (تاريخ‌هاي شروع و پايان).
· قدم‌هاي اجرايي و اهداف كلي طرح.
تعاريف سازماني Organization Standards
متعارف سازي (Standardization) لازمه كاركردن بر روي پروژه‌ها در سطح سازماني مي‌باشد. و اين استاندارد كردن يك زبان واحد را براي مديران پروژه در سطح سازمان ايجاد مي‌كند. در Microsoft Project Professional، يك الگوي جامع سازماني Enterprise global template، مطابقت پروژه‌هاي آن سازمان از استاندارد‌هاي تعريف شده همچون نحوه استفاده از نگرش‌ها، جداول و فيلد‌ها را تضمين مي‌كند.
اين الگوي جامع سازماني Enterprise global template، مجموعه از فرضيات و قرارداد‌هايي همچون نگرش‌ها، جداول و فيلد‌هايي است كه در تمام پروژه‌هاي سازمان بكار گرفته مي‌شوند. الگوي جامع سازماني در بانك اطلاعاتي Microsoft Project Server قرار داده شده و توسط تمام پروژه‌هاي سازمان استفاده مي‌گردد.
الگوي جامع سازماني Enterprise global template مستقر در Server را مي‌توان توسط شخصي با حقوق دسترسي Administrator براي آن سازمان تنظيم كرد. بنابراين يك الگوي جامع سازماني استاندارد‌هاي مديريت پروژه آن سازمان را تبيين كرده و اطمينان مي‌دهد كه تمامي پروژه‌هاي آن سازمان از اين استانداردها پيروي مي‌كنند.
تقويم‌هاي سازمان Enterprise Calendars
تقويم‌هاي كاري عوامل زمانبندي براي تنظيم زمان‌هاي كاري منابع و فعاليت‌ها مي‌باشند. Microsoft Project از چهار نوع تقويم كاري پشتيباني مي‌كند:
· Base Calendar
اين تقويم، تقويم پايه‌اي است كه ديگر تقويم‌ها بر اساس آن شكل مي‌گيرند. Microsoft Project‌ تقويم‌هاي Standard، 24ساعته و شيفت شب را ارائه مي‌كند. كه تقويم Standard، بصورت پيش فرض برگرفته از زمان كاري رسمي: دوشنبه تا جمعه 8:00صبح تا 5:00 بعدازظهر، با يك ساعت ناهاري مي‌باشد.
· Project Calendar
بصورت پيش فرض Base calendar استاندارد، تقويم پروژه مي‌باشد. تقويم پروژه، زمان كاري قراردادي را مشخص، و زمان‌هاي كاري و غير كاري تمامي منابع تخصيص داده شده يك پروژه را مشخص مي‌كند.
· Resource Calendar
بصورت پيش‌فرض، زمان‌هاي كاري و غير كاري منابع بر اساس تقويم پروژه مي‌باشند. مي‌توان يك تقويم منابع جهت انعكاس ساعات كاري خاص، مرخصي‌ها، غيبت‌ها و زمانبندي شخصي هر منبع تعريف نمود.
· Task Calendar
بصورت پيش‌فرض، تقويم فعاليت‌ها بر اساس تقويم پروژه مي‌باشند. تقويم خاص يك فعاليت تنها در صورتي مفهوم پيدا خواهد كرد كه بخواهيم فعاليت‌هايي را خارج از زمان‌هاي متعارف توسط تقويم‌هاي پروژه يا منابع زمانبندي نماييم.
تقويم‌هاي پروژه و منابع مي‌توانند جهت استاندارد شدن روش زمانبندي پروژه‌ها و منابع، در الگوي جامع سازمان تعريف نمود.
Enterprise Outline Codes
معمولا سازمان‌ها يك قالب WBS (Work Breakdown Structure) يا OBS (Organizational Breakdown Structure) خاص براي پروژه‌هايشان بكار مي‌گيرند. يك WBS، يك ساختار ترتيبي و متوالي براي توصيف پروژه‌ها در سطوح جزئي‌تر مي‌باشد. همانند WBS، يك OBS معمولا سازمان يك شركت را بيان مي‌كند. اين دو ساختار امان مشخص نمودن و دسته‌بندي اطلاعات پروژه‌ها، فعاليت‌ها و منابع را به نحوي فراهم مي‌سازند كه ساده‌تر بتوان به اطلاعات پروژه دسترسي يافت.
اگر بخواهيم Microsoft Project Professional را براي تشكيل يك برنامه سازماني پروژه Enterprise Project Plan بكار گيريم، مي‌توان از outline code واحدي در WBS و OBS-هاي سازمان، براي پروژه‌ها، منابع و فعاليت‌ها استفاده نمود. اين outline code-ها در حكم برچسب‌هايي براي پروژه‌ها منابع و فعاليت‌هايي هستند كه خصايص مشتري داشته و از آنها مي‌توان براي دسته‌بندي، جمع‌بندي، و گروه‌بندي اطلاعات پروژه‌ها و خود پروژه‌ها استفاده كرد.
Enterprise Outline Code-ها توسط Administrator مديريت پروژه يا شخصي كه اين حق دسترسي را داشته باشد قابل تعريف بودن و براي تمامي كاربران سازمان قابل دسترس مي‌باشد.
فيلد‌هاي سفارشي سازماني Enterprise Custom Fields
نرم‌افزار Microsoft Project همواره شامل فيلد‌هاي سفارشي Custom Field (از نوع متن، عدد، تاريخ، هزينه، تاريخ‌هاي شروع و پايان، مدت زمان و ...) براي داده‌هاي اضافي بوده است. كه مي‌توان اين فيلد‌ها را براي كسب اطلاعات مورد نياز توسط فرمول‌ها، محاسبات خاص، يا شاخص‌هاي گرافيكي تنظيم نمود.
فيلد‌هاي سفارشي سازماني، فيلدهايي براي يك project server خاص مي‌باشند كه براي تمامي پروژه‌هاي سازمان قابل دسترس مي‌باشند. تقريبا همانند فيلد‌هاي سفارشي پروژه‌ها، اين فيلد‌ها مي‌توانند بنا به نيازمندي‌هاي سازمان، بر اساس فرمول‌ها و outline code-ها ليست‌ها و نشانگر‌هاي گرافيكي را ارائه نمايند. با استفاده از اين فيلد‌ها، سازمان‌ها مي‌توانند بر اساس ساختار و فرآيند‌هاي داخلي خود، مكانيزم مديريت پروژه‌ها را طراحي كنند.
فيلد‌هاي سفارشي سازماني، (شامل مشخصات و جداول مرجع مربوطه) در الگوي جامع سازمان Enterprise global template نگهداري مي‌شوند. در صورتيكه داده‌هاي وارد شده در اين فيلد‌ها در اين الگو ذخيره نمي‌شوند. و براي حفظ امنيت اطلاعات، كاربران ميبايستي حق check out نمودن اين الگو را براي تغيير مشخصات فيلدها داشته باشند.
فيلد‌هاي سفارشي سازماني را مي‌توان براي منظور‌هاي خاصي، به عنوان مثال براي ايجاد يك فيلد داده اجباري، تنظيم نمود. و براي حفظ سازگاري و اطمينان از يكسان بودن اين فيلد‌ها براي پروژه‌ها و منابع، آنها را در Microsoft Project Server قرار داده‌اند.
منابع پروژه‌هاي سازماني Resources for Enterprise Projects
منابع شامل نيروي انساني، تجهيزات و مواد اوليه‌اي هستند كه براي تكميل فعاليت‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند. در Microsoft Project Professional قبل از تخصيص منابع به يك فعاليت خاص، مي‌بايست اين منابع در مخزن منابع سازمان Enterprise Resource Pool تعريف و به تيم پروژه موردنظر اضافه شده باشد.
منابع سازمان
منابع سازمان مي‌توانند بين پروژه‌هاي مختلف به اشتراك گذارده شوند. با استفاده از گروه منابع سازمان، مي‌توان كاركرد منابع را بين پروژه‌ها زمانبندي نموده، تداخل‌هاي بوجود آمده در تخصيص منابع بين پروژه‌ها را تشخيص داده و نحوه استفاده از زمان يك منبع را در پروژه‌هاي مختلف بازيابي كرد.
براي پيدا نمودن يك منبع از ميان منابع در دسترس سازمان، مي‌توان از دستور Build Team from Enterprise‌ از منوي Tools استفاده نمود.
انواع منابع Resource Types
در Microsoft Project Professional مي‌توان از انواع منابع زير استفاده نمود:
· منابع محلي Local Resource
منابع محلي، منابعي هستند كه به فعاليت‌هاي يك پروژه سازماني اختصاص داده مي‌شوند ولي جزء منابع سازماني Enterprise Resources آن سازمان در Microsoft Project Server تعريف نشده‌اند.
· منابع سازماني Enterprise Resource
اينها منابعي هستند كه در مخزن منابع سازمان Enterprise Resource Pool تعريف شده‌اند. منابع سازماني بصورت متمركز و براي سازمان شما تعريف شده‌اند و مي‌توانند در پروژه‌هاي مختلف سازمان مورد استفاده قرار گيرند. منابع سازماني از منابع اختصاصي (غير سازماني) كه در مخزن منابع سازماني تعريف شده‌اند متمايز مي‌باشند.
· منابع عمومي Generic Resources
اينها در اصل جايگاه منابع هستند و نه يك فرد خاص. شما مي‌توانيد از منابع عمومي براي مشخص نمودن مهارت لازم براي انجام يك فعاليت قبل از مشخص نمودن فرد خاصي كه آن فعاليت را انجام خواهد داد استفاده نماييد. Microsoft Project منابع عمومي را همچون منابع كاري زمانبندي نموده و با آنها همچون منابع كاري برخورد خواهد داشت.
روش منابع جايگزين Resource Substitution Wizard
سيستم Microsoft Project Professional روش منابع جايگزين Resource Substitution Wizard را به منظور اختصاص بهترين منبع به فعاليت‌ها، و بر اساس مهارت كاري، بار كاري جاري، و در دسترس بودن آنها ارائه مي‌كند. اين روش مي‌تواند توصيه‌هاي خود را بر اساس بررسي مهارت كاري منابع در سطح سازمان يا يك دپارتمان ارائه نمايد.
تنظيمات پروژه سازماني Enterprise Project Options
بهتر است تا براي نحوه ايجاد و انتشار پروژه‌ها در سازمان، استاندارد‌هايي را ايجاد نماييم. براي اين منظور مي‌توان به گزينه Options از منوي Tools رجوع نمود. همچنين در صورت مقتضي مي‌توان استاندارد‌هاي مختلفي را براي انواع پروژه‌ها تعريف نمود: مثلا پروژه‌هاي IT مكن است با پيش‌فرض فعاليت‌هاي از نوع Fixed Units داشته باشند حال آنكه پروژه‌هاي عمراني از نوع Fixed Duration باشند. استاندارد‌هاي مختلف پروژه‌هاي سازمان مي‌توانند براي هر دسته از تنظيمات و در قالب يك الگو Template ارائه شوند.
ويرايش‌هاي پروژه سازماني Enterprise Project Versions
يك ويرايش پروژه، يك كپي كامل از پروژه‌اي است كه در Microsoft Project Server ذخيره شده و مي‌توان از آن به عنوان بايگاني يا نمونه پروژه استفاده نمود. به هنگام تعريف و انتشار يك پروژه بر روي Microsoft Project Server، اولين ويرايش آن پروژه ذخيره مي‌گردد. Microsoft Project Professional با ثبت و ذخيره تغييرات يك پروژه آن را منتشر نيز مي‌نمايد. اين ويرايش منتشر شده به عنوان ويرايش فعال محسوب شدن و با پسوند .published نگهداري مي‌گردد.

دو نوع از ويرايش يك پروژه قابل نگهداري مي‌باشد:
· ويرايش منتشر شده Published Version
ويرايش منتشر شده، يك كپي از پروژه جاري است كه مي‌توان آن را به عنوان نمونه تغيير داده و يا گزارش‌گيري كرد. ولي نمي‌توان از يك ويرايش براي اختصاص زمان‌بندي استفاده كرد. اگر مي‌خواهيد به كار بر روي يك ويرايش به عنوان پروژه جاري ادامه دهيد، مي‌بايستي آن را با نام پروژه جاري ذخيره نماييد (project. Published). قبل از جايگزيني ويرايش جاري با يك ويرايش ديگر از پروژه، ممكن است لازم باشد تا يك ويرايش بايگاني تهيه كنيد.
· ويرايش بايگاني شده Archived Version
ويرايش‌هاي بايگاني شده، كپي‌هايي از پروژه جاري گرفته شده در طول حيات پروژه مي‌باشند. مي‌توان اين ويرايش‌ها را بصورت منظم، مثلا ماهانه تهيه نمود. شما مي‌توانيد از آنها به عنوان نسخه‌هاي پشتيبان و يا مقايسه پيشرفت پروژه‌ها استفاده نماييد.
Multiple Baselines
براي مقايسه، مي‌توان چند Baseline از يك پروژه را ذخيره نمود. Baseline روش مناسبي براي بررسي تفاوت برنامه‌ريزي‌هاي يك پروژه مي‌باشد. ولي به هر جهت آنها تمامي اطلاعاتي كه يك ويرايش در خود ذخيره مي‌كند را نگهداري نمي‌كنند. همچنين وابستگي فعاليت‌ها در مقايسه Baseline نمي‌تواند مورد ارزيابي قرار گيرد. طرح‌هاي مقدماتي مشابه Baseline مي‌باشند، ولي فقط تاريخ‌هاي شروع و پايان را نگهداري مي‌كنند.
پي‌گيري و مديريت يك پروژه سازماني Tracking and Managing an Enterprise Project
پي‌گيري پيشرفت و جاري نگه‌داشتن يك پروژه، يكي از اساسي‌ترين وظايف مديريت پروژه مي‌باشد. با پي‌گيري پيشرفت فيزيكي فعاليت‌ها، مي‌توان برنامه زمانبندي را بر جلوگيري از مشكلات مورد بازبيني قرار داد. شناسايي يا پيش‌بيني مشكلات مي‌تواند شما را نسبت به آشنايي با مسائلي كه زمان اتمام پروژه را به تعويق خواهند انداخت، تجهيز نمايد. چرا كه پس از شناسايي اين مشكلات است كه شما مي‌توانيد با اتخاذ استراتژي‌هاي مختلفي پروژه‌تان را مديريت نماييد.
اگر چه Microsoft project پي‌گيري را آسان‌تر نموده، ولي لازم است قدمهاي اوليه‌اي را براي پي‌گيري پيشرفت پروژه انجام دهيد. شما بايد بدانيد از چه متد پي‌گيري پيشرفت استفاده مي‌كنيد و چه مواردي (به عنوان مثال تاريخ‌هاي شروع و پايان فعاليت‌ها، كار انجام شده و هزينه‌ها) را پي‌گيري مي‌كنيد.
همچنين لازم است تا از آمادگي تيمتان براي اجراي متدي كه در پيش داريد اطمينان حاصل كنيد.

روش پي‌گيري پروژه‌هاي سازماني Tracking Method for Enterprise Projects

در Microsoft Project Professional، شما مي‌توانيد با استفاده از Microsoft Project Server پيشرفت عملياتي پروژه‌ها را از طريق اينترانت سازمان پي‌گيري نماييد. براي كاربران و اعضاء پروژه كه دسترسي مستقيم به Microsoft Project Web Access را ندارند، مي‌توان از سيستم e-mail استفاده نمود.

متد ارزش افزوده براي پروژه‌هاي سازماني Earned Value Method for Enterprise Projects

تحليل ارزش افزوده، روشي براي اندازه‌گيري بهره‌وري پروژه مي‌باشد. اين روش مشخص مي‌كند كه چه مقدار بودجه مي‌بايستي براي مقدار كار مشخصي كه تا بحال انجام شده، پرداخت مي‌شد.
براي پروژه‌هاي سازماني، شما مي‌بايست اولا تشخيص دهيد كه آيا از روش‌هاي ارزش افزوده براي تحليل پروژه‌ها استفاده مي‌كنيد يا خير، و در اين صورت استاندارد روش تحليل ارزش افزوده را تبيين نماييد.

همكاري تيم سازماني Enterprise Team Collaboration
نرم‌افزار Microsoft Project Professional توسط Microsoft Project Server و Microsoft Project Web Access يك راه حل جامع و اجرايي را براي همكاري‌هاي تيمي ارائه مي‌كند. مجموعه اين نرم‌افزار‌ها انعطاف پذيري و قابليت‌هاي قابل ملاحظه‌اي را براي ارتباط مؤثر اعضاء تيم، ديگر مديران پروژه سازمان يا مديران سازماني فراهم مي‌سازد.

مدیران پروژه با استفاده از Microsoft Project Server و Microsoft Project می توانند:
· فعاليت‌ها را به اعضاء تيم پروژه اختصاص داده و كار انجام شده آنها را پي‌گيري نمايند.
· درخواست‌هاي بروزآوري فعاليت‌ها از جانب اعضاء تيم را بصورت خودكار پذيرفته و در پروژه‌هاي مربوطه اعمال نمايند.
· گزارشات وضعيت را در همان قالبي كه مي‌خواهند درخواست و دريافت نموده و گرفتن گزارشات وضعيت مختلف در قالب يك گزارش وضعيت واحد، به نحوي كه براي مديران سازمان قابل ارائه باشد.
· اعمال متد تحليلي what-if بر روي ويرايش‌هاي مختلف پروژه‌ها و مقايسه هزينه‌ها، زمانبندي و تخصيص منابع با يكديگر.
· بررسي تاثير تغييرات برنامه‌ريزي در دسترسي منابع، تخصيص منابع و هزينه‌ها.

با استفاده از Microsoft Project Web Access براي دستيابي به اطلاعات Microsoft Project Server، اعضاء تيم مي‌توانند:
· تخصيص فعاليت‌هاي مربوط به خود را بازبيني نموده و به آنها پاسخ دهند. همچنين تغييرات انجام شده درباره مراحل پيشرفت كار را در متناوبا گزارش دهند.
· فعاليت‌هاي جديدي را تعريف نموده و براي تاييد و درج در فايل پروژه براي مدير پروژه ارسال نمايند.
· فعاليت‌ها را به ديگر اعضاء تيم محول نمايند.
· فعاليت‌هاي مربوط به خود را در Gantt Chart مشاهده نموده، مي‌توانند آنها را دسته‌بندي، sort، و براي تمركز بر روي يك مورد خاص آنها را فيلتر نمايند.
· بنا بر حقوق دسترسي كه از جانب Administrator سيستم Microsoft Project Server براي آنها تعيين شده است، اعضاء تيم مي‌توانند آخرين اطلاعات كل پروژه را و نه تنها آنهايي را كه به ايشان محول شده است را مشاهده نمايند.


با استفاده از Microsoft Project Web Access براي دستيابي به اطلاعات Microsoft Project Server، مديران سازمان stakeholders مي‌توانند:
· اطلاعات پروژه‌ها، فعاليت‌ها و منابع را براي كسب يك ديد عمومي راجع به وضعيت پيشرفت پروژه‌ها در سازمان دريافت نمايند.
· با استفاده از Portfolio Analyzer، داده‌هاي يك پروژه يا پروژه‌هاي مختلف را توسط PivotTable و PivotChart تحليل نمايند.
· سناريو‌هاي مختلفي را براي امكان‌سنجي يك پروژه جديد، اولويت‌بندي پروژه‌ها و منابع، يا كشف مشكلات احتمالي توسط Portfolio Modeler را مورد بررسي قرار دهند.


گزارش‌گيري وضعيت Status Reporting
در Microsoft Project Server مي‌توان گزارشات وضعيت را طراحي نمود، و آنها را بصورت فرم‌هايي در Microsoft Project Web Access درآورد، به ترتيبي كه اعضاء تيم بتوانند آنها را به همراه توضيحاتي كه درباره فعاليتشان دارند پر نمايند.
بر خلاف به‌روزآوري فعاليت‌ها، گزارشات وضعيت فاقد اطلاعات عددي راجع به پروژه‌ها بوده و نمي‌توانند براي به‌روز كردن آنها بكار روند. بلكه اين گزارشات معمولا حاوي اطلاعات مفصلي در رابطه با مراحل اجرايي، اهداف، اخبار و ديگر فاكتور‌هايي است كه بر كار اعضاء تيم تاثير مي‌گذارند. مي‌توان اين گزارشات وضعيت را براي بازبيني به ديگر افراد سازمان ارسال نموده يا در مركزي كه براي ديگران قابل دسترس باشد جمع‌آوري نمود. همچنين مي‌توان گزارشات وضعيت اعضاء تيم را در يك قالب كلي‌تر و به شكل يك گزارش وضعيت تيمي منسجم نمود.
براي گزارش‌گيري موثر تر مي‌توان محتواي بخش‌هاي مختلف گزارش را تعيين نمود، خصوصا اينكه تعيين كرد كه در چه تناوب‌هايي اين گزارشات وضعيت از اعضاء تيم درخواست مي‌شوند.
اگر چه مي‌توان گزارشات وضعيت را مستقيما و از طريق Microsoft Project درخواست نمود، ولي تنها گزارشات وضعيت تاييد شده را مي‌توان از طريق Microsoft Project Web Access مشاهده كرد.

Project Views
در Microsoft Project Web Access مي‌توان پورتفوليوي پروژه‌ها يا يك پروژه خاص را كه بر روي Microsoft Project Server منتشر شده است را مشاهده نمود. مي‌توان اطلاعات جمع‌بندي شده پروژه‌ها را و يا اطلاعات تفصيلي مربوط به يك پروژه خاص را مشاهده نمود.
مي‌توان View-هاي Microsoft Project Web Access را تعريف يا سفارشي نمود. همچنين مي‌توان مراكز و فعاليت‌هاي جديدي را براي اعضاء تيم يا مديران سازماني ايجاد نموده و حقوق دسترسي آنها را تعيين نماييد.
مديريت مستندات و پي‌گيري اخبار Document Management and Issue Tracking
با استفاده از Microsoft Project Server مي‌توان به سادگي مستندات مربوط به پروژه را مديريت نموده و اخبار و وقايعي را كه در طول حيات پروژه‌ها رخ مي‌دهند را پي‌گيري نمود.
قبل از اينكه بتوان اسناد و وقايع پروژه‌ها را مديريت نمود، مي‌بايستي يك server با امكان Sharepoint بر پا نموده و يك subweb براي پروژه بر روي آن ايجاد نمود.
براي اطلاعات بيشتر در ارتباط با نحوه برپايي اين server لازم است تا به مستندات Microsoft مراجعه شود.

مستندات Documents
مستندات يك پروژه مي‌تواند اطلاعات ذيقيمتي را در ارتباط با آن پروژه در اختيار ديگران قرار دهد. بري سهولت دسترسي، مدير پروژه مي‌تواند يك كتابخانه اسناد Document Library را ايجاد نمايد. دو نوع Document Library مي‌توان تعريف نمود:
· Project Document Library
اين كتابخانه اسناد و مدارك مربوط به يك پروژه خاص را در خود جاي مي‌دهد. دستيابي به مستندات اين كتابخانه بر اساس حقوق دسترسي كه براي اعضاء تيم، مديران پروژه و مديران سازماني تعريف مي‌شوند قابل كنترل مي‌باشد. اينكه چه مشخصاتي از اين مستندات را نگهداري مي‌كنيم را مي‌توان توسط Administrator براي سازمان، مشخص نمود. كاربران ديگر با داشتن حق دسترسي لازم نيز مي‌توانند Document Library-هاي ديگري ايجاد نمايند. و مديران پروژه كه بصورت پيش‌فرض داراي حق دسترسي طراحي List-ها را دارند مي‌توانند تنظيمات آنها را تغيير دهند.

· Public Document Library
اين كتابخانه اسناد، مستنداتي را نگهداري مي‌كنند كه تمامي كاربران سازمان به آنها دسترسي دارند. حق دسترسي به مستندات اين كتابخانه توسط مدير server تعيين مي‌شود. اگر چه تمامي كاربران مي‌توانند مستنداتي را به اين كتابخانه‌ها اضافه نمايند، ولي تنها كاربران با حق دسترسي لازم قادر به ايجاد آنها خواهند بود.
اخبار و وقايع Issues
پي‌گيري اخبار و وقايع در بهره‌وري و سود‌آوري مديريت پروژه‌ها تاثير به‌سزايي دارد چرا كه اين عمليات امكان ارتباط با اعضاء تيم و مسئولان سازمان را در مورد مشكلات و راه‌كار‌هاي آنها فراهم مي‌سازد. به هنگام ورود اخبار و وقايع مي‌توان مالكيت ownership و پروسه پي‌گيري آن را مشخص نموده، راه حل آن را ثبت نموده و گزارشات مربوطه را ايجاد و در Microsoft Project Server ذخيره نمود.
اخبار و وقايع مي‌توانند مربوط به پروژه‌ها، فعاليت‌ها و يا منابع باشند، به نحوي كه بتوان وضعيت آنها را مشخص نموده و توسط يك شاخص به سادگي بيان نمود. بر اساس راه‌كار‌هاي اتخاذ شده براي حل يك مشكل، وضعيت خبر و وقوع آن issue در حالت فعال، بسته‌شده يا به تعويق افتاده تنظيم خواهد شد. اعلاميه‌هاي پستي e-mail notifications مي‌توانند ايجاد، تخصيص يا به‌روزآوري اخبار و وقايع را به شما اطلاع دهند.
پي‌گيري اخبار و وقايع را مي‌توان از طريق صفحه issues در Microsoft Project Web Access دنبال نمود.


ديگر ليست‌هاي تحت وب Other Sub web Lists
يك زيرسايت Sharepoint ليست‌هاي ديگري بجز مستندات و اخبار و وقايع را نيز شامل مي‌گردد. همچون رويداد‌ها events، اعلاميه‌ها announcements، مباحثات discussions، و ديگر ليست‌هاي سفارشي شده. اين ليست‌ها از داخل Microsoft Project Web Access قابل دسترسي نيستند، و كاربران قادر خواهند بود تا از طريق مرورگر‌هاي اينترنتي خود و از طريق رجوع مستقيم به سايت‌هاي مربوطه آنها را مشاهده نمايند. براي راحتي اين كار مي‌توان آدرس سايت مربوطه را در صفحه اصلي homepage نرم‌افزار Microsoft Project Web Access ايجاد نمود.

حقوق دسترسي Permissions
به منظور امنيت اطلاعات، يك مدير Administrator مي‌تواند حقوق دسترسي افراد براي ديدن و كار كردن با اطلاعات پروژه‌ها، فعاليت‌ها و منابع در را تنظيم و كنترل نمايد.
مي‌توان حقوق دسترسي را براي يك فرد يا گروهي از كاربران Microsoft Project Web Access تنظيم نمود. همچنين مي‌توان الگوهايي را در قالب دسته‌اي از اين حقوق دسترسي ايجاد، و بر اساس اين الگوها templates حقوق دسترسي را براي اشخاص و گروه‌ها اعمال نمود. مي‌توان با طبقه‌بندي كاربران مختلف، امكان مشاهده هر يك از پروژه‌ها و منابع را براي افراد يا گروه‌ها فراهم ساخت. يا با استفاده از امكانات Microsoft Project Web Access اين امكان را براي كل سازمان تغيير داد.
حقوق دسترسي Microsoft Project Web Access از همان منطق بكار گرفته شده در Microsoft Windows 2000 و Microsoft Windows NT پيروي مي‌كند. كاربران users و گروه‌ها groups مقاصد امنيتي و دسته‌ها categories و واحدهاي سازماني مفاهيمي هستند كه موارد امنيتي را درباره آنها بكار مي‌گيريم. در اصل با تعريف حقوق دسترسي، امكان يا عدم امكان دسترسي‌هاي مقاصد را با اين مفاهيم تنظيم مي‌كنيم.


حقوق دسترسي را مي‌توان براي مفاهيم و مقاصد زير بكار گرفت:
· كاربران Users
هر كاربر مي‌بايستي براي رويت يا دسترسي به اطلاعات هر بخش از Microsoft Project Web Access اجازه و حق دسترسي كسب نمايد. مي‌توان اعطا حق دسترسي به كاربران را در سطح يك فرد انجام داده يا اينكه افراد را در قالب گروه‌ها تعريف نموده (توصيه شده) و اعطا حق دسترسي‌ها را در سطح گروه‌ها انجام داد.
هر كاربر مي‌تواند عضوي از هر تعداد گروه باشد.
· گروه‌ها Groups
يك گروه از كاربران، مجموعه‌اي از كاربراني مي‌باشد كه داراي حقوق دسترسي مشتركي باشند. مي‌توان براي محدود كردن مقاصدي كه حقوق دسترسي آنها را مي‌خواهيم تعيين نماييم، كاربراني را كه داراي حقوق دسترسي يكساني هستند را در قالب يك گروه تعريف نمود. گروه‌هاي خاصي را بر اساس نيازمندي‌هاي سازمان خود در نحوه دسترسي افراد به اطلاعات تعريف نماييد. به عنوان مثال اگر شركت شما از پيمانكاران خارجي براي اجراي پروژه‌ها استفاده مي‌كند، مي‌توان براي متمايز نمودن آنها با كاربران سازماني شركت گروه‌هاي جداگانه‌اي در نظر گرفت.
· دسته‌ها Categories
يك دسته Category مجموعه‌اي است از پروژه‌ها و/يا منابعي كه اجازه دسترسي به آن به يك كاربر يا يك گروه اعطا مي‌گردد. مي‌توان براي ايجاد روش‌هاي جديد براي نحوه دسترسي افراد به داده‌هاي پروژه‌ها يا منابع، دسته‌هاي جديدي تعريف نمود. گر چه Microsoft Project Web Access دسته‌هاي پيش‌فرضي را براي واحد‌هاي سازماني، پروژه‌ها و منابع در نظر مي‌گيرد.
· الگو‌هاي امنيتي Security Templates
يك الگوي امنيتي همانا يك مجموعه از حقوق دسترسي از پيش تعريف شده مي‌باشد. براي سهولت اعطا حق دسترسي با افراد و گرو‌ها مي‌توان از الگو‌هاي امنيتي استفاده نمود. مي‌توان هر تعداد از كاربران يا گرو‌ها را با يك الگوي امنيتي مطابقت داد.
ائتلاف (Integration) با Outlook
آيتم‌هاي Microsoft Outlook را مي‌توان به Microsoft Project Web Access وارد نمود. مي‌توان:
· فعاليت‌هاي آن Outlook Tasks را رويت (و نه ويرايش) نمود.
· موارد مشغول Busy و خارج از دفتر Out of Office را با هم تركيب نموده و همه يا بخشي از اين ساعات غير كاري Nonworking timeرا براي انطباق با تقويم متناظر در Microsoft Project، براي مدير پروژه ارسال نمود.
· نگرش‌ها Views و گزارشات وضعيت Microsoft Project Server را از طريق Outlook به‌روزآوري نمود.
· بر روي Outlook Digital Dashboard قطعات وب Web Part-هايي را از Microsoft Project Server درج نمود.



Digital Dashboard
توسط Outlook Digital Dashboard يك Portal تحت وب اطلاعاتي و محيط كاري سفارشي شده‌اي ارايه مي‌شود كه كاربران توسط آن مي‌توانند به داده‌ها و ابزار‌هاي حياتي دسترسي يافته، اطلاعات نامربوط را براي تمركز بيشتر بر روي اطلاعات مربوطه ناديده انگاشته، منابع اطلاعات اصلي را به يك نگرش واحد فرا خوانده، و يك محيط كاري تيمي و شخصي را براي كاربران ايجاد مي‌كند.
اطلاعات و خدمات تحت وب، از طريق قطعات وبي web parts، اجزاء Components قابل استفاده مجدد XML-ي كه معيار‌هاي جابجايي اطلاعات را تعريف مي‌كنند، و از منابع مختلف به يك Digital Dashboard فرستاده مي‌شوند.

راهنماي پروژه The Project Guide
براي سهولت استفاده كاربران مبتدي از Microsoft Project ، اين نرم‌افزار از راهنماي پروژه Project Guide، به عنوان يك المان جديد رابط كاربري براي تكميل و بهبود اين رابط كاربري پشتيباني مي‌كند.
براي كاربران جديد، راهنماي پروژه راه مشخصي را در برداشتن گام‌هاي اوليه پروسه مديريت پروژه، و در جهت شفاف سازي امكانات اوليه Microsoft Project نمايان مي‌سازد و دامنه علمي و زمينه‌هاي تصميم گيري را با يك رابط كاربري پويا در هم مي‌آميزد.
راهنماي پروژه Project Guide مي‌تواند براي سازمان شما گسترش و سفارشي شود. براي مثال شايد كه سازمان شما بخواهد مراحل خاصي را در پروسه مديريت پروژه تغيير دهد، پروسه خاص خود را طرح‌ريزي كرده، يا ارجاعاتي را به اطلاعات تكميلي داشته باشد.
اجزاء تشكيل دهنده راهنماي پروژه
راهنماي پروژه Project Guide از قسمت‌هاي زير تشكيل شده است:
· نوار ابزار راهنماي پروژه Project Guide Toolbar
اين نوار فرامين براي هدايت سطوح بالاي راهنما بوده، بصورت پيش‌فرض نمايش داده شده و شامل دكمه‌هايي به قسمت‌هاي اصلي راهنما مي‌باشد.
· قاب جنبي Side Pane
اين قاب عمليات هر يك از قسمت‌هاي اصلي راهنما را نمايش داده و آموزش‌هاي لازم براي انجام كارها را شامل مي‌شود. عمليات صورت گرفته در قاب جنبي Side Pane، نگرش View و اطلاعات نشان داده شده در صفحه اصلي را تحت تاثير قرار مي‌دهد.
· فضاي نمايش اصلي Main View Area
به عنوان محل اصلي نمايش و ويرايش اطلاعات پروژه‌ها، اينجا محلي است كه كاربران عمليات خود را اعمال مي‌كنند.



راهنماي پروژه سفارشي Custom Project Guide
هر پروژه مي‌تواند راهنماي خاص خود را از لحاظ طرح‌بندي، كاربرد و محتوي داشته باشد. يك سازمان مي‌تواند همه يا قسمتي از راهنماي پروژه Project Guide را براي هر يك از پروژه‌هاي خود سفارشي نمايد. براي مثال يك شركت يا يك ارائه دهنده راه‌كار Solution Provider مي‌تواند يك راهنماي پروژه براي پروژه‌هاي مالي و راهنماي ديگري را براي پروژه‌هاي مهندسي ايجاد نمايد. همچنين راهنماهاي پروژه مي‌توانند بر اساس نقش كاربري افراد كه به هنگام باز كردن پروژه‌ها چك مي‌شود، ايجاد شوند. در اين حالت مشخصاتي كه راهنماي پروژه را تعريف مي‌كنند مي‌توانند بصورت پويا تغيير كنند.
براي ايجاد يك راهنماي پروژه سفارشي، شما مي‌توانيد:
· يك مقصود جديد را در راهنماي پروژه پيش‌فرض اضافه نماييد.
· يك يا چند فعاليت را به يكي از مقاصد راهنماي پروژه پيش‌فرض اضافه نماييد.
· تمامي مقاصد و فعاليت‌ها را در راهنماي پروژه تغيير دهيد.
· پيكره‌بندي و كارايي راهنماي پروژه را تغير دهيد.


منبع : http://msproject.ir/services/461

نرم افزار EPM

نرم افزار EPM

این مطلب رو خودم خیلی خوشم اومد برعکس همه مطالبی که گذاشتم این یکی یه ذره کاربردی تره

شرکت مایکروسافت بسته نرم افزاریی ای پی ام را برای مدیریت پروژه به عنوان راهکار مدیریت پروژه جامع ارائه داده است. با استفاده از این بسته نرم افزاری، مدیریت پروژه های سازمان به شیوه موثر و کاراتر انجام می شود. تحت وب بودن این نرم افزار نیاز به حضور فیزیکی افراد تیم و مدیریت در کنار هم را منتفی می کند و مدیریت سازمان بدون نیاز به حضور فیزیکی در محیط کاری تیم پروژه ها قادر به مدیریت و کنترل پروژه ها است برای این راهکار که به اختصار EPM خوانده می شود تاکنون چندین نسخه وارد بازار شده است که نسخه 2007 (بچه ها این مطلب مال سال 90 نوشته شده بود به همین دلیل میگه نسخه 2007اشاره کرده درحالی که الان نسخه جدیدتری داره ) آن از ویژگیهای بارزی برخوردار است و در این چارچوب هم از همین نسخه بهره گرفته ایم. این راهکار شامل محصولات زیر است:

• مایکروسافت آفیس پراجکت 2007
• مایکروسافت آفیس پراجکت سرور 2007
• مایکروسافت آفیس پراجکت وب اکسس 2007
• مایکروسافت ویندوز شرپوینت سرویس

در این راهکار برنامه ریزی پروژه با استفاده از نرم افزار مایکروسافت آفیس پراجکت 2007 (MSP) انجام می شود و سپس اطلاعات مربوطه در بانک اطلاعاتی پراجکت سرور ذخیره می گردد. در نرم افزار پراجکت وب اکسس به مجریان و ناظران پروژه امکان دسترسی به اطلاعات مایکروسافت آفیس پراجکت سرور داده می شود و از طریق آن گزارشات پیشرفت پروژه ها ارسال می شود. از طریق شرپوینت هم امکان دسترسی به اسناد و مکاتبات و در کل تمامی وقایع پروژه در محیط وب فراهم می آید. همچنین این راهکار قابلیت اتصال به سایر نرم افزارهای آفیس (آت لوک، اکسل و... ) را ایجاد می نماید تا کنترل و مدیریت پروژه را به نحو موثرتری انجام دهد
پس از نصب نرم افزارهای ذکر شده محیط کاری مانند یک درگاه در محیط وب با مرورگرهای وب قابل مشاهده است که کاربران با نام کاربری و رمز عبور خود به محیط کاری «ای پی ام» دسترسی دارند.لازم به ذکر است در نرم افزار ای پی ام برنامه عملیاتی به عنوان یک پروژه نمایش داده می شودکه فعالیت های آن به دو بخش تقسیم می گردند:

• فعالیت های آغازین، برنامه ریزی و خاتمه
• فهرست پروژه ها و فرایندهای مستمر - با توجه به اینکه در نرم افزار ای پی ام قابلیت تعریف برنامه با وزنهای متفاوت پروژه ها و فرایندهای مستمر وجود ندارد (همه را با وزن یکسان در نظر می گیرد)، نام پروژه ها و فرایندهای مستمر و وزن آنها به عنوان یک فعالیت ثبت می شود و درصد پیشرفت آنها به صورت دستی (از روی پیشرفت پروژه در فایل خودش) وارد می شود. به این ترتیب درصد پیشرفت برنامه قابل مشاهده خواهد بود.

در ادامه روش کار با «ای پی ام» برای سه گروه مجریان و ناظران پروژه و مدیر نرم افزار (ادمین) شرح داده می شود.

مجریان


صفحه اصلی


صفحه اصلی شامل سه بخش می باشد:

• نوار بالای صفحه که شامل لوگوی مایکروسافت و در صورت نیاز لوگوی سازمان و تنظیمات شخصی صفحه است .
• نوار سمت چپ صفحه، نوار دسترسی سریع نام دارد که در این قسمت پیوند صفحه جزء وب هایی (web part ) که به دفعات زیاد با آنها سروکار داریم مشاهده می شود تا دسترسی به آنها راحت تر و سریع تر باشد. این لینکها توسط ادمین قرار داده می شود.
• قسمت وسط صفحه که شامل وب پارتهایی است که می خواهیم در نگاه اول دیده شوند محتویات این صفحه نیز قابل تنظیم است و می توان از وب پارت های موجود هر کدام را که مد نظر است انتخاب کنیم.

صفحه جزء وب پارت های پرکاربرد

مرکز پروژه ها:

این وب پارت تمامی پروژه های سازمان را نشان می دهد چنانچه در سازمان بیش از یک برنامه موجود باشد می توان پروژه ها را به تفکیک برنامه و یا استان ویا کشور و هردسته بندی ای که مورد نظر باشد، مشاهده کرد. همچنین امکان مدیریت و کنترل پروژه ها به صورت سبدی از پروژه ها در این قسمت وجود دارد. در واقع در این نرم افزار امکان مدیریت پروژه ها به صورت پرتفولیو وجود دارد که می توان به راحتی از این امکان استفاده کرد. قبل از هر چیز لازم است برای تمامی پروژه ها برنامه زمانبندی در فایل MSP2007 آماده شود پس از آن فایل مربوطه در سرور مربوط به نرم افزار ذخیره شده و از اطلاعات آن استفاده می شود. در مواقعی هم که پروژه هنوز به بلوغ لازم نرسیده یا هنوز در مرحله ایده یا پروپوزال است می توان برای آن فایل MSP آماده نکرد و برنامه مختصرتری را در قسمت «طرح نامه ها و فعالیت ها» ایجاد کرد که در جای خود توضیح داده می شود.

​

در این قسمت می توان فیلدهای سفارشی ایجاد کرد و نمایش داد که این کار توسط ادمین انجام می شود و شما می توانید در این صفحه آنها را ببینید برخی از این فیلدها عبارتند از:

• وضعیت پیشرفت پروژه: در این فیلد وضعیت پیشرفت پروژه به صورت گرافیکی نمایش داده می شود. دایره سبز (وضعیت عادی) به این معناست که پروژه کمتر از 20% تاخیر دارد، دایره زرد (در آستانه بحران) به این معناست که پروژه بین20% تا 50% تاخیر دارد و دایره قرمز (بحرانی) به این معناست که پروژه بیشتر از 50% تاخیر دارد.
• وضعیت زمانی پروژه: این فیلد مدت زمان برنامه ریزی شده را با زمانی که تا کنون صرف انجام پروژه شده است مقایسه می کند و زمانی این شاخص مفید خواهد بود که پروژه علیرغم اینکه 100 درصد فعالیت هایش به اتمام رسیده است، زمان پایان پروژه مدتها پیش به اتمام رسیده بود و این پروژه به تعهدات زمانی خویش عمل نکرده است. (با لوزی سبز، زرد، قرمز نمایش داده می شود با همان دسته بندی که برای تاخیرها در فیلد قبلی گفته شد)
• وضعیت کلی پروژه: در این فیلد دو فیلد قبلی با هم مقایسه می شود و بدترین وضعیت نمایش داده می شود. این فیلد معیار ارزیابی بهتری برای عملکرد پروژه خواهد بود. (با پرچم سبز، زرد، قرمز نمایش داده می شود)
• پیشرفت مطلوب: پیشرفت پروژه مطابق برنامه را نشان می دهد.
• پیشرفت واقعی: پیشرفت واقعی پروژه را نشان می دهد.
• وزن: وزن پروژه در کل برنامه را نشان می دهد.
• مدیر پروژه: در این فیلد نام مدیر پروژه یا مسئول اجرایی پروژه ذکر می شود.
• ناظر پروژه : در این فیلد نام ناظر پروژه ذکر می شود.
• سازمان مجری: در این فیلد نام سازمان مجری پروژه ذکر می شود.
• شروع خط مبنا و اتمام خط مبنا: این دو فیلد شروع و پایان پروژه را طبق برنامه زمان بندی شده برای پروژه نشان می دهد.
• شروع و پایان: این دو فیلد شروع و پایان پروژه را با توجه به وضعیت پروژه تا کنون نشان می دهد.

.

.
​

جزئیات پروژه:

اگر روی لینک پروژه مورد نظر خود در مرکز پروژه کلیک کنید وارد صفحه جزئیات پروژه می شوید. که در واقع همان برنامه زمانبندی شده برای پروژه است که قبلا در یک فایل MSP آماده شده بود. با انتخاب نمای اطلاعات فعالیت ها فیلدهای سفارشی زیر را می بینید:

• وضعیت پیشرفت فعالیت: همانند وضعیت پیشرفت پروژه اینجا هم برای هر فعالیت وضعیت پیشرفت به صورت گرافیکی نمایش داده می شود. دایره سبز (وضعیت عادی) به این معناست که فعالیت کمتر از 20% تاخیر دارد، دایره زرد (در آستانه بحران) به این معناست که فعالیت بین20% تا 50% تاخیر دارد و دایره قرمز (بحرانی) به این معناست که فعالیت بیشتر از 50% تاخیر دارد.
• پیشرفت مطلوب: در این فیلد پیشرفت مطابق برنامه برای هر فعالیت نشان داده می شود.
• پیشرفت واقعی: پیشرفت واقعی هر فعالیت را نشان می دهد.
• وزن فعالیت: در این فعالیت وزن هر فعالیت قابل رویت است.

ادامه دارد ...

ادامه نرم افزار EPM

ادامه نرم افزار EPM

طرح نامه ها و فعالیت ها

زمانی که هنوز یک پروژه در مرحله ایده یا پروپوزال قرار دارد برای آن نیازی نیست فایل MSP آماده شود و می توان فعالیت های مربوط به آن را در وب پارت «طرح نامه ها و فعالیت ها» تعریف کرد و آنها را به منابع مورد نظر تخصیص داد.
به این صورت که ابتدا مطابق شکل روی جدید / طرح نامه کلیک کنید.

سپس منابع سازمانی را انتخاب کنید. به این ترتیب که روی آیکون «ایجاد تیم» کلیک کنید و در صفحه باز شده از منابع سازمانی هر کدام که مد نظر شماست را انتخاب و روی «افزودن» کلیک کنید و سپس ذخیره کنید.
​

و پس از آن فعالیت ها را تعریف و منابع را به آن تخصیص دهید و مدت زمان آنها، تاریخ شروع و توالی فعالیت ها را مشخص کنید.​

​

یادآوریها:

در این وب پارت برخی از تغییرات جدید اتفاق افتاده را که مربوط به شماست نشان می دهد و به این وسیله شما بلافاصله از رخ دادن تغییرات ایجاد شده مطلع می شوید برخی از این تغییرات گزارش شده در این وب پارت عبارتند از فعالیت های جدید اختصاص داده شده، گزارش های خواسته شده و....


تکالیف من:

در این قسمت تمامی فعالیت هایی که در برنامه پروژه پیش بینی شده و به شما تخصیص داده شده است را می بینید. که با کلیک بر روی آن فهرست فعالیت ها نشان داده می شود.

​

• 
  [*=right]کنار هر کدام از فعالیت ها علامت ! سبز رنگ و کلمه جدید قرار دارد (!جدید) با کلیک بر روی فعالیت وارد صفحه ای می شوید که مشخصات فعالیت در آن آمده است در جدولی که می بینید شما می توانید درصد پیشرفت فعالیت را وارد کنید و تغییرات را ذخیره کنید یا در همان صفحه فعالیت های من در ستون «پیشرفت» درصد پیشرفت و در ستون شروع واقعی و پایان واقعی تاریخ شروع و پایان فعالیت را وارد کنید پس از آن فعالیت های مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «ارسال موارد انتخابی» را فشار دهید. به این ترتیب جلوی فعالیت علامت ! نارنجی رنگ ( ! ) مشاهده می شود این بدان معنی است که تغییرات اعمال شده هنوز تایید نشده است. زمانی که تغییرات تایید شد علامت مذکور حذف می گردد پس نبود این علامت کنار فعالیت بدین معنی است که تغییرات اعمال شده به تایید مدیریت رسیده است. اگر تغییرات اعمالی شما رد شده باشد علاوه بر علامت ! نارنجی رنگ یک علامت ضربدر نارنجی نیز کنار فعالیت مشاهده می کنید.

• کنار هر کدام از فعالیتها علامت ! سبز رنگ و کلمه جدید قرار دارد (!جدید) با کلیک بر روی فعالیت وارد صفحه ای می شوید که مشخصات فعالیت در آن آمده است در جدولی که می بینید شما میتوانید درصد پیشرفت فعالیت را وارد کنید و تغییرات را ذخیره کنید یا در همان صفحه فعالیتهای من در ستون «پیشرفت» درصد پیشرفت و در ستون شروع واقعی و پایان واقعی تاریخ شروع و پایان فعالیت را وارد کنید پس از آن فعالیتهای مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «ارسال موارد انتخابی» را فشار دهید. به این ترتیب جلوی فعالیت علامت ! نارنجی رنگ ( ! ) مشاهده میشود این بدان معنی است که تغییرات اعمال شده هنوز تایید نشده است. زمانی که تغییرات تایید شد علامت مذکور حذف میگردد پس نبود این علامت کنار فعالیت بدین معنی است که تغییرات اعمال شده به تایید مدیریت رسیده است. اگر تغییرات اعمالی شما رد شده باشد علاوه بر علامت ! نارنجی رنگ یک علامت ضربدر نارنجی نیز کنار فعالیت مشاهده می کنید.

• 
  [*=right]همچنین شما می توانید هنگام ارسال تغییرات پیامی برای مدیر خود بفرستید که این پیام در فایل MSP ذخیره نمی شود و فقط برای اطلاع تایید کننده است.
• چنانچه تعداد فعالیت ها زیاد است می توانید در نوار بالای صفحه گزینه تنظیمات و سپس «مشاهده گزینه ها» را انتخاب کنید وگزینه «فقط تکلیف های حاضر را نشان بده» را انتخاب کنید و روی «ارسال» کلیک کنید در این صورت شما فقط فعالیت های جاری را مشاهده می کنید (فعالیت های جاری به فعالیت هایی گفته می شود که در یک بازه زمانی مشخص حول روز جاری باشد این بازه زمانی توسط ادمین قابل تنظیم است مثلا فعالیت هایی که مربوط به 10 روز قبل یا 10 روز بعد باشد) ولی اگر بخواهید همه ی فعالیت های خود را ببینید این گزینه باید غیر فعال باشد.
• با انتخاب فعالیت و کلیک روی گزینه «تکلیف را مجددا تخصیص بده» می توانید نام منبع را تغییر دهید و منبع را به شخص دیگری تخصیص دهید. که در صورت تایید مدیر پروژه فعالیت به شخص مورد نظر تخصیص داده می شود.

​

• در ستون تاریخ پایان گاهی مشاهده می کنید که زمینه به رنگ صورتی یا آجری درآمده است که رنگ صورتی به این معناست که زمان پایان فعالیت مورد نظر مطابق برنامه به اتمام رسیده و هنوز این فعالیت تمام نشده است. و رنگ آجری یعنی اینکه زمان زیادی تا اتمام مهلت برنامه ریزی شده نمانده است.
• برای اینکه روی فعالیت یادداشت قرار دهید که این یادداشت در فایل مربوطه ذخیره شود روی مثلث کوچک کنار فعالیت کلیک کنید تا منو باز شود و گزینه «یادداشت را اضافه کن» را انتخاب کنید و یادداشت مورد نظر خود را در صفحه ای که باز می شود تایپ کنید.

همچنین برای اینکه ببینید تکلیف مورد نظر چه مسیری در برنامه پروژه دارد و مربوط به کدام مرحله است روی «مسیر تکلیف» کلیک کنید به این صورت صفحه کوچکی باز می شود که مسیر تکلیف مورد نظر را به شما نشان می دهد.

جدول کارکرد من
در این قسمت تمام جداول کارکردهایی که برای شما ارسال شده است می بینید با کلیک روی لینک «برای ایجاد کلیک کنید» جدول کارکرد شما ایجاد می شود و می توانید گزارش عملکرد روزانه در یک هفته را در آن وارد کنید.

هر جدول شامل دو قسمت است، قسمت فوقانی فعالیت های تخصیص داده شده به شما در پروژه ها را نشان می دهد که در این قسمت شما می توانید ردیف های جدیدی هم ایجاد کنید و فعالیت های انجام شده ای را که در برنامه نیامده را اضافه کنید. و قسمت تحتانی که امور اداری نظیر مرخصی را در این قسمت وارد می کنید. این دو قسمت با یک خط از هم جدا شده است.

​

شما می توانید هر روز عملکرد روزانه خود را در جدول کارکرد خود وارد کنید و تغییرات را ذخیره کنید و در پایان هفته پس از اعمال آخرین تغییرات گزینه «ذخیره و ارسال» را انتخاب کنید که در این صورت جدول کارکرد شما برای تایید به مدیر ارسال می شود. چنانچه جدول کارکرد شما تایید شد دیگر نمی توانید در آن تغییری اعمال کنید.

وقایع و ریسک ها

در این وب پارت می توان برای فعالیت های مربوط به پروژه ریسک ها و وقایعی که احتمال رخ دادنشان پیش بینی می شود تعریف کرد و برای هر کدام درصورت بروز اقدام اصلاحی مقتضی را برای فرد مسئول از تیم پروژه تعریف کرد.

مرکز منابع
در این وب پارت شما می توانید منابع انسانی سازمان را مدیریت کنید و ببینید به هر یک از منابع چقدر کار تخصیص داده شده و چقدر از زمان دسترسی منابع خالی است در واقع عمدتا در این قسمت وقت منابع انسانی مدیریت و کنترل می شود.باید توجه داشت که ویژگی این نرم افزار نسبت به نرم افزار MSP این است که منابع به صورت سازمانی از ابتدا تعریف می شوند سپس برای هر پروژه می توان منابع را از منابع سازمانی انتخاب و به آن تخصیص داد. که این ویژگی این امکان را فراهم می آورد که برنامه منابع بهتر کنترل و مدیریت شود طوریکه وقتی یک منبع به چند پروژه تخصیص داده شود بتوان ردیابی کرد که چقدر از وقت این منبع آزاد است و چه حجمی از وقت او اشغال شده است.​

​

گزارش وضعیت

در این وب پارت می توان از افراد تیم پروژه درباره وضعیت خاصی گزارش خواست و گزارشهای در خواست شده را پاسخ داد.
این وب پارت شامل دو بخش است:
درخواست ها: در این قسمت می توانید فرمت خاصی را تعریف کنید و برای شخصی که از او گزارش وضعیت می خواهید بفرستید تا طبق این فرمت به شما در تاریخی که مشخص می کنید پاسخ دهد. برای این منظور «درخواست جدید» را انتخاب کنید و تنظیمات لازم را انجام دهید و در نهایت دکمه ارسال را فشار دهید.
پاسخ ها: در این قسمت درخواستهای ارسالی دیده می شود. برای پاسخ به این درخواستها روی لینک نام درخواست گزارش کلیک کنید در صفحه ای که باز می شود در قسمتهای تعیین شده گزارش خود را تایپ کنید و در انتها گزینه «ارسال» را انتخاب کنید به این صورت گزارش برای فرد درخواست کننده ارسال می شود چنانچه می خواهید در زمان مناسب تری گزارش خود را ویرایش و سپس ارسال کنید گزینه «ذخیره» را انتخاب کنید.


فضای کاری پروژه ها


این وب پارت در واقع لینک سایت های کاری پروژه ها را نشان می دهد در فضای کاری هر پروژه کلیه امور مختص به آن پروژه از جمله بحث و گفتگوهای تخصصی، تعیین و تخصیص فعالیت های جاری پروژه، اعلام اخبار مربوط به پروژه، تقویم جلسات مربوط به پروژه و مستندات مربوط به پروژه مانند صورتجلسات و اسناد مرتبط با پروژه و ... در این قسمت قابل دسترسی است. همچنین می توان در این سایت فرم هایی برای اهداف خاصی تعریف کرد و در اختیار اعضای سایت (تیم پروژه) قرار داد از جمله فرم مربوط به گزارش هفتگی. در این سایت می توان برای افراد تیم پروژه فعالیت هایی خارج از فعالیت های برنامه ریزی شده تعریف کرد که این امر در قسمت «تکالیف» امکان پذیر است.
در زیر نمونه ای از این نوع سایت آورده شده است:

.​

تنظیم گزارشهای پروژه:

گزارش هفتگی: در صفحه اصلی این سایت در نوار دسترسی سریع در سمت چپ روی لینک «گزارش هفتگی» کلیک کنید و گزینه «ایجاد»را انتخاب کنید به این ترتیب فرم جدیدی باز می شود که در آن می توانید گزارش خود را تکمیل کنید و فرم مربوطه را ذخیره کنید که در این صورت از شما نام مورد نظر برای فرم را می خواهد که می توانید نام فرم را تایپ و سپس آن را ذخیره کنید.

...

​

برای ویرایش فرم های قبلی می توانید به روش اول فرم مورد نظر را باز کنید و تغییرات را اعمال و سپس ذخیره کنید و چنانچه بخواهید روی همان فرم ذخیره نشود و فرم جدیدی ایجاد شود save as را انتخاب و نام جدید را وارد و سپس ذخیره کنید

​

نحوه تکمیل گزارش هفتگی

جدول سمت راست:

• تاریخ شروع و پایان پروژه را در نرم افزار ای پی ام در قسمت مرکز پروژه ها ودر فیلدهای شروع و پایان خط مبنا می توانید بخوانید.

• پیشرفت تا کنون را در نرم افزار ای پی ام در قسمت مرکز پروژه ها و در فیلد پیشرفت واقعی میتوانید بیابید. (پیشرفت هفته گذشته از گزارش هفته قبلی قابل حصول است.)

• وضعیت در نرم افزار ای پی ام در قسمت مرکز پروژه ها و در فیلد وضعیت با پرچم رنگی نشان داده شده است که پرچم سبز نشانه وضعیت عادی ، پرچم زرد نشانه وضعیت در آستانه بحران و پرچم قرمز نشانه وضعیت بحرانی است.

جدول سمت چپ:

• در قسمت اقدامات، اقدامات و فعالیت های کلی انجام گرفته در هفته جاری فهرست می شود.

• شاخص های کلیدی عملکرد: در این قسمت در ابتدای کار پروژه / فرایندهای مستمر، با توجه به گانت چارت و منشور خروجی های مطلوب در بازه های زمانی مشخص می شود و پس از آن هر هفته میزان دستیابی به این اهداف تا هفته جاری مشخص می شود.

• مخاطره ها: در این قسمت اقدامات و تهدیدهایی که باعث می شود پروژه / فرآیند طبق زمان بندی انجام شده پیش نرود ذکر می شود و راه حل پیشنهادی مربوط به هر مخاطره هم بیان می شود.

گزارش هفتگی هر پروژه و فرایندهای مستمر چهارشنبه هر هفته توسط مدیر پروژه یا فرایندهای مستمر تکمیل می شود. گزارش هفتگی برنامه، شنبه هفته بعد قبل از ساعت 12 توسط مدیر برنامه نهائی شده و در اختیار ناظر برنامه قرار می گیرد.


گزارش ماهانه: در صفحه اصلی این سایت در نوار دسترسی سریع در سمت چپ روی لینک «گزارش ماهانه» کلیک کنید و گزینه «ایجاد»را انتخاب کنید به این ترتیب فرم جدیدی باز می شود که در آن می توانید گزارش خود را تکمیل کنید و فرم مربوطه را ذخیره کنید که در این صورت از شما نام مورد نظر برای فرم را می خواهد که می توانید نام فرم را تایپ و سپس آن را ذخیره کنید.

نحوه تکمیل گزارش ماهانه:
جدول مشخصات عمومی پروژه:

• تاریخ شروع و پایان پروژه را در نرم افزار ای پی ام در قسمت مرکز پروژه ها ودر فیلدهای شروع و پایان می توانید بخوانید.

• پیشرفت پروژه تا کنون را در نرم افزار ای پی ام در قسمت مرکز پروژه ها و در فیلد پیشرفت واقعی پروژه می توانید بیابید. (پیشرفت هفته گذشته از گزارش هفته قبلی قابل حصول است.)

• وضعیت پروژه در نرم افزار ای پی ام در قسمت مرکز پروژه ها و در فیلد وضعیت با دایره رنگی نشان داده شده است که دایره سبز نشانه وضعیت عادی ، دایره زرد نشانه وضعیت در آستانه بحران و دایره قرمز نشانه وضعیت بحرانی است.

نمودار S:
این نمودار با مقادیر پیشرفت پروژه در آخرین روز هر هفته و مقادیر پیشرفت برنامه ریزی شده پروژه در آخرین روز هر هفته رسم می شود و اختلاف آنها با هم قابل مشاهده است. مقادیر در بازه های یک هفته ای محاسبه و در نمودار رسم می شود و با هم مقایسه می شود.
جدول تشریح گزارش:

• اهداف و آثار پروژه: در این قسمت اهداف و راهبردهای کلان پروژه و آثار مثبت یا منفی اجرای پروژه مطرح می شود.

• فعالیت های انجام شده: در این قسمت، اقدامات و فعالیت های کلی انجام گرفته در ماه مورد گزارش فهرست می شود.

• دستیابی به اهداف: در این قسمت در ابتدای کار پروژه ، با توجه به گانت چارت و منشور پروژه خروجی های مطلوب پروژه در بازه های زمانی مشخص می شود و پس از آن هر ماه میزان دستیابی به این اهداف تا ماه مورد گزارش مشخص می شود.

• وضعیت در ماه قبل: در این قسمت وضعیت پروژه در ماه گذشته به صورت مختصر بیان می شود تا مخاطب تصویری از روند پروژه داشته باشد.

• مخاطره ها: در این قسمت اقدامات و تهدیدهایی که باعث می شود پروژه طبق زمان بندی انجام شده پیش نرود ذکر می شود و راه حل پیشنهادی مربوط به هر مخاطره هم بیان می شود.

گزارش ماهانه هر پروژه و فرایندهای مستمر در آخرین روز کاری هر ماه توسط مدیر پروژه یا فرایندهای مستمر تکمیل می شود. گزارش ماهانه برنامه، سه روز کاری پس از پایان ماه توسط مدیر برنامه نهائی شده و در اختیار ناظر برنامه قرار می گیرد.


ادامه دارد....

با اینکه وقت نکردم الان همشو بخونم ولی عالی بود.
یه فکری باید برای اطلاع رسانی درباره وجود این مطالب در باشگاه کرد. من اتفاقی دیدم که این آدرس و تو تاپیک گفتگو آزاد زدید. اگه مثلا امروز نمیومدم متوجه نمیشدم که همچین تاپیکی وجود داره

'nobody' گفت:

با اینکه وقت نکردم الان همشو بخونم ولی عالی بود.
یه فکری باید برای اطلاع رسانی درباره وجود این مطالب در باشگاه کرد. من اتفاقی دیدم که این آدرس و تو تاپیک گفتگو آزاد زدید. اگه مثلا امروز نمیومدم متوجه نمیشدم که همچین تاپیکی وجود داره

کلیک کنید تا باز شود...

بله . بهتر هست که کسانی که تاپیک جدید میزنن تو پروفایل کاربرای تالار اطلاع رسانی کنن .

'nobody' گفت:

با اینکه وقت نکردم الان همشو بخونم ولی عالی بود.
یه فکری باید برای اطلاع رسانی درباره وجود این مطالب در باشگاه کرد. من اتفاقی دیدم که این آدرس و تو تاپیک گفتگو آزاد زدید. اگه مثلا امروز نمیومدم متوجه نمیشدم که همچین تاپیکی وجود داره

کلیک کنید تا باز شود...

فکرکنم درست کردن یه فهرست همراه با تاریخ تاپیک خا بعنوان راهنما خوب باشه اما مطمئنا وقت گیره چون لینک هم باید بشه تو فهرست
انشالله واسه اینده...

Iman Gom گفت:

بله . بهتر هست که کسانی که تاپیک جدید میزنن تو پروفایل کاربرای تالار اطلاع رسانی کنن .

کلیک کنید تا باز شود...

هوم این حرفیه

ادامه نرم افزار EPM: آماده سازی فایل MSP جهت انتشار EPM

ادامه نرم افزار EPM: آماده سازی فایل MSP جهت انتشار EPM

آماده سازی فایل MSP جهت انتشار EPM

برای این منظور از نرم افزار MSP2007 استفاده می شود
برای این منظور در قسمت ابزارها گزینه تغییر تقویم کاری را انتخاب نموده و تقویم هجری شمسی را از لیست تقویم ها انتخاب کنید

سپس در قسمت پروژه گزینه اطلاعات پروژه را انتخاب کرده و تقویم فوق را انتخاب کنید و در قسمت start date (تاریخ شروع) تاریخ شروع پروژه را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که به هیچ عنوان در فیلد های شروع و پایان نباید هیچ تاریخی را تغییر دهید.

تعریف فعالیت های پروژه:
در ستون نام فعالیت ، نام پروژه را در ردیف 1 نوشته و پس از آن تاریخ نمای «شروع» را در ردیف دوم اضافه می کنیم.
سپس پروژه رابه مراحل قابل تفکیک تقسیم می کنیم و پشت سر هم اضافه کنید و در پایان آخرین تاریخ نما به نام «پایان» اضافه می شود. (تاریخ نماها دارای مدت زمان صفر هستند)
توجه: فعالیت هایی که به عنوان زیر مجموعه برای سرفصلی خاص محسوب می شوند را انتخاب کنید و روی دکمه indent کلیک کنید. به این ترتیب فعالیت های انتخاب شده برای سطر قبل از خود که عنوان سرفصل است به صورت زیرمجموعه در نظر گرفته شده است.




در شکل فوق می خواهیم فعالیت های ردیف 4 و 5 و6 به عنوان زیر مجموعه ردیف 3 (پی کنی) قرار گیرند.
تعیین پیش نیاز فعالیت ها:
بعد از اینکه کلیه فعالیت ها در فیلد (ستون) مربوطه نوشته شد باید پیش نیازی فعالیت ها را مشخص کرد برای این منظور شماره ردیف فعالیتی که پیشنیاز فعالیت مورد نظر است را در فیلد predecessors (پیش نیازها) وارد می کنیم.
اگر فعالیتی دارای چند پیشنیاز باشد بین شماره ردیفهای مربوطه « ,» گذاشته می شود.


تعیین مدت زمان انجام هر فعالیت:
سپس باید مدت زمان انجام هر فعالیت را در فیلد مدت زمان وارد کنید . به خاطر داشته باشید مدت زمان فعالیت ها را فقط برای فعالیت های آخرین سطح تعیین می کنیم و برای سطوح بالاتر خود نرم افزار مدت زمان کل را محاسبه می کند. همچنین برای تاریخ نماها مدت زمان صفر را در نظر می گیریم.

وزن دهی:
ستون«number1 »را به فایل اضافه کنید و وزن مربوط به هر فعالیت را در آن منظور کنید (به خاطر داشته باشید فقط فعالیت های سطح آخر باید وزن دهی شود). معیار وزن دهی می تواند بر اساس مدت زمان انجام فعالیت یا درجه اهمیت اجرای فعالیت یا میزان هزینه انجام فعالیت یا میزان منابع اختصاص یافته برای هر فعالیت و یا تلفیقی از همه این ها باشد . توجه داشته باشید که وزن کل برای یک پروژه باید 100 باشد




تعیین منابع:
منابع مربوط به هر فعالیت را در فیلد نام منابع وارد کنید. توجه داشته باشید این منابع باید به طور کامل با منابع سازمانی که در سایت پروژه در نرم افزار ای پی ام تعریف شده است مطابقت داشته باشد. برای این منظور باید فایل MSP را تحت سرور باز کنید و ابتدا منابع سازمانی را برای پروژه انتخاب کنید و سپس منابع انتخاب شده را به فعالیت ها اختصاص دهید

موارد جانبی:
در ردیف اول که نام پروژه نوشته شده یک نت اضافه شود و در آن نت تاریخ تنظیم فایل آورده شود در مواردی که این فایل ویرایش شود باید در سطرهای بعدی به عنوان تاریخ ویرایش منظور شود.
بعد از اتمام برنامه ریزی و چک کردن صحت همه موارد از جمله تخصیص و تسطیح منابع، رعایت پیش نیازی ها و مدت زمانها باید برنامه مبنا را ذخیره کنید.

ناظر

توضیحات عمومی درباره راهکار جامع مدیریت پروژه (EPM) در بخش مجریان آمده است.
یکی از وب پارتهای پرکاربرد در بخش نظارت در زیر شرح داده می شود:

گزارش وضعیت

اشاره شد که گزارشهای تحلیلی به طور موردی، دوره ای (هفتگی، ماهیانه، سالیانه) و مقطعی (پیشرفت کار در مقاطع 25٪، 50٪، 75٪ و 100٪) با ذکر اطلاعات کمی و تحلیل آنها تدوین می شوند. که گزارش های کمی و تحلیلی مربوط به یک برنامه را می توان به دو صورت ارائه داد:
گزارشهای برنامه: در این نوع گزارش، عملکرد همه پروژه ها و فرایندهای مستمر یک برنامه آورده می شود. این نوع گزارشها در قالب فرمهای گزارش هفتگی و ماهانه تهیه می شود.
گزارشهای اختصاصی: در این نوع گزارش، عملکرد یک پروژه یا فرایندهای مستمر به تنهایی و با تفصیل بیشتری شرح داده می شود. این نوع گزارش در قالبی که در ادامه توضیح داده می شود تهیه می شود.
در وب پارت گزارش های وضعیت می توان از افراد تیم پروژه درباره وضعیت خاصی گزارش خواست و گزارشهای خواسته شده را ارسال کرد.
این وب پارت شامل دو بخش است:
درخواست ها: در این قسمت می توانید فرمت خاصی را تعریف کنید و برای شخصی که از او گزارش وضعیت می خواهید بفرستید تا طبق این فرمت به شما در تاریخی که مشخصی می کنید پاسخ دهد. برای این منظور «درخواست جدید» را انتخاب کنید


صفحه ای باز می شود که شامل موارد زیر است:

• عنوان درخواست: در این جا عنوان مناسبی برای درخواست خود انتخاب کنید.

• در قسمت تکرار می توانید تعیین کنید که این درخواست هر هفته، هر ماه یا هر سال در تاریخ یا روز مشخصی ارسال شود.

• در قسمت تاریخ شروع؛ تاریخ شروع تکرار را تعیین کنید

• در قسمت منابع نام افرادی را که می خواهید درخواست برای آنها ارسال شود انتخاب کنید

• و در قسمت sections مواردی را که می خواهید فرد برای شما مشخص کند را تعریف کنید به این ترتیب که روی insert section کلیک کنید در ردیف جدیدی که ایجاد می شود عنوان وضعیتی را که می خواهید بنویسید برای هر کدام از این عناوین باکسی ایجاد می شود که فرد مورد نظر در آن گزارش خود را می تواند یادداشت کند. چنانچه می خواهید یکی از مواردی که موجود است را حذف کنید روی ردیف آن کلیک کرده و گزینه delete section را انتخاب کنید.

• پس از تکمیل درخواست دکمه send را کلیک کنید

مشاهده پاسخهای ارسالی: در قسمت درخواست ها جدولی مشاهده می شود که در آن تمامی درخواستهایی که شما ارسال کرده اید دیده می شود چنانچه روی یکی از آنها کلیک کنید وارد صفحه ای می شوید که گزارشها به تفکیک تاریخ ارسال آنها وجود دارد کافیست روی سلول تاریخ مورد نظر کلیک کنید و گزینه open را انتخاب کنید گزارش ارسالی جهت مطالعه باز می شود



مدیر نرم افزار (ادمین)

تعریف کاربر در سرور:
به صورت ریموت به سرور متصل شده و در آدرس زیر کاربر جدید را ایجاد می کنیم.
Start/Administrative tools/computer management/local user and groups/user

اتصال MSP به سرور:
فایل MSP2007 را باز کنید و در قسمت:
Tools/Enterprise Options/ Microsoft Office Project Server Accounts



روی دکمه Add کلیک کنید و نام کاربری خود را در قسمت Account Name و در قسمت Project Server URL آدرس نرم افزار را وارد کرده و ok کنید




انتخاب تقویم:
در نرم افزارproject web access به آدرس زیر وارد شوید :
تنظیمات سرور / تقویم سازمانی / تقویم جدید
با انتخاب تقویم جدید صفحه MSP2007 تحت سرور باز می شود و شما می توانید تغییرات مورد نظر را در تقویم ایجاد نمایید




تعریف کاربر در نرم افزار EPM:
در نرم افزارproject web access به آدرس زیر وارد شوید :
تنظیمات سرور / مدیریت کاربران / کاربر جدید


نام کاربری فرد را در قسمت «نام» وارد کنید و در قسمت «حساب کاربری» همان نامی که برای فرد در سرور ایجاد کردید را وارد کنید لازم به ذکر است نام کاربری فرد در نرم افزار می تواند فارسی هم تایپ شود اما نامی که در سرور ایجاد می کنید باید انگلیسی تایپ شود. در قسمت RBS جایگاه سازمانی فرد انتخاب می شود. در ادامه تقویم و مدیر تایم شیت فرد انتخاب می شود و سپس گروه و کتگوری که برای فرد در نظر گرفته شده انتخاب شده و در نهایت دسترسی های فرد تعیین شده و روی دکمه ذخیره کلیک کنید. توجه داشته باشید که برای دسترسی ها می توانید از گروه بندی های آماده نرم افزار استفاده کرده و دکمه ارسال را کلیک کنید.
انتشار فایل MSP در نرم افزار:
فایل MSP مورد نظر را تحت سرور باز کنید و پس از تکمیل روی save as کلیک کرده و نام فایل را تایپ کنید و منتظر بمانید تا عملیات ذخیره کامل شود. سپس از منوی فایل publish را انتخاب کنید و حتما نام انگلیسی یا علامت اختصاری به حروف انگلیسی برای پروژه مورد نظر انتخاب کنید و منتظر کامل شدن عملیات انتشار شوید. سپس فایل را ببندید.
ایجاد فیلد سفارشی:
شما می توانید فیلد هایی را ایجاد کنید که شامل اطلاعات دلخواه شما باشد و همان فیلد ها در مرکز پروژه ها و جزئیات پروژه نمایش داده شود. این کار از قسمت زیر انجام می شود:
تنظیمات سرور / تعریف فیلدهای سفارشی سازمانی / فیلد جدید
نام فیلد را وارد کنید .



در قسمت «موجودیت» سه انتخاب دارید که شامل پروژه – فعالیت – منابع می شود که بسته به کاربرد فیلد سفارشی مورد نظر انتخاب می شود. و در قسمت «نوع برای جدول مراجعه» نوع فیلد به لحاظ داده های موجود آن انتخاب می شود. در صورتی که برای فیلد خود در نظر دارید فرمولی تعریف کنید «فرمول» را انتخاب کرده و فرمول مورد نظر را در باکس مربوطه وارد کنید. و در مواردی که می خواهید کاربر در فیلد موارد از قبل تعیین شده ای را انتخاب کند جدول مراجعه را انتخاب کرده و جدول مورد نظر را به آن متصل کنید. لازم به ذکر است در این مورد باید از قبل جدول مربوطه در قسمت جدول مراجعه جدید ایجاد شود. در صورتی که متمایل هستید داده های فیلد مورد نظر به صورت گرافیکی نمایش داده شود نشانگرهای تصویری را انتخاب کنید و جدول مربوطه را تکمیل کنید. و در نهایت دکمه ذخیره را بزنید.

قسمت پایانی نرم افزار EPM

قسمت پایانی نرم افزار EPM

ایجاد نماهای سفارشی:
شما می توانید نماهایی را که با آن بیشتر کار می کنید را به دلخواه خود تغییر دهید و یا نماهای جدیدی ایجاد کنید برای مثال شما می خواهید در مرکز پروژه فیلدهای خاصی را با ترتیب خاصی ببینید برای این کار به قسمت:
تنظیمات سرور / مدیریت نماهابروید و روی نمای جدید کلیک کنید البته شما می توانید برای سادگی از یکی از نماهای موجود کپی گرفته و تغییرات مورد نظر را پیاده کنید. برای کپی کردن نما کنار یکی از نماهای موجود کلیک کرده و گزینه کپی نما را انتخاب کنید حال شما می توانید نامی برای نمای خود انتخاب کنید و فیلدهای مورد نظر خود را از قسمت فیلدهای موجود به قسمت «فیلدهای نمایش داده شده» انتقال دهید سپس تغییرات اعمال شده را ذخیره کنید. همچنین می توان اطلاعات را بر اساس یکی از فیلدها یا بیشتر گروه بندی کرد. تا در نمای مورد نظر بر اساس آن گروه بندی نمایش داده شود.




جدول کارکرد من:



شما می توانید تنظیمات مربوط به تایم شیت را در قسمت «مدیریت زمان و تکلیف» در تنظیمات سرور انجام دهید همچنین می توانید فعالیت های اجرایی ثابت را در قسمت «زمان» یا به عبارتی «ویرایش یا ایجاد زمان اداری» تعریف کنید تا در تایم شیت نمایش داده شود و در مرحله آخر باید تایم شیت را ایجاد کنید که برای این کار به لینک زیر رفته و تنظیمات را انجام دهید:
تنظیمات سرور / دوره های جدول کارکرد
در این قسمت تعداد تایم شیت ها و تاریخ شروع تایم شیت را می توانید انتخاب کنید و روی «ایجاد کلی» کلیک کنید و سپس تغییرات را ذخیره کنید.




آپلود فایل:
شما می توانید فایلهای مربوط به سند برنامه راهبردی، منشور پروژه، گزارشهای کمی و گزارشهای تحلیلی را در قسمت اسناد مشترک در صفحه اصلی و یا مستندات پروژه در فضای کاری پروژه آپلود کنید.


و برای دسته بندی کردن فایلها می توانید پوشه هایی در پوشه اصلی مستندات ایجاد کنید به این ترتیب که روی مثلث کوچک کنار «ایجاد» کلیک کنید و «پوشه جدید» را انتخاب کنید.


و در صفحه باز شده نام پوشه را وارد و تایید کنید.



پس از آن شما می توانید فایلهای خود را در این پوشه آپلود کنید.


همچنین می توانید پوشه جداگانه ای بسازید و پیوند آن را در نوار دسترسی سریع قرار دهید. برای این منظور به روش زیر عمل کنید:
ابتدا بر روی «عملیات سایت» در گوشه سمت چپ صفحه و سپس روی ایجاد کلیک کنید.



و بسته به اینکه می خواهید کتابخانه مستندات ایجاد کنید یا کتابخانه فرم و ... روی یکی از آنها کلیک کنید.



فرم مربوطه باز می شود که مشخصات خواسته شده را وارد می کنید و در نهایت دکمه «ایجاد» را می زنید به این ترتیب پوشه جدیدی در نوار دسترسی سریع برای شما ایجاد می شود.


منبع : http://www.bsmt.ir/2414/