دانش و مدیریت دانش
داده حقایق دانسته شده ای است که به صورت آشکار، از جهان خارج استخراج شده است. اطلاعات زمانی به وجود می آید که این داده ها را بتوانیم در قالب یک مساله خاص (اقتصادی) مورد استفاده قرار گیرد. زمانی اطلاعات به دانش تبدیل می شود که از آن برای رسیدن به بازده بیشتر، ارزش افزوده یا خلق ارزش استفاده شود . یک دسته بندی جامع و کاربردی از دانش عبارت است از:
دانش عمومی و علمی : این دانش عبارت است از دانش عمومی و رسمی که در کتابهای درسی و مرجع و پایگاه های داده عمومی وجود دارد.
دانش تخصصی : یعنی دانش تخصصی در یک رشته خاص صنعتی که در بین متخصصین آن صنعت رواج دارد.
دانش سازمانی :دانشی است که فقط در یک سازمان خاص وجود دارد و با تار و پود آن سازمان عجین شده است . بنا به اظهارات سیانگ ، ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و بخصوص اینترنت، باعث ارتقای سطح دو نوع دانش اول یعنی دانش عمومی علمی و دانش صنعتی تخصصی در افراد دانش ور شده است.
در ضمن استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات باعث شده است که دسترسی به اطلاعات سریع باشد و به اطلاعات به روز به سهولت قابل دسترسی باشند. این امر را مدیون استفاده از کاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات می داند.
به¬طور خلاصه می¬توان گفت مدیریت دانش، فرآیند، جمع¬آوری، ایجاد و استفاده از تخصص افراد سازمان و فرآیند خلق، ارائه و انتشار، ارتقا و به کارگیری دانش در راستای اهداف و مقاصد و فعالیتهای سازمان است.
تعامل فناوری اطلاعات و ارتباطات با مدیریت دانش
جوهره و موتور محرکه سازمان دانش¬محور بر پایه خلق،انتشار، ذخیره سازی و استفاده مناسب از دانش است. اما در بسیاری از موارد در سطح سازمان اقتصادی، در هرکدام از این مراحل، مشکلات و نارسایی¬هایی ایجاد می¬شود.بخش قابل توجهی از این مشکلات ناشی از استفاده نکردن و یا استفاده نادرست از سیستم¬ها و تکنولوژیهای به روز و مناسب است. از بین همه این تکنولوژیها و سیستم¬ها، تکنولوژیهای اطلاعاتی و ارتباطاتی و سیستم¬های اطلاعاتی و ارتباطاتی، نقشی بسیار مهم و تعیین کننده دارند.
ظهور بسیاری از سیستم¬های قدرتمند اطلاعاتی و ارتباطاتی، در زمینه پردازش، تبادل، ذخیره¬سازی و به¬کارگیری اطلاعات، باعث شده است که مراحل مختلف مدیریت دانش، تسهیل و تسریع پیداکند. ذخیره نمونه¬های موفق و یا تجارب گذشته سازمان و تبدیل دانش ضمنی به دانش کد شده، نمونه¬هایی از قابلیتهای این سیستم¬هاست.
استفاده از هوش مصنوعی و الگوریتم¬های ژنتیکی و منطق فازی در این سیستم¬ها، در سالهای اخیر، باعث شده است که بر قابلیت و سرعت آنها افزوده شود.
اگرچه برخی از متخصصین مباحث توسعه و مدیریت دانش و بخصوص سازمان دانش¬محور، معتقدند که کدکردن دانش، به طور کامل ممکن نیست، اما بسیاری بر این عقیده اند که حجم قابل توجهی از دانش ضمنی افراد و سازمان¬ها قابل کدشدن است و می¬تواند به صورت خونی در رگهای سیستم¬های اطلاعاتی و ارتباطاتی به جریان بیفتد.
قطعا این ادعا را نمی¬توان کرد که با داشتن و حتی به کارگیری سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطاتی مدیریت دانش، فرآیند مدیریت دانش، به درستی انجام می شود، اما این ادعا را می توانیم بکنیم که استفاده بجا از این سیستم¬ها و قابلیتهای فناوری اطلاعات وارتباطات، کمک بسیار زیادی به فرآیند مدیریت دانش می کند.
نکته بسیار مهمی که بایستی بدان اشاره شود این است که بیش از استفاده از یک سیستم اطلاعاتی و ارتباطاتی خاص در مدیریت دانش، درک و به کارگیری مفاهیم اساسی مرتبط با آن سیستم ضرورت دارد. به عنوان مثال، بهترین سیستمهای مدیریت اسناد، در صورتیکه به همراه درک مناسب و صحیح از ضرورت و اصول مدیریت اسناد در کاربران، راه¬به¬جایی نمی¬برند و صرفا اندکی از فضای حافظه کامپیوترهای اشغال شود و شاید هم اندکی وقت کاربران را هم تلف کنند.
مدیریت دانش و مدیریت تحول
برای ایجاد تغییرات در سازمانها به منظور ارتقا سطح کیفی مدیریت دانش، بررسی علمی مدیریت تغییر اجتناب ناپذیر است. برای پیاده سازی مدیریت دانش در سازمانها باید دو بعد سخت و نرم سازمان ارزیابی شده و مطابق با نیازهای سازمان برنامه تحول در این دو بعد در سازمان تدوین گردد. با توجه به چنین رویکردی می توان مزایای ذیل را برای استفاده از مدیریت دانش در سازمان ها تصور کرد:
- مدیریت دانش پتانسیل ها، نقاط ضعف و قوت دانش را شفافترمی کند.
- مدیریت دانش باعث ایجاد ارزش دانش محور می شود.
- مدیریت دانش انگیزه را از طریق مشارکت کارکنان افزایش می دهد.
- مدیریت دانش باعث ارتقا رقابت پذیری می شود.
- مدیریت دانش منجر به دستیابی به مزیت رقابتی پایدار می شود.
مدل توسعه دانش در سازمانهای جدید کسب وکار
بر اساس توضیحات ارائه شده می توان به منظور توسعه مدیریت دانش در سازمانها، با رویکرد استفاده موثر از فناوری اطلاعات و مدیریت تغییر چارچوب ذیل را پیش بینی کرد. این مطلب در نمودار شماره (1) نشان داده شده است.
سطح سازمان
درون سازمانی بین سازمانی
مدیریت تغییرات نرم مدیریت سرمایه های انسانی
- مدیریت کارهای تیمی و CoP
- کارآموزی
- آموزش های ارتقا مهارت های ارتباطی ایجاد زیرساخت های ارتباطی، همکاریهای مشترک و تجاری سازی
- توسعه فعالیتهای تحقیقات بازار
- تدوین استراتژی های بازاریابی( ادغام، خریداری و توسعه محصولات جدید)
سخت توسعه زیر ساخت های فناوری
- فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی
- اینترانت
- سیستم های جامع اطلاعاتی
- پرتال ها توسعه محصول و خدمات جدید
- توسعه کارخانه های جدید
- عرضه محصولات و کالاهای جدید
نمودار شماره (1) مدل پیشنهادی برای توسعه مدیریت دانش در سازمانها
آنچنان که بسیاری در مورد مدیریت دانش می پندارند، تغییرات ساختاری برای استفاده موثر از فناوری اطلاعات و ارتباطات تنها به توجه به داخل سازمان محدود نمی شود. بلکه برای استفاده موثر مزایای مدیریت دانش در سازمانها باید راهکارهایی را برای استفاده از خارج از سازمان نیز اندیشید. هر چند عمده این راهکارها به تغییرات درونی برای استفاده از منابع و فرصتهای خارج سازمان توجه دارند، اما این نوع رویکردها تغییرات اساسی با نوع اول دارند.
مدل پیشنهادی فوق برای توسعه مدیریت دانش بر اساس چنین تفکری بنا شده است. در این مدل تغییرات ساختاری برای توسعه دانش در سازمان در دو محور نرم و سخت تفکیک شده است. در محور سخت تاکید بر توسعه دانش آشکارا می باشد. از آنجا که دانش آشکارا به صورت مشخص دستیافتنی است، تغییرات سخت به خوبی پشتیبان چنین تغییراتی در سازمان خواهد بود.
اما دانش چگونگی انجام کار یا دانش ضمنی به خوبی قابل رویت نبوده و به سادگی انتقال پذیری نمی باشد. برای چنین تغییراتی در سازمان نیازمند تغییرات نرم در سازمان می باشد. استفاده از واژه نرم در مقابل سخت به معنای تاکید بر ارتباطات و تغییرات استراتژیک بجای تغییرات شهودی و کوتاه مدت می باشد.
سطح سازمان مشخص کننده محل تاثیر تغییرات می باشد. از سوی دیگر سطح سازمان تاکید بر استفاده از منابع داخل یا خارج سازمان می باشد.
در ادامه به تفصیل نحوه استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان یک فاکتور تغییر دهنده سخت در سازمان بررسی می شود.
تغییرات سخت در سطح درون سازمانی
در ابعاد مختلف توسعه دانش در سازمان می توان کاربرد های ذیل در مورد فناوری اطلاعات و ارتباطات متصور شد. در ادامه نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در تولید، کسب، ذخیره سازی، انتشار و بکارگیری دانش نشان داده شده است.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در خلق دانش
جدول شماره (1) وظایف دانش کاران و نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در آنها
وظیفه دانش کار نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات
ایده¬ها با استفاده از دانش سطحی سایر رشته های علمی ایده های جدید توسعه پیدا می کند و ابزارهای ارتباطاتی ای که فناوری اطلاعات و ارتباطات در اختیار دانش کاران قرار می دهد، فرآیند تولید ایده سرعت و سهولت بسیار بیشتری پیدا می کند.
تحلیل اطلاعات ابزارهای شبیه سازی و پردازش اطلاعات و داده کاوی و بخصوص استفاده از هوش مصنوعی و الگوریتم های ژنتیک که از دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات است، به بهترین نحو به تحلیل اطلاعات توسط دانش کاران کمک می کند
قضاوت و استنتاج سیستمهای پشتیبانی تصمیم و سیستمهای خبره و از طرف دیگری الگوریتم های حل مساله و ابزارهای شبیه سازی، به دانش کاران کمک می کنند که هر چه بیشتر و بهتر به فرآیند قضاوت و استنتاج بپردازند.
طراحی ابزارهای توانمند CAD/CAM با ارائه قابلیتهای گسترده گرافیکی و بخصوص چند بعدی و سهولت کار با آنها برای طیف وسیعی از طراحان، طراحی و تست بسیاری از سیستمهای عمومی و تخصصی مانند مدارهای الکتریکی و الکترونیکی، سیستم های مکانیکی و ابزارهای سیالاتی و امثالهم را ممکن ساخته است.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در جذب دانش
بنا به اظهارات سیانگ ، ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و بخصوص اینترنت، باعث شده است که دسترسی به اطلاعات سریع باشد و به اطلاعات به روز به سهولت امکان پذیر می باشد. این امر را مدیون استفاده از کاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات بوده¬است که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
- موتورهای جستجوی اطلاعات
- پایگاه¬های داده و انبارهای داده الکترونیکی
- داده¬کاوی
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در ذخیره¬سازی دانش
انواع وسایل، تکنیکها و سیستمهای ذخیره¬سازی اطلاعات، به نوعی به ذخیره¬سازی دانش کمک می¬کنند. نکته اصلی در اینجا این است که دانش برای ذخیره شدن در قالب سیستمهای اطلاعاتی، بایستی در ابتدا کدشود. تحقیقات فراوانی در زمینه روشهای کدسازی و میزان اثربخشی هر کدام صورت گرفته است. از مهمترین سیستمهایی که به ذخیره¬سازی دانش در سازمان کمک می¬کنند، سیستمهای مدیریت اسناد و اطلاعات، پایگاه¬های داده و پایگاه¬های دانش هستند.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در انتشار دانش
انتشار دانش، به معنی انتقال دانش از یک منبع دانشی به منبعی دیگر است. این منابع ممکن است افراد، تیم¬ها یا حتی سازمان¬ها باشند. درکنار این منابع، منابع دانش آشکار، مانند مستندات، پایگاه¬¬های اطلاعاتی و حتی نرم¬افزارهای مختلف نیز می¬توانند به عنوان منبع دانش به کارگرفته شوند. در هر کدام از این حالتها، قرار است که دانش، از منبعی به منبعی دیگر منتقل شود. انتشار و انتقال، مستلزم تبدیل انواع دانش ضمنی و آشکار به یکدیگر است. مدل معروف نوناکا، به تبیین هر کدام از این انواع تبدیل دانش می¬پردازد.
تقسیم¬بندی دانش به دانش ضمنی و آشکار از ابتدای شکل¬گیری مباحث مدیریت دانش مطرح بوده¬است. مدل معروف نوناکا انواع تبدیل این دو دسته دانش به یکدیگر را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرارداده است.این مطلب در نمودار (2) نشان داده شده است.
نمودار شماره (2) انواع تبدیلهای دانشی
چهار مکانیزم اصلی تبدیل انواع دانش به یکدیگر، عبارتند از:
- خلق : تبدیل دانش ضمنی به دانش ضمنی دیگر
- تشریح : تبدیل دانش ضمنی به دانش آشکار
- درونی سازی : تبدیل دانش آشکار به دانش ضمنی
- انتقال : تبدیل دانش آشکار در یک محل، به دانش آشکار در محلی دیگر که قبلا وجود نداشته است.
در هر کدام از این چهار تغییر، فناوری اطلاعات و ارتباطات و سیستم¬های اطلاعاتی نقش خاصی را برعهده دارند و سیستم¬های مختلفی برای این منظور توسعه پیدا کرده¬اند. نخستین تقسیم¬بندی ای که برای این بحث ارائه شده است توسط Rodrigo Baroni de Carvalho و Marta Ara?jo Tavares Ferreira انجام شده است .این مطلب به صورت خلاصه در جدول شماره (2) نشان¬داده¬شده¬است.
جدول شماره (2) انواع تبدیلهای دانش و نقش سیستم های اطلاعاتی و ارتباطاتی
To Tacit To Explicit
Socialization Externalization
From Tacit Knowledge Maps Groupware
Knowledge Portals Workflow
Knowledge-Based Systems
Knowledge Portals
Internalization Combination
From Explicit Innovation Support Tools Intranet
Electronic Document Management
Competitive Intelligence
Knowledge Portals
Knowledge Portals
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در به کارگیری دانش
بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی، در قالب ارائه گزارشهای مختلف، تسهیل دسترسی به اطلاعات وامثالهم، باعث می¬شوند تا به کارگیری دانش تسهیل شود. اما مساله اصلی این است که به¬کارگیری دانش، بیش از آنکه وابسته به توانمندی سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطی باشد، به استراتژیهای سازمان و فرآیندهای کاری بستگی دارد. البته در این میان، فناوری اطلاعات و ارتباطات، بستر را برای استفاده بهتر از دانش فراهم می¬کند.
تغییرات سخت در سطح خارج سازمانی
بخش قابل توجهی از تغییرات سخت در سطح خارج سازمان، در قالب فعالیتهای گروهی و همکاریهای حین کار، صورت می¬ گیرد. اصطلاحا به این نوع انتشار دانش، یادگیری تعاملی نیز گفته می¬شود. سوالی که مطرح است این است که آیا معماری سیستم مدیریت دانش، این امکان را به دانش کاران می دهد تا به همکاریهای مختلف در زمینه تولید، انتشار، به کارگیری و ذخیره سازی دانش خود بپردازند؟
اسکیرم در کار خود به معماری همکاریهای دانشی در سازمان¬ها اشاره می¬کند و نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات را در این راستا مورد بررسی قرار می¬دهد. همانطور که در نمودار شماره (3) نشان داده شده¬است، معماری همکاریهای دانشی، چهار لایه و به تعبیری چهار مرحله دارد.
نمودار شماره (3) سطوح معماری همکاریهای دانشی
سطح اول، اتصال
در پایین¬ترین سطح این مدل، بحث اتصال بین عناصر دانشی با یکدیگر است. منظور از این سطح این است که هر کدام از عناصر دانشی (دانش¬کاران) در هر زمان و در هرمکان، بتوانند به دانش (و یا دانش¬کاران) موردنیاز خود در سازمان دسترسی داشته باشند و با آن ارتباط برقرارکنند.
در این مرحله، نقش زیرساختهای اطلاعاتی و ارتباطاتی، بسیار مهم است. اینترنت، اینترانت و اکسترانت¬ مهمترین اجزای سیستم¬های اطلاعاتی و ارتباطاتی هستند که در این سطح ضروری هستند.
سطح دوم، ارتباطات
ممکن است که بهترین زیرساخت اتصالی در سازمان وجود داشته باشد، اما این زیرساخت برای ارتباطات بین انسانی مورد استفاده قرارنگیرد. در این سطح، به این مساله پرداخته می¬شود که چگونه با استفاده از امکانات فناوری اطلاعات و ارتباطات دانش¬کاران به ارتباط با یکدیگر و تبادل دانش بپردازند.
سطح سوم، مکالمات و تبادل نظرات
اگر ارتباطات در سازمان در بالاترین میزان خود باشد، بازهم تضمینی برای جریان مناسب دانش در سازمان وجود ندارد. چه بسا که افراد تنها به صورت یک طرفه و غیرتعاملی با یکدیگر به تبادل دانش بپردازند. اما خلق ایده، درونی¬سازی دانش و حتی خلق دانش جدید، در ارتباطاتی که حالت تعاملی و محاوره¬ای (در مقابل ارتباطات یک طرفه و تک¬گویی) دارند، بسیار بیشتر است. سیستم¬های تعاملی ارتباطاتی و سیستم¬های پشتیبانی گروهی مهمتری نقش را در این سطح بازی می¬کنند.
سطح چهارم، همکاریهای دانشی
در این سطح، دانش¬کاران با تشکیل گروه¬های کاری به اشتراک دانش، تبادل دانش و تولید دانش در حوزه کاری مشخص و مشترکی می¬پردازند. در این سطح، شبکه واقعی از دانش¬کاران به همراه ذخیره بانک دانش، در عالی¬ترین سطح خود، به تولید و انتشار و انتقال دانش مبادرت دارند. شکی نیست که لازمه هر سطح، توسعه سطوح پایین¬تر است.
در تحقیقی که توسط اسکیرم در سال 98 انجام شد، شرکت هایی مورد بررسی قرار گرفتند تا مشخص شود که از کدام سطح از همکاری ها استفاده می نمایند. این تحقیق به این نتیجه منجر شد که عمده شرکتها خارجی فقط به سطوح اول و دوم محدود شده¬اند.
کاربرد انواع سیستم های اطلاعاتی در مدیریت دانش
در ادامه به صورت خلاصه نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات و سیستم های اطلاعاتی و ارتباطی در مراحل مختلف توسعه مدیریت دانش نشان داده شده است.
جدول شماره (2) ماتریس فناوری ، کارکرد مدیریت دانش
ارزیابی دانش نگهداری دانش انتقال دانش سازماندهی دانش یکپارچه سازی دانش خلق دانش برنامه ریزی دانش
* * *** * ** *** * تکنولوژی های ارتباطی
* ** *** * ** *** * تکنولوژی های همکاری مشترک
** *** *** *** *** * * مدیریت اسناد
** ** *** *** * ** * تکنولوژی ارائه اطلاعات
** * *** ** *** * * محیطهای یادگیری الکترونیکی
** *** * *** *** *** * ابزارهای تولید محتوا
* ** * *** ** *** * ابزارهای مدیریت دانش شخصی
* ** ** *** ** ** * هوش مصنوعی
* ** *** * ** ** * تکنولوژی های شبکه ای
** *** *** *** *** ** * استانداردها و فرمت ها
* ** *** ** ** ** * سخت افزار
در ادامه هر کدام از عناوین جدول فوق مورد بررسی قرار می گیرد. فعالیتهای برنامه ریزی دانش شامل تعریف اهداف واستراتژی های مدیریت دانش می شوند. خلق دانش بر توسعه دانش جدید تمرکز دارد در حالیکه یکپارچه سازی دانش، دانش (داخلی یا خارجی) موجود را در دسترس تمام بخش های شرکت قرار می دهد. نقش سازماندهی دانش ایجاد ساختار برای تمام این دانش ها است.انتقال دانش هم علاوه بر انتقال برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده دانش است. فعالیتهای نگهداری دانش این اطمینان خاطر را فراهم میکند که دانش های کهنه ومنسوخ شناسایی شده، به روز شده و یا حتی کنار گذاشته خواهند شد.در خاتمه ارزیابی دانش دیدی کلی را از دانش در دسترس فراهم می سازد ومشخص می کند که این دانش در طول زمان چگونه توسعه یافته است و هم چنین مشخص کننده این است که کدام یک از اهداف دانش محقق شده اند.
بررسی وملاحظه کلی نشان میدهد که تکنولوژی های ارتباطی واطلاعاتی کمترین کارایی وتاثیر را در فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی دانش دارند همچنین این تکنولوژی ها پشتیبانی محدودی از فعالیتهای ارزیابی دانش به عمل می آورند؛ ولی در زمینه های انتقال دانش، یکپارچه سازی و سازماندهی دانش اثربخش و کارا هستند.
به هر حال اگر همه این هفت فعالیت مدیریت دانش به طور کلی در نظر گرفته شوند، تفاوت های موجود در ایجاد گسترش و همکاری هایی که توسط هر گروه از این تکنولوژی ها به طور جداگانه به دست می آید، کمتر به چشم خواهد آمد. علاوه بر این از نقش فرمت ها ، استانداردها و ابزارهای ایجاد محتوا نباید غافل شد.هر چند هنوز در بسیاری از موارد نادیده گرفته می شوند، ولی نقش مهم و قابل توجهی دارند. سیستم های مدیریت مستند نیز نقش ارزنده ای در پشتیبانی بر پایه تکنولوژی های ارتباطی در فعالیتهای مدیریت دانش ایفا می کنند.
تکنولوژی های ارتباطی مانند ایمیل و ویدیو کنفرانس ها مشخصاَ در فعالیت های مربوط به انتقال دانش مفید هستند. آنها همچنین در جایی که موفقیت سازمان به ارتباط با افراد زیاد و یا مکانهای گسترده و متفاوتی وابسته است، مشارکت قابل توجهی در فعالیت های خلق دانش خواهند داشت.
تکنولوژی های همکاری : این تکنولوژی ها ، تکنولوژی های ارتباطی گوناگون را با ابزارهای دیگر مانند ابزارهای طوفان فکری ترکیب می کنند و همه اینها را در یک ارتباط واحد قابل دسترس می سازند. در نتیجه این تکنولوژی ها مشارکت قابل ملاحظه ای در فعالیتهای مربوط به خلق و انتقال دانش دارند. سیستم های مدیریت جریان کار، شکل ساختار یافته ای از تشریک مساعی در نگهداری از دانش را فراهم می سازند.
- مدیریت مدارک وسیستم های مدیریت محتوا نقش اصلی در یکپارچه سازی محتوا ایفا می کنند چون به عنوان نقطه جمع آوری تمام دانش مستند شده سازمان هستند. طرحهای طبقه بندی شده یک راه سازماندهی این محتوا هستند. مکانیسم های جستجو انتقال دانش را ساده تر ساخته اند. یکی از عملکردهای مرکزی چنین سیستم هایی نگهداری ساده شده ی حجم وسیعی از داده هاست.
تکنولوژی های ارایه شامل ابزارهای شخصی سازی، تصویر سازی و ابزارهای پیشنهاد خودکار است که محتوای مربوطه را انتقال می دهد. تمام این ابزارها انتقال دانش را ساده تر می سازند . تکنیک های تصویر سازی همچنین به سازمان کمک می کنند تا دید کلی بهتری از ساختارهای پیچیده ای که در سازماندهی دانش وجود دارد به دست آورند.
نقطه قوت آموزش های الکترونیک در یکپارچه سازی محتواهای گوناگون و کمک به کاربران است تا هم این محتوا را بهتر درک کنند و هم با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند،که به انتقال دانش بیشتر منجر خواهد شد. اجزای آزمایشی که در سیستم های آموزش الکترونیک وجود دارند آنها را در زمره معدود تکنولوژی هایی قرار داده است که در ارزیابی دقیق از دانش غیر صریح کارامد هستند.
ابزارهای ایجاد محتوا شامل ابزارها و تکنولوژی هایی نصب خودکار محتواهای جدید هستند و از فعالیتهای یکپارچه سازی دانش و خلق دانش حمایت می کنند. ابزارهای ویژه ای برای کمک به مدیریت ساختارهای پیچیده ای که در سازمان دهی دانش با آن مواجه هستیم در دسترس هستند. اکثر این تکنولوژی ها نه تنها برای ایجاد محتوا کاربرد دارند بلکه در فعالیتهای مربوط به نگهداری دانش نیز قابل استفاده هستند.
همچنان بعضی ابزارهای مدیریت دانش شخصی موجود هستند. اما راه حلهایی برای ایجاد حمایت و پشتیبانی فعالیتها وجود دارند. این ابزارها به جای انتقال دانش بیشتر بر توسعه، سازماندهی ، یکپارچه سازی و نگهداری دانش برای مصارف شخصی تمرکز و تاکید دارند.
هوش مصنوعی امروزه به طور فزاینده ای در مدیریت دانش مورد استفاده قرار می گیرد. این تکنولوژی ها بیشترین سود را در فعالیت های سازمان دهی دانش دارند. ( به طور مثال طبقه بندی اتوماتیک مدارک) .
تکنولوژی های شبکه به ندرت نقش مرکزی در فعالیتهای ابتدایی مدیریت دانش دارند. به هر حال این تکنولوژی ها زیربنای ضروری بسیاری از فعالیت ها هستند. و اهمیت ویژه ای در انتقال دانش دارند.
فرمت ها و استانداردهای مربوط به مدیریت دانش محدوده وسیعی را در بر میگیرند،از فرمت های انتقال فایل و استانداردهای متادیتا گرفته تا طرحهای طبقه بندی معمول. این فرمت ها و استانداردها برای یکپارچه سازی، سازماندهی و نگهداری محتوای اثربخش در یک سازمان مایحتاج ضروری هستند و نقش مهمی را در انتقال دانش میان مرز های اشتراکی ایفا می کنند.
و در آخر سخت افزار که زیربنای ضروری تمام گروههای تکنولوژیکی فوق الذکر است. ابزارهای ورودی و خروجی مناسب اهمیت بیشتر و بیشتری را درفعالیتهای مربوط به انتقال دانش پیدا می کنند. و با وجود تجهیزات صوتی، تصویری و ابزارهای متحرک نقش افزون تری را ایفا می کنند.
نتیجه گیری
مدیریت دانش، فرآیند خلق، ذخیره¬سازی، جذب، انتشار و به¬کارگیری دانش به منظور افزایش بهره¬وری و اثربخشی فعالیتهای سازمان است. در کنار همه عواملی که در سازمان بر کمیت و کیفیت مدیریت دانش اثرگذاراست، سیستمها اطلاعاتی نیز، تاثیر قابل توجهی می توانند داشته باشند. اگرچه به نظر می رسد عمده تاثیر سیستمهای اطلاعاتی در انتشار و جذب دانش است، و هرچند که تاثیر سیستمهای اطلاعاتی بر مدیریت دانش آشکار یا همان دانش کدشده، بیشتر است، اما قابلیتهای فراوانی در سیستمهای اطلاعاتی ارائه شده است که به خلق و به کارگیری دانش، و نیز به مدیریت دانش ضمنی، کمک می کند. با توجه به اینکه نقش سیستمهای اطلاعاتی در تسهیل و تسریع و بهبود فرآیندهای دانشی، نقش کمکی است، اما باید توجه داشت که سایر متغیرهای سازمانی از قبیل سبک مدیریت، نظام تشویق و پاداش، سازماندهی و فرآیندهای کاری، در میزان اثرگذاری سیستمهای اطلاعاتی در مدیریت دانش، نقشی بسزا دارند. اگرچه دانش، عمدتا در انسانها تولید می شود، اما دانش سازمانی که در روتین¬ها و فرهنگ سازمانی نهفته است، در کنار دانش فردی، نقشی تعیین کننده در ارتقای عملکرد و نوآوری در سازمان بازی می کند.
داده حقایق دانسته شده ای است که به صورت آشکار، از جهان خارج استخراج شده است. اطلاعات زمانی به وجود می آید که این داده ها را بتوانیم در قالب یک مساله خاص (اقتصادی) مورد استفاده قرار گیرد. زمانی اطلاعات به دانش تبدیل می شود که از آن برای رسیدن به بازده بیشتر، ارزش افزوده یا خلق ارزش استفاده شود . یک دسته بندی جامع و کاربردی از دانش عبارت است از:
دانش عمومی و علمی : این دانش عبارت است از دانش عمومی و رسمی که در کتابهای درسی و مرجع و پایگاه های داده عمومی وجود دارد.
دانش تخصصی : یعنی دانش تخصصی در یک رشته خاص صنعتی که در بین متخصصین آن صنعت رواج دارد.
دانش سازمانی :دانشی است که فقط در یک سازمان خاص وجود دارد و با تار و پود آن سازمان عجین شده است . بنا به اظهارات سیانگ ، ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و بخصوص اینترنت، باعث ارتقای سطح دو نوع دانش اول یعنی دانش عمومی علمی و دانش صنعتی تخصصی در افراد دانش ور شده است.
در ضمن استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات باعث شده است که دسترسی به اطلاعات سریع باشد و به اطلاعات به روز به سهولت قابل دسترسی باشند. این امر را مدیون استفاده از کاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات می داند.
به¬طور خلاصه می¬توان گفت مدیریت دانش، فرآیند، جمع¬آوری، ایجاد و استفاده از تخصص افراد سازمان و فرآیند خلق، ارائه و انتشار، ارتقا و به کارگیری دانش در راستای اهداف و مقاصد و فعالیتهای سازمان است.
تعامل فناوری اطلاعات و ارتباطات با مدیریت دانش
جوهره و موتور محرکه سازمان دانش¬محور بر پایه خلق،انتشار، ذخیره سازی و استفاده مناسب از دانش است. اما در بسیاری از موارد در سطح سازمان اقتصادی، در هرکدام از این مراحل، مشکلات و نارسایی¬هایی ایجاد می¬شود.بخش قابل توجهی از این مشکلات ناشی از استفاده نکردن و یا استفاده نادرست از سیستم¬ها و تکنولوژیهای به روز و مناسب است. از بین همه این تکنولوژیها و سیستم¬ها، تکنولوژیهای اطلاعاتی و ارتباطاتی و سیستم¬های اطلاعاتی و ارتباطاتی، نقشی بسیار مهم و تعیین کننده دارند.
ظهور بسیاری از سیستم¬های قدرتمند اطلاعاتی و ارتباطاتی، در زمینه پردازش، تبادل، ذخیره¬سازی و به¬کارگیری اطلاعات، باعث شده است که مراحل مختلف مدیریت دانش، تسهیل و تسریع پیداکند. ذخیره نمونه¬های موفق و یا تجارب گذشته سازمان و تبدیل دانش ضمنی به دانش کد شده، نمونه¬هایی از قابلیتهای این سیستم¬هاست.
استفاده از هوش مصنوعی و الگوریتم¬های ژنتیکی و منطق فازی در این سیستم¬ها، در سالهای اخیر، باعث شده است که بر قابلیت و سرعت آنها افزوده شود.
اگرچه برخی از متخصصین مباحث توسعه و مدیریت دانش و بخصوص سازمان دانش¬محور، معتقدند که کدکردن دانش، به طور کامل ممکن نیست، اما بسیاری بر این عقیده اند که حجم قابل توجهی از دانش ضمنی افراد و سازمان¬ها قابل کدشدن است و می¬تواند به صورت خونی در رگهای سیستم¬های اطلاعاتی و ارتباطاتی به جریان بیفتد.
قطعا این ادعا را نمی¬توان کرد که با داشتن و حتی به کارگیری سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطاتی مدیریت دانش، فرآیند مدیریت دانش، به درستی انجام می شود، اما این ادعا را می توانیم بکنیم که استفاده بجا از این سیستم¬ها و قابلیتهای فناوری اطلاعات وارتباطات، کمک بسیار زیادی به فرآیند مدیریت دانش می کند.
نکته بسیار مهمی که بایستی بدان اشاره شود این است که بیش از استفاده از یک سیستم اطلاعاتی و ارتباطاتی خاص در مدیریت دانش، درک و به کارگیری مفاهیم اساسی مرتبط با آن سیستم ضرورت دارد. به عنوان مثال، بهترین سیستمهای مدیریت اسناد، در صورتیکه به همراه درک مناسب و صحیح از ضرورت و اصول مدیریت اسناد در کاربران، راه¬به¬جایی نمی¬برند و صرفا اندکی از فضای حافظه کامپیوترهای اشغال شود و شاید هم اندکی وقت کاربران را هم تلف کنند.
مدیریت دانش و مدیریت تحول
برای ایجاد تغییرات در سازمانها به منظور ارتقا سطح کیفی مدیریت دانش، بررسی علمی مدیریت تغییر اجتناب ناپذیر است. برای پیاده سازی مدیریت دانش در سازمانها باید دو بعد سخت و نرم سازمان ارزیابی شده و مطابق با نیازهای سازمان برنامه تحول در این دو بعد در سازمان تدوین گردد. با توجه به چنین رویکردی می توان مزایای ذیل را برای استفاده از مدیریت دانش در سازمان ها تصور کرد:
- مدیریت دانش پتانسیل ها، نقاط ضعف و قوت دانش را شفافترمی کند.
- مدیریت دانش باعث ایجاد ارزش دانش محور می شود.
- مدیریت دانش انگیزه را از طریق مشارکت کارکنان افزایش می دهد.
- مدیریت دانش باعث ارتقا رقابت پذیری می شود.
- مدیریت دانش منجر به دستیابی به مزیت رقابتی پایدار می شود.
مدل توسعه دانش در سازمانهای جدید کسب وکار
بر اساس توضیحات ارائه شده می توان به منظور توسعه مدیریت دانش در سازمانها، با رویکرد استفاده موثر از فناوری اطلاعات و مدیریت تغییر چارچوب ذیل را پیش بینی کرد. این مطلب در نمودار شماره (1) نشان داده شده است.
سطح سازمان
درون سازمانی بین سازمانی
مدیریت تغییرات نرم مدیریت سرمایه های انسانی
- مدیریت کارهای تیمی و CoP
- کارآموزی
- آموزش های ارتقا مهارت های ارتباطی ایجاد زیرساخت های ارتباطی، همکاریهای مشترک و تجاری سازی
- توسعه فعالیتهای تحقیقات بازار
- تدوین استراتژی های بازاریابی( ادغام، خریداری و توسعه محصولات جدید)
سخت توسعه زیر ساخت های فناوری
- فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی
- اینترانت
- سیستم های جامع اطلاعاتی
- پرتال ها توسعه محصول و خدمات جدید
- توسعه کارخانه های جدید
- عرضه محصولات و کالاهای جدید
نمودار شماره (1) مدل پیشنهادی برای توسعه مدیریت دانش در سازمانها
آنچنان که بسیاری در مورد مدیریت دانش می پندارند، تغییرات ساختاری برای استفاده موثر از فناوری اطلاعات و ارتباطات تنها به توجه به داخل سازمان محدود نمی شود. بلکه برای استفاده موثر مزایای مدیریت دانش در سازمانها باید راهکارهایی را برای استفاده از خارج از سازمان نیز اندیشید. هر چند عمده این راهکارها به تغییرات درونی برای استفاده از منابع و فرصتهای خارج سازمان توجه دارند، اما این نوع رویکردها تغییرات اساسی با نوع اول دارند.
مدل پیشنهادی فوق برای توسعه مدیریت دانش بر اساس چنین تفکری بنا شده است. در این مدل تغییرات ساختاری برای توسعه دانش در سازمان در دو محور نرم و سخت تفکیک شده است. در محور سخت تاکید بر توسعه دانش آشکارا می باشد. از آنجا که دانش آشکارا به صورت مشخص دستیافتنی است، تغییرات سخت به خوبی پشتیبان چنین تغییراتی در سازمان خواهد بود.
اما دانش چگونگی انجام کار یا دانش ضمنی به خوبی قابل رویت نبوده و به سادگی انتقال پذیری نمی باشد. برای چنین تغییراتی در سازمان نیازمند تغییرات نرم در سازمان می باشد. استفاده از واژه نرم در مقابل سخت به معنای تاکید بر ارتباطات و تغییرات استراتژیک بجای تغییرات شهودی و کوتاه مدت می باشد.
سطح سازمان مشخص کننده محل تاثیر تغییرات می باشد. از سوی دیگر سطح سازمان تاکید بر استفاده از منابع داخل یا خارج سازمان می باشد.
در ادامه به تفصیل نحوه استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان یک فاکتور تغییر دهنده سخت در سازمان بررسی می شود.
تغییرات سخت در سطح درون سازمانی
در ابعاد مختلف توسعه دانش در سازمان می توان کاربرد های ذیل در مورد فناوری اطلاعات و ارتباطات متصور شد. در ادامه نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در تولید، کسب، ذخیره سازی، انتشار و بکارگیری دانش نشان داده شده است.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در خلق دانش
جدول شماره (1) وظایف دانش کاران و نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در آنها
وظیفه دانش کار نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات
ایده¬ها با استفاده از دانش سطحی سایر رشته های علمی ایده های جدید توسعه پیدا می کند و ابزارهای ارتباطاتی ای که فناوری اطلاعات و ارتباطات در اختیار دانش کاران قرار می دهد، فرآیند تولید ایده سرعت و سهولت بسیار بیشتری پیدا می کند.
تحلیل اطلاعات ابزارهای شبیه سازی و پردازش اطلاعات و داده کاوی و بخصوص استفاده از هوش مصنوعی و الگوریتم های ژنتیک که از دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات است، به بهترین نحو به تحلیل اطلاعات توسط دانش کاران کمک می کند
قضاوت و استنتاج سیستمهای پشتیبانی تصمیم و سیستمهای خبره و از طرف دیگری الگوریتم های حل مساله و ابزارهای شبیه سازی، به دانش کاران کمک می کنند که هر چه بیشتر و بهتر به فرآیند قضاوت و استنتاج بپردازند.
طراحی ابزارهای توانمند CAD/CAM با ارائه قابلیتهای گسترده گرافیکی و بخصوص چند بعدی و سهولت کار با آنها برای طیف وسیعی از طراحان، طراحی و تست بسیاری از سیستمهای عمومی و تخصصی مانند مدارهای الکتریکی و الکترونیکی، سیستم های مکانیکی و ابزارهای سیالاتی و امثالهم را ممکن ساخته است.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در جذب دانش
بنا به اظهارات سیانگ ، ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و بخصوص اینترنت، باعث شده است که دسترسی به اطلاعات سریع باشد و به اطلاعات به روز به سهولت امکان پذیر می باشد. این امر را مدیون استفاده از کاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات بوده¬است که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
- موتورهای جستجوی اطلاعات
- پایگاه¬های داده و انبارهای داده الکترونیکی
- داده¬کاوی
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در ذخیره¬سازی دانش
انواع وسایل، تکنیکها و سیستمهای ذخیره¬سازی اطلاعات، به نوعی به ذخیره¬سازی دانش کمک می¬کنند. نکته اصلی در اینجا این است که دانش برای ذخیره شدن در قالب سیستمهای اطلاعاتی، بایستی در ابتدا کدشود. تحقیقات فراوانی در زمینه روشهای کدسازی و میزان اثربخشی هر کدام صورت گرفته است. از مهمترین سیستمهایی که به ذخیره¬سازی دانش در سازمان کمک می¬کنند، سیستمهای مدیریت اسناد و اطلاعات، پایگاه¬های داده و پایگاه¬های دانش هستند.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در انتشار دانش
انتشار دانش، به معنی انتقال دانش از یک منبع دانشی به منبعی دیگر است. این منابع ممکن است افراد، تیم¬ها یا حتی سازمان¬ها باشند. درکنار این منابع، منابع دانش آشکار، مانند مستندات، پایگاه¬¬های اطلاعاتی و حتی نرم¬افزارهای مختلف نیز می¬توانند به عنوان منبع دانش به کارگرفته شوند. در هر کدام از این حالتها، قرار است که دانش، از منبعی به منبعی دیگر منتقل شود. انتشار و انتقال، مستلزم تبدیل انواع دانش ضمنی و آشکار به یکدیگر است. مدل معروف نوناکا، به تبیین هر کدام از این انواع تبدیل دانش می¬پردازد.
تقسیم¬بندی دانش به دانش ضمنی و آشکار از ابتدای شکل¬گیری مباحث مدیریت دانش مطرح بوده¬است. مدل معروف نوناکا انواع تبدیل این دو دسته دانش به یکدیگر را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرارداده است.این مطلب در نمودار (2) نشان داده شده است.
نمودار شماره (2) انواع تبدیلهای دانشی
چهار مکانیزم اصلی تبدیل انواع دانش به یکدیگر، عبارتند از:
- خلق : تبدیل دانش ضمنی به دانش ضمنی دیگر
- تشریح : تبدیل دانش ضمنی به دانش آشکار
- درونی سازی : تبدیل دانش آشکار به دانش ضمنی
- انتقال : تبدیل دانش آشکار در یک محل، به دانش آشکار در محلی دیگر که قبلا وجود نداشته است.
در هر کدام از این چهار تغییر، فناوری اطلاعات و ارتباطات و سیستم¬های اطلاعاتی نقش خاصی را برعهده دارند و سیستم¬های مختلفی برای این منظور توسعه پیدا کرده¬اند. نخستین تقسیم¬بندی ای که برای این بحث ارائه شده است توسط Rodrigo Baroni de Carvalho و Marta Ara?jo Tavares Ferreira انجام شده است .این مطلب به صورت خلاصه در جدول شماره (2) نشان¬داده¬شده¬است.
جدول شماره (2) انواع تبدیلهای دانش و نقش سیستم های اطلاعاتی و ارتباطاتی
To Tacit To Explicit
Socialization Externalization
From Tacit Knowledge Maps Groupware
Knowledge Portals Workflow
Knowledge-Based Systems
Knowledge Portals
Internalization Combination
From Explicit Innovation Support Tools Intranet
Electronic Document Management
Competitive Intelligence
Knowledge Portals
Knowledge Portals
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در به کارگیری دانش
بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی، در قالب ارائه گزارشهای مختلف، تسهیل دسترسی به اطلاعات وامثالهم، باعث می¬شوند تا به کارگیری دانش تسهیل شود. اما مساله اصلی این است که به¬کارگیری دانش، بیش از آنکه وابسته به توانمندی سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطی باشد، به استراتژیهای سازمان و فرآیندهای کاری بستگی دارد. البته در این میان، فناوری اطلاعات و ارتباطات، بستر را برای استفاده بهتر از دانش فراهم می¬کند.
تغییرات سخت در سطح خارج سازمانی
بخش قابل توجهی از تغییرات سخت در سطح خارج سازمان، در قالب فعالیتهای گروهی و همکاریهای حین کار، صورت می¬ گیرد. اصطلاحا به این نوع انتشار دانش، یادگیری تعاملی نیز گفته می¬شود. سوالی که مطرح است این است که آیا معماری سیستم مدیریت دانش، این امکان را به دانش کاران می دهد تا به همکاریهای مختلف در زمینه تولید، انتشار، به کارگیری و ذخیره سازی دانش خود بپردازند؟
اسکیرم در کار خود به معماری همکاریهای دانشی در سازمان¬ها اشاره می¬کند و نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات را در این راستا مورد بررسی قرار می¬دهد. همانطور که در نمودار شماره (3) نشان داده شده¬است، معماری همکاریهای دانشی، چهار لایه و به تعبیری چهار مرحله دارد.
نمودار شماره (3) سطوح معماری همکاریهای دانشی
سطح اول، اتصال
در پایین¬ترین سطح این مدل، بحث اتصال بین عناصر دانشی با یکدیگر است. منظور از این سطح این است که هر کدام از عناصر دانشی (دانش¬کاران) در هر زمان و در هرمکان، بتوانند به دانش (و یا دانش¬کاران) موردنیاز خود در سازمان دسترسی داشته باشند و با آن ارتباط برقرارکنند.
در این مرحله، نقش زیرساختهای اطلاعاتی و ارتباطاتی، بسیار مهم است. اینترنت، اینترانت و اکسترانت¬ مهمترین اجزای سیستم¬های اطلاعاتی و ارتباطاتی هستند که در این سطح ضروری هستند.
سطح دوم، ارتباطات
ممکن است که بهترین زیرساخت اتصالی در سازمان وجود داشته باشد، اما این زیرساخت برای ارتباطات بین انسانی مورد استفاده قرارنگیرد. در این سطح، به این مساله پرداخته می¬شود که چگونه با استفاده از امکانات فناوری اطلاعات و ارتباطات دانش¬کاران به ارتباط با یکدیگر و تبادل دانش بپردازند.
سطح سوم، مکالمات و تبادل نظرات
اگر ارتباطات در سازمان در بالاترین میزان خود باشد، بازهم تضمینی برای جریان مناسب دانش در سازمان وجود ندارد. چه بسا که افراد تنها به صورت یک طرفه و غیرتعاملی با یکدیگر به تبادل دانش بپردازند. اما خلق ایده، درونی¬سازی دانش و حتی خلق دانش جدید، در ارتباطاتی که حالت تعاملی و محاوره¬ای (در مقابل ارتباطات یک طرفه و تک¬گویی) دارند، بسیار بیشتر است. سیستم¬های تعاملی ارتباطاتی و سیستم¬های پشتیبانی گروهی مهمتری نقش را در این سطح بازی می¬کنند.
سطح چهارم، همکاریهای دانشی
در این سطح، دانش¬کاران با تشکیل گروه¬های کاری به اشتراک دانش، تبادل دانش و تولید دانش در حوزه کاری مشخص و مشترکی می¬پردازند. در این سطح، شبکه واقعی از دانش¬کاران به همراه ذخیره بانک دانش، در عالی¬ترین سطح خود، به تولید و انتشار و انتقال دانش مبادرت دارند. شکی نیست که لازمه هر سطح، توسعه سطوح پایین¬تر است.
در تحقیقی که توسط اسکیرم در سال 98 انجام شد، شرکت هایی مورد بررسی قرار گرفتند تا مشخص شود که از کدام سطح از همکاری ها استفاده می نمایند. این تحقیق به این نتیجه منجر شد که عمده شرکتها خارجی فقط به سطوح اول و دوم محدود شده¬اند.
کاربرد انواع سیستم های اطلاعاتی در مدیریت دانش
در ادامه به صورت خلاصه نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات و سیستم های اطلاعاتی و ارتباطی در مراحل مختلف توسعه مدیریت دانش نشان داده شده است.
جدول شماره (2) ماتریس فناوری ، کارکرد مدیریت دانش
ارزیابی دانش نگهداری دانش انتقال دانش سازماندهی دانش یکپارچه سازی دانش خلق دانش برنامه ریزی دانش
* * *** * ** *** * تکنولوژی های ارتباطی
* ** *** * ** *** * تکنولوژی های همکاری مشترک
** *** *** *** *** * * مدیریت اسناد
** ** *** *** * ** * تکنولوژی ارائه اطلاعات
** * *** ** *** * * محیطهای یادگیری الکترونیکی
** *** * *** *** *** * ابزارهای تولید محتوا
* ** * *** ** *** * ابزارهای مدیریت دانش شخصی
* ** ** *** ** ** * هوش مصنوعی
* ** *** * ** ** * تکنولوژی های شبکه ای
** *** *** *** *** ** * استانداردها و فرمت ها
* ** *** ** ** ** * سخت افزار
در ادامه هر کدام از عناوین جدول فوق مورد بررسی قرار می گیرد. فعالیتهای برنامه ریزی دانش شامل تعریف اهداف واستراتژی های مدیریت دانش می شوند. خلق دانش بر توسعه دانش جدید تمرکز دارد در حالیکه یکپارچه سازی دانش، دانش (داخلی یا خارجی) موجود را در دسترس تمام بخش های شرکت قرار می دهد. نقش سازماندهی دانش ایجاد ساختار برای تمام این دانش ها است.انتقال دانش هم علاوه بر انتقال برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده دانش است. فعالیتهای نگهداری دانش این اطمینان خاطر را فراهم میکند که دانش های کهنه ومنسوخ شناسایی شده، به روز شده و یا حتی کنار گذاشته خواهند شد.در خاتمه ارزیابی دانش دیدی کلی را از دانش در دسترس فراهم می سازد ومشخص می کند که این دانش در طول زمان چگونه توسعه یافته است و هم چنین مشخص کننده این است که کدام یک از اهداف دانش محقق شده اند.
بررسی وملاحظه کلی نشان میدهد که تکنولوژی های ارتباطی واطلاعاتی کمترین کارایی وتاثیر را در فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی دانش دارند همچنین این تکنولوژی ها پشتیبانی محدودی از فعالیتهای ارزیابی دانش به عمل می آورند؛ ولی در زمینه های انتقال دانش، یکپارچه سازی و سازماندهی دانش اثربخش و کارا هستند.
به هر حال اگر همه این هفت فعالیت مدیریت دانش به طور کلی در نظر گرفته شوند، تفاوت های موجود در ایجاد گسترش و همکاری هایی که توسط هر گروه از این تکنولوژی ها به طور جداگانه به دست می آید، کمتر به چشم خواهد آمد. علاوه بر این از نقش فرمت ها ، استانداردها و ابزارهای ایجاد محتوا نباید غافل شد.هر چند هنوز در بسیاری از موارد نادیده گرفته می شوند، ولی نقش مهم و قابل توجهی دارند. سیستم های مدیریت مستند نیز نقش ارزنده ای در پشتیبانی بر پایه تکنولوژی های ارتباطی در فعالیتهای مدیریت دانش ایفا می کنند.
تکنولوژی های ارتباطی مانند ایمیل و ویدیو کنفرانس ها مشخصاَ در فعالیت های مربوط به انتقال دانش مفید هستند. آنها همچنین در جایی که موفقیت سازمان به ارتباط با افراد زیاد و یا مکانهای گسترده و متفاوتی وابسته است، مشارکت قابل توجهی در فعالیت های خلق دانش خواهند داشت.
تکنولوژی های همکاری : این تکنولوژی ها ، تکنولوژی های ارتباطی گوناگون را با ابزارهای دیگر مانند ابزارهای طوفان فکری ترکیب می کنند و همه اینها را در یک ارتباط واحد قابل دسترس می سازند. در نتیجه این تکنولوژی ها مشارکت قابل ملاحظه ای در فعالیتهای مربوط به خلق و انتقال دانش دارند. سیستم های مدیریت جریان کار، شکل ساختار یافته ای از تشریک مساعی در نگهداری از دانش را فراهم می سازند.
- مدیریت مدارک وسیستم های مدیریت محتوا نقش اصلی در یکپارچه سازی محتوا ایفا می کنند چون به عنوان نقطه جمع آوری تمام دانش مستند شده سازمان هستند. طرحهای طبقه بندی شده یک راه سازماندهی این محتوا هستند. مکانیسم های جستجو انتقال دانش را ساده تر ساخته اند. یکی از عملکردهای مرکزی چنین سیستم هایی نگهداری ساده شده ی حجم وسیعی از داده هاست.
تکنولوژی های ارایه شامل ابزارهای شخصی سازی، تصویر سازی و ابزارهای پیشنهاد خودکار است که محتوای مربوطه را انتقال می دهد. تمام این ابزارها انتقال دانش را ساده تر می سازند . تکنیک های تصویر سازی همچنین به سازمان کمک می کنند تا دید کلی بهتری از ساختارهای پیچیده ای که در سازماندهی دانش وجود دارد به دست آورند.
نقطه قوت آموزش های الکترونیک در یکپارچه سازی محتواهای گوناگون و کمک به کاربران است تا هم این محتوا را بهتر درک کنند و هم با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند،که به انتقال دانش بیشتر منجر خواهد شد. اجزای آزمایشی که در سیستم های آموزش الکترونیک وجود دارند آنها را در زمره معدود تکنولوژی هایی قرار داده است که در ارزیابی دقیق از دانش غیر صریح کارامد هستند.
ابزارهای ایجاد محتوا شامل ابزارها و تکنولوژی هایی نصب خودکار محتواهای جدید هستند و از فعالیتهای یکپارچه سازی دانش و خلق دانش حمایت می کنند. ابزارهای ویژه ای برای کمک به مدیریت ساختارهای پیچیده ای که در سازمان دهی دانش با آن مواجه هستیم در دسترس هستند. اکثر این تکنولوژی ها نه تنها برای ایجاد محتوا کاربرد دارند بلکه در فعالیتهای مربوط به نگهداری دانش نیز قابل استفاده هستند.
همچنان بعضی ابزارهای مدیریت دانش شخصی موجود هستند. اما راه حلهایی برای ایجاد حمایت و پشتیبانی فعالیتها وجود دارند. این ابزارها به جای انتقال دانش بیشتر بر توسعه، سازماندهی ، یکپارچه سازی و نگهداری دانش برای مصارف شخصی تمرکز و تاکید دارند.
هوش مصنوعی امروزه به طور فزاینده ای در مدیریت دانش مورد استفاده قرار می گیرد. این تکنولوژی ها بیشترین سود را در فعالیت های سازمان دهی دانش دارند. ( به طور مثال طبقه بندی اتوماتیک مدارک) .
تکنولوژی های شبکه به ندرت نقش مرکزی در فعالیتهای ابتدایی مدیریت دانش دارند. به هر حال این تکنولوژی ها زیربنای ضروری بسیاری از فعالیت ها هستند. و اهمیت ویژه ای در انتقال دانش دارند.
فرمت ها و استانداردهای مربوط به مدیریت دانش محدوده وسیعی را در بر میگیرند،از فرمت های انتقال فایل و استانداردهای متادیتا گرفته تا طرحهای طبقه بندی معمول. این فرمت ها و استانداردها برای یکپارچه سازی، سازماندهی و نگهداری محتوای اثربخش در یک سازمان مایحتاج ضروری هستند و نقش مهمی را در انتقال دانش میان مرز های اشتراکی ایفا می کنند.
و در آخر سخت افزار که زیربنای ضروری تمام گروههای تکنولوژیکی فوق الذکر است. ابزارهای ورودی و خروجی مناسب اهمیت بیشتر و بیشتری را درفعالیتهای مربوط به انتقال دانش پیدا می کنند. و با وجود تجهیزات صوتی، تصویری و ابزارهای متحرک نقش افزون تری را ایفا می کنند.
نتیجه گیری
مدیریت دانش، فرآیند خلق، ذخیره¬سازی، جذب، انتشار و به¬کارگیری دانش به منظور افزایش بهره¬وری و اثربخشی فعالیتهای سازمان است. در کنار همه عواملی که در سازمان بر کمیت و کیفیت مدیریت دانش اثرگذاراست، سیستمها اطلاعاتی نیز، تاثیر قابل توجهی می توانند داشته باشند. اگرچه به نظر می رسد عمده تاثیر سیستمهای اطلاعاتی در انتشار و جذب دانش است، و هرچند که تاثیر سیستمهای اطلاعاتی بر مدیریت دانش آشکار یا همان دانش کدشده، بیشتر است، اما قابلیتهای فراوانی در سیستمهای اطلاعاتی ارائه شده است که به خلق و به کارگیری دانش، و نیز به مدیریت دانش ضمنی، کمک می کند. با توجه به اینکه نقش سیستمهای اطلاعاتی در تسهیل و تسریع و بهبود فرآیندهای دانشی، نقش کمکی است، اما باید توجه داشت که سایر متغیرهای سازمانی از قبیل سبک مدیریت، نظام تشویق و پاداش، سازماندهی و فرآیندهای کاری، در میزان اثرگذاری سیستمهای اطلاعاتی در مدیریت دانش، نقشی بسزا دارند. اگرچه دانش، عمدتا در انسانها تولید می شود، اما دانش سازمانی که در روتین¬ها و فرهنگ سازمانی نهفته است، در کنار دانش فردی، نقشی تعیین کننده در ارتقای عملکرد و نوآوری در سازمان بازی می کند.
