سيد محمد اعظمي نژاد*
منبع: Mindtools-PMI.org
در اغلب پروژه‌ها هزينه، محدوده و زمان، عوامل کاملا مرتبط و به هم پيوسته‌ای هستند و تغيير در هريک از محدوديت‌های کليدی، تاثير زيادی بر ديگری و از همه مهم‌تر کيفيت پروژه دارد. در اين نوشتار سعی خواهد شد ارتباط بين سه محدوديت هزينه، محدوده و زمان به عنوان ابزاری موثر برای انجام با کيفيت يک پروژه معرفی شود.
معرفی ابزار
در هر پروژه‌ای، سند مهمی به نام منشور پروژه وجود دارد و در اين سند، نيازمندی‌های اصلی پروژه برای اتمام موفق آن ذکر می‌شود. اطلاعات مهمی در اين سند ذکر می‌شود که از جمله مهم‌ترين آنها، محدوده پروژه، هزينه و زمان پروژه است. اين محدوديت‌ها به عنوان مثلث آهنی در نظر گرفته می‌شوند، به اين دليل که شما به ندرت می‌توانيد يکی از اين سه عامل را بدون اثرگذاری بر ديگر عوامل تغيير دهيد.
نحوه تحويل پروژه بر اساس اين محدوديت‌ها کيفيت خروجی کار شما را – به صورت مثبت يا منفی- ارائه می‌دهد.
هنر مديريت پروژه برای تيم پروژه(و نه فقط برای مدير پروژه) اجرايي کردن پروژه بر اساس محدوديت‌های محدوده، زمان و هزينه است. زمانی که شما در مسير پروژه به مساله‌ای برخورد می‌کنيد، مديريت پروژه بهترين راه‌حل ممکن را پيش‌روی شما قرار می‌دهد، که البته اين گزينه با گزينه راه‌حل ايده‌آل می‌تواند متفاوت باشد.
توجه داشته باشيد که در مديريت پروژه سه عامل سرعت، قيمت و کيفيت معمولا مورد تاکيد قرار می‌گيرند، اما اغلب می‌توانيد دو مولفه از اين موارد را در کنار هم داشته باشيد:
• اگر پروژه را باسرعت بالا و قيمت ارزان‌تر تحويل دهيد، ممکن است از کيفيت کاسته شود.
• اگر پروژه را با سرعت بالا و کيفيت خوب تحويل دهيد، هزينه بالاتری خواهد داشت.
• اگر پروژه را با کيفيت و قيمت ارزان‌تر تحويل دهيد، انجام آن زمان بيشتری نياز خواهد داشت.
تصميم گيری براساس ابزار مثلث آهنی مديريت پروژه؛ با استفاده مناسب از اين ابزار خواهيد توانست عوامل تاثيرگذار بر مثلث آهنی مديريت پروژه را شناسايي کنيد. بهتر است قبل از شروع پروژه، بالاترين سطح مورد انتظار کارفرما را در مورد رئوس مثلث آهنی به خوبی درک کنيد. اين مهم است که بدانيد در خصوص مولفه‌های محدوده، هزينه، زمان و الزامات کيفی چقدر انعطاف‌پذيری از سوی کارفرما وجود دارد. بنابراين قبل از آغاز به کار روی عوامل سه گانه مثلت آهني پروژه تمرکز کنيد:
عامل زمان
• مسير بحرانی پروژه را مرور کنيد. آيا فعاليت‌هاي قابل حذفی در اين مسير وجود دارد؟
• برای کاهش زمان کلی تحويل پروژه، برنامه‌ريزی مجددی با فعاليت‌های متفاوت، يا تقدم و تاخر متفاوت انجام دهيد. آيا فعاليت‌هايي همزمان و مشابهی وجود دارند که موجب کاهش زمان کلی تحويل پروژه شوند؟
• آيا زمان‌های احتمالی برای هر مرحله از پروژه در نظر گرفته‌ايد؟ آيا از زمان‌های احتمالی برای ذخيره و کوتاه کردن زمان کلی پروژه می‌توانيد برای انجام فعاليت‌های باقی مانده استفاده کنيد؟
• فعاليت‌های تعريف شده در برنامه را مرور کنيد. آيا همه اين فعاليت‌ها برای تحويل پروژه ضروری هستند؟ هيچ فعاليت غيرضروری و قابل حذفی وجود ندارد؟
عامل محدوده
• آيا تغيير در محدوده پروژه برای تحويل دهی به موقع آن ضروری است؟ آيا می‌توان فاز فعلی محدوده پروژه را به نحوی تغيير داد که «ليست آرزوهای کارفرما!» به فاز بعدی منتقل شود؟
• آيا می‌توانيد برخی موارد محدوده فاز فعلی را به فاز بعدی منتقل کنيد؟
آيا ادامه پروژه براساس محدوده تعريف شده منطقی هست؟ آيا نيازی نيست جهت شناسايي و استخراج نيازهای محدوده، پروژه را به حالت تعليق درآوريد؟
توجه داشته باشيد که برای کاهش احتمال محدوده پروژه در طول انجام پروژه، مشارکت و تاييد ذی نفعان پروژه در مراحل ابتدايي تعريف فازهای پروژه امری ضروری است. به کارفرما تاکيد کنيد در صورت تغيير در محدوده در حين انجام پروژه توان انجام آن را نخواهيد داشت.
عامل هزينه
• آيا می‌توانيد فعاليت‌ها را با هزينه کمتری انجام دهيد؟ یا از منابع يا اجزای ارزان‌تری استفاده کنيد؟ آيا اين کار را می‌توانيد بدون تاثير منفی بر الزامات کيفی پروژه انجام دهيد؟
• آيا تمام فعاليت‌های تعريف شده پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه است؟ آيا می‌توانيد برخی از فعاليت‌ها را متوقف يا حذف کنيد؟
به ياد داشته باشيد چالش اغلب مديران پروژه، تحقق اهداف پروژه بر اساس محدوديت‌های «مثلث آهنی» شامل محدوده، هزينه و زمان بدون تاثيرگذاری بر کيفيت کلی است. بديهی است ابزارهای متنوعی برای حمايت از شما در چرخه حيات پروژه وجود دارد که ابزار معرفی شده، می‌تواند يکی از آنها باشد. ذکر اين نکته حائز اهميت است که در شرايط امروزی کسب‌وکار، اندازه‌گيری موفقيت شما می‌تواند به عواملی فراتر از «مثلث آهنی» نيز ارتباط داشته باشد. ميزان سطح اعتماد کارفرما و نحوه تعامل، از جمله مواردی است که می‌تواند هميشه شما را به مدير پروژه‌ای قابل احترام و هميشگی برای کارفرمايان تبديل کند.
منبع: Mindtools-PMI.org
در اغلب پروژه‌ها هزينه، محدوده و زمان، عوامل کاملا مرتبط و به هم پيوسته‌ای هستند و تغيير در هريک از محدوديت‌های کليدی، تاثير زيادی بر ديگری و از همه مهم‌تر کيفيت پروژه دارد. در اين نوشتار سعی خواهد شد ارتباط بين سه محدوديت هزينه، محدوده و زمان به عنوان ابزاری موثر برای انجام با کيفيت يک پروژه معرفی شود.
معرفی ابزار
در هر پروژه‌ای، سند مهمی به نام منشور پروژه وجود دارد و در اين سند، نيازمندی‌های اصلی پروژه برای اتمام موفق آن ذکر می‌شود. اطلاعات مهمی در اين سند ذکر می‌شود که از جمله مهم‌ترين آنها، محدوده پروژه، هزينه و زمان پروژه است. اين محدوديت‌ها به عنوان مثلث آهنی در نظر گرفته می‌شوند، به اين دليل که شما به ندرت می‌توانيد يکی از اين سه عامل را بدون اثرگذاری بر ديگر عوامل تغيير دهيد.
نحوه تحويل پروژه بر اساس اين محدوديت‌ها کيفيت خروجی کار شما را – به صورت مثبت يا منفی- ارائه می‌دهد.
هنر مديريت پروژه برای تيم پروژه(و نه فقط برای مدير پروژه) اجرايي کردن پروژه بر اساس محدوديت‌های محدوده، زمان و هزينه است. زمانی که شما در مسير پروژه به مساله‌ای برخورد می‌کنيد، مديريت پروژه بهترين راه‌حل ممکن را پيش‌روی شما قرار می‌دهد، که البته اين گزينه با گزينه راه‌حل ايده‌آل می‌تواند متفاوت باشد.
توجه داشته باشيد که در مديريت پروژه سه عامل سرعت، قيمت و کيفيت معمولا مورد تاکيد قرار می‌گيرند، اما اغلب می‌توانيد دو مولفه از اين موارد را در کنار هم داشته باشيد:
• اگر پروژه را باسرعت بالا و قيمت ارزان‌تر تحويل دهيد، ممکن است از کيفيت کاسته شود.
• اگر پروژه را با سرعت بالا و کيفيت خوب تحويل دهيد، هزينه بالاتری خواهد داشت.
• اگر پروژه را با کيفيت و قيمت ارزان‌تر تحويل دهيد، انجام آن زمان بيشتری نياز خواهد داشت.
تصميم گيری براساس ابزار مثلث آهنی مديريت پروژه؛ با استفاده مناسب از اين ابزار خواهيد توانست عوامل تاثيرگذار بر مثلث آهنی مديريت پروژه را شناسايي کنيد. بهتر است قبل از شروع پروژه، بالاترين سطح مورد انتظار کارفرما را در مورد رئوس مثلث آهنی به خوبی درک کنيد. اين مهم است که بدانيد در خصوص مولفه‌های محدوده، هزينه، زمان و الزامات کيفی چقدر انعطاف‌پذيری از سوی کارفرما وجود دارد. بنابراين قبل از آغاز به کار روی عوامل سه گانه مثلت آهني پروژه تمرکز کنيد:
عامل زمان
• مسير بحرانی پروژه را مرور کنيد. آيا فعاليت‌هاي قابل حذفی در اين مسير وجود دارد؟
• برای کاهش زمان کلی تحويل پروژه، برنامه‌ريزی مجددی با فعاليت‌های متفاوت، يا تقدم و تاخر متفاوت انجام دهيد. آيا فعاليت‌هايي همزمان و مشابهی وجود دارند که موجب کاهش زمان کلی تحويل پروژه شوند؟
• آيا زمان‌های احتمالی برای هر مرحله از پروژه در نظر گرفته‌ايد؟ آيا از زمان‌های احتمالی برای ذخيره و کوتاه کردن زمان کلی پروژه می‌توانيد برای انجام فعاليت‌های باقی مانده استفاده کنيد؟
• فعاليت‌های تعريف شده در برنامه را مرور کنيد. آيا همه اين فعاليت‌ها برای تحويل پروژه ضروری هستند؟ هيچ فعاليت غيرضروری و قابل حذفی وجود ندارد؟
عامل محدوده
• آيا تغيير در محدوده پروژه برای تحويل دهی به موقع آن ضروری است؟ آيا می‌توان فاز فعلی محدوده پروژه را به نحوی تغيير داد که «ليست آرزوهای کارفرما!» به فاز بعدی منتقل شود؟
• آيا می‌توانيد برخی موارد محدوده فاز فعلی را به فاز بعدی منتقل کنيد؟
آيا ادامه پروژه براساس محدوده تعريف شده منطقی هست؟ آيا نيازی نيست جهت شناسايي و استخراج نيازهای محدوده، پروژه را به حالت تعليق درآوريد؟
توجه داشته باشيد که برای کاهش احتمال محدوده پروژه در طول انجام پروژه، مشارکت و تاييد ذی نفعان پروژه در مراحل ابتدايي تعريف فازهای پروژه امری ضروری است. به کارفرما تاکيد کنيد در صورت تغيير در محدوده در حين انجام پروژه توان انجام آن را نخواهيد داشت.
عامل هزينه
• آيا می‌توانيد فعاليت‌ها را با هزينه کمتری انجام دهيد؟ یا از منابع يا اجزای ارزان‌تری استفاده کنيد؟ آيا اين کار را می‌توانيد بدون تاثير منفی بر الزامات کيفی پروژه انجام دهيد؟
• آيا تمام فعاليت‌های تعريف شده پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه است؟ آيا می‌توانيد برخی از فعاليت‌ها را متوقف يا حذف کنيد؟
به ياد داشته باشيد چالش اغلب مديران پروژه، تحقق اهداف پروژه بر اساس محدوديت‌های «مثلث آهنی» شامل محدوده، هزينه و زمان بدون تاثيرگذاری بر کيفيت کلی است. بديهی است ابزارهای متنوعی برای حمايت از شما در چرخه حيات پروژه وجود دارد که ابزار معرفی شده، می‌تواند يکی از آنها باشد. ذکر اين نکته حائز اهميت است که در شرايط امروزی کسب‌وکار، اندازه‌گيری موفقيت شما می‌تواند به عواملی فراتر از «مثلث آهنی» نيز ارتباط داشته باشد. ميزان سطح اعتماد کارفرما و نحوه تعامل، از جمله مواردی است که می‌تواند هميشه شما را به مدير پروژه‌ای قابل احترام و هميشگی برای کارفرمايان تبديل کند.
